财务制度.doc

保密制度第一章 总则第一条 为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。第二条 秘密分为三等级：绝密、机密、密。第二章 细则第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。第五条 严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。第九条 调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。第十条 公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。第三章 责任第十一条 发现失密、泄密现象 ，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，给予 50-100元扣薪；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。报帐审批程序：（一）、出差报帐办法1、 分公司职工出差应填写“出差申请表”，经主管确认，报分管领导批准。2、 凭”出差申请表”向财务预支一顶数额的差旅费，返回一周内填写”出差旅费报告单”并结清预借款。3、 分公司职工在市内办事原则上不允许乘坐出租车，特殊情况需要搭乘出租车的应报告分管领导后方可乘坐，每次市内办事产生的交通费应该注明理由。4、 差旅费分为交通费、住宿费、伙食补助、杂费等费用。均按照支付标准核报，由分公司派车或者搭乘总公司交通车出差，不予报销交通费；出差者由公司项目部或总公司供应餐宿的，不予报销住宿费、伙食补助费。(1) 交通工具的选择1、800公里以内的只能坐硬座或大巴；2、800公里以外的只能乘坐硬卧；3、特殊情况的报请主管领导批准后,方可凭票报销；(2) 住宿标准按定额住宿天数支付,可按下列标准包干报销,特殊情况超过标准,经主管领导批准后按实报销。1、地市以下（单人或两人）80元以下。2、地市以上（单人或两人）160元以下。3、工作人员在内部中标的工地出差，工地提供住宿的不报销住宿费。4、特殊情况经领导批准后凭票报销。（3）伙食补助1、地市级城市40元/天包干，县级以下按每人每天30元包干，工地提供食宿的不报销伙食费。2、出差中的传真,信函,汇票等杂费凭票报销。3、出差在外招待相关人员,事先报主管领导批准,方可凭票报销。（二）机械设备维修费及油料费报帐办法1、每台设备的维修及油料费用必须在一月之内报帐。（在工地机手经主管领导批准后可延期)2、到定点供应方提取配件前应报请领导批准,并填写维修计划取货单方可提取，定时凭我方的提货单结算。3、每台设备的费用应由当时的操作机手及维修员签字,并附上这台设备的维修计划。（三）、一般报帐手续每张票据上应有经手人,证明人,上级管理人,经理签字,再交财务。（四）、各项费用借款审批程序1、业务费必须先授权后开支，并注明理由，经分管领导签字审批后方可报帐2、借款必须先填写借据,注明借款理由,经主管领导批准后方可借支.关于落实2008年度机械化分公司经营管理办法的补充通 知 根据前一阶段机械化分公司执行2008年度机械化分公司经营管理办法过程中存在的一些问题，为加强机械化分公司的内部管理，经分公司领导研究，决定对以下方面的制度作出如下补充，如该补充与08年机械化分公司管理制度相冲突，则按本补充制度执行。1、 分公司职工到外地出差前（邵阳市区内除外），必须填写“出差申请表”，并经分公司经理签字同意后方可出差；特殊情况可先电话请示分公司经理，出差回来后须补填“出差申请表”。财务凭“出差申请表”核实报销出差人员差旅费；若出差人员无“出差申请表”，差旅费一律不予报销。2、 出差人员的出差标准严格按照08年机械化分公司管理制度执行，按标准凭发票核实报销。出差人员在公司食堂或工地项目部安排食宿的部分，不予按出差标准报销差旅费。3、 出差人员在出差回来三天内（特殊情况除外），必须整理好差旅发票，经分公司领导签字后再交给财务，逾期一律不予报销。如遇出差人员出差回来一天内又要出差的，则按后一次出差为准。4、 加强材料采购的计划和验收制度，采购人员在购买材料前，必须先填写“材料购买申请单”交给租赁业务员，由租赁业务员交主管设备的副经理签字同意后方可购买；特殊情况可先电话请示主管设备的副经理，购买后必须补办相关手续，购买材料后必须由租赁业务员验收，租赁业务员验收无误后方可在材料购买发票签字证明，如当时没有正式发票的应在白纸发票上签字，待补正式发票后再在正式发票上签字，无租赁业务员证明签字的材料购买发票，财务一律不予报销。5、 本补充制度从即日起执行。 邵阳路桥机械化分公司 2008年10月17日关于进一步加强和规范项目财务管理的制度为了进一步健全和完善各项制度，规范财务行为，提高经济效益，根据公司的财务管理制度、项目财务管理办法，通过总公司对在建项目的财务检查，针对当前我项目部在财务管理中存在的问题及实际情况，现将有关事宜通知如下，请项目全体同事认真贯彻执行。一、项目部对外签订的所有合同、协议必须留存一份原件到财务。合同必须写清楚责任，不得含糊不清，该扣税的必须写明税金由哪方承担，税率多少？财务人员应认真理解合同、协议内容，严格按照合同、协议中支付条件支付款项；财务人员不得支付超出相关合同、协议范围的任何款项。二、各种费用的核报原则和程序：1、项目部各项成本费用的报销，报销人对所报销票据的真实性、准确性、及时性、合法性及完整性负责，并注明时间及事由，凡报销的原始凭证，除按规定可以自制的凭证或批准的特殊情况外，必须是符合规定的正式税务发票；并且凭证上必须有经办人、证明人、有关部门负责人和领款人签字、经项目经理签字、总工签字、总公司财务经理签字、总会计师审批后财务方可报帐；而且各项报销票证、资料必须按要求粘贴。对不真实、不合法的原始凭证，不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。2、材料核算必须经过规定的验收手续，由材料保管员签收登记。不必入库的材料，直接分到每一成本核算对象，必须由该成本核算对象的责任人签收后财务方能接收办理，涉及到施工队的必须由施工队负责人签字认可，如为施工队材料负责人领取材料的应有该施工队负责人的委托手续。施工员开出的结算单必须写明日期、地点、用途、单价、合计大小写、施工员与对方当事人签字。3、项目部应本着“需要、合理、节约”的原则，从严掌握业务招待费的使用范围和开支标准，业务招待费应据实列入管理费用，不能列入其他科目开支，业务招待费不准用于非生产经营业务方面的开支，超过项目指标的业务招待费，原则上不予报销，有特殊情况，必须报总公司财务审计部审核，总经理审批，项目财务部方能报销。4、为了凭证的装订方便与漂亮，凡没有正式发票的票据大小不得小于一张正式领条的大小。内容要尽量写在票据的中间便于扫描和装订后仍可看清票据全部内容。三、施工队预付款项的支付1、财务人员在预付施工队款项时必须完善有关付款手续，按合同或协议上签字的当事人进行支付，不得支付与合同、协议当事人以外的其他任何人，并以银行转帐方式支付，现金支付时必须由借款当事人注明是以现金支付。2、项目部本着“合理调配资金”，安排项目部预付款使用计划（包括应上交管理费及总公司垫付的有关款项）。各施工队的预付款必须按工程进度支付，应充分考虑税金、质保金、已预付的工程款、代（垫）付款等因素，并附有项目工程部门签认的该队已完成工程量清单及已完工程总金额，经项目经理签字、总工签字、总公司财务经理签字、总会计师审批后财务方可支付预付款，杜绝超付现象的发生。3、项目部施工员应及时统计施工队借用材料数量、点工及机械台班等每一分项工程中所应承担的费用并按权责发生制原则及时找当事人签字认可交由财务进行施工队给付款核算，以免因横向联系不及时而造成工程项目损失。四、职工借支项目部职工因公借支备用金的应及时报帐，项目部财务应坚持“前不清后不借”的原则，正常情况下，每次报帐时间不应超过一个月，非特殊情况不报者，财务有权将其所借金额从其工资、奖金中扣除，直至扣完为止。五、项目部财务及时盘存单位的存货和流动资金，对应收回的资金要及时清理催收，避免因管理漏洞造成应收回的资金未能收回，形成呆帐，坏帐。六、出纳人员应及时登记现金日记帐、银行存款日记帐，必须做到帐帐相符，帐实相符，如有未达款项，应及时报告，说明。七、项目部应及时做好计量款申报工作，对已完成未计量的工程要及时申报，保证项目部流动资金。项目部因客观因素资金紧张需向外融资借款时，必须有借款合同，如需要支付利息时，利率一定要一致并且要合法，而且必须扣税，如不需要扣税，必须在借款合同中约定。当项目的资金使用状况跟工程进度不相匹配时，项目部应以书面形式向总公司汇报。八、工程款的结算1、单独工程项目或整个工程项目完工时，各施工队应及时办理工程结算，方便财务进行成本核算，在工程已完工，但财务未收到工程结算红单时，财务除支付必要的退场费外，有权停止办理该施工队所有付款事宜。2、施工队工程结算所有的工程数量计量原始依据必须由施工员、施工队负责人及项目经理或技术负责人共同签字确认，方可做为工程结算的有效单据。3、工程结帐时，结帐相关人员根据合同约定条款的要求和有效的工程数量计算单开具工程结算红单，经由施工员签字，合约部相关人员复核工程数量及单价，项目经理审批后方能到财务办理相关的结算手续。财务结帐付款时，应扣除施工队所有工程借支及垫付的材料款项，扣除合同约定税率的税金，没约定的一律按当地税务部门规定的税务和约定的质保金后，才能办理付款手续，对不符合要求的结算红单，财务有权拒绝。九、财