物资部管理制度.doc

物资部管理制度（草案） 物资部的建立，是即公司发展壮大后，业务量极具增加的前提下的必然产物。为加强公司物资管理工作，规范操作行为，实现标准化、制度化，更好地发挥物资管理工作在生产经营中的作用，提高经济效益，确保施工生产顺利进行，为此公司决定成立物资部，实现材料的统一采购，统一管理，宏观控制各项目的材料使用原则、建立并完善材料供应商信息库等工作，对材料的统一采购、使用形成相应的管理机制。 物资部的工作总则一、 物资部负责制定、修定、解释、实施和归口管理，并对本办法实施过程监督检查，代表公司行使物资管理职能；协助项目经理部在物资采购中合同询价、洽商、签订等工作，并对项目经理部的物资管理部门进行业务领导；配合人力资源部开展物资人员岗位培训和职业技能鉴定工作。二、物资部对施工所需的物资及固定资产、低值及易耗品的申请、采购、验收、保管、发放、使用、维修、保养、定额管理、统计核销、修旧利废、包装物品回收、报废处理等工作，并协助库房建立健全物资机具管理制度。三、项目部须在进场施工同时向物资部提供项目工程主要物资（钢材、木材、水泥、油料、火工产品、砂石料、防水材料及料具等）申请计划，物资申请计划应包括以下内容：物资名称、规格型号、计量单位、数量、质量标准和技术要求、包装标准和要求、使用工程部位、进场时间等，并配合做好定额管理、限额发料及物资核销工作。四、物资部按物资在承接项目中所占比例和对最终对工程质量的影响大小，将物资分为三类：(一) A类物资：钢材、水泥及其制品、路面施工材料及其构件、焊接材料、商品砼、商品沥青砼，市政综合管线所需管材、管件等主要构成工程项目的物资。(二) B 类物资：除主体大宗材料之外的施工必须消耗品，如铁锹、洋镐、手推车、小线、手锤、及相关不影响项目工程结构性能的的辅助物资材料 。(三) C类物资：A、B类以外的零星配件及辅助物资。 物资部主要职能大体分为七个部分：1、 建立物资部资源信息库工作；2、 建立公司物资合格分供商机制工作；3、 建立部门间的合作机制；4、 建立物资采购程序工作； 5、 项目部材料管理、使用、核销的工作；6、 建立剩余物资的管理及再利用制度工作；7、 项目部租赁材料管理工作。下面就以上工作职能进行细则阐述：一、建立物资部资源信息库工作1、根据公司以往所承接业务特征，建立所用材料品种的汇总工作。依据材料品种分类，分别建立不同材料供应商信息，存档本部门，需要时随时可用；2、以之前公司合作有信誉材料供应商的备案收集工作，建立供应商档案。3、以网络为平台，直接建立与生产厂家的直线供求关系，减掉经销商的中间环节，达到材料采购的优质廉价目的。建立与生产厂家的备案工作；4、及时掌控市政行业的新兴材料的动向，对材料的技术特征、品质及质量特征、市场价格等方面做到全面了解，备案于本部门，需用时及时提供经营部投标工作以及项目生产工作中。二、建立公司物资合格分供商机制工作通过公司之前合作的供应商中，筛选出诚实守信的供货厂家，进行备案，并与供应商在供求关系上作总体合作原则方案。1、合格供应商的评定标准为，供货及时、质优价廉、可助公司解决流动资金紧缺问题；2、 与合格供应商建立长久合作意向工作，在同等采购价位之外给予我方其他方面的有利支持。3、 建立部门间的合作机制物资采购本体是服务于项目的施工工作，但此项工作是与公司各个部门都息息相关的，它直接关系到公司的经营中的盈亏问题。物资部既不能脱离经营部前期投标工作也不能脱离项目部生产工作，物资部的工作是贯穿于项目的前期中标到工程竣工的线性工作。 各部门之间的工作关系 1、与经营部的关系。首先，当经营部有投标项目时，物资部需及时提供所涉及材料的市场采购价格，并依据质量不同，提供出不同价格，经营部参照所提供市场价格与造价信息比对，在投标预算中报出最合理且最具投标竞争力的材料价格。其二，当项目中标后，经营部需提供出详细的中标材料价格与用量，以便物资部在材料采购时有据可依，在材料采购的环节上着手为公司为项目创造利润。 2、材料采购工作与项目部生产计划形成同步，项目部上报的材料总体计划与经营部提供的材料用量予以核实校队，校队无误后方可采购。配合项目生产计划，安排材料采购时间，避免发生材料提前进场造成积压或二次倒运，避免材料滞后进场延误工期。 3、与财务部工程部建立资料往来互通机制，目的是宏观控制各项目的资金使用动向以及材料采购量的准确性，从价到量上控制材料成本。 四、建立物资采购程序工作物资部对材料采购流程：收集经营部提供中标项目的材料明细（中标用量及中标报价） 收集项目部统计的材料用量及材料采购计划 比对结果，用量无误后批准采购 对项目所用材料咨询市场采购价格，同时要求供应商协商议价，议价后采用各供应商竞价原则，低标着为最终选用供货方签订供需合同 按照项目部要求到场时间及时供应给各个项目部 材料到场后现场材料员及库管员签收、领取、入库（对于预拌材料，如商品砼、商品无机料、商品沥青砼等照单核实后予以直接签收使用） 项目部每周汇总材料单据反馈到物资部，物资部对各个项目反馈报表予以核对备案。 此流程为宏观控制流程，项目部采购材料以及材料使用细则如下： 五、项目部材料管理、使用、核销的工作 总则：总则分为物资采购管理、物资验收程序、物资保管保养工作、物资供应后的使用与管理手段、低值易耗品的管理办法。（一）、物资采购管理：按物资部采购控制程序，工程物资采购执行谁采购谁评价的原则，项目经理部对原材料、半成品的供方进行调查评价。针对工程所需物资进行市场调查分析，收集各种相关信息，确定多个可提供所需物资的供方名单，填写“物资供应商调查评审表”。(一) A类物资供方评价内容包括以下几个方面：1.供方的营业执照、资质、资信程度及商誉情况；2.供方质量体系认证或产品认证情况；3.供方产品质量证明资料及生产能力、供应保证能力和运输能力情况；4.供方产品价格水平及售后服务水平。(二) B类物资的供方评价内容包括：供方的营业执照、矿产资源开采许可证（针对项目所需沙石材料）、商业信誉情况；产品合格证、质量证明资料、项目经理部对材料所做的试验情况。(三) C类物资进货验证即为对此供方的评价，采购前必须对其产品质量进行验证，合格后方可采购。 （一）、采购程序应遵循以下程序原则进行实施： 物资采购形成以项目物资申请计划为主导的工作原则，实施物资采购的方针及原则实施采购工作。 1、项目部需依据图纸以及现场实际情况，汇总本项目所有使用材料用量，第一时间以书面形式上报物资部；2、项目部需根据本项目生产计划制定材料采购计划，上报物资部本项目总体材料采购计划；3、项目部在材料采购时须填写公司统一格式的材料请购单，单据必须签字全，如有签字不全单据，物资部不予采购；4、物资部人员、项目经理部材料采购人员、工程部经营部人员成立评审小组对供方进行评审，评审后报物资部经理批准。A类物资上报物资部经理批准后发布“合格供方名册”，同时在物资部备案。物资部对各部门综合评定结果确定的合格供应商并进行必要的检查、监督。5、合格供方名册实行动态管理。采购过程中，合格供方提供的材料质量连续两次不合格或其不履行合同约定，价格连续上扬高于其他合格供方的，物资部应立即终止合同，物资部经理批准及时注销其合格供方资格。 6、公司内部各个项目间材料的调剂、调拨、转场材料不再进行合格供方评价，但对材料必须进行检验试验，检验标准应适应借调项目工程对材料的要求标准一致，调研与检测合格后方可转调使用。物资转调工作需项目部部门经理间有相应的签字转借手续，以备做到项目成本清晰明朗。 7、物资采购按计划进行，以保证质量为前提，本着货比三家的原则，综合考虑单价、结算方式、交货期、运输条件、服务能力等因素，A类物资在合格供方名册中择优选定供货方。把库存材料建立档案，减少材料的重负采购避免因此造成的资金积压。具备招标采购条件的项目经理部应实行招标采购。 8、项目所需砂石材料的采购，物资部组织工程部、经营部、项目经理部、项目部试验人员等部门、人员集体调查评价供货方，集体讨论决定采购合同。 9、违反计划盲目采购物资，造成资金积压或质量低劣的，追究物资部领导、项目经理、项目材料采购人员责任，并承担多余物资总金额的相应比例金额进行罚款制度，以作为经济损失赔偿金或资金占用费。 10、对于甲方指定用料不进行供方评定，由甲方负责产品供方的评定。价格由物资部本体进行洽谈，在考虑综合因素的前提下可略高于同等品质材料供应商上报价格进行采购，此决定必须有总经理批示认可方可进行。并对甲指材料进行资料收集备案建档，以备因材料问题影响工程质量给我司带来经济及形象损失。（二）、物资验收 1、项目现场材料员要区分不同种类物资采用不同的验收方法。根据采购计划、采购合同，查看送货单、产品合格证、产品说明书、产品质量证明书、装箱清单、产品数量、规格型号、技术性能等是否与采购计划或采购合同相符。 2、对钢材、水泥、项目特征及设计要求的特殊商品砼制品、有压或无压管材等有特殊技术要求的物资，必须送试验部门对其技术指标和性能进行复检，并做好记录。复检合格后方可进入施工现场使用。 3、B类及C材料遵循第一条原则，在产品合格证、产品说明书、产品质量证明书、装箱清单、产品数量、规格型号、技术性能等方面，检验合格证书齐全的前提下方可签收入库。 4、采购物资经验收不合格时，应及时与供方联系，并按公司不合格程序做好记录，妥善处理。（三）、物资保管保养工作 各项目经理部的仓储设施、物资的入库、出库、搬运、贮存、仓储信息、仓库安全等参照物资仓库管理标准执行。 工地物资保管(一) 仓库管理的基本任务，是保证物资的质量和数量的完整无损，验收发放及时正确。仓库应制定物资收发、保管、保养、安全作业管理细则。(二) 物资的存放要合理布局，提高库房场地使用效率。仓库要做到保管的材料堆码整齐，过目成数，悬挂料签，标志明显。做到日清月结，帐、卡、物、资金四对口。对未经验收入库的、代保管的、已办领料待发运的物资均应另行存放。并做好标识。(三) 仓库保管要根据物资的不同性质，采取相应的保管技术和保养方法，减少露天存放，加强日常保养。要做到经常检查或定期检查，注意防火、防盗、防雷击、防潮、防冻、防虫蚀、防鼠咬、防变质、防损伤。对危险化学品要单独保管、严加管理、确保安全。爆炸物品要按地方公安局的要求，单独制定管理办法。(四) 物资验收应根据订货合同等有关通知，按进料凭证，技术证件，分别采取验质、点数、过磅、检尺、换算、量方、化验等方法进行验收。对技术复杂的物资应会同技术人员和有关方面组织共同验收。一般物资应在24个工作小时内验收完毕。有差错时要做好记录，及时与有关部门联系处理，并将待处理的物资单独保管。(六) 进库物资需采用换算计重的，应按换算核实发出数量（如沙石制品的吨与方的概念，油品的升与吨的计量方式不能模糊）。(七) 主要物资保管。1.钢材：按品种、规格分开堆放，下垫上盖，严防锈蚀，并悬挂材料标识牌。2.水泥：按品种、标号分堆存放，发放使用必须是经过复检合格的。发放时要采取“先进先用”“先散后整”的方法，避免过期浪费。做好防潮、防渗漏、防过期变质、下垫上盖的保管方法。储存时间不准超过3个月，过期应重新进行采样试验，合格后方能发出使用。3.凡遇爆炸物品或易燃易爆材料需严格按照爆炸物品管理办法执行。4.大堆砂石料：大堆料管理的好坏，直接影响着工程成本的盈亏，必须做到人人爱惜、人人节约，将大堆料切实管好、用好，做到减少二次倒运现象发生，控制使用成本。对砖、瓦、灰、砂、石、成品块件等易碎、易散失品要注意装卸，做到不损坏、不散失。卸车后分门别类堆码整齐，防止混装、混卸造成损失。在采、备大堆料时应本着节约的精神，除保证大堆料规格、质量符合要求外，数量上必须打紧打实。不论申请或自备，要做到精打细算，防止进料过多，工完料清，以免到处遗弃丢失造成浪费。5.周转使用物资：钢质、木质的脚手板、脚手杆、支撑料、模板、拱架等属于周转物资，保持成组成套，专料专用。使用中注意经常维修保养，不准以大改小、以长锯短，擅自损坏改变周转物资形状或移做他用。发生损坏丢失，要追究责任人并负经济赔偿责任。6.生产性低值易耗品及固定资产：施工使用的各种工具、机械设备、劳保品等，应认真执行生产性低值及易耗品和生产性固定资产的有关规定。做好收、发、使用、保管、调拨、维修、鉴定、报废等工作。（四）、物资供应与使用办法1、认真执行定额管理、限额发料制。凡能制定出定额的物资，各项目经理部应定出物资定额，在物资发放使用时，都必须执行“限额发料制”。2、“限额发料”的办法：(一) 根据项目部领导，下达进度任务计划所规定的施工项目和数量，水泥及砂石料用施工配合比、钢材设计数量、火工产品用经验数量计算出主要物资应耗量，拟定所需物资的上限用量。(二)现场材料管理人员及公司材料库管人员发放限额物资后，及时将发出量记入材料发放台帐，上报物资部存档备案。 (三) 物资部以上报台账为依据，如发现限额物资使用超耗，发生数量增减时，项目经理部必须组织相关人员分析原因，总结经验，拿出整改措施，进一步加强管理。 3、对无物资消耗定额的零星辅助材料和一般料，可根据经验和统计的消耗规律以及实际使用情况，实行数量限额或金额限额。 4、实行专人领料制：施工队由施工队负责人或其书面授权的人来办理领料手续，其他人无权领料。领取B、C类材料时，必须填制出库单据，A类材料一般直接发放现场施工使用，项目部材料人员验收签单后直接使用。 5、为了正确反映项目部用料数量，核算工程成本，计算项目部用料盈亏，规定每月要认真做好工地及库存物资的盘点工作。 物资部对于项目部的物资帐、卡等信息的收集工作是记录项目部工程物资收、发、消耗、使用方向和结存的基础资料。对于正确进行物资核算、计算料费成本、总结物资消耗规律起到重要的作用，项目部必须为物资部提供本项目材料支出的各项材料、机具消耗的帐、卡凭证。（五）、低值易耗品的管理办法 低值易耗品的定性：生产中重复使用的物品，每件价值在500元以下（不包括500元），使用年限在1年以下者（不包括1年），均为生产性低值及易耗品。 1、低值及易耗品是生产中的主要工具，各项目部均需要加强管理，合理调配，节约使用。凡因项目部管理不利造成非正常消耗界限的损坏、丢失现象，项目部主要及相关项目材料采购保管人员负责进行赔偿。 2、低值及易耗品不做出库报销处理，只遵循领用与归还原则。施工队领取低值及易耗品要在公司固定格式出库单据上签字后方可领取使用，归还项目后单据自热失效，如有损坏损毁情况，按原价赔偿。 3、项目管理员工领用的低值易耗品之相关规定，由综合办公室制定并实施。六、建立剩余物资的管理及再利用制度工作 1、对于A、B类材料物资部监控并统一安排处置。 (1)、项目间如有互通性材料，依据各项目统计结果，实行项目间转账及转用方针。此方针的实施原则为就近、节能、节省为原则，不成为消纳多余采购材料借口，转用材料在衡量周转费用及采购费用的前提下比对成本后进行项目间的材料周转。 （2）、如在施项目不能消纳剩余材料的情况下，做好数量统计工作，回收于公司库房，并在物资部建立剩余材料台账，待有实施项目需求时，直接掉转库存材料。 2、小型机具及C类剩余材料的管理办法。 （1）、小型工具计定使用与报废周期，非正常消耗造成使用寿命减短行为对责任人追加赔偿责任。 （2）、与公司库房建立信息平台