BZ-QP-01文件与记录管理程序-A1

1、制定审核批准受控发行印章日期日期日期此文件若盖有红色 受控文件的印章，则是正式文件，任何 员工不得私自影印！请妥善保管好正式文件！版本修改事项/摘要修改人生效日期A0初版发行谭世荣2008年02月10日A1改版发行肖飞2013年10月30日A2将质量记录保存期限由2年更改为3年，将人力资源部 与行政部合并入总经办肖飞2014年01月02日1. 目的:对质量文件进行控制旨在确保使用有效版本，防止使用失效或作废文件。对质量记录的使用、保管予以控制。2. 范围：适用于本公司所有品质体系文件及相关资料记录的控制3相关部门：所有与体系有关的部门4. 文件管理程序：4.1文件分类、编号、编写与审批：文件分

2、类编号方法编写审核批准(1)质量手册BZ+QM+流水号ISO组长管理者代表总经理(2)程序文件BZ+QP+章节号部门主管管理者代表总经理(3)三阶文件WI+流水号部门主管部门经理厂长(4)记录表单FM+流水号各部门主管管理者代表随文件一同审批(5)外来文件WL+单号+流水号文控ISO组长管理者代表4.1.1.部门文件发放流水号编码方法：“部门代码” + “ -” + “年份” + “月份” + “发放第几份文件” + “ -”+ “文件数流水号”共有13位数据。例如：NO: QR11-0412001-01表示：由文控2004年12月发放的第一份文件第一件。4.2文件的要素和版本：4.2.1所有

3、受控文件必需要有文件名称、文件编号、版本号、页码及修改履历、制定者、审核、批 准及相应日期、生效日期等要素，文件编号根据4.1要求填写。4.2.2版本代码“ A ” +第几次版本，文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位，如A1表示经过1次修改的版本(表单格式变更用字母 A、B、C识别);一个版本只能经过3次变更， 经过第3次变更需更换版本(例：A2 B0)。4.3. 文件的发放：4.3.1. 受控文件由文控员统一填写编号后登录在受控文件总表上。4.3.2. 原件由文控员保存在文控中心，无须加盖受控文件章。4.3.3. 受控文件由文控员复印后加盖红色“受控文件”印章并在印章内填写各部门的发行

4、号才能发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在文件发放与回收记录上签名。4.3.4. 各部门的发行代号：文控：WK品质部：QA生产部：SC财务部：CW总经办：ASSYPMC 部：PMC维修部：WX采购部：CG工程部：GC业务部：YW仓储部：CK4.3.5. 文件破损或遗失时，须填写文件领用申请表经管理者代表批准补发。破损文件及时交还 文控中心。4.3.6. 非发放范围人员需领用文件时，须填写文件领用申请表经该文件的批准人同意后，按本 节第三条办理手续。4.4 文件的更改4.4.1. 文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写文件更改申请表说明理由，由原部门审 批，若其它部门审批时，该部

5、门应获得审批所需的背景资料。4.4.2. 文件更改批准后，由文控中心按文件发放与回收记录的名单发放修改后的文件，并收 回作废的旧文件。同时在文件修改事项 /摘要中注明更改版本、修改事项 /摘要、修改人、修 改人、生效日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制。4.4.3. 文件可按下列情况更改。A、如属个别字的错、漏，更改后不涉及数值变更、使愿意变成相反的或易造成误解的，由 文件制定部门负责采用换页处理。B、涉及数值变更、使愿意变成相反的或易造成误解的错、 漏字，需填写文件更改申请表， 由制定部门负责更改，并按原审批程序审批通过后受控发行。4.4.4. 文件必须保持整洁 .完整，不允许

6、随意手写涂改；如有作手写更改时，须在更改处签名及注 明更改日期，并做好更改记录；手写更改后的文件必须在 2 个工作日内修改成正式文件受 控发行。4.4.5. 文件更改必须由制定部门负责进行统一更改。4.5. 文件的换版和作废4.5.1. 当出现下列情况时，文件须进行换版：A、在市场发生重大变化，导致公司产品生产过程发生重大策略调整时；B、公司组织结构和管理方式、管理过程发生重大策略调整时；C、公司现采用的质量管理体系发生变更时；D、顾客有特殊要求及其他重大事项导致文件不能满足需求时，公司可根据需求临时组织文 件评审，必要时进行换版。4.5.2. 对于需要换版的文件，由文控中心负责按文件发放与回

7、收记录的记录在该文件领用人 处以旧换新，旧文件收回作废，并在文件发放与回收记录上作好回收记录。4.5.3. 所有作废文件由文控中心负责及时销毁，需保留时每页加盖“作废”章。4.6. 发给认证公司或客户及其代表的如品质手册，程序文件等文件盖非受控文件章，不作换版控制。4.7. 受控文件不准私自复印，盖有红色“受控文件”印章的文件为有效，任何员工不得私自影印，影印无效。4.8. 印章管理：4.7.1. 与文件和资料的管理有关的印章，由文控中心统一保管、控制。4.8.2. 印章如有遗失重新刻制时，应有与原印章相区别特征，由文控中心在涉及范围内通报。4.9. 外来文件管理4.9.1. 外来标准由管理代

8、表与外界联络，每半年通过电话查询跟踪一次，确保本公司使用之外来标 准为最新版本。4.9.2. 外来的技术文件，为受控文件时，由工程部主管进行管制 ,并对相关内容转换成本公司文件 发放到相关部门。4.10. 质量记录的分类及归档管理。4.10.1. 质量记录分为产品质量记录和质量体系运行记录。4.10.2. 管理者代表组织编写品质记录保管清单 ，对列入该清单的质量记录实施归档保存管理。 并规定本公司各种质量记录、供应商提供的相关品质记录的名称、保存期限、保存单位。4.10.3. 质量记录格式的更改与作废按条款 4 执行。4.11. 质量记录的管理4.11.1. 质量记录要求真实填写、字迹清晰、项

9、目填写齐全、文字表达言简意赅。用钢笔或圆珠笔 填写，颜色为蓝、黑色。4.11.2. 各部门负责管辖范围内质量记录的定期收集、分类编号、归档保管和查阅处理。部门主管 为本部门归档质量记录的保存负责人。4.11.3. 质量记录保存应有专柜，环境须注意防潮、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。4.11.4. 因工作需要非本部门的公司人员查阅本部门质量记录须经部门主管批准，非本公司人员查 阅质量记录须经管理者代表批准。4.11.5. 质量记录保存期至少 3 年以上后由保存部门负责销毁。4.12. 质量记录在使用过程中如不能满足于当前工作需要，可对其进行修改。4.12.1. 表单部分更改：只要能达到更加真实、

10、准确、及时记录当前所发生的信息或问题。 （不可 同一时间两种表单混用）4.12.2. 表单更新：对于表单完全不能及时、准确、真实记录当前所发生的信息或问题即可更新。4.12.3. 表单增加或删减：对于现有部分表单无法记录当前所需要之信息，可以删去此种表单，如 果需要记现有信息，而现有表单无法反映，可以另外增加表单。5. 相关文件：无6. 相关记录6.1. 受控文件总表 BZ-QP-01-F001-A0-BZ-QP-01-F005-A0BZ-QP-01-F002-A0BZ-QP-01-F003-A0BZ-QP-01-F004-A062文件发放与回收记录63文件领用申请表-64文件更改申请表-6.5. 品质记录清单受控文件总表NO文件类别质量手册程序文件指导书/规范外来文件NO文件编号文件名 称制定部 门归档日 期发放范 围发放份 数版次编 号页 次备注BZ-QP-01-F001-A0文件领用申请表NO.申请部门日期申请人文件名称文件编号版次申请原因页次原文内容修订内容摘要核准审核申请人BZ-QP-01-F003-A/0文件更改申请表NO.第一部分（文件申请部门填写）申请文件编号：文件名称：申请份受控副本非受控副本理由及用途说明： 申请人部门负责人日期第二部分（由管理者代表/ISO推进办公室完成）评审：可接受 不