档案建立和使用PPT课件

1 物业档案建立和使用 2 物业档案的基本概念物业档案的在物管中的地位作用物业档案的分类 收集和整理物业档案的保管和使用 课程目标 3 一 物业档案的基本概念 物业文件与物业档案的关系物业管理工作形成的文件主要有两大部分 即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件 这些文件完成了现行功能之后 就过渡为物业档案 物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件 人事管理文件 财务管理文件等 物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料 设备和产权资料 形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主 住用人 资料 常规物业管理过程中形成的物业维修文件 物业租赁文件和管理服务文件 物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等 4 一 物业档案的基本概念 物业档案的概念国家机构 社会组织和个人从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 5 一 物业档案的基本概念 物业档案概念的构成要素1 档案的形成者对于物业档案来说 其形成者主要是指物业管理公司 物业管理人员及物业的使用者 此外 物业档案中也有部分文件的形成者是物业的开发商 项目的报批文件 设计者 工程设计图纸 承建商 物业的建筑文件 以及政府有关部门如计委 资金来源文件 国土局和房管局 房产证明文件 城市规划局 报建文件 等 2 档案的内容对于物业档案来说 就是指物业管理各项工作中的知识信息 如物业租赁 小区规划 园林绿化 房屋维修 住户情况 资金使用 经营服务等信息 6 一 物业档案的基本概念 物业档案概念的构成要素3 档案的形式指文种形式 载体形式 信息记录和表达形式 无论哪类档案 其文种形式都可以是公文 合同 证书 书稿等 其载体形式可以是纸张 磁带 胶片等 其信息记录形式可以是手写 印刷 摄影 录音等 其信息表达形式可以是文字 图形 声像等 例如物业公司的人事档案以公文为主要文种形式 以纸张为主要载体形式 以文字为主要信息表达形式 物业的建筑工程档案以图纸为主要文种形式 以纸张为主要载体形式 以图形为主要信息表达形式 安全监控档案则以磁带 光盘主要载体形式 以声音及图像为主要信息表达形式 7 一 物业档案的基本概念 物业档案概念的构成要素4 档案的本质即直接的 原始的历史记录 这是档案区别于其他邻近事物 如文件 图书 情报资料的依据 人们用历史记录区别档案与文件 因为文件是现行的 丧失现实效用才能转化为档案 用原始记录区别档案与图书 情报资料 因为档案是第一手的原稿 而图书 情报资料则可以一版再版 8 一 物业档案的基本概念 物业档案概念的构成要素4 档案的本质举例 以物业档案中物业修缮工程的审批表 费用结算单为例 它们是修缮过程中形成的表格 由工作人员在实际工作时填写 审批人员核准 是未经任何加工 改动的真迹 这就是档案原始性的体现 在维修工程进行时 它具备现行效力 属于一种文件 但是在工程验收 费用核算清楚后 它便成了对历史的记录 转化为档案 体现出档案的历史性 而且这一原始文件只有在工作进程中才能形成 如果当时没有形成或形成后没有注意保存 事后就很难补救了 9 二 物业档案的在物业管理中的地位 物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的 尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节 然而其重要地位却不容忽视 物业管理工作正式开展后 几乎每一个环节都离不开档案 无论是维修 养护物业设施 还是了解业主及物业使用人情况 又或是收取管理费用 开发经营活动等 都要用到物业档案 10 二 物业档案的在物业管理中的地位 案例1 某住户在收楼后准备先装修房屋 然后才居住 由于装修方案包括改动原房屋的间隔 所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙 哪些是隔断墙壁 装修方案还包括改动原来的电线布置 所以还要了解原房屋的电路布线位置 这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中 属于物业档案的一部分 如果物业档案管理得不好 甚至没有整理 那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找 甚至会需要重新测量 这就造成了不必要的浪费 11 二 物业档案的在物业管理中的地位 案例2 一个小区建成入住后 有住户发现防盗门的对讲机有故障 由物业管理公司维修后恢复正常 如果有档案记载这种带对讲机的防盗门的生产厂家和施工安装部门 就很容易找到责任者 并且可以分析原因 对可能有同样故障的其他防盗门进行检查 防患于未然 如果物业档案中没有相关记载 就只能坏一个修一个 可能导致重复劳动 12 二 物业档案的在物业管理中的地位 案例3 某证券公司在装修过程中将服务器等机柜重要设备设计在一间独立的隔间内 当时管理处在审批图纸时就已明确表示不同意此方案 因为单独隔间内必须设置喷淋烟感 一旦发生火情 会给机柜带来安全隐患 同时在装修竣工验收表中 物业人员在验收签字处也明确写明 此区域不应安放机柜等重要设备 如发生紧急情况后果由租户自行负责 仅这单单一句话的记录 便给管理处避免了不必要的损失 13 三 物业档案现代化 随着现代科学技术的发展 无论是物业管理还是档案管理 都在向着现代化的管理目标迈进 物业档案的现代化管理也成为必然趋势 实现物业档案管理现代化 要求工作人员具有较高的知识化和专业化水平 调整知识结构一靠对已从业的人员进行培训教育 二靠补充高素质的人员 但是 即使是暂时属于高素质的人员 如果停止进修 也会很快因知识老化而被淘汰 14 四 物业档案的分类 广义 一部分是物业公司日常运作形成的普通档案 包括党群工作档案 行政管理和经营管理档案 基建档案 设备档案 会计档案 人员档案 科研档案 声像档案 荣誉档案等 另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案 包括物业清册 物业维修档案 物业租赁档案 业主及住户档案 物业管理服务档案等 狭义 一类是建设单位或业主委员会移交的物业资料 包括竣工图纸等竣工验收资料另一类就是物业管理运营过程中积累的资料 包括客户档案资料及维修保养记录 15 五 物业档案的作用 物业本身的档案是物业管理中维修养护 更新改造所必不可少的重要依据 物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础 减少服务的盲目性 物业档案具有一定的凭证作用 物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录 因此具有凭证作用 比如安全监控录像档案 它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼 当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时 安全监控录像档案就是最有力的凭证 举例 偷盗笔记本 物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材 全面查阅分析某一商业项目的租赁档案 可以了解近年来的租赁情况 包括租金走势 价位 租户群的特征及对租赁房屋位置 楼层 面积大小的喜好等 从而总结出进一步拓展该项目租赁市场的经验和对策 16 五 物业档案的作用 物业本身的档案是物业管理中维修养护 更新改造所必不可少的重要依据 物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础 减少服务的盲目性 物业档案具有一定的凭证作用 物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录 因此具有凭证作用 比如安全监控录像档案 它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼 当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时 安全监控录像档案就是最有力的凭证 举例 偷盗笔记本 物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材 全面查阅分析某一商业项目的租赁档案 可以了解近年来的租赁情况 包括租金走势 价位 租户群的特征及对租赁房屋位置 楼层 面积大小的喜好等 从而总结出进一步拓展该项目租赁市场的经验和对策 17 六 物业档案的收集 没有规范 完整的物业管理文件 就不会有规范 齐全的物业档案 更谈不上物业档案的整理 保管也就失去了意义 利用价值当然大打折扣 物业管理文件材料的积累 文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的 必须长年累月地进行 及时并不断更新 力求完整 制度化和规范化 专门管档案的档案员 统一管理 18 七 物业档案的鉴定 整理归档 鉴定档案对保存的档案去粗取精 确定档案保存价值1 价值统一标准及保存期限表2 把无价值和保存期限满的档案按规定处理 删除或销毁 对已过期档案 经主管领导批准后 同时建立销毁文档清单备查 归