3WordExcelPowerPoint-2010三合一办公应用

Word/Excel/PowerPoint2010三合一办公应用,第3章编制工作簿与工作表,人民邮电出版社,本章内容,Excel2010具有强大的电子表格制作与数据处理功能，它能够快速计算和分析数据信息，提高工作效率和准确率，是目前被广泛使用的办公软件之一。本章介绍Excel2010工作簿与工作表的基本操作。要点导航：创建销售明细账工作簿编辑销售明细账工作簿创建客户回款明细表,3.1创建销售明细账工作簿案例背景为加强销售部销售工作的规范化，公司要求销售部对每一笔销售都要进行记录，以便日后查证。,最终效果及关键知识点,要创建一个销售明细账，首先我们要先学会如何创建一个新的工作簿。下面我们介绍两种创建新工作簿的方法：使用【开始】菜单、使用鼠标右键。1.使用【开始】菜单单击【开始】按钮，在弹出的【开始】菜单中选择【所有程序】【MicrosoftOffice】【MicrosoftExcel2010】即可启动Excel2010程序。2.使用鼠标右键在需要创建工作表的文件夹中的空白处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【MicrosoftExcel工作表】,3.2编辑销售明细账工作簿案例背景销售部明细账工作簿创建好之后，我们还要对工作簿进行编辑，例如：插入、复制、删除工作表，在工作表中输入数据等。,最终效果及关键知识点,3.2.1工作表的基本操作工作簿创建好后，用户就可以在工作簿中对工作表进行创建、重命名等操作了。1.重命名工作表打开已创建的“2012年销售明细账“后，可以发现工作簿中默认有三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3。通常情况下，为了方便，我们需要将工作表的名称更改为与工作表内容密切相关的名称。（1）在工作表标签上双击鼠标左键（2）在工作表标签上单击鼠标右键,2.插入、移动与删除工作表（1）插入并移动工作表在工作簿“2012年销售明细账1”中我们要建立的工作表有客户信息表、产品信息表和112月的销售明细表，但是工作簿中默认只有三个工作表，所以我们还需要在工作簿中插入新的工作表。插入工作表的方法有两种：第一种比较适用于在某个工作表的前面插入工作表，使用鼠标右键；第二种在工作簿最后插入工作表的方法，在工作表列表区的右侧，单击【插入工作表】按钮，或者直接按下【Shift】+【F11】组合键。,3.2.2输入产品信息表内容工作表创建完成后，我们就可以在工作表中输入表格内容了。销售首先要有产品，所以我们先来输入产品信息表的内容。产品信息主要包括：产品编码、产品名称、规格、单位、类别、成本单价等。1.输入常规型数据在第一行中输入表头内容：产品编码、产品名称、规格、单位、类别、成本单价，以及具体的产品名称。我们以看到产品名称列的内容超出了原有单元格，此时，用户可以将鼠标放在B列与C列之间的框线上，待鼠标指针变为双向横箭头时，拖动鼠标来调整列宽。,2.输入文本型数据为了方便管理产品，一般每种产品都会对应一个产品编号。下面我们就来为产品输入产品编号。Excel表格中默认的数据类型是常规型，若输入以0开头的数字，系统会自动不显示前面的0，从非0位置显示数字。如果产品编码恰恰是以0开头的，此时就不能直接输入，而是需要先将产品编码列的数据类型设置为文本型。选中A列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项。弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【文本】选项。,3.利用数据有效性输入数据输入产品编码后，接下来我们就来输入产品的规格，对于化妆品来说，它的规格一般不多，为了避免重复输入，同时也为了提高输入的准确性我们可以使用数据有效性来输入。选中单元格C2，切换到【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据有效性】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据有效性】选项，弹出【数据有效性】对话框，切换到【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择合适的数据类型即可。,4.输入数值型数据现在产品信息表中只有成本单价没有输入了，成本单价通常情况下以数值形式体现。输入数值型数据的方法和输入文本型数据的方法大致相同。3.2.3输入客户信息表内容1.利用数据有效性限定文本长度销售商品除了要有商品外，当然还要有客户。下面，我们再来输入客户信息表的相关内容。客户信息表中主要包括客户名称、联系人、联系电话和业务员。,用户在输入联系电话的时候应该特别注意电话的位数，手机号码的位数为11位，为避免输入错误的号码，在输入之前可以利用数据有效性先指定文本的长度。按照前面的方法打开【数据有效性】对话框，在【允许】下拉列表中选择【文本长度】，在【数据】下拉列表中选择【等于】，在【长度】文本框中输入【11】。设置完毕，单击【确定】按钮，返回工作表，将鼠标指针移动到单元格C2的右下角，当鼠标指针变为十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标，拖动到合适的位置，释放鼠标左键，此时，数据有效性就填充到了选中的单元格区域中。,2.插入行表格内容输入完毕后，为了美观，我们还可以对表格进行适当的格式设置。比如，将“联系人”和“联系电话”归属于“联系人信息”。要将“联系人”和“联系电话”归属于“联系人信息”，首先，我们要在工作表的第一行的上方插入一个空白行。选中工作表的第一行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】菜单项。随即在工作表中选中行的上方添加了一个新行。,3.合并单元格插入空白行后，我们还需要将B1和C1单元格进行合并，具体操作如下。在【开始】选项卡中，在【对齐方式】组中，单击【合并后居中】右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【合并单元格】选项。4.设置对齐方式工作表中默认的单元格对齐方式是水平左对齐，垂直靠下对齐。为了美观，我们还可以根据表格的内容重新设置表格的对齐方式，例如我们将客户信息表表头的对齐方式设置为水平居中对齐，垂直居中对齐。,3.2.4输入月销售明细表内容产品信息表和客户信息表制作完成后，我们就可以制作月销售明细表了。月销售明细表中一般要包括出库单号、产品编码、名称、规格、单位、类别、成本单价、销售数量、销售单价、销售金额、毛利润、销售日期、客户、业务员等信息。用户可以发现产品编码、名称、规格、单位、类别、成本单价等信息在产品信息表中都存在，且是固定不变的数据。对于这类数据，如果一一输入，就会显得繁琐。由于，产品编码是唯一的，所以此时我们可以根据产品编码，利用函数来从产品信息表中引用名称、规格、单位、类别、成本单价等数据。,首先，我们来介绍一下需要用到的函数VLOOKUP函数的相关知识。VLOOKUP函数的功能是进行列查找，并返回当前行中指定的列的数值。函数的格式为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。lookup_value：指需要在表格数组第一列中查找的数值。lookup_value可以为数值或引用。若lookup_value小于table_array第一列中的最小值，VLOOKUP函数返回错误值“#N/A”。,table_array：表示指定的查找范围。使用对区域或区域名称的引用。table_array第一列中的值是由lookup_value搜索到的值。这些值可以是文本、数字或逻辑值。col_index_num：指table_array中待返回的匹配值的列序号。col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；col_index_num为2时，返回table_array第二列中的数值，依次类推。如果col_index_num小于1，VLOOKUP函数返回错误值“#VALUE!”；大于table_array的列数，VLOOKUP函数返回错误值“#REF!”。,range_lookup：指逻辑值，指定希望VLOOKUP函数查找精确的匹配值还是近似匹配值。如果参数值为TRUE（或为1，或省略），则只寻找精确匹配值。也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。table_array第一列中的值必须以升序排序，否则，VLOOKUP函数可能无法返回正确的值。如果参数值为FALSE（或为0），则返回精确匹配值或近似匹配值。在此情况下，table_array第一列的值不需要排序。如果table_array第一列中有两个或多个值与lookup_value匹配，则使用第一个找到的值。如果找不到精确匹配值，则返回错误值“#N/A”,首先，在“1月”工作表中输入表头内容。然后依据出库单输入出库单号、出库编码、销售日期、客户等信息。选中单元格C2，切换到【公式】选项卡，在【函数库】组中，单击【查找与引用】按钮，在弹出的下拉列表中选择【VLOOKUP】函数。弹出【函数参数】对话框，对各文本框进行设置即可。,2.公式用户利用函数将名称、规格、单位、类别、成本单价、销售金额、毛利润、销售日期、业务员等信息引用到1月销售明细表中后，表中只有销售数量、销售单价、销售金额、毛利润没有填写了。销售数量和销售单价，用户可以根据出库单直接输入，而销售金额和毛利润，用户则可以运用公式，使其自行计算。销售金额=销售单价销售数量毛利润=销售金额（成本单价销售数量）按照上述公式，在工作表中输入销售金额和毛利润即可。,3.3创建客户回款明细表案例背景一般销售人员的工作任务除了销售产品之外，还有一个就是要监督客户回款。为了更清楚地了解客户回款情况，公司要求销售部制定一份客户回款明细表。,最终效果及关键知识点,客户回款明细表中应该包含出库单号、销售金额、销售日期、账龄（天）、应回款日期、实际回款日期、是否按时回款、客户、业务员等元素。在制作客户回款明细表时，用户只要输入了出库单号，销售金额、销售日期、客户、业务员这些元素可以通过VLOOKUP函数直接从相应的月明细表中引用。由于各笔业务的账龄和实际回款时间是不确定的，所以账龄和实际回款日期只能根据相应单据手工输入。有了账龄和销售日期，应回款日期则可以利用公式直接计算。这样以来，在客户回款明细表中，只有“是否按时回款”尚未输入，这一项元素我们也可以利用函数来输入。这里所需要的函数就是“IF函数”。,1.IF函数简介IF函数是一种常用的逻辑函数，其功能是执行真假值判断，并根据逻辑判断值返回结果。该函数主要用于根据逻辑表达式来判断指定条件，如果条件成立，则返回真条件下的指定内容；如果条件不成立，则返回假条件下的指定内容。IF函数的语法格式是：IF(logical_text,value_if_true,value_if_false)。logical_text代表带有比较运算符的逻辑判断条件；value_if_true代表逻辑判断条件成立时返回的值；value_if_false代表逻辑判断条件不成立时返回的值。,IF函数可以嵌套7层，用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的判断条件。在计算参数value_if_true和value_if_false后，IF函数返回相应语句执行后的返回值。2