填制凭证.doc

填制凭证 记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。 【操作步骤】 单击【凭证】-【填制凭证】，显示单张凭证。 单击增加按钮或按F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。 凭证编号：如果在【选项】中选择系统编号则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。 系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。 在附单据数处输入原始单据张数。当您需要将某些图片、文件作为附件链接凭证时，可单击附单据数录入框右侧的图标，选择文件的链接地址即可。 用户根据需要输入凭证自定义项，单击凭证右上角的输入框输入，如下图： 输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。 输入末级科目或按F2键参照录入。 若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定要进行票据管理，在【选项】中设置支票控制，那么这里会要求要输入结算方式、票号及发生日期。 如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量等。录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。如下图： 如果科目设置了自定义项核算，则点击凭证右下角的扩展界面图标，系统将自定义项信息与录入的现金流量信息显示。系统可跟踪您最后一次退出时扩展界面的状态，下次进入时按上次退出时的状态显示或隐藏扩展界面。 录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。 若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删行按钮或Ctrl+D键删除当前分录即可 如果填制凭证使用的科目为现金流量科目，那么在凭证保存之前要求指定凭证分录的现金流量项目。当您已经定义了现金流量取数关系时，点击流量按钮，在弹出现金流量项目指定的窗口中自动显示凭证发生的科目、方向、金额及对应的现金流量项目，可以修改。 当凭证全部录入完毕后，按保存按钮或F6键保存这张凭证。 提示 请您注意在会计科目设置中指定现金流量科目，具体操作参见会计科目。 另存取数关系：当您需要将现金流量项目指定窗口中显示的凭证科目、方向与现金流量项目的对应关系存入到现金流量取数关系中时，可以点击另存取数关系按钮，下次再有该科目、方向的凭证分录需要指定现金流量时，系统可以自动取入。 重新取数：修改现金流量指定内容，点击流量时，系统不自动获取现金流量项目，如需要重新获取现金流量项目，可点击重新取数按钮即可。 【应用技巧】 使用快捷键提高录入速度，主要快捷键功能操作如下： 快捷键名称 功能 CTRL+L 显示/隐藏数据位线（除千分线外） CTRL+I 插入一条分录 CTRL+D 删除光标当前行分录 CTRL+N 查询当前凭证类型的空号 CTRL+F 自动复制凭证 CTRL+X 输入现金流量 CTRL+M 查询辅助明细 CTRL+W 查询、录入备查资料内容 CTRL+S 录入、查询辅助核算（只对总账凭证有效） F4 调用常用凭证 空格键 自动转换借贷方向 F11 自动反算汇率 F5 新增凭证 F8 科目转换 F6 保存当前内容 在金额处按=，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如：填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下=键，系统自动填写300。 在录入凭证时，若不录入外币，只录入汇率和金额，系统可反算出外币数；若不录入汇率，只录入外币和金额，系统可反算出汇率，提高录入效率和准确度。 如果您的修改影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过您在外币及汇率中定义的折算误差，系统将会提示您，如果您希望重新计算，那么您在要重算的地方按F11键，系统将按折算公式重新计算。 【功能按钮说明】 余额：可查询当前科目的最新余额一览表。 插分：插入一条分录。快捷键CTRL+I。 删分：删除光标当前行分录。快捷键CTRL+D。 流量：查询当前科目的现金流量明细。 备查：查询当前科目的备查资料。 【操作说明】 如何修改辅助信息 当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 如果会计科目设置了科目属性或定义了自定义项， 则根据屏幕提示或通过参照功能输入。 如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入数量、单价。系统根据数量单价自动计算出金额。 如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。 金额系统根据折算公式自动计算，如果在账套选项中没有设置数据的小数位，系统自动四舍五入取整。 折算公式在基础信息的外币设置中定义。一般企业使用外币汇率=本币的公式折算本币金额，也有些企业采用外币汇率=本币的公式折算本币金额。 若科目在会计科目中被指定为银行科目或设置了银行账的属性，那么，屏幕提示用户输入结算方式、票号及发生日期。 对于要使用支票登记簿功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在选项中设置支票控制选项。那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿， 在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时， 最好在支票登记簿中予以登记， 以便系统能自动勾销未报的支票。有关支票登记簿的使用方法请见出纳中的支票登记簿。 如何录入科目辅助明细 此功能只有在凭证第一次录入时有效。 已在选项中定义为辅助核算的自定义项控制必录，否则可有选择的录入。 如果组成分录的科目有辅助核算属性，则系统提示要输入辅助明细内容。 点击辅助明细按钮，录入辅助明细。 例如设置应收账款科目有客户核算属性，那么在录入分录时，要求输入客户辅助项：客户名称、业务员、票号和业务发生日期，这里的业务发生日期将为以后的客户账龄分析提供分析依据。 使用支票登记簿的操作方法 如果用户希望对于在制单时也可进行支票登记，则应在选项中设置支票控制选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿， 在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供您将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。 查询本期未使用的空凭证号 在手工编号时，选择【查看】菜单中的【显示空凭证号】或使用快捷键Ctrl+N，系统自动搜索出当前会计月、当前凭证类别未使用的空号。凭证空号仅提供所选凭证类别前10个断号及最大的未使用的空号。如断号超过10个，则以省略号表示。 如何实时核销 【菜单说明】 整理凭证 常用凭证 凭证草稿保存 设置凭证选项 打印当前凭证 打印转账通知书 制作红字冲销凭证 修改已填制的凭证 查看其他凭证信息 作废/恢复作废凭证 查询科目预算：可以查询光标所在分录的预算控制内容，包括预算项目、预算控制口径、可用预算金额等。 提示 在合并状态下不能录入、修改凭证，必须先切换到展开状态再操作。CTRL+A可以切换合并、展开状态。 如果您在【选项】中，设置了制单权限控制到科目选项，那么您在制单时不能使用无权限的科目进行制单。 在录入辅助明细时，对于同一个往来单位来说，名称要前后一致，比如不能有时用用友公司，有时又用 用友集团公司 ，象这样名称前后不一致，系统则将其当成两个单位。 项目核算的科目必须先在项目定义中设置相应的项目大类，