华软云酒店管理系统_操作手册

华软云酒店管理系统操作手册广州易华软件科技有限公司二0一二年六月二十八日目录第一章、系统介绍1、系统说明2、功能介绍第二章、操作说明1、登陆系统2、退出系统3、预订系统4、接待系统5、收银系统6、查核系统7、应收账系统8、管家系统9、客历系统10、合约系统11、报表系统12、查找系统13、事务系统14、系统设置15、经理图表第一章、系统介绍一、操作说明1、开发背景我公司是一家专业从事酒店管理系统开发的公司，从1992年开始开发和销售自己的酒店管理系统，早期的DOS版系统开发是在一家五星级酒店中实地进行的，并在其他酒店得以应用和不断完善，其功能全面、实用，在国内拥有一百多家用户，为顺应市场的变化，从98年开始，在DOS系统经验的基础上，开始开发WINDOWS平台的系统，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星级酒店管理系统，然后在多家酒店实地应用，版本已多次升级。2、系统特点O我们的开发与设计人员本身就有多年外资酒店工作经验，熟悉国际酒店实际运作与工作惯例，开发的WINDOWS版酒店电脑管理系统，在功能上完全符合国际化酒店管理的需要。O系统的前后端皆使用MIRCOSOFT公司的开发工具，前端为VS开发语言，其控件丰富，后端使用SQLSERVER数据库系统，使数据更加安全可靠，易于维护。O充分吸收五星级酒店的管理经验，系统设计面向酒店业务流程。整体性能好、系统稳定。尤其在操作具有操作合理、简洁的特点。例如在动态房间状况表上，及时占用率显示，并可以直接选择净房卖房。填写客单时可以方便查询客人的客历档案、合约资料，提供自动选房功能。O房间动态可售情况表结合售房预测功能，为酒店每一天的房间预订提供准确、及时的数据，帮助订房员合理掌握散客和团队的订房比例，提高酒店的平均房租。在售房和动态房间状况表中，图示出当日和未来三十天内每间房的预订和占用情况，保证用房的合理性。O可以在同一界面下处理散客、团队和特殊公司的帐务，支持现金、支票、信用卡、街帐、应收挂帐等多种付款方式。同一笔帐务支持多币种结算。O特别设计的联房功能。系统支持任意帐号之间的任意帐务的转帐功能，特别为提高前台收银处的效率，设计了连接多间散房的联房功能，使相联房间之间的转帐轻松自如。O独特的假日及周末调租，在假期到来时，自动上调规定房价类的住客的房租；对合约单位更设置了平日、周末、周日、假日的四种房价类别。O同一客单包含内宾、外宾需要登记的全部信息，按需填写，方便了前台的接待的入住登记和客人查询工作。O全操作跟踪，记录客单修改的每个细节，记录房态变化过程等等。O接口齐全，包括证件扫描、电话计费、电话PMS、VOD系统、门锁等。在前台系统中内置的制宾客卡功能，可以大大提高服务质量和接待客人的入住的效率，并实现酒店的一卡通功能；同时可以制作宾客参观卡（限制1小时内有效）。O可挂接华软的其他子系统（外接系统），如一卡通管理系统、客户关系管理系统CRM等，可实现一次登录。二、功能介绍预订处理散客的新预订，包括自动派房、手动派房；客历预订；合约预订；复制已有客单资料到新预订单等等。预订功能可随时查询天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预订情况（无限期）。对常客可使用系统的客历资料预订及配房，可大大减少资料的输入，预定系统还具有超售警示（允许超预定）的功能。接待处理散客的新入住，包括自动派房、手动派房；客历入住；合约入住；录入关注信息；复制已有客单资料到新入住单；打印客人登记单等等。接待功能对客人的入住分为多种，可以灵活地处理各类客人的入住。对于散客步入，系统可以自动检测该客人是否回头客，如果是回头客系统自动调用其客历资料填写客单无须客人自已填单，给客人一种“宾至如归”的感受。如果客人是首次住店，系统将根据操作者的意愿自动建立其客历资料。系统具有快速入住方式，平均入住时间不超过十秒钟。可以根据用户的需要,连接指定的专用证件扫描仪,头像自动剪切、文字自动识别，减少汉字录入,提高接待效率。录入关注事件信息，方便管理客人从入住到离店期间的所有事件，如客人要求、房价变更、特别关照等，可以做到预先设定，提前提示；人人（接待员）皆知，事事不漏；达到提高内部管理水平和对客服务质量。联房便于多间同住客房由其中某间房的客人统一结帐时的查询和帐务处理，方便、快捷。收银包括的功能有记帐、结帐、退房、加押金、查帐、恢复帐、转入其它房帐或团体帐或公司帐或同住单帐、设置跑单、限制消费、客用保险箱管理等，收银系统可以对住客、团体和公司设有帐号的可签单的单位进行各种帐务处理。收银功能把退房的责任设在总台收银处，其优点是完全解决了漏帐问题，把跑单的机会减至最低。每一个客人从预订房间起系统内已自动产生了该客人的帐号，在客人入住前只允许加入押金，入住后方能加入其它消费。住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分的营业场点签单，这将刺激客人的消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无联网消费场点住客消费、赔偿、日租、特别消费等全部类别的消费。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。收银系统的结帐又与其它营业场点不同，前台的结帐允许客人一帐多单，分期结帐、分类结帐等，系统还独特设计了万能分类的功能，可以满足客人的任何苛刻的要求。退房功能将自动检测A、客人的帐务余额为；B、客人帐号下的帐项为空；C、保险箱锁匙已归还（如曾借用），否则系统拒绝退房从而保证了酒店方面不受任何损失另一方面也保证了客人也不受损失（如余额为负）转帐功能也具有万能分类的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号也可把某一帐号特定时期内特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。对团体结帐与对其它客人结帐相同，而团体退房则采用全自动方式，不必一一地输入房号，如果系统检测到某团的成员全部已退房，团主单也随即自动退出。查核主要功能包括查帐、校验纠错、试算平衡、开户、应收帐、汇率设置。查帐功能包括查总收入帐、总消费帐等。其中总收入帐和总消费帐又可指定某一日和某一收银员的经手项目，大大方便了查核人员的工作。系统保留了任何入住过客人的（根据硬磁碟的容量而决定，如果足够充足可以保留数年至数十年）全部资料，所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消费和承付。校验纠错功能对查核人员来说会使用的非常“得心应手”。开户功能可以为其他的营业场所和可签单的公司设置帐号，实现收银员对无房或非团体的客人和部门进行帐务处理。管家主要是把前台的售房与管家部的备房信息关连起来，它包括设置各种房态净房、脏房、坏房及取消坏房、差异房等；拾物管理；客房消费记帐；动态新入住、新离店显示等。可以在房态表上任意选择一间房或多间房进行设置房态。房间状态和住客查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料，而房间状态的设置则向前台提供了售房依据，电脑网络线取代了电话传递，快速而准确。客况查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部通知房间服务员做应做的工作。房间信息管理，包括房间基本信息、设备管理，维修管理等。客历设计了完善的客人资料自动记录、自动查询系统，它包括客人资料手工输入、客人资料查询与修改、设置黑名单、入住客人自动归入客历等。手工输入客历是指尚未入住酒店但有可能将来入住的社会名流、政府要员，以及通辑犯、社会流氓、某类女性等（入黑名单），自动输入将把首次入住酒店的客人（如必要）的资料自动产生一个新的客历档案。凡是在酒店有客历档案的住客，在退房时系统将自动在其档案中增加一客历记录，如果该客人跑单其客历档案自动转入黑名单。当某客人入住时，可利用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人的历史资料，如果查到电脑将自动填入客人资料于客单中，无需客人填单。合约随着酒店业之间的竞争日异激烈，酒店的市场销售越来越受到重视，与一些公司和单位签订住房合约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作方法。凡是与酒店签约的单位，即可把其资料输入电脑，事后可以随时查询和修改，凡是该单位入住的人员，在客单上可自动填入住的人员，在客单上可自动填入单位名称，其离店后，电脑自动将其入住天数记入其单位资料内以便酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况，以确定是否与其更加优惠的条件。会员为稳定酒店的客源市场，鼓励客人常来消费，酒店需要把这些客人发展为自己的会员，享受酒店给予的优惠和奖励。同时可以吸引新的客人，因此会员制的建立是酒店经营者的一项重要销售工作方法。凡是酒店的住客，都可以发展为酒店的会员，通过会员系统录入其资料，按照设定的规则，在客人入住时填入会员卡号，系统就可以自动进行消费积分，同时入住时也可以方便地查询积分，对符合积分条件的可以进行积分兑奖。会员档案一旦建立后，可以随时查询该会员的消费和积分兑奖情况，以便酒店管理者随时掌握全部会员的详细消费情况，以确定制定更好的销售奖励政策，进一步提高酒店的经营效益。应收应收即指应收账务管理系统。对于在酒店月结消费的客人，建立应收帐号（财务应收帐科目编号），其消费通过收银系统，可以自动转挂到对应的应收帐目下，便于查询和结算。应收帐系统同时也提供了手动记挂消费功能，可以进行帐务调整。配额配额管理系统。对于一些合约单位，其一段时间的用房数是一定，为了保证酒店的最合理配房，需要对其用房进行数量上的精确控制。在旺季按配额售房可以保证较好的平均租，在淡季可以加大配额量，提高住房率。报表可以打印出与营业有关的各种数据，分以下几类接待处报表有客房占用分类表、房客姓名分类表、房客抵达分类表、房客离店统计表、房客国籍统计表、客房转房改租表、客房取消统计表、预定未到统计表、客房房租分析表、客房特殊房价表、经营分析统计表、日租统计报告表、团体名单统计表、团体抵达分类表、团体离店分类表、团体主单报告表、住客户口申报表、当前房间状况表、当前坏房报告表、合约销售报告表、销售预测分析表。收银处报表有收入统计报告表、消费统计报告表、住客帐务报告表、跑单统计报告表、信用卡统计报表、支票统计报告表、催帐统计报告表、转帐统计报告表、借贷总表。其他报表。查找其功能是本系统中查询客单的最强大的功能，它对各种状态的客单进行查询及相关操作，真正体现面向对象（客单）的处理方式，可以对查到的客单进行诸如预订入住、修改、取消、查帐等操作。事务处理包括续住、解锁、数据整理、日截、修改密码功能。续住功能可以实现对当日预期离店而未离店的客单自动延期离店一天；解锁对在操作中因各种原因锁住而无他人使用的客单、团单或公司单进行解锁，以便他人可以正常使用；整理数据指根据当前客单、团单、坏房单等重新计算可售情况和房间状态；日截功能是对系统在一个自然日内所有工作的总结束，日截过程包括自动产生每一房间的一天房租（加服务费）、转移已离店两天的客单至历史数据库、清除作废数据、生成经营统计表和收银借贷总表等。日截每日必须做一次，且只能做一次。团体功能包括对旅行社组织的旅行团、销售部组织的会议团和散客自组团的预订和入住等各种事务主要功能有团体预订、团体修改、团体取消、团体入住、团体排房、排房取消、查看团房、散客入团、团员离团等。设置包括对系统基本参数如是否收服务费、收百分之几服务费等；另外还可以设置假期、锁房、国籍代码、销售代表、客源码、记帐代码、收款代码、修改房价。用户管理功能包含在此设置功能中；用户管理包括添加用户、修改、删除等，以及密码设置和权限设置。经理是为酒店管理者进行经营分析而设置的，可以实时统计显示当前的经营情况，回顾查询显示往日的经营情况以及五年间的年或月或某年十二个月的住房率和营业收入，并设有图形显示，一目了然。动态房间状况表是售房的重要工具，也是管理人员动态掌握了解当前酒店房间情况的必部可少的工具；此表动态显示酒店全部的每间房是净房、脏房、坏房或经理是否锁房、以及管家部与前台接待之间是否有房间状态差异等信息，并可显示每种房态在总房数中的比例。可以按房类、楼、层进行筛选显示。房态表反映每间房的状态可达十多种，同时可以方便地显示住客的摘要信息、房间信息资料；对每间房可以根据其状态执行相应的右键操作，如修改客单；其下端可伸缩的面版，显示了30天的状况，同时对住客可以使用拖动滑鼠进行续住延期。从房态表可以方便地切换到可售表。动态房间可售情况表也是售房的重要工具，尤其是对客人的订房起着重要的作用，它及时动态地反映出当前每类房30天内的每一天中还有多少间房可以出售；更提供了从某天起30天内每类房每天的出售情况的功能，强大的销售预测功能，可以准确预测任何时期的售房情况（可以细致到每一种房类和价类上）。提供的图形显示，更加一目了然。可以及时查询统计配额的使用情况（购买了配额功能的）。从可售表可以方便地切换到房态表。天气报告功能是为提供客人询问而设置的，它由一般由酒店的总机话务员输入，最多可反映一周的天气情况，如气温、风力、紫外线系数等。世界时间功能是为提供客人询问而设置的，它以北京时间为准，可以及时查询到当前世界其他主要城市的当地时间。保险箱功能使前台收银处管理保险箱非常方便；可以根据具体情况设置或取消保险箱的编号，方便处理客人的借还业务，如果客人借用了保险箱在退房前未归还，退房时系统将自动提示。常用信息功能是为提供客人询问而设置的，它由前台规定的人员输入有关的常用信息资料，供大家共享，及时为客人的询问提供咨询服务。例如航班、列车、长途汽车等时刻表，其他酒店和景点情况，政府机关和公共机构的电话地址等信息，以及内部营业场所营业时间、电话及内部所有电话等资料。电话PMS功能可以在前台系统于电话交换机之间实现自动功能，如在客人入住或离店时可以自动打开或关闭其入住房间的外线、批量设置团房的叫醒时间、设置房间的留言灯、或其他交换机提供的PMS功能。是否可以实现，要看酒店的电话交换机是否提供了相应的功能和技术支持。门锁接口功能一般的酒店都使用IC卡门锁，其好处是显然的。接待员可以在自己工作的电脑上完成客人入住的全部程序派房、办理入住登记、制钥匙等而不用更换电脑、甚至在客人多时排队等候制卡。收银电脑配置IC卡读写设备，可以实现酒店内的一卡通服务。退出功能有两个作用一是真正退出应用系统，如要离开准备关闭电脑；二是操作员可以临时退出，即换更，以便离开或让他人使用电脑，避免自己的代码被他人使用。第二章、操作说明一、登陆系统酒店前台管理系统使用授权密码进入方式。运行酒店管理系统的方法有如下1）双击桌面上的“酒店管理系统”图标2）点击桌面上的“酒店管理系统”图标后，按回车键ENTER3）点击桌面任务栏上的“开始”按钮“程序”“酒店管理系统”注桌面上的“酒店管理系统”图标一般为启动服务器端的执行程序的快捷方式。连接数据库服务器系统提供连接数据库服务器对话窗，可以方便地解决数据库的连接问题。运行酒店前台管理系统，立即进入连接数据库服务器对话窗，显示如下、对话窗说明1）选择框不显示对话框N的作用当勾选此选项，则在第一次正确连接后，下次运行酒店前台管理系统时，系统不再显示此连接窗；否则每次都会显示此连接窗，但对话窗中的输入框的内容会自动显示为上次连接输入的信息；2）选择框如果服务停止则启动T只适用于数据库安装在本机的单机运行环境；3）导入I、导出E功能是只适用于数据库安装在本机的单机运行环境，其操作非常简单，依照详细的操作提示即可顺利完成。操作步骤1）按照对话窗的显示，输入（或点击服务器名称文本框右则的按钮查找选择服务器）服务器名称、连接数据库的授权用户名和密码、主数据库名和备份数据库名，勾选不显示对话框，也可不勾选。2）点击确定O按钮，系统立即进行自动连接。如果输入有任何的错误，都不能正确连接，系统会给出相应提示；如果输入正确，系统首先开始连接服务器，进行系统连接初始化，提示窗体如下图如果连接数据库服务器成功，提示如下，并立即显示进入酒店前台管理系统的登录系统提示窗。如果系统没有注册，系统会提示，并请求注册。参见“注册”操作说明。如果不能正确连接到数据库服务器，提示如下登录系统1）启动初始化系统后，直接弹出“输入密码”窗口。如果初始化系统失败，系统会给出提示信息。此时应联系你的系统管理员来检查电脑、网络连接、ODBC配置等。2）系统已开始使用，执行了“换更”操作后要重新进入系统，可以有两种方式按快捷键CTRLF4，弹出“登录”窗口。用鼠标点击系统的菜单栏上的“业务W”项出现下拉菜单，点击“换更登录CTRLF4”菜单，弹出“登录”窗口。用户必须输入自己的用户名和密码口令，输入的名字不分大小写，输入的密码区分大小写；输入用户名和密码后点击“确定”，如果输入正确，立即进入系统，否则系统提示名字或密码错误，要求重新输入。显示如下正确进入系统，系统主界面显示如下二、退出系统退出系统的方法1）在“主菜单”窗体上，点击工具栏上按钮。系统弹出提示窗体如下点击是Y按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。点击否N按钮，系统关闭所有已打开的窗体，回到系统主窗体。这是其他人可以使用自己的密码进入系统。点击取消按钮，关闭提示窗体。2）点击主窗体的关闭窗体按钮或点菜单“业务“关闭系统“，系统弹出提示窗体如下点击是Y按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。点击否N按钮，关闭该提示窗体。三、预订系统1、客人预订客人预订也称为散客预订。进入预订系统后，点击右部竖式菜单上的客人预订菜单条，系统弹出新的散客预订窗体，如下图示在散客预订中，可以1）直接输入客人的资料填写预订客单；2）查找客历资料来填写预订客单；3）查找合约资料来填写预订客单；4）查找已存在的客单复制后粘贴填入预订客单；直接输入客人的资料填写预订客单在通过电话、传真、EMAIL或面对到来的客人进行预订确认前，我们需要知道，在客人要求的时间段内，酒店是否有房间可以预订。因此首先点击自动排房按钮，进入自动排房系统。当然，如果知道某房类或房间可以预订出售，可以直接输入房类或房号，而不必进入自动派房功能或查看房间状况表或可售情况表。预订单分两类，一是房类预订单，二是房间预订单。进入自动派房后，系统首先显示按房类排列的当日起一个月内的、每日可售情况表，可以非常方便地知道某时间段内，某类房是否有房可卖，然后按ESC键或点击结束返回按钮退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单。在自动派房的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的全部房间，双击选定的房号，系统退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单，此时新预订单中的房号被自动填入。自动排房功能的操作请参照其说明部分。必须填写的部分按房类订房，必须填入房类代码及订房间数（点击房类下拉框，可列出全部房类代码及名称）房价类及房价（点击房价类下拉框，可列出全部房价类代码及名称）抵店日期、离店日期（日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选），日期格式为“YYYYMMDD“年月日）。订房人姓名（最好再填入住客的姓名，便于查询）在正确填写订房人姓名并光标离开该字段后，工具栏的保存按钮变亮，表示已经可以保存此预订单。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是“CHN中国“。保存成功后，该客单的单号（或叫帐号）由系统自动产生。查找客历资料来填写预订客单当是熟客或曾经来酒店入住过的客人订房时，我们可以点击工具栏上的客人档案命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击确定按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明查找合约资料来填写预订客单当是与酒店签有合约的公司或旅行社订房时，我们可以点击工具栏上的合约单位命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的资料，在点击确定按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。查找配额点击房价类前的查找配额按钮，可以查出指定单位的配额计划，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单；购买了配额系统的用户，使用该功能有效。查找会员点击会员卡号前的查找按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号；或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。查找应收点击应收帐号前的查找按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。查找客户点击客户代码前的查找按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便统计客户消费情况。2、团体预订点击工具栏上的团体按钮进入团体管理功能，示图如下点击添加新团按钮，系统弹出新的团体预订窗体。团体预订窗体的图示如下操作说明输入团体编号（简称团号）。团号的长度是八位，其格式为AAAA，A代表AZ的大写字母，代表数字09；如果输入的是小写字母，自动转换为大写；团号的前三位字母一般是团名的字母缩写，中间四位一般是团体的抵店日期（几月几号），最后一位字母是区别码，区分同一团名同一天的两个以上的团体预订。注意，团体主单的团号与团体的帐号是不一致的。在我公司的早期版本中团体主单的团号与团体的帐号是相同的。在团号的后面是团体的分类，是下拉框，鼠标点击或键盘的光标键可以选择。系统中规定了三中类别分别是“T旅行团“、“M会议团“、“S自组团“（或称为散客团），默认是“T旅行团“。团体名称、组团单位、抵店日期、离店日期是必须填入的，日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选；日期格式为“YYYYMMDD“年月日）。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是”CHN中国“。必须在保存预订单后，才可以进行团体的确认订房，点击保存按钮确认存盘。点击确认房数按钮可以进行团体订房的房类、房价、抵店日期、离店日期、确认订房数等输入。输完一行后下移光标，系统提示是否提交，如选是，则此行输入立即生效。然后在新行上可以输入另一房类的订房确认。注意，团体编号不能手工输入，在提交时系统会自动填入。房类代码可以去点击下拉箭，由弹出的列表框选择填入或键盘直接输入。3、修改预订1）、修改客人预订单（客单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，系统弹出预订窗体，点击修改即可修改订单，如下图示2）、修改团体预订单（团单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在右手菜单区中点击修改预订菜单条，系统弹出修改预订团单窗体，如下图示相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。关于预订团单中的项目和操作，参见团体预订。4、显示预订1）、显示客人预订单（客单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击显示预订菜单条，系统弹出预订客单窗体，如下图示2）、显示团体预订单（团单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击显示预订菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；5、取消订单1）、取消客人预订单（客单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击取消预订菜单条，系统弹出对话窗体，如下图示输入取消预订单的原因后，点击确定按钮。预订单不能被取消的原因1其他人正在修改2预订单上抵店日期小于当日或产生过帐务（如加了押金）2）、取消团体预订单（团单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击显示预订菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示点击取消主单按钮，系统弹出对话窗体，如下图示点击是Y按钮，团体预订单被取消；点击否按钮，取消主单的操作被终止。团体主单不能被取消的原因1确认订房数不为零，发生过入住或退房；2产生过帐务（如加了押金或记帐）相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；6、复制客单进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击复制客单菜单条，系统弹出复制了客单信息的新预订窗体，如下图示其他的操作与客人预订（散客预订）相同，不同之处是复制了已有预订客单中的客人资料填入新的预订单中；请参见客人预订功能。注意，团体主单没有复制功能。相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；7、预订排房1）、预订客单排房进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击预订排房菜单条，系统弹出客单预订排房窗体，如下图示如果预订客单上的预订房间数大于，那么没排一间房，系统自动生成一张新的预订客单，直到预订房间数为时，预订客单就是它本身。2）、预订团单排房进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击预订排房菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示确认房数进入如上团体主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带号的网格时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提示“提交改变吗”，选择“是”则改变生效。团体排房点击工具栏上的团体排房按钮，在下方的确认房数表旁会显示开始排房按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提示的行。然后点击的开始排房按钮。系统提示输入排房参数如下可以调整的参数房号范围，默认范围00009999。拟排间数，默认为拟排房类的确定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。含今日占用房选项勾选后，选出的房号包括了今日预期离店的房间同住客单勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。含空脏房勾选后，可排房中包括VD房态的房间；否则，仅列出VR房。点击确定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图所列出的房号系统会默认前面空净房的房号，订几间默认几间。可以点击全清按钮，所列出的房号全部变为灰底，如下图，表示没有房号被选择。可以点击单号按钮，所列出的单号房间前面全部会自动打勾。表示单号房间被选择。可以点击双号按钮，所列出的双号房间前面全部会自动打勾。表示双号房间被选择。自由选择用鼠标直接点击房号前面的小方框打勾。所有打勾的房号就是被选中的房号。当确认要排的房都选上后，点击生成按钮，可以看到如图1提示，确认即可，完成后如图2提示取消排房点击工具栏上的中断排房按钮。进入取消团体排房操作。显示的窗体如下团体入住并非全部确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的团体入住按钮。进入团体入住操作。显示的窗体如下可以点击全选按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。全选按钮变为全清按钮。可以点击全清按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。可以点击单号按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。可以点击双号按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。自由选择用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。当确认要住的房都选上后，点击入住确认按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房是否入住（如下图），确定即完成。如果之前团体主单是预订状态（RE），这时团体主单已由预订状态自动改变为入住状态（IN）。相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。关于预订团单中的项目和操作，参见团体预订。8、查询导出进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示在竖式菜单区中点击查询导出菜单条，系统弹出提示对话窗体，如下图示点击是Y按钮，开始导出；点击否按钮，终止导出操作。开始导出，提示如下图示导出完成，显示如下图示以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。相关关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；四、接待系统1、散客步入散客步入或称为散客入住。进入接待系统后，点击左部竖式菜单上的新建菜单条，系统弹出新的散客入住窗体，如下图示另也可以在房态界面直接双击该房号入住或在房态点该房使用右键入住，如图所示在散客入住中，可以1）直接输入客人的资料填写入住客单；2）查找客历资料来填写入住客单；3）查找合约资料来填写入住客单；4）查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单；5）扫描客人证件，自动识别添入客单。直接输入客人的资料填写入住客单在客人办理入住手续前，我们需要知道当日到客人离店时间段内，酒店是否有房间可以入住。因此首先点击可售按钮，进入可售情况查询。当然，如果知道某房间可以出售，可以直接输入房号，而不必进入可售功能或查看房间状况表。进入可售后，系统首先显示按房类排列的当日起一个月内的、每日可售情况表。在可售的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的全部VR和VD房间及一个月内的预订情况，双击选定合适的房间，系统退出“可售”窗体界面，回到入住功能继续填写新入住单，此时新入住单中的房号被自动填入。可售功能的操作请参照其说明部分。必须填写的部分房号，输入合法的房号后，其房类代码自动填入。房价类及房价（点击房价类下拉框，可列出全部房价类代码及名称）离店日期（日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选），日期格式为“YYYYMMDD“年月日）。在正确填写房号，光标离开该字段后，工具栏的保存按钮变亮，表示已经可以保存此入住单，如果仅仅再填入必须填写的部分如房价类、房价等就保存而不填写其他资料，就是我们所说的快速开房功能。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是“CN中国“。保存成功后，该客单的单号（或叫帐号）由系统自动产生。查找客历资料来填写入住客单当是熟客或曾经来酒店入住过的客人入住时，我们可以点击工具栏上的客人档案命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击确定按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明。另一种方法直接输入客人姓名后按回车键，如果系统有客人的客历档案资料，系统会自动提示。查找合约资料来填写入住客单当是与酒店签有合约的公司或旅行社的客人来到时，我们可以点击工具栏上的合约单位命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的当日合约房价资料，在点击确定按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单如果确认在当前客单资料中已经有来办理入住手续的客人的客单（入住单），这时可以点击工具栏上的复制客单命令按钮，然后进入客单查找系统，输入客人姓名等条件，查找出客人的客单，在点击确定按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见查找系统说明。扫描客人证件，自动扫描识别证件信息后填入客单中系统配置了专用证件扫描仪时，点击按钮，系统弹出扫描识别窗体，详情请参见证件扫描系统说明。查找配额点击房价类前的查找配额按钮，可以查出指定单位的配额计划，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单；购买了配额系统的用户，使用该功能有效。查找会员点击会员卡号前的查找按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号；或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。查找应收点击应收帐号前的查找按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。查找客户点击客户代码前的查找按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便统计客户消费情况。2、团体接待方法一、进入团体系统后，查询团体主单（参见客单/团单查询），点击右部竖式菜单上的团体接待菜单条，系统弹出新的团体接待窗体。方法二、点击工具栏上的团体按钮进入团体管理功能，示图如下对于已有预订的团体，要入住，必须进行房类的确认和排房，然后进行团体的入住操作。因此，首先是查找预订或入住的团体主单，具体操作请参阅查找系统（团体）说明。找到预订团体主单的界面如下确认房数进入如上团体主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带号的网格时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提示“提交改变吗”，选择“是”则改变生效。团体排房点击工具栏上的团体排房按钮，在下方的确认房数表旁会显示开始排房按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提示的行。然后点击的开始排房按钮。系统提示输入排房参数如下可以调整的参数房号范围，默认范围00009999。拟排间数，默认为拟排房类的确定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。含今日占用房选项勾选后，选出的房号包括了今日预期离店的房间同住客单勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。含空脏房勾选后，可排房中包括VD房态的房间；否则，仅列出VR房。点击确定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图可以点击全选按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。全选按钮变为全清按钮。可以点击全清按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。可以点击单号按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。可以点击双号按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。自由选择用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。当确认要排的房都选上后，点击排房确认按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为兰底，最后系统提示排房完成。团体入住并非全部确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的团体排房按钮。进入团体入住操作。显示的窗体如下可以点击全选按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。全选按钮变为全清按钮。可以点击全清按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。可以点击单号按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。可以点击双号按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。自由选择用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。当确认要住的房都选上后，点击入住确认按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房入住完成。如果之前团体主单是预订状态（RE），这时团体主单已由预订状态自动改变为入住状态（IN）取消团体入住点击工具栏上的中断入住按钮。进入取消团体入住操作。显示的窗体如下自由选择用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。当确认要取消的房都选上后，点击取消确认按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房取消完成。3、修改客单客单包括预订客单和在住客单。进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示一是用鼠标左键双击点选一条住客记录，二是在房态用鼠标左键双击一间住房，然后在竖式菜单区中点击修改客单菜单条或在房态界面右键该房修改客单，系统弹出修改客单窗体，如下图示相关关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；关于客单中的项目和操作，参见散客步入。4、显示客单客单包括预订客单和在住客单。进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示用鼠标左键单击点选一条住客记录，然后在竖式菜单区中点击打开菜单条，或直接在房态界面双击该住房，系统弹出客单窗体，如下图示相关关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；5、复制客单进入接待系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示用鼠标左键双击点选一条住客记录，或在房态界面直接双击，然后在竖式菜单区中点击复制客单菜单条，系统弹出复制了客单信息的新客单窗体，如下图示其他的操作与散客步入相同，不同之处是复制了已有客单中的客人资料填入新的客单中；请参见散客步入功能。注意，团体主单没有复制功能。相关关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；6、预订入住进入接待系统后，点击右部竖式菜单上的当日预抵客单菜单条，系统弹出预订客单窗体。进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示用鼠标左键双击点选一条预订记录，或在房态界面右键选中信息，然后在竖式菜单区中点击预订入住菜单条，系统弹出预订入住客单窗体，如下图示当预订单上的预订房间数是1间时，如上图，填入必要的客人资料，点击保存客单，预订入住程序完成。在预订入住，打开预订客单进行客单填写时，在工具中提供了自动派房、查找客人历史档案、查找合约房价的工具按钮。相关关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；关于客单中的项目和操作，参见散客步入。7、查询导出进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示在竖式菜单区中点击查询导出菜单条，系统弹出提示对话窗体，如下图示点击是Y按钮，开始导出；点击否按钮，终止导出操作。开始导出，提示如下图示导出完成，显示如下图示以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。相关关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；8、证件扫描在酒店管理系统配置专用证件扫描仪，可以大大提高前台接待办理散客入住的速度和效率，一般专用证件扫描仪扫描识别一次证件的速度为56秒钟。在客单窗体上，点击按钮，系统弹出扫描识别窗体，如下图示功能介绍一、设置扫描路径点击设置扫描路径按钮，系统弹出设置窗体，如下图示设置的项目有两项一是扫描图像保存路径，即扫描图像时产生的临时图像和识别文本保存在什么文件夹中；二是已扫描照片的保存路径，即扫描识别后的头像照片存放在什么文件夹中。二、扫描识别扫描识别的证件种类有无防伪身份证、带防伪身份证、二代身份证、驾照、护照（中国的），对不同的证件，点击相应的命令按钮即可开始扫描识别；识别的结果有头像照片、姓名、性别、民族、生日、住址和编号（证件号码）；三、确认如果发现识别的文字有个别错误，可以手工修改正确，点击确认退出按钮，所有的资料会自动添入客单的相应位置上。编号不能是空，否则系统提示其他可能出现的问题几解决方法1）扫描识别的结果不理想检查证件是否清晰，摆放是否正确，或点击的按钮是否不正确等；2）无法进入扫描识别窗体，系统提示或联系电脑管理员，检查扫描仪的连接是否正确，驱动支持文件是否正确安装等；9、旅业接口酒店管理系统与旅馆业治安管理系统相连接，实现一次性录入，解决旅客信息重复录入的难题在客单窗体上，点击旅业按钮，系统弹出扫描识别窗体，如下图示10、离店重住登录系统后,点击工具栏上的客单按钮或者点击菜单“业务“查找“或者按下CTRLF功能键,进入客单查找系统（此功能只针对当日离店住客）。查找到指定的离店客单后，点击重住按钮，显示如下图示修改客单信息后，点击保存客单按钮，重住操作完成，该客单变成入住客单。相关客单查找系统的详细操作请参阅客单查找中的详细说明。关于客单中的项目和操作，参见散客步入。五、收银系统1、记账当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点击收银窗体的工具栏上的记帐按钮进入记帐程序。如下图记帐是以消费类别来分别记入的。在输入消费代码的下拉框里，可以用键盘直接输入消费代码；也可以用鼠标点击下拉框，弹出后来选择。通常记熟消费代码后，用键盘直接输入简单快捷。在输入框之间移动光标可以用两种方式键盘TAB/SHIFTTAB或回车键ENTER/向上光标键UP鼠标点击输入框。原始单号的输入不是必须的，一般而言，每笔消费都有原始单据，输入单号可以方便查询，如果输入房租和服务费，系统会给出默认单号（房号字母M，如0203M）。在执行记帐时，点击工具栏上的取消按钮，才可以切换到其他功能的执行。注意在对象的摘要信息中，消费显示框中的消费额是客人消费的累计金额，客人结算部分或全部消费后，余额发生变化，但此消费数保持不变。只有当在记帐功能中记入新的消费后，此消费数才发生变化。因此，此消费数值完全反映了客人的住进酒店后发生了多少消费，而与其中途是否结过帐，当前还剩多少帐未结无关。可签单客人在其它营业场所的消费，如果该处没有电脑收银系统，由收银员送帐单到前台记入电脑；如果该处有电脑收银系统，则由收银员以客帐方式结帐后自动传帐到前台客人的房间帐务中。电话消费等其他由电脑自动计费的系统，会自动处理客人的相关消费，并自动传帐到前台客人的房间帐务中。2、结账当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的结帐按钮进入结帐程序。如下图进入结帐系统，一般会收到“此单离店日期不是今天”的提示。这仅仅是一个提示，告诉收银员知道客房预期离店时间不是今天。因为仅仅是提示，所以点击确定按钮或按键盘的回车键就可以关闭此提示窗口，继续下面的操作。系统都会显示出房间的押金、消费和余额。然后点击明细帐单或分类帐单为客人打印帐单。如图所示打印好帐单，在客人确认准确无误签字后，点击收款结帐按钮，根据付款方式结帐。注意对多币别结帐（即结帐总额分为两种以上的币别方式结算）的情况，必须结算完全部金额，系统才允许执行其他的操作。如果是退房结帐，要核对电脑帐和原始单，结清后余额为零时，可以立即点击退房。3、转账当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的转帐按钮进入转帐程序。在进入转帐程序前显示的单是目标单，这样可以实现不用改变目标情况下，实现多对一的转帐，即可以连续查找多张原始单把帐转入目标单。如下图进入转帐程序，首先出现“查找原始单”的提示窗体，点击退出C按钮或按ALTX键可以退出查找程序。可以输入条件，也可以不输入，点击执行O按钮，开始查找如下图我们可以在表中选择要转出帐的原始单。方法是用鼠标点击F5或F9选择从哪间转到哪间账务。转帐是以首先选帐开始的。一是全部选择转账，二是部分转账。全部选选择消费，点全选转账；再选择押金点全选转账。部分选按消费类别选择某类或某几类未结帐的消费。自由选用鼠标双击消费明细帐表格中的某行消费的“选帐标志”单元。如果原状态是“NO”，自动变为“YES”；如果原状态是“YES”，自动变为“NO”可以对每笔帐进行多次转帐操作，但只保留最后一次转来的源帐号，并可以在帐单中打印出来。同住单之间转帐当同住客单是有帐的情况（指有消费未结帐），点击收银窗体的工具栏上的同住按钮，可以把同住单（源）的帐转到当前单上（目的）。联房之间的转帐在账务晨点转关联按钮，可以把所