会计科目期初余额处理.ppt

会计电算化原理与应用,第3章账务处理软件的应用,会计电算化原理与应用,Contents,3.1账务处理系统的处理流程及基本功能,会计电算化原理与应用,3.1账务处理系统的处理流程及基本功能,3.1.1账务处理系统的处理流程账务处理是指从账户设置、凭证编制、凭证审核、凭证记账，一直到会计报表编制和报告的过程。账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的信息系统。无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对所发生的经济业务进行加工处理后才能取得。,会计电算化原理与应用,手工环境下账务的处理流程,1.手工环境下账务的处理流程,会计电算化原理与应用,计算机环境下账务的处理流程,2.计算机环境下账务的处理流程,会计电算化原理与应用,手工与计算机环境下账务处理流程比较,3.手工与计算机环境下账务处理流程比较,会计电算化原理与应用,计算机环境下账务处理流程的新特点,计算机环境下账务处理流程的新特点：(1)数据处理的起点发生了变化(2)无账账核对的必要(3)记账的含义不尽相同(4)账表的存在形式发生了变化(5)资料的积累和查询更为方便,会计电算化原理与应用,账务处理系统的功能分析,3.1.2账务处理系统的功能分析1.账务处理系统的主要功能账务处理系统主要任务：输入会计凭证；对未审核的会计凭证进行审核；对未记账的凭证进行记账，即正确登记日记账、明细账和总账；期末完成结账工作；同时要求及时、准确地输出各种账、证、表及其它财务信息；建立与其它子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。账务处理系统主要包括初始设置、凭证管理、出纳管理、账表管理、期末处理等功能。,会计电算化原理与应用,账务处理系统主要功能结构图,会计电算化原理与应用,账务系统基本功能模块运行时序,2.账务处理系统基本功能模块运行时序账务处理系统各个功能模块的运行要注意考虑历史会计期间、当前会计期间、将来会计期间三种情况的限制。历史会计期间：小于最后处理过的会计期间当前会计期间：最后处理过的会计期间将来会计期间：大于最后处理过的会计期间,会计电算化原理与应用,账务系统基本功能模块运行时序,会计电算化原理与应用,账务处理系统与其他子系统的主要数据接口,3.账务处理系统与其他子系统的主要数据接口在数据接口方面，账务处理系统主要接受子系统传来的数据如：工资核算子系统传来的工资费用分配结转凭证、职工福利费分配结转凭证等等。同时，账务处理系统主要向子系统传递数据如：向成本核算子系统传递费用科目归集的费用发生额；向销售及应收账款核算子系统传递销售费用等数据。,会计电算化原理与应用,3.2软件安装,账务处理系统采用金算盘eERP-正阳标准版作为教学软件。安装过程：,会计电算化原理与应用,软件安装,当金算盘财务软件安装完成后，在Windows操作系统的“程序”组中会增加一个“金算盘软件”程序组，组中有一个“金算盘软件正阳”选项。“金算盘财务软件”的图标:,会计电算化原理与应用,3.3新建账套及初始化,新建账套的作用是建立一个后缀名为gdb的金算盘账套文件，账套文件名就是企业名称。在新建账套时需要指定账套文件的路径及名称、会计制度和行业、是否生成预设科目、本位币、会计年度、是否使用控制科目等。初始化涉及到的主要内容包括设置操作员组和权限组、登录密码、币种汇率、凭证类型、往来单位与往来期初、部门职员、固资编码和固资期初、统计项目、会计科目和科目期初等内容。,会计电算化原理与应用,金算盘账务处理系统的基础设置界面,金算盘账务处理系统的基础设置界面:,会计电算化原理与应用,账套初始化,3.3.1新建账套及初始化流程说明1.账套初始化账套初始化包括设置以下内容：财务分工、会计科目及期初余额、现金流量项目、币种汇率、凭证类型、往来单位、部门职员，支付方式，票据管理，固定资产编码及期初管理等等。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化流程,会计电算化原理与应用,权限设置,2.权限设置(1)操作员及权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计电算化岗位划分及会计电算化制度的要求进行设置。(2)操作员密码是进入账务处理系统的钥匙，是防止他人非法进入的保障。(3)对由于密码遗忘无法进入系统的操作员的处理方法。,会计电算化原理与应用,会计科目,3.会计科目(1)科目编码。科目编码必须惟一，按其级次的先后次序建立，科目之间的级次以“-”分隔。(2)科目名称。科目名称不允许重复，输入时只需输入本级科目名称，不需输入上级科目名称。(3)科目类别。科目类别包括资产类、负债类、权益类、成本类、损益类五类。(4)科目性质。科目性质包括现金、银行、应收、应付、其它这几类。除其它这一类外，其余几类均属于控制科目的类型。,会计电算化原理与应用,会计科目,(5)多币种核算。多币种核算用于设定该科目核算是否为外币核算以及核算的外币名称。它有三个选项，即“不进行多币种核算”、“核算所有币种”、“核算指定币种”。(6)数量核算。数量核算表示该科目将进行数量金额核算。(7)现金或现金等价物。属于现金或现金等价物的会计科目，在输入记账凭证时可以进行现金流量的分配，在编制现金流量表时可用到。(8)余额方向。用于选择会计科目的余额方向。(9)辅助核算。辅助核算用于该会计科目有其它核算要求,会计电算化原理与应用,会计科目期初余额处理,4会计科目期初余额处理会计科目期初余额的初始化处理用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额。输入期初余额后，需要对输入的借、贷方发生额，年初余额进行试算平衡。如果不平，则需要仔细检查修改直到平衡为止。科目期初余额不平是不允许结账的。建议在年初启用账套，这样只需输入年初余额而不必输入启用前各月的期初借方累计发生额和期初贷方累计发生额。,会计电算化原理与应用,会计科目期初余额处理,会计电算化原理与应用,凭证类型,5凭证类型账务处理系统是通过使用“设置凭证类型”功能来实现对凭证的分类。“设置凭证类型”用于定义账务处理系统中允许使用的凭证类型代码、凭证类型名称和凭证类型简称，同时根据该凭证类型的特点还需要设置其借方必有科目、贷方必有科目、凭证必有科目及凭证必无科目等信息。凭证类型一旦定义并使用，一年之内不能变动，但在每年年初是可以调整的。,会计电算化原理与应用,系统的启动与退出,3.3.2系统的启动与退出1启动系统直接双击桌面上的图标,或者执行下列流程：,会计电算化原理与应用,系统的启动与退出,2退出系统使用完账务处理系统后，应使用软件的“退出”功能正常退出系统，否则可能造成数据丢失。退出系统的方法有：（1）单击主窗口标题栏右边最上角的“”按钮。（2）单击主窗口标题栏左边的按钮，打开控制菜单，选择“关闭”菜单项。（3）双击主窗口标题栏左边最上角的图形按钮。（4）打开主窗口中的主菜单，选择“退出”菜单项。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,3.3.3新建账套及初始化实验实验步骤：1、新建账套使用者输入正确的操作员姓名与口令后即可进入账务处理系统软件的操作界面，执行“文件”|“新建账套”命令，打开“新建账套”向导后开始创建新账套。2、设置账套属性在导航图的“基础设置”中单击对账套属性进行设置。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,3、财务分工设置在导航图的“基础设置”中单击图标，设置财务分工。4、建立会计科目在建立新账套后，系统将根据选择的会计制度与行业，自动生成一套预设的会计科目。用户可根据实际情况在此基础上进行新增、修改与删除操作。单击图标，进入会计科目的编辑界面。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,5、输入会计科目期初余额会计科目设置完成后，单击“科目期初”图标，打开“科目期初余额”表，输入科目期初。6、试算平衡检查系统将根据会计恒等式“资产负债+所有者权益”，对已输入的会计科目余额进行科目期初平衡检查。7、设置凭证类型单击导航图中“财务管理”的菜单项，弹出“记账凭证类型”对话框，设置凭证类型。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,8、往来单位、往来期初、部门职员往来单位、部门职员等数据的处理可以通过下“账务管理”的“基础设置”中的选项“往来单位”、“部门职员”等来分别处理也可以单击导航图中的图标、图标、图标等来处理。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,9.付款方式与票据管理单击，进入“菜单树”的“应付管理”的“基础设置”进行付款方式设置。进入下“现金银行”的“日常业务”中进行票据管理。10、固定资产编码管理登陆系统以后，在导航图的“基础设置”中单击，管理固定资产编码。,会计电算化原理与应用,新建账套及初始化实验,11.设置固资期初在导航图的“基础设置”中单击，进入“固定资产期初”窗口，单击“编辑”，选择“新增”，进入“增加固定资产期初”界面，设置固资期初。12、商品劳务与库存期初登陆系统以后，在导航图的“基础设置”中单击，进入“商品劳务”窗口。登陆系统以后，在导航图的“基础设置”中单击，进入商品劳务期初窗口。,会计电算化原理与应用,3.4日常业务处理,日常业务处理包括记账凭证输入、复核、记账、期末结账处理，以及各种单据、凭证、账表的查询和打印，等等。,会计电算化原理与应用,日常业务处理,金算盘账务处理界面,会计电算化原理与应用,凭证处理流程,凭证处理流程,会计电算化原理与应用,记账凭证输入,3.4.1记账凭证输入1.凭证输入功能使用的前提条件已经设置有关的会计科目，完成了会计科目的期初余额的录入且已经通过试算平衡检查，定义了系统需要使用的凭证类型。2.凭证输入与修改凭证字号凭证字号是凭证的惟一标识。凭证字号由凭证类型和凭证序号两部分组成，输入时要求选择凭证类型和输入凭证序号。,会计电算化原理与应用,记账凭证输入,凭证日期凭证日期即制单日期，日期格式为：年-月-日。凭证日期必须是在当前的会计期间范围内。附件张数附件张数是指当前输入的凭证所附原始凭证张数。摘要摘要是本笔分录的业务简要说明。,会计电算化原理与应用,记账凭证输入,会计科目编码凭证中所输入的科目编码必须是已经存在的末级科目，如果输入的科目还有下级科目时，系统将加以提示，并拒绝接受。3.已记账凭证冲销如果已记账凭证发生错误，先编一张红字凭证冲销错误凭证，再编一张正确的凭证。在凭证输入界面中。单击按钮，出现“冲销凭证”窗口，进行冲销操作。,会计电算化原理与应用,记账凭证输入,4.凭证删除只能删除未记账的凭证，不能删除已经复核、记账的凭证。如果需要删除已复核、已记账的凭证，必须由记账人取消记账、复核人取消复核后，才能进行删除。已经作废的凭证不能取消作废，但可以删除。如果被删除的凭证不是最后一张凭证，则该凭证删除后，凭证号将不连续，系统将缺该凭证号。,会计电算化原理与应用,记账凭证输入,5.凭证作废对一已经输入的凭证，发现其错误后，可以对其进行作废操作。作废操作的好处在于在凭证输入错误的情况下，留有痕迹。6.凭证查询(1)单据定位(2)凭证列表,会计电算化原理与应用,记账凭证打印,7.打印单击“打印”按钮，即可进行打印设置，设置完毕后，再单击按钮，即可进行相关内容的打印。在列表状态下的打印设置与单据状态下的打印设置有所不同,会计电算化原理与应用,记账凭证复核,3.4.2记账凭证复核1.在凭证编辑状态下复核在凭证编辑状态下，定位到需要复核的凭证，检查凭证正确无误后，单击按钮即可。如果需要取消该凭证的复核，则定位到需要取消复核的凭证单击按钮即可。,会计电算化原理与应用,记账凭证复核,2.在凭证列表状态下复核单击图标，进入记账凭证列表。单击鼠标右键，可根据需要选择相应的功能。选择“复核”，弹出“凭证复核”提示框，选择是（Y）即可。,会计电算化原理与应用,记账凭证记账,3.4.3记账凭证记账凭证记账是指把已复核通过的凭证记入账簿中。凭证一旦记账，其相关数据将记入总账和明细账簿中。记账的操作与复核相似。1.在凭证编辑状态下记账在凭证编辑状态下，定位到需要记账的凭证，单击“记账”按钮即可。如果需要取消该凭证的记账，则定位到需要取消记账的凭证，单击按钮即可。2.在凭证列表状态下记账在记账凭证列表中，单击鼠标右键，可根据需要选择相应的功能。,会计电算化原理与应用,账表的查询,3.4.4账表的查询在系统的导航图中，可以直接查询到的账表有：分类账、凭证汇总表、试算平衡表、科目余额表、凭证汇总表、现金流量汇总表、单位余额表、部门余额表、职员余额表等等。,会计电算化原理与应用,账表的查询,在账表资源管理器中可以查询到系统的所有账表。账表资源管理器：,会计电算化原理与应用,期末结账,3.4.5期末结账期末结账的前提是该月凭证均已全部输入完毕，并全部记账。结账后该月不能再制单，结账每月只能进行一次。期末结账必须逐月进行，如果上月未结账则本月将不允许结账。期末结账后产生的报表、打印的账册才是完整的。结账前打印的账册、编制的报表不一定能反映该月的全部业务。,会计电算化原理与应用,期末结账,1.期末结账流程,会计电算化原理与应用,期末结账,2.科目计息使用系统提供的科目计息功能，只需要利用科目计息向导就可以完成科目计息工作。如科目2321长期应付款，如果将科目设置为“计算利息”，则可以使用该项功能计算利息。,会计电算化原理与应用,期末结账,3.定义通用转账凭证如果凭证中的数据来源有规律可循，且在每一个会计期间或会计年度都会出现，则可以定义通用转账凭证。在定义过程中，通过取数公式定义每一笔分录的金额计算方法，在期末时通过执行通用转账凭证，由系统自动生成相应的凭证即自动转账。,会计电算化原理与应用,期末结账,4.损益结转损益结转的目的是将科目类别为损益类的科目余额全部转到本年利润科目，从而使得损益类科目在期末均结平。损益结转向导可以完成此项功能。在结转损益之前，所有凭证必须均已复核记账。,会计电算化原理与应用,期末结账,5.银行对账银行对账是指企业定期将企业的银行存款日记账与银行送来的对账单进行核对并编制银行存款余额调节表。即使银行对账单上的存款余额与本单位银行存款日记账上的存款余额都没有错误，也可能会出现不一致的情况，这是由于发生未达账项造成的。“未达账项”是指由于双方记账时间不一致而发生的一方已入账，另一方尚未入账的会计事项。如发现有未达账项，应据以编制银行存款余额调节表，以便检查双方的账面余额。,会计电算化原理与应用,期末结账,6.期末结账期末结账的前提是当前期间的所有凭证均已经记账。结账后，不能再修改本期间的任何业务数据，不能再输入新的经济业务数据。结账时要按向导要求做好数据备份。7.取消结账如果结账完成后发现数据有误，可以取消结账，待修改完错误后再重新结账。取消结账只能取消最后一个已经结账的会计期间。,会计电算化原理与应用,账务处理实验,3.4.6账务处理实验根据案例资料，对企业发生的经济业务进行处理，包括记账凭证输入，复核，记账，期末结帐处理，及各种凭证，账表的查询和打印等。,会计电算化原理与应用,系统维护,3.4.7系统维护系统维护主要是解决系统数据出现问题后，软件提供的自动解决功能。包括数据备份、数据恢复、数据的导入导出、账套的整理与结转，等等。1.备份账套数据为了数据的安全，需要定期进行账套的备份，以便在账套数据被破环的情况下进行恢复。,会计电算化原理与应用,系统维护,单击“文件”菜单下的“数据备份”选项，显示“备份账套数据”窗口，设置相关内容，备份文件名系统默认为账套名，加上备份日期，扩展名为.gac。,会计电算化原理与应用,系统维护,2.恢复账套数据单击“