内审员培训ppt课件 (2).ppt

内审员培训 1 一 内审员职责二 内审员目前应该做的内容三 有关内审的内容四 审核中需注意的问题 主要内容 2 一 内审员职责 1 质量体系的运行需要持续地进行监控 对质量体系的运行起监督作用 2 在内部审核时 对质量体系的保持和改进起参谋作用 3 内审员在内部审核中与各部门的职工群众有着广泛的交流和接触 在质量管理方面起沟通领导与群众之间的渠道和纽带作用 4 在第二 三方审核中起内外接口的作用 5 内审员一般在企业的各部门都有自己的本职工作 在质量体系的有效实施方面起带头作用 3 内审员所从事的主要工作是对本单位的质量体系进行审核 即所谓第一方审核 内审员也常常担任对分承包方的质量体系进行第二方审核 因此内审工作很大程度上取决于内审员的素质 可见内审员的培训是一项重要的工作 应在组织内与质量管理有关的部门中选择一批熟悉组织的业务 了解质量管理的基本知识 有一定的学历和工作经验 有交流表达能力和正直的人员进行培训 使之成为质量体系内部审核员 内审员要有一定的数量 足以应付例行的和特殊的内部质量体系审核的任务 还要考虑派往本组织的供方去作第二方审核 4 人员的分布也要适当分散 不可全部集中在质量管理部门 因为当审核到质管部门时 这些质管部门中的内审员均不得参与 因此必须从其他部门派遣内审员 一般情况下最好在采购 销售 技术 检验和生产部门中均能培养若干名兼职内审员供工作需要之用 所有内审员需经一定的培训 由权威机构评估 审核合格后 由组织领导正式任命 授予进行审核的权力 内审员在一个组织内对质量体系的正常运行和改进起着重要的作用 5 二 内审员目前应该做的内容 部门框架 人员配备 工作内容 工作标准 工作流程 使用用文件 记录表格等等一切与生产有关的过程 例如 品质部分三个组 分别是外检组 管理组 总装过程及整车检验组 管理组有几人 工作内容有哪几方面 其中体系管理员主要工作是什么 工作流程是什么 使用的文件有什么 记录表格有哪些 说白了就是内审员要熟悉并了解本部门有关生产及质量控制等方面的一切事宜 当然并不是所有的工作都由内审员做 内审员就是一定要起到承上启下的作用 把体系贯穿到部门的每个角落 6 三 有关内审的内容 1 内审 就是公司内部审核 属于第一方审核 我们上次内审是采用按部门审核方法展开 审核类型如下 7 审核方法如下 自上而下和自下而上的审核方法 1 自上而下 从上一层文件查到下一层文件 先到信息比较集中的部门了解总的情况 然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门进行调查 例如审核4 2 3文件控制 审核员可以先到文件归口管理部门查阅文件的总清单 抽取一定的样本 再到相关使用部门检查现场使用的是否为有效版本 作废版本是否仍在使用或加上适当的标识等 即由主要职能部门 相关职能部门 8 2 自下而上 同上述相反 即由相关职能部门 主要职能部门 例如审核7 6监视和测量装置控制 正向和逆向审核方法根据组织产品实现过程由开始到结尾或由结尾到开始 一步一步追溯 按照部门审核方法根据部门的工作职责确定审核的范围展开审核工作 按照过程审核方法根据ISO9001 2008标准要求选择某一过程以及该过程所涉及的部门展开审核工作 遵循P D C A循环圈 9 2 内审的目的 不仅仅只是是为了应付外部审核 除了在保证质量管理体系正常运行和改进的需要之外 作为一种管理手段 其实内审还有更深一层的意义 1 监督各项制度 计划的贯彻情况 为部门 公司领导经营决策提供依据 2 揭示经营管理薄弱环节 促进部门 单位健全自我约束机制 3 促进部门 公司改进工作或生产 提高经济效益 10 3 内审的准则 ISO9001 2008质量管理体系要求 标准 质量管理体系文件4 内审步骤 1 审核前准备工作 确定审核范围 指定审核组长 审核成员 编制审核计划 编制内审检查表 2 首次会议 内审小组分工 原则内审员不得评审自己部门的工作 3 现场调查 审核方法有提问 倾听 查阅 观察 记录及验证 要有明确的记录编号 11 4 审核组内部交流和汇总 审核结果汇总 通报审核情况 组内协调 确定不合格项 5 审核组与受审核方沟通 与受审核方领导对不合格项和审核结论达成共识 使其心中有数 6 末次会议 开出不符合项报告 审核组长宣布审核结果 总结体系运行情况 提出纠正措施要求及跟踪验证 7 内审报告编制 下发及纠正预防措施的后续跟踪 12 四 审核中需注意的问题1 审核技巧 事先编制好内审检查表若时间允许的话 可以事先到受审部门进行事前了解或翻阅受审部门有关的体系文件 时间不允许 若审核员对负责的受审部门业务不清楚时 可以在开始正式审核前请受审方描述其部门业务运作流程 工作职责等 少问多听 20 80 从对方答话中寻找突破口或证据 13 2 审核的面谈 选择合适的面谈对象 被审核区域 部门的负责人直接责任人 操作者提问策略 提出恰当的问题正确的提问方式 14 3 客观证据 实际 客观 存在不受情绪或偏见左右的可以阐述的可以形成文件 书面表达 可以是定量的可以是定性的与质量有关的可验证的 15 4 审核的抽样 随机抽样适当数量 检查表 审核员亲自抽样征得被审核人员同意应相信样本 审核员寻找的是客观证据而不是不合格项 不应不断扩大样本的品种和数量 直到发现不合格为止 16 5 面谈技巧 明确主题 选择不同层次 合适面谈的对象掌握心理 选择适当的环境平等相待 礼貌友好 创造轻松融合的气氛抓住典型 少说多听 捕捉要点控制方向 珍惜时间 归纳验证 17 6 提问的技巧 敝开式提问封闭式提问思考式提问刺激式提问7 聆听的技巧 持平等 真诚的态度 专注 认真地听 多鼓励讲话者 用表示和语言表示肯定 表示继续讲 耐心善意地态度和适当的反馈 少讲多听 多问敝开式问题 尽可能不要做出不恰当的反应 18 8 观察的技巧 耳听为虚 眼见为实 某项质量活动的符合性和有效性 是以眼见的文件 记录 结果为客观证据的 观察和提问是审核中不可截然分开的调查方法 从问中了解情况 从观察中获得证据 19 9 验证的技巧 在审核中对对方的回答需辩别真伪 验证时可按下述思路进行 有没有 不能因回答很圆满 审核就止步 要进一步验证做没做 不能因为文件有了 就认为符合要求 主要看是否按文件要求做了 可通过观察资料核实判断是否做了好不好 不能因为已按文件做了 审核就到位了 还要审核实际的结果是否有效 是否达到了策划的结果和预定的目标 即好不好 20 常见的术语和定义 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核方案 针对特定时间段策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核审核准则 用作依据的一组方针 程序或要求 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核结论 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 21 审核委托方 要求审核的组织或人员受审方 被审核的组织审核员 有能力实施审核的人员审核组 实施审核的一名或多名审核员注1 通常任命审核