某集团公司合同管理办法细则

*集团股份有限公司合同管理方法(试行)目录一、总则1二、合同管理机构、人员责任1三、合同的制定和谈判2四、合同的审查和签订4五、履行合同6六、合同的变更和解除六七、合同的存档7八、附则7一、总则第一条为了加强公司合同管理，规范合同行为，维护我公司合法权益，减少经济纠纷的发生，完善和规范公司合同管理制度，根据中华人民共和国合同法和国家其他有关法律法规，结合我公司的实际制定，制定本方法。第二条本方法所称合同、协议(以下简称合同)，是公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间建立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、委托合同、购买合同、借款合同、租赁合同、纪律合同、其他各种民事合同等。 本方法中所说的职能部门是指本公司的各业务执行部门及分公司。第三条本方法所称合同管理，是指对本公司签订的合同进行编制、审查、监督、注册、存档等处理。 具体包括资产调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理等全过程的管理。二、合同管理机构、人员责任第四条本公司合同的综合管理工作由财务部和法务部负责，具体包括全公司合同的登记、号码、送审、统计等工作。第五条各职能部门合同的制定协议由本部门负责人任命，具体负责本部门合同管理的日常工作。第六条会计部的合同管理功能：1 .负责本公司合同专用印章的保管，按规定使用合同专用印章。2 .负责合同管理的日常业务，设立合同管理帐簿，妥善保管合同文件、相关文件、重要数据和证据资料。3 .进行合同财务水平的审查，提出修正意见。4 .监督、检查各职能部门的合同管理。5、协助主办单位签订合同的工作，参与合同的起草、论证、审查、谈判和履行、变更、解除等工作。6 .协助公司法人代表的授权委托书等手续。7、指导各部门合作办理合同申报、鉴定和公证等事项。8 .承担其他合同管理工作。第七条法律的合同管理功能：1 .制定、完善本公司的合同管理方法和合同审查流程，组织各职能部门和分公司实施。 (流程见附件)2、总结宣传有关合同管理的法律、法规知识，推进合同管理的经验，汇报合同管理过程中出现的问题。3、对合同编号，联系顾问律师进行初审，定期检查合同履行情况。4 .负责本公司格式合同的制定和审查。5 .监督、检查各职能部门的合同管理。6 .负责本公司签订、批准的合同的最终存档。7 .编制本部门的合同管理登记表和统计报告，登记合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理等情况。 合同登记簿是指反映了公司整体或者承包部门的合同签订、履行情况以及合同的主要内容的帐簿。第八条各职能部门的合同管理责任：1 .与财务部合作进行合同管理和编制、审查、签名、存档等各项工作，及时反馈合同管理工作中存在的问题。2、认真学习合同法，为本部门员工做好合同法和相关法律、法规的宣传工作。 立即向本部门负责人报告合同管理工作中发生的相关情况。3 .将本部门承担的合同(包括需要变更、解除、废除的合同)提交法务部门审查。4 .负责向法务审查提交的合同内容的说明和说明。5、整理本公司尚未提交法律的合同，同时登记目标类别、目标名称、双方当事人的全名、目标金额和数量、交货期、谈判记录、执行记录、未缴纳数量等。6 .编制本部门的合同管理总账和统计报告，登记合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等情况，每月把统计表汇总到法务中。7 .有责任将合同原件提交本公司会计部和法务部。8 .对签订的合同有认真执行的责任，必须及时掌握、检查合同的履行情况，将履行过程中发生的问题通报法务，提出解决问题的建议。三、合同的制定和谈判第九条在制定合同前对合同对方进行信用调查。 具体来说，要求明确以下情况1 .企业法人营业执照或其他证据文件2 .企业法定代表人证明书3 .企业法定代表人的授权委托书4 .工程合同的合同对象应当提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证明书和资质证明书。5 .广告代理合同的合同对方应当提供从事广告代理资格的法律文件。6 .住宅租赁合同的合同对方必须提供租赁许可证明书，没有租赁许可证明书的话，必须提供房屋的所有票单。7 .购买住宅合同的合同对象必须是住宅所有权的完全所有者，必须提供住宅所有权的证明资料。8 .履行能力包括但不限于最新会计年度审查报告和最新工商年度审查资料。 提供保证的合同还必须明确保证人的保证资格和保证能力9 .合同对方过去的工作评价报告10 .其他必要的相关文件。各职能部门在完成信息调查后，必须将信息调查文件原件(或者复印件)一起提交审查。第十条各职能部门签订的合同，条款齐全，责任明确，逻辑性强，文字表达清楚。 应该包含在合同中的基本内容和应该注意的问题如下1 .标头包括：(一)合同名称(二)合同当事人的名称、地址、法定代表人、联系电话、联系方式、开户银行等基本资料(三)合同的目的、根据。2 .正文的细节和要求如下(一)合同目标、数量、质量、价格或者报酬、履行期限、地点和方式以及违约责任。(二)包括法律规定的条款，或者根据合同性质必须具备的条款和当事人双方签订的条款。(3)数量和质量条款必须符合国家计量法规和质量法规的规定。(4)价格金条款必须符合国家物价法规和国家金融法规，一般要注明物品单价、总价格、评价单位、支付工具和支付方法和时间。(五)违约责任条款，该类合同有法定违约金的规定，根据规定明确。 如果不是的话，必须在合同上具体注明违反合同的具体情况和违反合同的金额和计算方法。(六)确定合同纠纷的解决方法。 根据具体情况和协议结果，确定合同争论的解决途径和管辖条款。 在争端解决办法中尽最大努力由我方所在地的法院管辖。3 .最后和附则：(一)合同的最后一部分包括合同原件和复印件的数量、发送地址、合同有效期、合同地点和日期，需要双方代表签名和盖章。(2)合同正文超过2页时，按骑马订印章。(3)以合同附件为合同的组成部分，具有与合同同样的法律效力。第十一条合同双方协商合同条款变更、修改的补充合同文件等是合同的组成部分。 合同双方履行合同过程中的各种文件(包括传真、图表、文件、确认书、账单等)也是合同的一部分。第十二条公司有格式合同的，应当统一使用格式合同。 使用格式合同，必须条款齐全、内容具体、语言准确、字清晰，严格遵守示范文本的要求。第十三条合同谈判由承包部门负责组织、安排。 主谈人是主要参与合同的谈判人，50万元以上的合同至少有两个谈判人，100万元以上的合同至少有三个谈判人。第十四条合同谈判应当由合同主办人参加。 合同承包部门负责人负责主持人的监督指导。 必要时，负责部门负责人必须亲自参加全部或阶段性的合同谈判。 合同金额超过人民币100万元的，合同谈判由顾问律师参加，重大事项由顾问律师主持谈判工作。 合同金额不足人民币100万元的情况下，本公司和合同对方对合同条件和支付方式有重大争议的情况下，合同的最后谈判应由会计部参加；本公司和合同对方对合同的其他条款有重大争议的情况下，合同的最后谈判应由顾问律师参加。第十五条在负责人没有参加的合同谈判中，合同金额的变动，应当向负责部门的负责人报告审查，必要时，根据财务管理规定，向负责部门和计划会计部报告审查。 没有顾问律师参加的合同谈判，合同的其他条款的变更必须要求法务和顾问律师审查。第十六条合同的最后谈判应当就签署合同的各条款执行。第十七条参与履行或履行合同的部门，应当参加合同谈判。 没有上述有关部门参加，合同负责部门不得独自进行合同谈判。第十八条进行合同谈判的，承包部门应当记录合同谈判情况。 合同谈判记录必须和合同一起批准。 合同谈判记录必须包括以下内容：1 .合同号码、项目名称、主管部门、谈判对象2 .协商双方参加者3 .商谈次数、商谈时间、场所4 .商谈内容的摘要5 .主办人的意见和负责部门负责人的意见6 .有关部门负责人的意见。第十九条合同金额在500万以上或者对本公司产生重大影响的合同，必须由本公司副社长以上主持谈判。四、合同的审查和签订第二十条合同谈判结束，执行了所有合同条款后，承包部门必须制作合同申报书，填写合同申请书，包括合同初稿和修改稿、合同谈判书和修改稿、合同对方的信用评价报告书和相关资料，按照合同申请书上记载的流程，在到合同签订日为止的5个工作日提交相关部门审查第二十一条经营者应当在合同申请书上填写下列内容1 .申请日期2 .项目名称应简要总结合同项目的主要内容3 .合同金额是指与合同有关的总额4 .合同对方是指与本公司签订该合同的对方，三方合同的情况下，必须注明合同的其他两人的对方5 .项目概况应包括合同目标、数量、单价、合同期限、履行时间和方式。6 .项目概况栏的签名和日期。第二十二条部门负责人的意见：1 .审查该合同项目是否满足本公司的发展计划和本公司领导工作的配置2、合同条件、内容是否符合本方法的规定3 .合同主办人是否通过法律程序组织谈判4 .审查后，合同满足上述内容时，部门负责人必须在“部门负责人的意见”栏中填写审查意见，在该栏上签名，注明日期。部门负责人应在合同主办人批准后一个工作日内，就上述本项提出意见。第二十三条部门负责人发表审查意见后，合同主办人应在合同签订日期前由四个工作日报计划财务部进行审查。第二十四条财务部对下列事项进行审查1 .审查合同项目的财务可行性2 .合同价格条款和支付方式是否符合财务制度3 .合同项目是否符合本公司年度的财务计划4 .合同项目经费的资金来源5 .审查后，合同符合上述内容的情况下，会计部经理在“会计部的意见”栏中填写“本项目同意财务计划、资金来源、项目的执行”等，在该栏上签名并注明日期。会计部应在主办单位批准后一个工作日内就上述事项提出具体意见。第二十五条财务部提出审查意见后，合同主办人应当在合同签订日的三个营业日前，向法务和顾问律师报告审查。第二十六条法律和顾问律师对合同的合法性进行审查，主要审查以下三方面的内容：1 .合同主体的审查。 即根据合同承包部门提供的相关资料，审查对方当事人是否具有合同主体的资格，是否超过了营业许可证和其他证件规定的经营范围，以及对方的经营者代理权限的情况。2 .合同内容的审查。 审查合同内容是否合法、条款是否完善、权利义务是否明确、违约责任是否明确、是否具备纠纷处理条款。3 .合同的审查。 包括审查合同用语是否规范，文字表达是否正确。第二十七条法律和顾问律师，应当在经营者得到批准后一个工作日内，在合同审查表的律师审查栏中对上述事项提出具体意见，并在意见栏的右下签名注明日期。第二十八条顾问律师提出审查意见后，主办者根据上述所有审查意见修改并确定合同后，主办者将合同提交法务最终审查。第二十九条合同由所属部门负责人审查权限内合同，负责部门负责人审查签名后，给会计部盖合同专用印章。 部门负责人应审查权限外合同，负责部门负责人在签署明确的意见后，提交公司的管理领导。第三十条公司对领导审查权限合同，公司签署领导后，财务部盖合同专用印鉴。 公司高管要审查权限外合同，公司高管要签署明确的意见。第三十一条公司分店经理在签署明确意见后，向公司总经理提交合同。 公司总经理批准签名后，给会计部盖合同专用印章。第三十二条签订合同时，应当提供下列资料1 .合同正本(至少一式四份)2 .填写完整的合同申请书、合同谈判记录(附后)3 .信用调查获得的资料。第三十三条合同目标在1万元以下的，部门负责人批准的合同目标在5万元以上的，公司负责审查的合同目标在10万元以上或者对公司有重大影响的合同，由公司社长审查。五、履行合同第三十四条合同承包部门和经营者在合同履行过程中跟踪检查合同履行情况，根据以下情况进行不同的处理。1 .合同的对方按期履行合同约定的所有义务的情况下，在合同终止后一个月内，经营者简要说明履行过程并向法律报告2 .合同的对方因情况的变化而无法履行部分合同义务，或者中途没有履行义务时，经营者应在知道情况后1个工作日内对法律作出详细的说明，法律应根据情况提出建议，并采取相应的措施3 .合同对方不能完全履行合同或者不能完全履行合同的，经营者必须在知道情况后一个工作日内向法律提出详细说明，在咨询法律顾问律师后，以非诉讼或者诉讼方式解决。第三十五条在上述处理过程中，合同经营者应当同时向法务提交关于履行过程的文件1 .我方拥有的所有合同(包括补充合同)的原件2 .对方在履行合同过程中出具的文件：如提单、借款确认书、支付证明书等3 .其他相前材料。第三十六条合同经营部门应当在每季度的最后一周，全面检查、报告部门内未终止的合同，并经过法务整理提交给公司总经理。第三十七条法律在签订合同后，应当立即处理监察检查合同履行的各部门发行的报告。第三十八条公司定期召开会议，定期签订、履行、管理和归档工作，不断完善合同管理制度。六、合同的变更和解除第三十九条变更、解除合同的批准权限和程序，