文件编号：qa01009宝钢国际档案管理制度

上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件文件编号QA01009第1版签发何文波宝钢国际档案管理制度1目的和适用范围11为加强上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下简称宝钢国际）档案管理工作，逐步实现档案工作规范化，有效地为宝钢国际经营管理服务，根据中华人民共和国档案法等有关文件精神，结合宝钢国际实际情况，特制定本制度。12本制度所称的档案是指宝钢国际在各项活动中形成的有关组织管理、党群工作、经营管理、生产技术管理等方面具有保存价值并按规定集中保管起来的各种载体的文件材料，包括文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、合同、荣誉（含证书、奖状、奖牌、奖杯）、实物等。13本制度适用于宝钢国际各事业部、职能部门。2职责21宝钢国际办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的归口管理部门，负责对各事业部、职能部门、直属子公司形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行业务指导；负责各事业部、职能部门的归档文件接收、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。22各事业部、职能部门负责其在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件资料的收集、整理、归档，各事业部的管理部负责向办公室统2002年7月22日发布2002年7月30日实施一移交本事业部各贸易部门的案卷，职能部门负责向办公室移交本部门应该统一归档的案卷。23宝钢国际的人事档案由人力资源部自行管理。3工作流程31案卷及归档文件要求311案卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。312文件原稿及签发意见必须便于保存,并使用碳素墨水、蓝黑墨水书写；文件原稿也可用计算机打印。313归档文件材料的分类、保管期限，由各单位按文件材料归档范围及保管期限（附件1）确定。314归档文件必须按宝钢国际文件材料立卷操作办法附件2组成案卷。315归档的文件材料必须填写卷内目录清单（附件3）。32保密要求321归档文件材料的密级由文件制发单位依据保密法及有关规定确定,分别为秘密、机密、绝密。322带密级的案卷入库前必须在案卷封面左上角的位置加盖密级章。一个案卷内含有不同密级文件时，按最高密级加盖印章。33归档时间和归档手续331未进入宝钢国际公文管理系统的归档文件材料，由各事业部管理部和职能部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。332进入宝钢国际公文管理系统的需归档文件材料由办公室退还给相关事业部的管理部或职能部门，并由这些部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。333各事业部形成的并已执行完毕的合同材料，由各事业部管理部组织整理组卷并装订成册后，第二年的下半年统一移交给办公室归档。334归档的案卷由各事业部管理部的归档人员填写档案材料交接凭证和案卷目录（附件4、5），一式二份，双方签字盖章，归档单位和办公室各留一份。34档案接收、整理和保管341办公室按归档要求对各事业部管理部和职能部门移交的归档案卷进行检查和接收，对不符合要求的案卷，不予接收并退回原部门重新整理。342档案应统一分类，分类应保持前后一致，不能随意变动。分类一般应采用年度组织机构（或问题）分类法。343案卷的排列应以全宗为单位，按不同载体和不同的保管期限分别排列。344以案卷排列的顺序编制案卷号，在同一册案卷目录中不得出现重复的案卷号。345案卷保管要符合安全、保密的原则；入库的案卷不得随意修改；案卷利用后，要及时送回库房箱柜内。346库房管理要做到八防（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防污染）；档案库房的温度应控制在1424摄氏度之间，湿度应控制在4560之间，并在宝钢国际档案库房温湿度测定记录曲线图表上作好记录（附件6）；库房内严禁吸烟；箱柜内施放防虫剂，库房施放鼠药并放置消防器材；箱柜要排放整齐，并保持清洁。35档案统计与鉴定351办公室每年对档案的接收、库存、提供利用等情况进行统计，填写宝钢国际档案基本情况年报（附件7），并按规定上报有关部门。办公室每年三月份向集团公司档案处上报，子公司每年二月份向办公室上报。352档案鉴定参照上海宝钢集团公司档案鉴定工作制度执行。36档案提供利用361办公室负责编制全引目录检索工具。362到档案室查阅公司下发的普发性文件、本部门形成的文件、合同档案等，凭本人工作证填写档案查阅单（附件8）；外单位人员查阅档案凭所在单位证明和本人工作证，经办公室领导批准后填写档案查阅单。4相关文件41上海宝钢集团公司档案鉴定工作制度42中华人民共和国保密法43中华人民共和国档案法44附件1文件材料归档范围及保管期限45附件2宝钢国际文件材料立卷操作办法5各子公司可参照本制度或制定本公司的相应档案管理制度。6质量记录61附件3卷内目录清单QA0100901A62附件4档案材料交接凭证QA0100902A63附件5案卷目录QA0100903A64附件6宝钢国际档案库房温湿度测定记录曲线图表QA0100904A65附件7宝钢国际档案基本情况年报QA0100905A66附件8档案查阅单QA0100906A67附件9实物档案登记表QA0100907A制订王玉珍日期2002年5月8日审核陈跃日期2002年5月13日附件1文件材料归档范围及保管期限基本范围保管期限、组织管理工作档案1、公司设立与运作1上级机关关于本公司的设置，人员编制的指示、决定、通知、批复等材料永久2本公司内部机构成立、撤销、调整、合并的决定、通知等材料永久3公司章程永久4董事会计划、总结、决定永久5董事会记录、纪要永久6董事任免决定、聘任书永久7董事会工作报告永久8制定公司合并变更、利润分配、增减注册资本长期9监事会计划、总结、决定永久10国有资产监管工作计划永久11监事会会议记录、纪要长期12经理会、经理例会、工作会议、专业会议形成有会议记录、纪要、决定等文件材料重要的永久一般的长期13上级部门关于行政工作的指示、规定、办法等文件材料长期14本公司关于行政工作的请示及上级部门的批复重要的永久一般的长期15本公司行政工作的规定、制度、办法、通知等文件重要的永久一般的长期16本公司及办公室行政工作年度计划、总结长期17本公司启用印模文件永久18本公司经济史、沿革、经济年鉴、大事记、编史修志形成的原始材料及汇编管理性文件材料永久19本公司各种调研报告重要的永久一般的长期20国家领导人、上级机关在本公司视察检查工作的指示、讲话、题词、录音、录像、照片永久等材料21本公司获市级以上的荣誉证书、奖杯等有重要凭证作用的实物永久22本公司有关公务车辆、办公用品等固定资产使用管理的请示、批复、通知、规定、办法、制度等材料重要的长期一般的短期23接待工作中形成的重要材料重要的长期一般的短期2、法律监察1上级关于监察工作的文件材料包括批准立案报告、领导的意见、审查结论和处理决定，结案报告及其它与本案有关的重要材料重要的永久一般的长期2调查处理政纪案件的文件材料长期3违反法纪、政纪行为的检举、控告材料短期4监察工作的规定、规范、条例、请示、批复等材料重要的永久一般的长期5监察工作年度计划、总结和信访、违纪案件等统计报表重要的永久一般的长期6监察工作会议材料长期3、审计工作1各项专项审计工作中形成的文件材料本单位审计自查报告、上级审计部门对被审单位的书面意见及有关审计工作的通知、调查报告、汇报材料等长期4、劳动人事管理1上级关于人事工作的指示、决定、通知重要的长期一般的短期2本公司制定的关于人事工作的各种条例、制度长期3干部任免、招聘、调配等请示与批复有关材料重要的永久一般的长期4对干部处理的请示与批复长期5人事工作计划、总结长期6职工录用、合同、协议、调动、辞职、退休、抚恤等有关材料长期7各类专业干部职称的评定、晋级、奖惩、考核材料长期8干部统计年报表永久9大、中专毕业生转正定级等材料长期10年度工资、劳动管理的各种统计报表永久11有关劳动工资方面的资料、汇编长期12各种调整、改革工资制度的方案、请示、批复、各种奖励制度和规定永久13本公司向上级的请示及本公司制定的规定、办法、决定、制度等文件重要的永久一般的长期14劳动组织措施及方案长期15本公司工资计划、工资总额、资金等文件及报表永久5、教育工作1上级关于教育工作的指示、通知短期2本公司关于教育工作的请示、报告、规定、制度长期3教育工作计划、总结长期4职工教育工作年度统计报表长期5在职职工培训、业余教育等培训计划及管理中形成的文件材料短期6、医疗卫生1有关计划生育工作等文件材料长期7、后勤福利1职工食堂、职工住房房改等工作形成的文件材料长期8、外事工作1上级关于涉外工作的文件材料长期2有关涉外工作的请示、报告、批复长期3有关涉外工作的规定、办法、制度、条例永久4出国考察、业务洽谈工作方面记录、纪要、协议重要的永久一般的长期二、党群工作档案1、党务工作1上级党委有关党委工作的指示、决议、纪要、报告、通知针对本单位的永久重要的长期一般的短期2执行上级党委的指示、决议、决定、通知、纪要、报告及本公司制定的规章、条例、办法等材料重要的永久一般的长期3党委会、党委扩大会、党委民主生活会等会议记录永久4党员代表大会会议文件材料永久5各种调查报告、情况反映长期6本公司党委形成的决定、决议、指示、通知、通报材料重要的永久一般的长期7党务工作计划、总结、政治思想工作会议材料及重要政治活动记载等材料重要的永久一般的长期8上级机关关于来信来访的文件及本公司来信来访的请示与批复针对本公司的永久重要的长期一般的短期9上级机关关于机要保密的条例、指示、通知及本公司贯彻执行的意见、报告、总结等针对本公司的永久重要的长期一般的短期10省、部、中央领导视察本公司的题词、指示、讲话材料永久11党务工作大事记永久2、组织工作1上级对组织工作、党员干部工作的指示、规定、通知等材料长期2本公司组织工作、党员干部工作计划、安排、总结长期3向上级的各项请示、报告、汇报和上级的指示、批复以及本公司组织、党员干部工作的制度等材料重要的永久一般的长期4党务干部任免、考察、奖惩等方面的决议、决定、通知重要的永久一般的长期5党员延期、退党、取消党员资格的决议、决定、通知、及新党员名单等材料长期6统计表永久7党员组织关系介绍信及存根长期8党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、通知、请示、批复等材料永久3、宣传工作1上级机关对宣传工作的指示、决定、通知长期2本公司贯彻落实宣传工作的计划、活动安排、总结长期3有关精神文明建设方面的文件材料长期4有关理论教育、党员教育、形势教育等方面的材料4、纪检工作1上级关于纪检工作指示、规定、通知长期2纪检工作计划、总结长期3纪检工作统计报表永久4纪委会议记录永久5对本公司违纪案件处理材料永久6本公司对党员干部、党员违纪案件处理的报告及批复永久7本公司重要来信、来访的处理材料长期5、工会工作1上级关于工会组织、工会工作决定、通知等材料长期2本公司工会工作请示及上级的批复长期3本公司工会机构设置的决定长期4本公司职工代表大会会议材料长期5本公司工会常委、工会常委扩大会议记录长期6本公司劳动竞赛计划、方案、考核内容、评比结果长期7出席本公司、集团公司及市级以上各种表彰大会先进事迹材料、光荣册等永久8本公司劳动保险、保护、职工疗养、困维补助规定等文件材料长期6、共青团工作1共青团工作的有关规定、报告、批复长期2共青团工作计划、总结长期3团员管理、奖励方面的材料长期4团委会、团委扩大会议的记录、决议长期5团代会会议材料重要的永久一般的长期6团员介绍信存根长期7竞赛计划、方案、措施短期8上级团组织如开表彰大会及先进团员的事迹材料长期9团组织改选的请示、报告及批复重要的长期一般的短期10有关团工作统计报表永久三、经营管理档案1、经营决策1本公司总体改革方案永久2本公司发展规划永久3本公司重大经营战略性决策永久4方针目标管理永久2、计划工作1本公司中长期发展计划永久2本公司年度、季度、月份计划年度永久季度长期月度短期3计划管理工作中形成的文件材料长期3、统计工作1本公司年、季、月统计报表年度永久季度长期月度短期2本公司综合情况统计分析工作中形成的文件材料年度永久季度长期月度短期3本公司统计工作的规定、办法、通知等文件材料重要的长期一般的短期4、财务管理1本公司有关财务管理、物价管理的规定、制度等文件材料长期2财务管理工作计划、总结、报表长期3资产管理、清产核资、企业兼并等有关文件材料重要的永久一般的长期4资金管理及子公司融资管理材料重要的永久一般的长期5本公司年度预、决算及各子公司的财报表永久6上级有关资金管理工作的指示、规定、通知永久7本公司有关资金管理工作的请示与上级批复永久5、物资管理1物资采购、运输、调拨计划长期2物资管理工作中形成的文件材料重要的长期一般的短期3订购合同、协议重要的长期一般的短期6、产品购销1购销合同、质量异议重要的长期一般的短期2本公司市场分析预测、用户调查、广告宣传、售后服务等文件材料重要的长期一般的短期7、企业管理1本公司普查形成的文件材料长期2本公司经济责任制、现代化管理等工作中形成的文件材料重要的永久一般的长期、生产技术管理档案1、质量管理1上级关于质量管理的文件材料长期2本公司有关质量管理的请示、报告、批复、通知等永久3本公司“贯标”过程中形成的文件材料重要的长期一般的短期4本公司产品质量事故分析报告、处理结果长期5本公司有关质量检查、评比材料永久6本公司质量管理工作会议材料永久2、设备管理1上级部门关于设备管理方面的规定、通知等文件材料长期2本公司有关设备管理、设备引进等文件材料长期3本公司有关计算机系统开发、运行的规定、办法、制度、规范等材料长期3、安全管理1上级对安全工作的指示、通知、规定、办法、制度等长期2本公司关于安全工作的请示、报告、批复、通知、通报等长期3本公司安全会议记录、纪要等材料有关安全检查、整改措施、执行情况材料长期4本公司重大伤亡事故的请示、报告、批复、通报、分析、调查和处理材料永久5本公司重大伤亡事故的统计永久4、科技管理1上级部门关于科研工作的指示、通知、规划、规定、办法、条例等文件材料长期2本公司有关科技发展的规划和年度计划等材料长期3获奖科研成果材料永久5、标准化管理1上级关于标准化管理方面的文件材料长期2本公司有关标准化管理的规定、办法、制度等材料长期6、档案信息管理1上级关于档案工作指示、通知、规定、制度、办法等文件材料。长期2本公司档案工作的请示、报告、批复、通知长期3本公司档案工作规划、年度计划、总结长期4本公司档案工作规定、制度、办法等长期5本公司档案销毁审批清册等材料永久6档案移交清单长期附件2宝钢国际文件材料立卷操作办法一、预立卷1、编制立卷归档类目和条款。各单位根据自己的职责范围和经营业务内容，在每年的年底或下一年的年初按组织管理、党群工作、经营管理、生产技术管理四大类分类，制订本单位文件材料立卷归档类目。在每个类目下再设置具体的条款，条款要反映一组文件的共同点,做到特征鲜明、文字简练，使每一条款汇集的文件符合立卷的要求。2、按所设置条款准备卷夹，卷夹要标明条款的名称，并按规定编号。卷夹要按类目排列。3、将文件材料“对号入座”归入相应的卷夹中去。4、立卷类目和条款应一式二份，一份留本单位作为平时立卷依据，一份交办公室备案。二、对立卷归档文件材料进行检查调整1、检查应归档的文件材料是否收集齐全完整,不全的应及时补齐。2、检查归档文件材料是否有圆珠笔或铅笔字迹,不符合要求的,应采取补救措施。3、检查归档的文件是否属于本年度、本单位的立卷归档范围,不属于的，应转入其他年度、其他部门。4、检查归档的文件是否有保存价值，无保存价值和重复的材料应剔除。5、检查各卷卷内文件的保存价值是否大体一致,并确定保管期限。三、排列组卷1、按文件材料形成的时间顺序,结合文件材料的重要程度和保存价值进行排列组卷。并做到正文在前,附件在后批复在前,请示在后,印件在前,原稿定稿在后不规范的原件，复印件在原稿前）；重要规章性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；合同在前,变更及附件在后,保持卷内文件材料完整无缺。合同文件按年度、品种、合同号从小到大排列，合同附件跟随合同号有序排列。2、跨年度文件材料的排序要求做到跨年度请示与批复，放在复文年立卷归档；没有复文的，放在请示年立卷归档；跨年度的规划放在针对的第一年立卷归档；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷归档；非诉讼案件放在结案年立卷归档；各类事故材料放在事故发生年立卷归档；评比先进、奖励材料放在评选、奖励年立卷归档；职工处分材料放在处分年立卷归档；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件放在处理完毕或转发年立卷归档；跨年度的合同（技改、设备合同随工程项目一起归档）一般放在合同签订年立卷归档。四、拟写案卷标题1、案卷标题是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。2、标题必须由作者、问题和名称三要素构成。3、案卷标题拟写文字要简练通顺，用四号黑体字，字数一般控制在40字以内，一律采用计算机打印。标题纸的大小大约为1112公分、宽为45公分五、案卷的编目1、卷内文件编号要做到卷内文件除空白纸外，凡载有信息的正、反面均用铅笔逐页在正面的右上角，反面的左上角编写页号（用阿拉伯数字），不得漏编或重编，（如果一张A4纸上贴有若干张单据，每张单据为一页，必须编号）图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。2、按卷内文件目录的内容要求和卷内文件排列的顺序,逐件填写卷内目录。将填写完的卷内文件目录一式三份，一份放在卷首，一份随案卷移交时上交，一份由立卷部门自留。3、文件材料的题名不能随意更改和简化；没有题名应拟写题名,对虽有题名但无实质内容的应重新拟写；自拟题名必须用括上；合同材料在题名中不仅要标明品名，还需标明合同号；没有责任者、年、月、日的文件材料要进行考证并由归档人员附加说明。六、填写卷内备考表和案卷封面1、在立卷过程中如发现卷内文件合同材料有不完整、破损或其他问题，立卷人员必须在备考表中加以说明，以便管理者和利用者了解卷内文件合同材料的有关情况。2、对无内容可补充说明的,亦须在“立卷人”、“立卷时间”栏中填写姓名和日期，“检查人”栏由案卷质量审核者签名，以示负责。3、案卷标题应用计算机打印。无法用计算机打印的须用毛笔、钢笔填写，并作到字迹工整。4、把打印好的案卷标题粘贴在案卷封面上七、装订1、清除卷内文件合同材料上所有的金属物。2、对不规则用纸，小于A4的纸要补足成A4,大于A4的纸要折叠成A4大小（整卷合同材料都是A3的不需要折叠）,加上封面、封底，文件合同材料的下侧和右侧要和卷皮对齐。3、使用棉质蜡线，采用三孔一线的方法，装订案卷。装订线不得遮压立卷文件合同材料的字迹。合同材料可视情况酌情采取以下三种办法装订1适合电脑文件夹装订的一律用电脑文件夹、2符合A4纸张大小规范的合同材料采用三孔一线装订、3特殊情况，如在一本合同中，纸张大小不齐、或页面