数码图文管理系统操作说明

图文软件操作文档目录第一部份产品说明311产品特点312应用环境3121单机版、网络版3122服务器版、高级服务器版3第二部份安装及卸载421安装步骤422卸载方法7第三部份使用说明831功能简介832操作说明9321系统登录9322客户管理103221注册客户信息管理103222个性化价格设置113223临时客户信息管理12323系统管理133231系统用户登录133232用户密码修改143233系统初始化设置143233机器设备设置153234耗材类别管理163235服务项目管理173236机器计数管理183237日常计数比较183238系统用户设置193239系统日志查询203239打印机设置20324输出管理213241输出综合管理223242历史文件查询283243历史记录查询293244生产事故管理303245日常工单查询303245日常业务实用耗材查询31325消费卡管理323251消费卡开户323252消费卡存款323253消费卡退款333254消费卡挂失343255消费卡作废343256消费卡记录查询34326财务统计管理353261当日营业收入353262现金交接记录查询363263客户历史数据查询373264操作人员产值统计373265机器使用统计383266已用耗材统计39第四部分常见问题3941系统安装好后，在登录时提示注册信息出错3942在登录系统时，提示时间错误3943修改管理员密码时，提示用户名或密码错误4044有几个客户的信息用不到了，想删掉，怎么删4045创建工单明细时，使用耗材和损耗耗材不能输入，怎么办4046在订单打印时，如何选择输出打印机4047库存盘点登记为何对已生成的初始数据，不可再次进行初始化4048登记日常业务中的具体服务项目时，找不到可选择的具体服务项目。可客户信息已经被登记了，为什么4048登记日常业务中的具体服务项目时，选择“使用机器”时找不到任何可选项目4149软件我刚装好,现在我想把里面的初始数据删除掉,我该怎么做41410我购买注册之后,我以前录入的数据都还在吗41411怎样数据备份41412注意事项141413注意事项241第一部份产品说明11产品特点便捷的安装系统可运行于WINDOWS98/ME/NT4/2000/XP等多种平台客户端。安装简便，无需专业知识，打破了网络软件系统需专人安装、维护的传统，实现30秒傻瓜安装。安装路径可以任意指定，避免系统盘损坏的尴尬。价格经济合理的市场定位，使得中小型企业可以用很小的投入带来效率和效益的提升。网络版为1998元，标准服务器版为9998元，高级服务器版为25998元。安全可靠性能稳定可靠。数据存取集中控制，避免了数据泄漏的可能。12应用环境121单机版、网络版操作系统WINDOWS2000/2003/XP/200832位驱动MDAC32以上（一般XP或2003以上版本，皆已安装，如未安装请到微软网站下载）硬件最低要求P420G/内存512M以上。122服务器版、高级服务器版操作系统WINDOWS2000/2003/XP/200832位驱动MDAC32以上（一般XP或2003以上版本，皆已安装，如未安装请到微软网站下载）数据库MICROSOFTSQLSERVER2000/2005以上版本硬件最低要求P420G/内存512M以上。第二部份安装及卸载21安装步骤注必须在能连外网的电脑上安装此软件。以下为试用版的安装方法。第一步双击执行安装程序，等待安装界面的出现，如图21所示，并点击【下一步】。图21安装步骤第二步用户可以选择安装路径，如图22所示建议使用默认路径，切勿使用长路径名，选择路径后，执行【下一步】。用户可以选择快捷方式位置，如图23所示。将开始安装所需文件，如图24所示。图22安装步骤图23安装步骤图24安装步骤第三步安装完毕后出现如图25画面。输入该画面中的【客户在线注册】信息并点击【提交】按钮，然后再点击【完成初始化】按钮即完成安装。图25安装步骤第四步进入巨众数码图文信息管理系统界面（图26），点击【系统登录】进入登录界面，首次登录用户名是管理员，密码为ADMIN。图26安装步骤22卸载方法第一步点击【开始】【程序】【巨众软件】【卸载程序】（如图21）图21卸载步骤第二步弹出如图22所示界面。选择【是】按钮，即可卸载图22卸载步骤第三部份使用说明31功能简介1、单机版具备常用的基本销售、工作单及客户管理的功能。旨在帮助您抛弃您原有的传统手工记账或EXCEL表格记账的管理方式，提高您的工作效率，通过机打业务单据也可提升对外的服务形象。售价为498元/年。适合对象月营业额为五万以内的图文店2、网络版网络版并不是简单的限定某些高级功能，而是结合中小型快印店运营实际、人员规模进行合理化配置的，以够用、实用作为基本原则。网络版的功能与数据可无缝升级至更高版本。网络版可支持无限量局域网计算机数同时并发使用。售价为2998元。适合对象月营业额为二十万以内的中型图文店3、标准服务器版标准服务器版适用于各类连锁快印企业展开“内部局域网”“外部互联网”应用，支持网上接单。本地局域网进行的工单，可以通过网络远程查看，就算身在异地也可以查看店里的经营情况。标准服务器版附带一个功能齐全的外网网站。售价为9998元。适合对象月营业额为四十万以内的大型单店图文店4、高级服务器版适用于各类连锁快印企业展开“内部局域网”“外部互联网”应用。本地局域网进行的工单，可以通过网络远程查看，就算身在异地也可以查看店里的经营情况。高级服务器版具有标准服务器的有的功能，并在此基础上增加一整套完整的成本核算、财务管理、库存管理、业务员管理功能。售价为25998元。适合对象月营业额为四十万以上的大型联锁图文店32操作说明321系统登录双击桌面上的【巨众数码图文输出管理系统】的快捷方式，即可进入图文管理系统。点击系统菜单上的【系统登录】进入登录界面如31所示图31登录界面输入管理员所给的用户名和密码，点击【登录】即可进入管理系统主界面，如图32所示。图32主界面主界面及组成如图32所示。系统默认的主菜单主要由7大部分组成，分别是客户管理、输出管理、消费卡、财务统计、系统管理、系统帮助、综合管理不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置。322客户管理客户管理包括注册客户信息管理和临时客户信息管理。3221注册客户信息管理用户登录进来之后，点击系统菜单上的客户管理注册客户信息管理，如图33。图33在管理操作中选择添加单选框，然后在客户信中输入新增的客户信息，再点击保存即可添加新客户资料。在列表中选择要修改的客户行，然后在客户信息中修改信息，再点击保存即可修改客户资料。客户查询即全字匹配查询,也支持模糊查询，如输入“小”，则所有包含“小”的公司都会显示出来。导出成为EXCEL文件可将客户信息列表导出到EXCEL文件中。打印可将客户信息列表打印出来3222个性化价格设置在图33所示的列表中，双击客户信息行（也可单击列表行，然后再点击列表上的个性化报价）即可弹出用户报价单，如图34所示。图34导入原报价单点击导入原报价单将导入在系统管理中设置的原始报价。如果是第一次导入原报价单，导入时会比较慢，请耐心等待，如还是没有数据，则再点击导入原报价单即可。如果已经修改好价格，就不要再点击这个按钮。修改价格在图34中的单价修改价格，然后点击保存修改即可设置对应客户的优惠价格。3223临时客户信息管理临时客户信息即是在接单过程中的散客户。点击客户管理临时客户信息管理，如图35所示图35点击临时客户列表中的列表行，然后在临时客户信息管理中输入新的信息，点击修改即可修改临时客户信息。双击临时客户列表中的列表行，弹出如图36所示的添加新客户界面。在此界面中输入客户信息，然后点击保存即可将该客户转为注册客户。图36323系统管理系统管理包括系统用户登录、用户密码修改、系统初始化设置、机器设备设置、耗材类别管理、服务项目管理、机器计数管理、是常计数比较、系统用户设置、系统日志查询、当前软件升级、打印机设置。3231系统用户登录点击系统管理系统用户登录，如图37。输入用户名和密码，点击登录即可登录系统。图373232用户密码修改点击系统管理用户密码修改，如图38所示。输入用户名、原密码、新密码和密码核对，点击修改即可修改密码。注管理员的用户名为ADMIN，初始密码为ADMIN图38密码修改3233系统初始化设置点击系统管理系统初始化设置，如图39所示。图39系统初始化设置客户在线注册输入单位名称、单位地址、联系电话/手机、联系人、电子邮箱和单位抬头，然后点击提交即可完成在线注册。（注必须在能连外网的情况下提交信息，否则系统是不能使用的；而且一定要在线注册，否则系统也是不能使用。）机器设备设置可添加和修改机器设备。（注当初始化完毕开始生成工单后，这里将停止使用该功能，如要修改，请在主程序中的系统管理中操作。）耗材类别设置可添加和修改机器设备。（注当初始化完毕开始生成工单后，这里将停止使用该功能，如要修改，请在主程序中的系统管理中操作。）服务项目设置可添加和修改机器设备。（注当初始化完毕开始生成工单后，这里将停止使用该功能，如要修改，请在主程序中的系统管理中操作。）设置好以上项目后，点击完成初始化即可完成系统初始化。3233机器设备设置点击系统管理机器设备设置，如图310所示。添加输入设备类别和名称，点击保存即可添加机器设备。修改在列表中选择需要修改的机器设备，然后在名称中输入新的名称，点击保存即可修改完成。删除在列表中选择需要删除的机器设备，点击删除并确定即可删除机器设备。图310机器设备设置3234耗材类别管理点击系统管理耗材类别管理，如图311所示。其中粉色背景的为耗材类别。图311耗材类别管理添加一级类别在耗材类别中选择添加一级类别，输入类别名称，然后点击保存即可添加一级类别。添加耗材选择耗材类别，输入耗材名称、耗材品牌、耗材规格、计量单位，然后点击保存即可添加耗材。修改耗材类别在列表中选择要修改的耗材类别，输入新的类别名称，点击保存即可修改耗材类别。修改耗材在列表中选择要修改的耗材，输入新的信息，点击保存即可修改耗材。导出成为EXCEL文件点击导出成为EXCEL文件，即可将列表导入到EXCEL文件中。库存打印点击库存打印，即可打印列表。注单机版不提供库存管理，仅保留耗材使用功能。3235服务项目管理点击系统管理服务项目管理，如图312所示。其中粉色背景的为一级类别。图312服务项目管理添加一级项目在成品类别中选择新增一级类别，输入成品名称，点击保存即可添加一级项目。添加项目选择成品类别，输入成品名称、公开报价、计量单位，点击保存即可添加项目。修改一级项目在列表中选择需要修改的一级项目，输入新的类别名称，点击保存即可。修改项目在列表中选择需要修改的项目，输入新的信息，点击保存即可。查询选择要查询的服务项目一级名称，点击查询即可。打印点击打印即可将服务项目列表打印导出成为EXCEL文件可将服务项目列表导出为EXCEL文件。3236机器计数管理机器计数管理用于打印机或复印机的计数写入。机器上有一个或三个打印计算，像电表一样，每日开始时写入期初数，每日晚上结束时写入期末数，能反映打印的量。点击系统管理机器计数管理，如图313所示。图315机器计数管理在列表中输入数据后，点击保存修改即可。3237日常计数比较点击系统管理日常计数比较，如图316所示。这个用于耗材与计数比较，查看实际打印数与计数是否相同。选择比较日期，然后点击查询即可。图316日常计数比较3238系统用户设置点击系统管理系统用户设置，如图317所示。图317系统用户设置添加输入真实姓名、用户名、密码，沟选用户身份，点击保存即可添加系统用户。修改在列表中选择需要修改的系统用户，输入新的信息，然后点击保存即可修改系统用户信息。删除在列表中选择需要删除的系统用户，点击删除即可删除系统用户。3239系统日志查询点击系统管理系统日志查询，如图318所示。图318系统日志查询查询选择操作日期或登记人员或输入日志说明，然后点击开始查询即可。导出日志可将日志导出为TXT文件。点击删除日志即可将日志删除。点击报表打印即可将日志打印出来。3239打印机设置点击系统管理打印机设置，如图319所示。点击属性如图320所示，在此界面中可设置打印机。图319图320324输出管理输出管理包括输出综合管理、历史文件查询、历史记录查询、生产事故管理、日常工单查询和日常业务实用耗材查询。3241输出综合管理点击输出管理输出综合管理，如图321所示图321输出管理创建日常工单点击创建日常业务单，显示如图322所示界面。根据情况选择客户类型，这里以签单客户为例。图322选择签单客户，显示如图323所示客户选择列表。1添加新客户点击添加新客户按钮，显示如图324界面。输入信息，然后点击保存并确定即可添加新客户。2查询输入关键字，点击查询。也可模糊查询。图323图324在图323中，选择客户并点击确定，显示如图325所示。1工单基本信息输入交货期限、预存金额、项目名称，然后点击保存工单基本信息即可。也可以不填写2备注在备注中输入客户的要求。3原始文件双击可添加新文件。如客户有源文件的就添加，如没有的就不需要添加了。4完成以上的操作后，点击创建后流转，显示如图326所示界面。图325图326工序流转在图326所示界面中。如发现上个工序有问题，则将工单退回到上个工序的操作人，点击退回给上一工序操作人即可；如没有其他的问题，则将工单向下流转到下一个工序，可指定操作人员，也可不用指定，然后点击传递给下一工序操作人并确定即可。设计中在图321中选择设计中，列表中就会显示所有待设计的工单。双击列表行，弹出如图327所示界面。1工单基本信息在创建时，工单基本信息已经输入了，所以这里就不需要填写了。2备注（客户要求）也是创建时输入的，如客户还有其他的需求，也可在这里继续添加。3原始文件也是在创建时添加的。如客户还有其他未添加的文件，可以在这里加上去。双击即可添加。点击文件右键可下载可将原始文件下载下来进行操作。4工单明细内容在单项工单明细内容中输入信息后，点击提交设计内容并确定后，在列表中显示。点击列表行，可对该工单明细进行修改。其中使用耗材和损耗耗材需要在提交设计内容后才能输入的，操作方法为双击使用耗材文本框弹出如图328所示界面。然后选择耗材类别和耗材，输入数量，点击添加耗材即可添加耗材；添加好所有的耗材后，点击确定并确认即可添加使用耗材。损耗耗材也是一样的添加的方法。设计完成后，点击设计后流转。流转方法和创建流转一样。图327图328输出中、制作中和发货中的操作流程和设计中的差不多，这里就不多提了。未收银以上的操作都完成后，接下来就是收银了。双击未收银中的列表行，显示如图329所示。1打印空白工单打印出的工单如图330所示2工单套打打印出的工单内容如图331所示3打印工单打印出来的工单如图332所示4如没有其他需要修改的地方，则点击结帐收银并确认，弹出如图333所示的界面。选择支付方式消费卡支付方式和现金/汇款支付方式，这里选择现金/汇款支付方式；支付操作实收金额应收金额，如要去掉零头，则在找零损耗中输入零头（如应收为6999元，在实收金额中输入699元，在找零损耗中输入09元即可。）；如果为暂记账的则在实收金额中输入0并确认即可。图329图330图331图332图333暂记账在图321中选择暂记账，列表则显示所有暂记账的工单。暂记账的工单操作和未收银的操作类似。3242历史文件查询点击输出管理历史文件查询，弹出如图334所示的界面。输入关键字（允许通配符），选择查找目录，点击开始查询即可找到客户曾用过的文件。双击列表行可打开文件所在的文件夹，右键可下载文件。图334输出管理3243历史记录查询点击输出管理历史记录查询，弹出如图335所示界面。输入查找关键字（内容说明，可用通配符），点击开始查询即可。在列表中选择所需记录，如有原始文件或设计后文件，可点击右键下载。图335输出管理3244生产事故管理点击输出管理生产事故管理，弹出如图336所示界面。图336输出管理添加生产事故在操作选项中选择添加，然后在生产事故中输入信息，点击保存即可添加生产事故。修改生产事故在列表中选择需要修改的生产事故，然后在生产事故管理中输入新的信息，点击保存即可修改生产事故信息。3245日常工单查询点击输出管理日常工单查询，弹出如图337所示界面。可按订单编号、客户名称、工单状态、登记日期、关键字等进行查询。可将查询结果打印出来。双击列表行可显示工单明细和该工单所用过的文件，右键可下载文件。图337输出管理3245日常业务实用耗材查询点击输出管理日常业务实用耗材查询，弹出如图338所示界面。图338输出管理可按耗材类别、耗材名称、登记日期、耗材用途、消耗类别、使用人员和耗材数量进行查询。可将结果打印出来。325消费卡管理消费卡管理包括消费卡开户、消费卡存款、消费卡退款、消费卡挂失、消费卡作废和消费卡记录查询。3251消费卡开户点击消费卡消费卡开户，弹出如图339所示界面。图339消费卡开户开户在列表中选择需要开户的客户，输入密码、密码核对、金额和打折等信息，点击保存确认后即可开户成功。消费卡号为自动生成的。查询输入姓名/单位即可进行查询，也可进行模糊查询。可将列表导出到EXCEL文件中。3252消费卡存款点击消费卡消费卡存款，弹出如图340所示界面。消费卡查询输入卡号或姓名/单位，点击查询即可。存款在存款管理中输入卡号、密码和存入金额，点击存入即可存款成功。注挂失或作废的消费卡不能作此操作。图340消费卡存款3253消费卡退款点击消费卡消费卡退款，弹出如图341所示界面。图341消费卡退款查询输入卡号或姓名/单位，点击查询即可。退款在退款管理中输入卡号、密码、退还金额和退款原因，点击退款即可退款。注挂失或作废的消费卡不能作此操作。3254消费卡挂失点击消费卡消费卡挂失，弹出如图342所示界面图342消费卡挂失查询输入卡号或姓名/单位，点击查询即可。挂失在列表中选择需要挂失的消费卡，然后在挂失操作中输入密码，点击挂失即可将消费卡挂失。3255消费卡作废消费卡的作废操作和以上的操作类似。在作废处理中输入卡号、密码和作废原因，然后点击作废即可将消费卡作废。3256消费卡记录查询点击消费卡消费卡记录查询，弹出如图343所示界面。可按操作日期、客户名称、消费卡号和登记人员进行查询。输入需要查询的信息，点击开始查询即可进行查询。可将查询结果打印出来。图343消费卡记录查询326财务统计管理财务统计管理包括当日营业收入、现金交接记录查询、客户历史数据查询、客户消费及应收账查询统计、操作人员充值统计、机器使用数统计和已用耗材统计。3261当日营业收入点击财务统计管理当日营业收入，弹出如图344所示界面，显示所有当日的营业收入。点击现金交接即结束当班次营业。可将当班次的报表打印出来。图344财务统计管理3262现金交接记录查询点击财务管理现金交接记录查询，弹出如图345所示界面。图345财务统计输入交接日期或收银人员，点击查询即可。点击列表行显示营业收入列表。3263客户历史数据查询点击财务管理客户历史数据查询，弹出如346所示界面。可按登记日期、消费类别、客户名称、关键字进行查询。双击列表行可显示工单明细。沟选显示明细数据则可显示工单明细。可将查询结果打印出来。图346财务统计管理3264操作人员产值统计点击财务统计操作人员产值统计，弹出如图347所示界面。可按登记日期、操作人员进行查询。双击列表行可显示操作人员的当月产值明细，可此报表打印出来。图347财务统计3265机器使用统计点击财务系统机器使用统计，弹出如图348所示界面。可按机器名称、登记日期进行查询。双击列表行可显示日常业务明细，可将此明细打印出来。图348财务统计3266已用耗材统计点击财务统计已用耗材统计，弹出如图349所示界面。显示所有耗材的使用量，可将此报表打印出来。图349财务统计第四部分常见问题41系统安装好后，在登录时提示注册信息出错答首先检查您的信息有没有提交找到您的安装目录，打开文件夹中的；然后双击【INITSOFTEXE】文件，如果【客户在线注册】栏目中的内容为空，那么你先提交信息；如果不为空，则检查您的网络是否正常。如果您的网络不通外网，那建议您先连到外网（因为我们的服务器要判断您是否为我们的合法用户）。42在登录系统时，提示时间错误答【开始】【控制面板】【区域与语言选项】【区域选项】【自定义】【时间】，把该界面上【AM符号（M）】和【PM符号（P）】里面的数据清空，然后再打开系统即可。43修改管理员密码时，提示用户名或密码错误答管理员的用户名是ADMIN，初始密码是ADMIN。44有几个客户的信息用不到了，想删掉，怎么删答客户的信息资料是不能删除的。如果客户信息重复的话，您可以将重复的信息修改为别的客户信息。如果您实在不想做某个客户的生意，您将他设置为黑名单就可以了。45创建工单明细时，使用耗材和损耗耗材不能输入，怎么办答先输入工单明细中的其他内容，确认提交后，在左侧的列表中显示您刚才提交的工单明细；然后单击列表行。在右侧的【使用耗材】文本框中双击，出现【耗