系统集成项目管理工程师第十四章_项目采购管理.ppt

第十四章项目采购管理,系统集成项目管理工程师教程,项目采购管理,不仅仅是买回东西，要重视采购管理的过程和质量。过程：采购计划编制；编制询价计划；询价；招标（卖方选择）；合同管理；合同收尾；,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制询价计划14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,项目采购管理,从项目外采购工作所需的产品、服务或成果的完整的购买过程。,项目采购管理过程,采购计划编制采购什么？何时采购？编制询价计划询价、招标供方选择合同管理合同收尾,合同,合同指对双方都具有约束力的协议书，使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务提供货币或其他有价值的对价。因应用领域的不同，合同也可被称作协议、分包合同或采购订单。合同需要更严格的批复过程。审批的主要目标是确保合同语言所描述的产品、服务或成果满足既定的项目需求。项目采购管理过程涉及的各种活动构成合同的生命期。,合同,一个复杂的项目可以同时或按顺序管理多个合同或者分包合同，单项合同的生命期可在项目的生命期的任何阶段结束。卖方可称为承包商、分包商、销售商、服务供应商或者供应商。买方可称为客户、顾客、总包商、承包商、采购组织、政府机构、服务需求者或采购方。,项目采购管理定义,PMI：从项目外购买或获取工作所需的原材料、产品、货物和服务的过程。有效规划、管理和控制项目采购过程称为项目采购过程管理。,项目采购管理,1、项目采购什么产品通用性；可获取性；经济性；2、采购的时机3、采购的方式招标；非招标；4、项目相关产品采购数量5、项目采购成本的制约因素,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制询价计划14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,编制采购计划,涉及是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少以及何时采购。该过程也包括考虑潜在卖方的过程，特别是在买方希望对发包决策施加一定的影响或控制的情况下。同时，也应考虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策要求的任何相关许可证或专业执照。项目进度计划可对采购规划过程造成重大影响。该过程包括风险考虑。,采购计划编制的输入,1、企业环境因素2、组织过程资产3、项目范围说明书4、工作分解结构5、工作分解结构词汇表6、项目管理计划*风险登记册*与风险相关的合同协议*资源要求*项目进度计划*活动费用估算*费用基准,采购计划编制的工具和技术,1、自制-外购分析2、专家判断3、合同类型,自制-外购分析,指判断由执行组织“自行生产某种特定产品或服务”和“从外部直接购买该产品或服务”哪种方式能够节约成本的一种管理技术，用于决定是在组织内部制造某些产品或服务，还是从组织外部购买这些产品或服务。自行生产还是采购；如决定采购，则购买或租赁；分析包括直接费用和间接费用,自制-外购分析的结果,从一个或多个卖方那里购买项目的全部产品或服务；从一个或多个卖方那里购买项目的大部分产品或服务；从一个或多个卖方那里购买项目的少部分产品或服务；内部自制所有的产品或服务，不做任何外部采购；,合同,合同：合同是监督项目执行的各方履行其权利和义务、具有法律效力的文件。双方自愿达成的协议：Offer,Acceptance签订者具有相应的法律能力有充分的签约理由具有合法的目的,合同的生存期,合同类型,成本补偿合同（Cost-reimbursablecontracts）总价合同或总包合同（Fixed-priceorlump-sumcontracts）工时和材料合同（单价合同）（TimeandMaterial(T&M)contracts）,成本补偿类合同,1成本加成本百分比（CPPC:CostPluspercentageofcost）（CPF）2成本加固定费用（CPFF:CostPlusFixedFee）3成本加奖金（CPIF:CostPlusIncentiveFee）,成本加成本百分比CPPC,预计成本=10万，%=15则预计总价=11.5万如果实际成本增至20万则总价=23万,成本加固定费用CPFF,预计成本=10万，%=15则预计总价=11.5万如果实际成本增至20万则总价=21.5万,成本加奖金CPIF,预计成本=10万，利润1万，奖励分配80/20如果按照预计成本完成，则总价=11万如果实际成本降至8万，则总价=8+1+(108)*20%=9.4万,固定价格合同,固定价格加奖励费（FPI:FixedPricePlusIncentiveFee）固定总价（FFP:FirmFixedPrice）,固定价格加奖励费FPI,目标价格：100万最高价格：120万卖方利润：10万分享比例：70/30例一：实际成本80万，则总价=80+10+(100-80)*30%=96万例二：实际成本150万，则总价120万,固定总价FFP,目标价格：100万例一：实际成本80万，则总价=100万例一：实际成本150万，则总价100万,单价（工时和材料）合同,综合了固定价格合同和成本补偿合同两者优点的合同。一般用于不能准确确定工作量时。,甲方风险,合同类型与相应的风险,乙方风险,高,高,软件产品采购合同,通用软件产品采购数据库、操作系统等外包采购ERP系统、企业管理系统等各种定制系统,软件项目合同流程,编写招标书（招标公司）,发布招标书（网络、报纸、指定）,乙方购买招标书,乙方编写投标书,项目竞标、开标,中标方拟定项目合同,甲方提出软件需求,双方签订合同,采购计划编制的输出,1、采购管理计划2、工作说明书SOW3、自制或外购决策4、请求的变更,采购管理计划,清楚阐述采购过程。采购清单；采用什么类型的合同？评判标准；采购职责；采购文件；卖方管理；协调工作；,SOW,对采购的产品或服务进行具体的描述。该描述应尽量详细，以便潜在的卖方能够根据该工作说明书判断他们是否有能力提供这种产品或服务。任务书,SOW格式,前言项目工作范围项目工作方法假定工作期限和工作量估计双方角色和责任交付件,完成及验收标准服务人员聘用条款收费和付款方式变更管理承诺保密,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制询价计划14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,编制询价计划,指支持询价过程和选择卖方过程所需文件的准备。为招标做准备，确定选择供方所需要的评定标准。采购什么？潜在的供方？各家商务和技术特点？何时招标？如何选择供方？合同的形式与格式？,编制询价计划的输入,1、采购管理计划2、合同工作说明书SOW3、自制或外购决策4、项目管理计划,编制询价计划的工具和技术,1、标准表格2、专家判断,编制询价计划的输出,1、采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书2、评估标准3、合同工作说明书（更新）,采购文件,投标邀请函；邀标书；请求建议书；请求报价单；招标公告；磋商邀请函；合同方回函；常用：请求建议书（RFP）。建议书通常用于以技术能力或技术方法等作为主要考虑因素请求报价单（RFQ）。标价与报价通常用于选择卖方的决策以价格为基本考虑因素,RFP,请求建议书（方案建议书）RFP很大程度上等同于招标文件一份好的RFP是项目采购管理的关键,RFQ,RequestForQuoting报价邀请书（请求报价单）根据价格选择供应商时用于征求潜在供应商报价的文件。简单产品招标；,其他询价文件,征求供应商意见书（RequestForInformationRFI）投标邀请书（InvitationForBidIFB）招标通知洽谈邀请书承包商初步建议征求书,评估标准,对建议书进行评级和打分。对需求的理解？总成本？技术能力？管理方式？技术方案？财务能力？,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制询价计划14.4询价（招标）14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,询价,合同管理人员将在项目经理指导下使用采购文件向潜在的卖方进行询价。Requestsellerresponse。是指从潜在的卖方那里获得建议书（或报价）的过程。,询价的输入,1、组织过程资产2、采购管理计划3、采购文件,询价的工具和技术,1、投标人会议发包会；供应商会议；竞标会议；2、广告3、制定合格卖方清单,询价的输出,1、合格卖方清单不管有没有现成的名单可以利用，项目团队也可建立自己的卖方货源。2、采购文件包3、建议书建议书是卖方准备的文件，说明卖方提供所需产品的能力和意愿。,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制合同14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,供方选择,指接受投标书或建议书，并根据评估标准选择一个或多个可接受的合格供应商。（评标）建议书：技术方案商务方案管理,供方选择的工具和技术,1、加权系统（常用）2、独立估算3、筛选系统4、合同谈判在合同签字前，对合同的结构与要求加以澄清，取得一致意见。5、卖方评级系统6、专家判断7、建议书评估技术,加权系统,对定性数据的一种定量分析方法。对每个评价标准项设置一个权重对卖方每项评价标准打分将权重和分数相乘所有乘积求和得到卖方的总分,独立估算,用以核对卖方提出的要价。有时称为“合理费用”估算。如费用估算间存在明显差异，则表明：工作的合同说明不充分潜在卖方产生误解或未全部应答市场条件已发生变化,筛选系统,为一个或多个评价标准建立最低的要求。例如要求卖方参与项目的人员至少具备一名PMP资格的人员。可应用加权系统和独立估算。,独立估算,由采购单位组织进行的独立成本估算，它用来与卖方提供的建议价格进行对比。在工程招标中，独立估算通常称为标底。是衡量投标价格是否合理的重要依据。标底包括项目成本、投标者合理利润、风险系数。,供方选择的输出,1、选中的卖方2、合同3、合同管理计划4、资源可利用情况5、采购管理计划(更新)6、请求的变更,本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制合同14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,合同管理,目的是确保本身与对方都履行合同义务，并确保自身合法权利得到保障。合同管理中还有财务管理部分，用以监督对卖方的付款。合同管理过程指依据合同和既定的纠正措施，审查并记录卖方当前的绩效或截至到目前的绩效水平。,合同管理,买方对卖方绩效的评估主要是为了确认卖方对于实施本项目或其他项目的类似工作的胜任能力。合同管理包括按照合同的终止条款管理合同工作的提前终止（无论是有因中止、无因中止还是违约中止）。,合同管理涉及到的项目管理过程,项目计划执行（projectplanexecution），在适当时候授权合同方的工作。执行报告(performancereporting)，监控合同方的成本、进度和技术绩效（technicalperformance）。质量控制(qualitycontrol)，检验合同方的产品是否合格。变更控制(changecontrol)，确保变更被正确地批准，以及需要了解情况的人知晓变更的发生。,合同管理主要目标,保证合同的有效执行；保证采购产品及服务质量的控制；,合同管理的输入,1、合同2、合同管理计划3、选中的卖方4、绩效报告5、批准的变更申请6、工作绩效信息,合同管理的工具和技术,1、合同变更控制系统2、买方进行的绩效审核3、检验和审计4、绩效报告5、支付系统6、索赔管理7、合同档案管理系统8、信息技术,合同管理的输出,1、合同文件2、请求的变更3、推荐的纠正措施4、组织过程资产（更新）5、项目管理计划(更新),本章要点,14.1项目采购和合同管理的定义14.2采购计划编制14.3编制合同14.4招标14.5供方选择14.6合同管理14.7合同收尾,合同收尾,涉及验证所有工作和可交付成果是否可以接受的工作。包括诸如对记录进行更新以反映最终结果，将更新后的记录进行归档供将来项目使用的管理活动。在合同收尾后，未解决的争议可能需要进入诉讼程序。合同提前终止是合同收尾的一项特例，可因双方的协商一致或因一方违约产生。,合同收尾的输入,1、采购管理计划2、合同管理计划3、合同文件4、合同收尾程序,合同收尾的工具和技术,1、过程审计（采购审计）2、记录管理系统,采购审计,是对采购规划到合同管理的整个采购过程进行结构化审查。目的是找出成功经验与失败教训。,合同收尾的输出,1、合同文件2、组织过程资产（更新）正式验收和收尾经验教训可交付物验收,阅读,中华人民共和国合同法中华人民共和国招投标法,选择题,_(48)_时，组织通常会外购产品或服务。A.为了稳定现有人力资源B.需要保密C.需要加强对产品质量的控制D.技术能力匮乏考虑自制/外购分析,选择题,采购计划编制完成时，_(49)_也应编制完成。A.合同B.工作说明书C.招标文件D.评标标准,选择题,下列有关中华人民共和国政府采购法的陈述中，错误的是（28）。A任何单位和个人不得采用任何方式，阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场B.政府采购应当采购本国货物、工程和服务。需要采购的货物、工程或者服务在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的则除外C.政府采购应当采购本国货物、工程和服务。为在中国境外使用而进行采购的则除外D.政府采购实行集中采购和分散采购相结合。其中集中采购由国务院统一确定并公布；分散采购由各省级人民政府公布的采购目录确定并公布,选择题,依据中华人民共和国政府采购法中有关供应商参加政府采购活动应当具备的条件，下列陈述中错误的是（29）。A.供应商参加政府采购活动应当具有独立承担民