会展管理——--会议的管理PPT课件

第三节会议管理1。会议前的管理措施2。会议期间的组织和管理3。会后总结和评估1。会议前的管理措施1。准备会议通知(邀请函)(2)准备会议文件(3)准备会议文件和材料(4)准备会议条款和设施(5)预算和筹集会议资金(6)场地安排(7)会前检查(1)准备会议通知(邀请函)1。概念：会议通知是向与会者传达会议信息的载体，也是会议组织者和与会者在会议2之前的重要交流方式。角色：传递会议的内容、性质、方式、时间和地点等信息，以便与会者进行选择和准备；及时反馈参与者的信息；收集参与者的提案、论文或交流材料、待展示的文章等。3.会议通知内容：会议名称(全称)。赞助商。会议的内容。目的、主题、讨论大纲、议程等。参与者。如果目标明确，可以向参与者发送通知；如果发送到单位，要求(职位、级别等。)为参与者应声明。一些会议通知还规定了每个单位的与会人数。根据与会者的资格，通知应包括“出席”、“出席”和“出席”。会议时间。包括签到时间、会议的正式开始和结束时间。会议地点。场馆位置的名称、道路的名称、门牌号和场馆的名称可以通过绘制交通图来指示，该交通图指示位置和到达路线等。其他事项。组织者认为必须解释的事情。联系方式。组织者的地址、邮政编码、电话和传真号码、网址、银行账号、联系人等。会议回执表格有些会议通知附有回执或申请表。请与会者填写姓名、性别、年龄、职位、头衔、抵达时间和交通工具、预订回程机票的具体要求、是否参加会议旅游活动等。然后将它们送回组织者或会议筹备组织。通过回执和申请表，可以了解参与者的基本信息和要求，以便安排接待。根据通知的性质，会议通知的类型和方式分为：预备通知：在正式通知之前发出。主要邀请与会者为会议做准备。对于需要事先与与会者协商、事先提交相关材料或登记后确认资格的会议，应首先发出初步通知。(2)正式通知：会议的议程、时间、地点和资格确定后，将根据通知的名称发布正式通知：会议通知：会议主要用于研究和决策。(2)邀请函(信、书):一般用于横向会议。这是礼节性的，发给不受本机关职权限制的单位和个人。(3)邀请函：用于举行开幕式、签字仪式等仪式活动。一般都发给上级领导、社会人士、兄弟单位等。(4)海报：主要用于可免费参加的学术讲座。(五)公告：股份公司召开股东大会时通过报纸发布的会议通知。分发方式：面对面、电话、传真和电子邮件、邮寄、海报、广播、报纸等。(2)制作会议证书1。会议证书的类型有两种主要的会议证书：出席证书和工作证书。出席证书的类型有：代表证书：最高标准的会议证书。发送给官方代表。持有者不仅可以参加会议，而且有权代表正式会议。出席证书：发给与会者。持有人可以作为无表决权代表出席会议并组织各种活动：向会议签发无表决权代表。持有人可以出席会议，但没有正式的代表权和投票权。嘉宾通行证：发给特邀代表和会议嘉宾。签发给出席会议的代表。一次一张卡便于计算参加会议的人数。记者证：发给报道此事的记者不要写以前的名字。照片。半身免冠照片。证书类型。也就是说，“考勤凭证”、“考勤凭证”等。团体或代表团的名称。身份证号码。会议日期。外国会议证书可以是中文和外文，外文列在中文下面。(3)会议文件和资料的准备1。概念：会议文件是提交给会议讨论和审议的文件和材料。会议文件的质量，尤其是主题文件的质量，直接影响会议的质量。根据文件的性质和功能，可分为：主题文件：如会议报告、领导讲话、开幕词、主持人讲话和决议草案；法案文件：如NPC、CPPCC提交审议的法案和说明；商务文件：如会议细节、代表须知、日程安排、代表名单、选举方式等；决议(会议大纲、决议、公告等。)；信息文件。几种常用的会议文件：主持人是主持人用来主持会议的文件，即主持人的发言。有了陈述性的特征，语言应该尽可能简洁和口语化。主要内容：宣布会议开幕；介绍主要客人；出席情况报告；解释会议的目的、任务和目的；宣布议程；强调会议纪律和事项；介绍发言者；宣布会议结果；宣布会议结束等。开幕词是宣布会议或活动正式开始的讲话，是由地位最高的人发表的讲话。除了宣布会议开始之外，它还概括地解释了会议的目的、目的、任务和要求，并祝愿会议取得成功。开场白具有很强的象征意义和礼节。闭幕词是宣布会议或活动结束的讲话，通常由参加会议或活动的最高级别的领导发表。除了宣布会议结束之外，通常还需要审查、总结和评估会议的过程、结果和意义。根据会议的性质、中心议题和演讲者的身份，演讲稿将决定演讲稿的主题。演讲大多是议论文，应该简洁全面。(四)预备会议的用品和设施应在会前提交领导机构审批。计划应规定所需物品和设备的名称、型号和数量；货物和设备的来源(例如租赁、转让或购买)；费用。会议用品及设施主要包括：会场基础设施：桌椅、照明器具、卫生器具、消防设施及会场其他装饰项目：会议标识、会徽、旗帜、鲜花、标语等。场馆视听设备：扩音机、幻灯机、投影仪、录音机、同步传输系统等。会议通讯设施：电话、传真机、电视、电脑和通讯网络设施。常用文具和印刷设备：笔、纸、书等文具、打字机、打印机、扫描仪、复印机等设备。交通工具：小汽车、公共汽车和其他交通工具运送参加者。大会特刊：颁奖典礼奖品和证书、开幕式剪彩带和剪刀、选举选票和投票箱等。卫生用品：茶、杯子、毛巾等。(5)预算和筹集会议资金会议资金一般指会议的明确成本，即举行会议活动所需的资金总额，以支付各种费用，如劳动力、场地、货物、设备等。主要包括场地费、场地装修费、设备费、交通费、劳务费、茶费、食宿费、文具材料费及其他费用。筹集会议经费的方式和方法：行政经费。提案国同意。社会支持。转让无形资产的使用权。(6)场馆布局的根本目的是营造与会议主题和性质相适应的场馆氛围，确保会议的需要，体现会议的有序性，从而促进会议目标的实现。会场座位格局的设计和安排会场座位格局的设计和安排是如果没有一个特别的讲台，领导人和会议主持人将与其他与会者坐在一起，这将很容易创造一种和谐与合作的气氛。(3)半封闭式。在上下式和全封闭式之间，即在主席台的前部和两侧布置代表席位，形成半封闭式，既突出了主席台的位置，又增加了和谐的气氛。(4)分散化。会议厅的座位被分成几个会议桌，每个会议桌形成一个对话和交流中心，与会者按照一定的规则就座，其中领导人和会议主席就座的桌子称为“主桌”。(5)平行型。会议的两侧和会议座位将垂直或水平并列。座位区划分和座位安排所谓的座位区是指按照会议厅内的某些规则划分和安排的座位区。座位区的划分和安排通常采用以下方法：(1)根据参与者的资格。(2)按小组划分和安排。(3)按代表资格和分组顺序混合排列。3.会场装饰是指用文字、图案、色彩和物体等装饰来烘托会场气氛的手段。主要内容：(1)标志。(2)会徽。(3)口号。(4)旗帜。为了增加气氛，一些旗帜悬挂在主席台和大型会议的会场外面。(5)植物和花卉。(6)照明。(1)主席台的座位格局。通常采用水平样式。(2)讲台。重要的大会、报告等。需要有特殊的平台。(3)麦克风。主席台前排的每个座位都应配有麦克风，以方便人员发言和插话。(4)休息室。休息室应该设在重要会议的主席台旁边。第一，便于领导们依次集合和进入。第二，领导人休息时休息和谈话是很方便的。(5)主席台的座位安排。(1)练习：按照预定的顺序排列在主席台前排中间最高的位置；其他领导人按先左后右(取决于讲台的方向)和先左的顺序排列。(2)国际会议主席台的座位安排：根据正式名单和职位顺序，按国家元首、副国家元首、政府首脑、副国家元首、部长、副部长等顺序排列。如果有更多的国家参加会议，他们可以按英文名字的字母顺序排列。座位标识座位标识是引导参与者就座的各种标志。(1)座位图。对于大型会议，应提前打印整个大厅或主席台的座位分布和具体座位图，以使每位与会者都有较好的了解。(2)标志。放在场馆入口处，标明座位区和方向。(3)座位号识别。一般包括楼层、区号、行号和座位号。(4)群体识别。(5)西卡。也就是说，每个参与者放在桌子上的姓名标签也称为姓名标签。(7)会前检查能及时发现问题并加以纠正，有效防止问题被带到会议上。会前检查的一般方式是会议领导听取会议筹备机构的汇报，找出筹备过程中的薄弱环节，责成有关部门或人员负责整改。会议期间的组织和管理(1)签到和签到(2)安排住宿(3)会议记录(4)会议简报(5)处理提案和提案(1)签到和签到指与会者到达会议时所经过的程序。会议时间很短，请签到。对于那些会议时间长、活动多、需要集中接待的人，他们不仅要签到，还要办理手续。对于一些法律会议来说，登录是一种法律行为。重要或重要的会议活动应提前1 2天上报。与会人员凭会议通知、介绍信及其证件报到，并在登记表上填写相关信息，领取相关物品和资料。(2)精心安排住宿重要会议通常采用录音方法。记录内容：会议概况：会议名称、时间、地点、主持人、与会者、出席者、观众、缺席者、会议次数或次数等。会议过程：议题、议程、发言人、发言内容、投票情况(投票项目、方式、结果)、会议结果等。会议地点情况：会议地点发生的与会议过程相关并有记录价值的情况。签字：记录员必须在会议记录上签字，对记录的真实性负责，并便于将来与他核实情况。(4)会议简报的概念：会议简报是反映会议动态、进程和主要内容的内部简报。写作方法：报道风格；转发(5)处理议案是一项政策法规性很强的工作。应注意以下几点：会议开始时应宣布接受法案和提案的截止日期。书写应符合规范要求。收集的票据和提案应按照一定的方法进行分类。机密法案和提案应予以登记。已登记的议案或提案应及时提交相关机构审查。对领导的批示或审查意见，及时做好议案或提案交办的移交工作。法案或提案存档或转送其他办事处后，