公文格式与规范处理 (课堂PPT)

公文格式与规范处理,Gongwengeshiyuguifanchuli,公文种类,公文处理,公文格式,一、公文的种类,2012年4月16日党政机关公文处理工作条例（以下简称新条例）1.决议6.通告11.请示2.决定7.意见12.批复3.命令（令）8.通知13.议案4.公报9.通报14.函5.公告10.报告15.纪要,二、新条例的变化,1、新增：份号、发文机关署名、页码。涉密公文应当标注份号，标注密级和保密期限。紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)。电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。2、删除：主题词。,公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm297mm页面设置上白边：371mm下白边：351mm左白边：281mm右白边：261mm版心:156mm225mm排版规格一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋,页面,版心156mm225mm,210mm,297mm,下白边：351mm,上白边：371mm,切口：261mm,订口：281mm,三、公文格式(公文版式),三、公文格式(公文结构),版头,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,三、公文格式(下行文首页版式),发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm,发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线,红色分隔线下2行是正文标题,发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。,一字线距版心下边缘7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空1字，双页左空1字。,上白边：371mm,下白边：351mm,订口：281mm,切口：261mm,三、公文格式(上行文首页版式),2013号,签发人：,“签发人姓名”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体。,三、公文格式(公文末页版式1),(联系人：，电话：)(附件径送办公室),附注居左空2字，排在成文日期下一行。,单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内。,成文日期用阿拉伯数字,版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首线、末线用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。,三、公文格式(联合行文公文版式1),联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”。,发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。,标题：2号小标宋发文机关名称事由文种。,正文：3号仿宋。,顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开。,三、公文格式(联合行文公文版式2),签发人：,2011号,“签发人姓名”为3号楷体。发文字号前、签发人姓名后分别空一格。,三、公文格式(联合行文首页版式3),2013号,签发人：,多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。发文字号要与最后一排对齐。,正文中的结构层次序数：一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋,联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。,三、公文格式(公文末页版式2),三、公文格式(公文末页附件版式1),正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。,三、公文格式(公文末页附件版式2),版记,三、公文格式(函首页版式),发文机关标志使用全称或规范简称，居中排布，上边缘至上页边30mm,推荐使用小标宋字体，红色。联合行文用主办机关标志。,30mm,20mm,发文机关标志下4mm处印一条红色双线(武文线、上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(文武线、上细下粗)，线长均为170mm,标题与最后一要素距2行字。,首页不显示页码。版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于最后一页版心内最下方。,三、公文格式(纪要版式),市人民政府纪要,发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,推荐使用红色小标宋字体。,35mm,出席：毕节市局长毕节市副局长请假：列席：2013年5月9日,第次,标注出席人员名单，在正文或附件说明下空1行左空2字排3号黑体“出席”，全角冒号后用3号仿宋体标出席人单位、姓名。回行时与冒号后首字对齐。“请假”、“列席”比照编排。也可根据实际制定,发文字号、正文排版未作具体规定，可根据实际制定。,除了纪要之外，其他公文全部要求有发文机关署名。,1.没有发文机关标识（非红头文件）2.文种错误3.发文字号、格式不规范，联合发文编各机关号4.上行文（请示、报告）没有签发人5.公文标题缺要素、用词不当6.正文错别字、层次不当、字体字号不规范7.附件格式不规范8.日期格式不规范9.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）10.版记要素不全、多余,四、公文格式常见错误,机密1年,特急,0000001,常州市局文件,2011015号,错误：1.份号、密级、紧急程度标示不规范2.发文字号编虚号3.上行文没人签发人4.标题与红色找色反线距离太近5.正文抬头与标题距离太近,常州市局关于开展服务发展争当先锋活动的报告市人民政府：根据,四、公文格式常见错误（案例）,常州市局,拜访函(邀请函、承诺函)市局：为了,常州市局文件,20118号,常州市局2011年提高GDP十大举措工作总结局机关各科室，局属各单位：2011年，我局在市委、市政府和,错误：1.生造文种2.没有发文编号3.成文日期标注不正确4.没有发文机关名称,错误：1.生造文种，滥用字母词2.抬头不应写主送机关3.成文日期标注不正确,一二年七月十七日,常州市局2012年07月17日,四、公文格式常见错误（案例）,。附件：1.。局2012年7月17日(附件径送市人民政府办公室),错误：1.“抄送”、“主送”字体不对，前面未空1格2.“抄送”结束用逗号3.主送领导个人4.“主送应排在”抄送”前面5.抄送回行时排列错误6.没有印发机关和印发日期,错误：1.附件与正文中间没有空1行2.附件回行对齐方式不对3.附件名称后不应打句号4.只有一个附件不用打序号5.附注与成文日期间空1行,居左未空2格6.机关名称没有以成文日期为参照居中编排,抄送：、，主送：、副市长、副市长。,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.版头错误2.发文字号距红色反线太近3.上行文没有签发人4.标题没有发文单位5.发文字号用“()”6.文种错误，就用“请示”,错误：1.发文字号用“【】”2.标题用黑体字3.副县级机构越过主管部门向行署行文,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.发文、签发人左右分别空多格2.标题没有小标宋体字3.标题啰嗦，一文多请,错误：1.发文字号距反线距离较宽2.标题啰嗦，不精炼3.印章位置太挤，不规范,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.发文字号用黑体字2.标题没有发文机关名称，滥用标点符号(“”、)3.主送单位用黑体字,错误：1.标题用黑体字2.生造文种3.文件主送领导个人,四、公文格式常见错误（案例）,印章相交,印章排列随意,四、公文格式常见错误（案例）,兰陵街道关于XX的文种（大标题-方正小标宋2号不加粗）,为了进一步做好XX工作，经上级研究决定，成立XX(仿宋、3号、首行空两字符）一、一级标题（黑体、3号）（一）二级标题（楷体、3号、不加粗）1.三级标题（仿宋、3号、“.”）(1)XXXXXX(2)XXXXXX(所有阿拉伯数字格式为