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文档简介

九 级 秘 书总经理要求秘书安排一个在明天9点召开的重要会议。如果您是这位秘书, 请用5个W问问自己, 想想您将怎样组织这场会议?WhatWhenWhoWhereHow 一级秘书：发通知用电子邮件或在公告栏上发会议通知，然后到会议室，准备相关会议用品，并参加会议。 二级秘书：抓落实发通知之后，再打一通电话与参与的人确认，确保每一个人被及时通知到。 三级秘书：重检查发通知，落实到人后，第二天在会议前三十分钟提醒与会者参会。确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉会议的缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须为会议重新安排时间。 四级秘书：勤准备发通知与总经理沟通定出会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，投影仪，电脑等工具。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 五级秘书：细准备发通知以及会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这会议的性质是什么？然后给与会者发出过去与这次会议议题相关的资料，供大家参考。领导通常都很健忘，记不得相关背景。 六级秘书：做记录发通知，落实到人，会前通知，会议议程，测试设备，也提供相关资料，还会在会议中详细做好会议记录（在允许的情况下，做个录音备份）。 七级秘书：发记录会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否做任何修改，然后发给与会人士或者未参与会的人士。 八级秘书：定责任将会议上确定的各项任务，一对一落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理及当事人一人一份，并定期跟踪各项任务完成的情况，并及时汇报给总经理。 九级秘书：做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，然后教会其他秘书，确定其他秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九
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