文件控制程序介绍

1、文件修订序号版本修订日期条款修订内容修订者11.02002.7.15全文编写核准：审核：编写：1. 目的：确保质量体系及环境体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。2. 范围：适用于质量体系及环境体系内受控文件的管理。3. 定义：3.1. 质量手册及环境手册：系第一层文件，将质量管理和环境管理与质量保证体系和环境 体系整合，说明作了哪些工作来确保质量和环境。3.2. 程序：系第二层文件，详述如何进行及完成质量手册及环境体系内所表达的方针及目 标。3.3. 指导书、规定、规范、基准、标准：系第三层文件，为支援各项质量管理或环境管理 办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准

2、。3.4. 表单、记录：系第四层文件，为验证质量体系及环境体系有效运作，而对各个事项持 续不断加以记录。4.流程:流程责任单位相关说明表单N各部门 责任人员各部门 责任人员1. 文件技术性的 审核2. 审核或会审单 位责任人签名审核栏或文件会签单各部门 责任人员1. 文件授权性的 审核2. 核准者签名核准栏企管办 文控中心编号、版本、发行 日期、盖受控乂 件发行章受控文件总览 表企管办 文控中心文件发放总览 表各受控文件 持有人各部门责任 人员或文件 制订人依实际需要实施 培训各部门 责任人员在文件修订栏注明变更内容文件制（修） 订申请表文控中心 文件保管人旧版或过时无效 文件盖作废章文件作废

3、一览 表5.内容：5.1.文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要 人员制、修订文件。5.2.文件审核、核准5.2.1.文件审核、核准权限文件类别审查核准()管理代表总经理()部门经理总（副）经理各级主管部门经理附随于（）或被审核、核准5.22文件审核（1）文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。（2）各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在 审核栏上签名。5.2.3. 文件会审（1）文件的审核权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改相关文件时， 则文件应送相关单位会审。（2） 各文件会审人须对文件进行技术性审核，并在文件会签单上签注会审

4、意见。5.2.4. 文件核准（1）文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。（2）文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在核准栏上签名。5.3. 文件发行、分发5.3.1. 文件核准后，企管办文控中心在首页上盖文件受控章，该文件由文控中心使用。 并将相应记录登记在受控文件总览表。文件核准后，由文控中心在文件的电子版本上添加“”水印并将文档保护以防止打印及修改。公司内一级、二级文件的发放全部利用公司局域网在网上规定目录公布，不 作书面发放。该规定目录为只读目录。5.3.2. 文件编号、版次的规定（1）质量手册对应16949及14001标准章节号-：质量手册；：环境手册（2）程序文件对应标准章节

5、内，程序文件连续编号对应16949及14001标准章节号:16949程序文件:14001程序文件（3）作业指导书wi- - . f T_对应标准章节内，作业指导书连续编号 对应16949及14001标准章节号（4）质量记录-三三 流水号（0199） 0:对应二级文件；19：对应于三级文件； W:来源于三级文件；P:来源于二级文 件；对应16949及14001标准章节号；5.4. 文件使用保管维护541. 受控文件持有人负责更新每次文件变更。542. 受控文件持有人应将文件存放在安全地方，防止文件遗失及污损。5.4.3. 受控文件持有人未经核准，不得擅自复印、涂改持有文件。5.4.4. 受控文件

6、的使用,适用于该文件适用范围。5.4.5. 任何作业必须遵守受控文件的规定。5.4.6 .作废与参考文件不得作为实施作业管理的依据。5.4.7.作参考用的文件和资料须盖参考资料章，如变更时不作另行通知。5.5. 文件实施前培训：各部门主管或文件制定人根据实际需要，可在文件分发前针对文件 实施要点向相关作业人员讲解说明，并留下相关培训记录，或者将文件传阅相关部门 人员。5.6. 文件变更申请5.6.1. 文件变更申请人在文件修订申请表上填好资料，附上修订提议参考资料，向原 文件制订部门提出申请。5.6.2. 文件修订应将修改内容记录在修订栏内（如修订页）：（1）文件修改除依本程序5.25.5项的

7、规定办理，并作版次修改。（2）版本编号.O 第几次修订如:0、1、2、3、4、5。 版本号如：1、2、35.7. 文件变更的审核、核准：如没有特别指定，文件变更的审核、核准须由原始审核与核 准的部门执行。5.8. 文件作废5.8.1. 变更及过时的文件应填写文件销毁申请表经核准后，由文控中心销毁，避免新 旧版本的混用。5.8.2. 作废的文件仍有参考价值可以保存，但应盖作废章以识别。5.8.3. 作废的文件须由文控中心登记在文件作废一览表。5.9. 外来文件按外来文件控制办法（4.1-001 ）进行管理；图纸的控制按图面控制办 法（4.1-002 ）进行管理。5.10. 网络（电脑）及相应电子文档等的管理详见电子文件控制办法（4.1-003 ）和计算机使用制度（4.1-004 ）。6. 相关附件：6.1. 受控文件总览表（4.1001 ）。6.2. 文件制订/修订/会签/销毁申请表（4.1002 ）。6.3. 文件作废一览表（4.1003 ）。6.4. 文