秘书资格考试备考辅导秘书资格考试：秘书需具备的秘书基础知识

秘书资格考试：秘书需具备的秘书基础知识一、 指出下面文书中哪些属于行政公文，事务文书与商务文书。 1、 行政公文 是在指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工具，（通常被称为通用公文，在经济、司法、企业、商务、科技等各行各业的日常工作中常用） 共有种行政公文： 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。（决议属党委机关专用） 共有事务文书如下： 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记要、计划、总结、述取报告、讲话稿、（这是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用公文）。 共有商务文书如下： 这是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，意白书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 二、 根据下面内容，拟人写一份公文，要求具有眉首、主体、版记。公文正文可略写。 6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作事宜，给各公司下发了通知。发文字号是海天电79号。（注：我们要写的公文是一份通用公文也属于行政公文。 文种是通知。 通用公文的格式要素为（1）眉首、（2）主体、（3）版记三个部分。红色反线以上的个要素统称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。 1、 眉首的各要素：（1）公文份数序号 （2）秘密等级 （3）保密期限 （4）紧急程度 （5） 发文机关标识 （6）发文字号 （7）签发人 （8）线色反线 2、主体的各要素：（1）公文标题 （2）主送机关 （3）正文 （4）附件 （5）成文日期 （6）印章和附注等 3、版记的各要素：（1）主题词 （2）抄送机关 （3）印发机关 （4）印发日期 （5）版记中的反线等 因此该公文的格式应为： 00000 机密一年 海天电器集团文件 海电79号 关于海天集团就做好安全保工作的通知 各分公司： 为了.特此通知。 海天电器集团 6月30日 主题词：安全 保卫 通知 抄送：集团各科室 海天电器集团办公室 6月30日印发 三、 以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。 第一个环节材料的占有。在工作总结中主要是要收集做过什么成绩，有什么样的收获，有什么经验和体会或教训，今后有什么打算和努力的方向等。 第二个环节材料的鉴别。在工作总结中主要是要导找哪些是有价值的信息材料，可以放在工作总结之中，给人以学习，仿效或教训等。 第三个环节材料的选用。（1）围绕主题选择材料，能够有力地说明，突出主题的材料“放行”和主题无关的材料再生动也得忍痛割爱；（2）选择典型材料：即具有广泛代表性和强大说服力的，能深刻得揭示事物本质的材料：（3）选择真实准确的材料。即确有其事不是胡编的，准确可靠没有任何的夸张；（4）选择生动新颖的材料。即发现，挖掘不准人知的材料以及生动有趣的材料。 第四个环节材料的使用。注意两点：（1）恰当安排材料的先后顺序。以工作总结为例，首先要有前言主要介绍基本情况、背景、交待什么时间内、什么情况下、做了些什么工作、有何成绩。第二主体，属于总结的重点部分。如属于汇报性总结，则主要写回顾与思考；如属于经验性总结，则主要写做法与体会。第三结尾。以简洁笔融概括全文，并展观打算等。总之总结写法要宜于别人的思维习惯所接受。（2）确定材料的详略程度：A根据主题的需要确定材料的详略。对表现主题的骨干材料宜详，中心材料宜详、典型材料要详，其他的宜略。B根据文体的特点确定材料的详略。不同的文章体栽特点不同。公文的饿特点是直言“说”明，故说明部分详写，议论、叙述略写；说理部分详写，引述略写；叙事详写，议论，说明略写。 四、 指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。 A根据特通告如；B、收悉；C、转发；D、特此专复；E、关于；F、本部门；G、为了；H、会议认为；I、会议指出；J、不同意；K、原则同意；L、请予复函；M、请审阅；N、贯彻执行；O、现将有关事项通知如下。 应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类： 1、 开头用于，如以上中的“为了”、“关于”。 2、 承启用语，如“根据特通告”“现见有关事项通知如下”。 3、 引述用语，如“收悉”。 4、 批转用语，如“转发”。 5、 称谓用语，如“本部门”。 6、 经办用语，如“会议认为”“会议指出”“贯彻执行”。 7、 表态用语，如“不同意”“原则同意”。 8、 结尾用语，如“请予复函”“请审阅”。 五、 为什么应用文书较多运用叙述，议论和说明方式，而很少使用描写，对话和抒情方式？ 应用文书以实用为目的，故很少使用描写、对话、抒情，而较多运用叙述、议论、说明等方式，以陈述情况，阐述观点或说明问题。 （叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。议论文三要素：论点、论据、论证，每一段完整的议论都由三要素构成。分为立论与反论，说明的方法有3种：一是定义和表述，二是分类和比较，三是数字和图表。） 六、 秘书为什么要重视沟通技能？ 沟通是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。沟通的有效性与沟通目标的理解以及参与沟通的态度，程度紧密相连。学习和掌握沟通的技巧是对秘书工作的基本要求。 七、 简述实现有效沟通的基本要素和过程 1、 有效沟通 的基本要素：A、有效沟通的前提（1）尊重 （2）理解 B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌 2、 有效沟通的原则：A、“7C”原则 （1）可信赖性（彼此信赖）（2）保证沟通计划与沟通环境的一致性（3）内容（准备好进行沟通的信息内容）（4）明确性（简单明了的语言）（5）连贯性（不要忽视补充新的信息内容，对客户进行必要的跟进，联系）（6）渠道（尽量选择已经有的，客户习惯用，熟练使用的信息沟通渠道）（7）准确判断接受能力（对方的接受能力了解后有针对性地表达信息）B、用心去听，不要在乎对方的表达方式（这是避免冲突的重要条件）C、积极去想，分析出弦外之音（限于一些复杂的因素影响，有些沟通目标不会被直接表达出来，这就需要我们去理会） 3、 有效沟通的目标：（1）说明事物（2）表达情感（3）建立联系（4）和谐工作环境 4、 有效沟通的过程：（1）做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）（2）确认对方的需求（3）正确地阐述自己的观点（4）关注对方的反应（5）实施有效的提问（6）积极、认真地倾听（7）及时确认，应对（反馈）（8）适时进行总结。以上1和4是本题的答案其它为了解或补充可以可以不答。 5、 需要沟通的工作关系：（1）与客户沟通）（2）与同事沟通（3）与上司沟通 八、 说明秘书沟通的方法和技巧 1、 及时明确沟通对象（用以下两个方法来帮助自己：一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具；二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性） 2、 了解沟通对象的行为习惯和工作风格 3、 正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等） 技巧：面谈的技巧礼貌，尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。 书面沟通技巧充分利用协作技巧来丰富自己的书面内容。于考试大 会议沟通技巧友善、资料完善、尊重与会代表并感谢光临。 演讲沟通技巧注意话题，调整好的心情，短少精干，注意语言魅力和艺术，注意开场和结尾。 电子媒介沟通技巧了解最新电子媒介的优势，使用各种载体时注意文字的应用不能让私人私公司的秘密在网上传播。 其它沟通技巧说服技巧，建议技巧。 九、 纵向沟通与横向沟通有何不同？ 主要是沟通工作的流向不同，前者是包含上行沟通和下行沟通；后者是平行沟通。 十、 为了应对危机，企业应该做好哪些沟通工作？ 1、 防患于未然，识别危机发生的征兆。（1）危机征兆的认定。A、团队内存在使人情绪不佳的气氛，士气低下。B、同事之间缺少交流，关系不融洽。C、消极情绪和消极言论普遍存在。D、间接沟通手段和渠道使用较多，直接沟通减少。E、制度，措施执行不力，隐患增加。 2、 处理危机的沟通对策。（1）秘书对内对外的信息都要反映灵敏、迅速、及时向相关的部门和领导汇报，建议采取措施，引导舆论向有利于组织的方向发展。（2）在协调中强调共同的基础，淡化部门之间，员工之间的差异，积极推进整体合作。（3）建议成立危机处理小组，使用制度，规则引导，找到解决的突破口。（4）利用多种沟通方式（正式的、非正式的、横向的、纵向的）逐步推进直至解决。（5）参与调查，引导充分研讨，推动各方互动达成共识。秘书要配合管理者调动一切积极的沟通因素，利用不同的形式，以尽量低的代价实现限度的组织利益，恢复组织的凝聚力，向心力，修复组织形象。十一、秘书人员运用速记对其工作有什么好处？ 在实际工作中能准确、娴熟地运用速记技术就能有效地提高工作效率，更好地胜任秘书工作。 十二、会议记录的主要方法有几种？如何区分？ 主要方法有4种：1、完全记录法。对讲话内容做一字不差的记录。 2、精要记录法。又称“纲要记录法”、“摘要记录法”。记录讲话时，只记录主要内容，重点或典型事例。 3、精详记录法。记录时，把可有可无的或重复的语句、段落删去，尽可能做到既要注重“精”，还要注重“详”。 4、补充记录法。此种方法主要用于有讲稿的讲话记录。 十三、为什么说现代技术不能代替速记？ 不能代替速记。任何一种记录工具都有自己的特点、功能与应用范围，不可能是万能的。不管用什么技术，什么方法速记，他们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的。因此，他们各具特色，各自发挥所长，在各种场合选择使用。他们之间相辅相成。 十四、汉字速记的基本原理是什么？ 汉字速记就是以汉字为主，结合各种省略方法进行记录。 （1） 汉字速记是草书的快写，如行书“政”行草“政”草书“政”。 （2） 汉字速记是对汉字、词、句、段的合理精简和缩略的快写，如用非标准的简化字，宣“”面“”。 （3） 汉字速记是灵活运用借代的快写，如：同音借代 “交”替“郊”“缴等”。 拼音借代 政治“Zz”，经济“jj”，建设“js”，首都“首d”，北京“北j”。数理英借代 大于“”，因为“”，时间“T”，质量“m”,胜利“V”，公司“CO”，电话“Tel”。 标点借代 小问题“？”，大问题“？”警惕“！”（！在右下角）提高警惕“！”（！在右上角） 象形会意符号借代 鼓掌“”，一浪高一浪“”，一浪接一浪“”，螺旋式上升“”，一环套一环“” 十五、简述中间嵌有“得”或“不”字的三音节词的略写方法和位置，三音节略写法有四种，一和四不属于本题范围但须了解。 1、 两个有实在意义的语素如“后缀”三音节词。如：组织性组x 优越性优x 教育家教j 思想家思 j 胜利者胜 z 组织者组z（注：以上的字母都在该字母前一个字的右上角） 2、 肯定三音节词，中间嵌“得”字的表肯定语气的三音节词，快速书写时写出第一个音节，后两个音节可用“d”字母或上斜短直线“/”附写在第一个音节的右上方代替。如：写得快写d 推得动推 d 写得快写/ 推得动推/ (d , / 都在他们前一个字的右上方)。 3、否定三音节词。中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词快速书写时只写出第一个音节，后两个音节可用“b”字母或下斜短线“”附写在第一个音节的右下方代替。如：跑不快跑b 跑不快跑 离不开离b 离不开离 4、熟知三音节词，痄腮快速书写时，不管遇到哪类型的三音节词，只要根据句子上下文意能够辨认出来的，即可只写出第一个音节，后两个音节可化横线“”代替，写在第一音节的正右方。如：国务院国 解放军解 生产力生 辩证法辩 十六、拼音速记的基本原理是什么？ 拼音速记的原理是根据汉语拼音方案的原理制定的汉语拼音方案的字母分为声母、韵母两大类，拼音速记方案的符号分为声符和韵符两类。拼音速记的声符和韵符拼写在一起，就成为音节符号（简称“音符”。用这些音符进行词语连写和各种有规则的省略，就可以记录全部语言。 十七、简进声符书写五要领： 1、 基线：又叫基准线，要求21个声符的底部都要靠写在基线上。 2、 笔顺：速记符号连写是尾首相连的，笔顺分为了3种，即从右上往左下书写，从左下往右下书写，从左下往右上书写，从左往右书写。 3、 比例：声符是由大、中、小型符三级比例构成的。 4、 斜度：即角度，声符的斜度有3种，与基线成50度左右，与基线成20度左右，与基线平行（“0”）的。 5、 曲势：即曲线声符弯曲的趋势。声符写法五要领是拼音速记符号书写的基础，必须掌握好，也可自创速记方法。 十八、简述创制拼音速记略符略法的原则。 略符是提高记录书写速度的重要技巧。在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、迅速、易记、易写的功效。应具备以下几条原则： 1、 创制略符的对象必须是常用词，词组，句子。 2、 创制的略符必须保留词语的主要部分，并能便于联想。 3、 创制的略符在符形上不能与一般速符相混淆。 4、 创制的略符必须便于书写与认读。 十九、什么是计算机速记？它有哪些特点？ 是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。 特点：1、速度快 2、强度低 3、效率高 二十、计算机速记有哪几种？目前最常用的是哪种？ 1、 专用键盘速录机速录。 2、 计算机自动语音识别速记。 3、 手写速记的计算机联机识别。 日前常用的是第一种 二十一、说出专用键盘速录机的原理，特点。 中文速录机采用左右对称的专用键盘，突破了传统标准键盘一次一指击一键的工作方式，要求多个手指将组成编码的多个键同时按下，一次即可完成两个编码的录入，即“双手多键并击”。 其特点是：速录机的长时间工作速度可达到250字/分；速录机即能“听打”又能“看打”和“想打”；速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本，能做到“会议毕，文稿出”。 二十二、计算机速记主要应用在哪些方面？ 1、 办公文秘应用（如领导出访，外事工作，采访记录等） 2、 专业录速服务（如新闻发布会，论坛等） 3、 个人应用（如作家进行文字创作，个人起草文体等） 二十三、企业制度的基本内容和特征是什么？完善现代企业制度有何种意义？ 1、 内容：（1）现代企业法人制度 （2）现代企业组织制度 （3）现代企业管理制度 2、 特征：（1）产权清晰 （2）权责明确 （3）政企分开 （4）管理科学 3、 意义：（1）现代企业法人制度真正做到了不但企业有人负责而且有能