交通大学后勤集团公文管理规定

1、交通大学后勤集团公文管理规定为使集团各单位的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公 文处理质量和公文处理工作的效率， 根据学校有关规定，结合后勤集团 实际情况，特制定后勤集团行文管理规定，请各单位遵照执行。一、管理原则集团各二级单位应指定一人负责本单位的公文处理工作，并有一名领导分管公文处理工作，定期检查，不断改进。对于重要公文，领导要 亲自处理。二、常用公文的种类（一）通告。适用于对重要事项或重大行为做出安排。奖惩有关人 员。（二）通知。适用于批转集团、校内有关公文，转发上级机关和不 相隶属机关的公文；发集团内规章制度；传达要求集团内各单位办理和 有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免

2、或聘用干部。（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况。（五）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。提出意见或者建议，答复上级机关的询问。适用于向不 相隶属机关相互商洽工作， 询问和答复问题；向有关主管部门请求批准 等。（八）会议纪要。适用于记载和传达会议精神和议定事项。三、行文规则（）向上级机关行文，应主报一个上级机关，如需报送其他相关 的上级机关，用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级 行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时， 应 当抄报被越过

3、的上级机关。（二）与平级机关和不相隶属机关之间告知事项，联系工作，商洽 业务，用函件行文。（三）向上级机关的请示，不可同时向下级机关发送。向下级机关 的重要行文，可以抄报直接上级机关。（四）上报上级的请示，凡涉及双重领导的上级机关，应根据请示 的内容注明主报机关和抄报机关。（五）“请示”应当一文一事;只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。（六）“报告”中不得夹带请示事项。四、公文办理（一）公文办理分为收文和发文。收文处理一般包括传递、签收、 登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程 序；发文办理一般包括

4、拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、 登记、发文、立卷、归档、销毁等程序。（二）集团各单位都要建立收文登记制度。外来公文由集团办公室 统一拆圭寸、登记。（三）需要办理的公文，集团办公室及时提出明确的拟办意见送集 团领导批示，或交有关部门处理。如果涉及两个以上单位处理， 应明确 主办单位。紧急公文，按办理时限办理。（四）承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位 职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。（五）送领导批示或者交有关单位办理的公文，办公室负责催办、 查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般 公文催办、查办。（六）凡涉及到其

5、他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协 商。经协商不能取得一致意见时， 部门领导应当亲自出面； 如仍有分歧， 主办部门要将各方意见保送主管领导研究决定。五、草拟公文（一）公文大标题用“标宋”2 或小 2 号字，内容用“仿宋”小3 号字， A4 幅面。（二）要求人名、 地名、数字、引文准确。 引用公文应当先引标题， 后印发文号。日期应当写具体的年月日，年份应当写全。（三）结构层次序数，第一层为“一、 ，”第二层“（一），”第三层为“1. ”， 第四层为“（1）”。（四）必须使用国家法定计量单位。（五）公文中的数字， 除成文时间， 部分结构层次序数和词、 词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语

6、句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数码。（六）公文稿拟出后，要由本部门负责人认真核阅、修改、签字。（七）各办公室在将公文送领导签发之前， 应当认真做好审核工作。 公文必须由本单位主管领导签发。（八）审批公文的主批人应当明确签署意见，并写上姓名（全名） 和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。（九）已经领导签发的文稿，不得改动；如必须改动，应报领导人 同意（十）草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得 使用铅笔、圆珠笔和彩色笔。不得在文稿装订线外书写。（十一）用印印迹要端正、清晰，印章应当上不压正文，下压成文 时间年、月、日 47 个字。六、后勤集团网页的管理 为加强

7、后勤工作宣传，提高后勤集团服务质量和服务效率，及时了 解师生员工的需求，后勤集团建立了后勤网页，具有发通知、发新闻、 网上报修和网上投诉功能， 由集团办公室负责管理。 为做好网页及内容 的维护，规定：（一）做好宣传工作。各单位要指定一人负责信息提供。及时向办 公室报告本单位工作信息、新闻事件、好人好事、工作布置、完成任务 等信息。（二）做好反馈工作。及时查看师生员工从网上所反映的信息，对 报修报告、 意见反映等需集团有关单位提供服务的内容， 由办公室负责 登记并责成相关部门， 在三个工作日内完成并回复。 其工作程序为： 属 二级单位可以直接处理的问题， 由办公室打印后交二级单位领导批示 布置有

8、关人员处理与当事人联系完成并将处理结果归档； 属二级单 位处理权限以外的问题， 打印后报集团主管领导签署意见由办公室负 责协调与当事人联系完成并归档。（三）做好查看工作。各二级单位要做好后勤网内容的查看工作， 及时了解集团的工作动向， 宣传信息， 通知安排， 认真做好报修及意见 的服务反馈工作。后勤集团办公室工作职责一、负责集团综合性行政管理工作。协助集团领导督促各项工作的实施、落实情况。二、根据集团领导的指示和办公会议决议，负责组织集团工作、规划、计划、报告、总结及决议 等文件的成文工作。三、负责集团办公会及其它会议的通知、组织工作，并做好会议记录，整理会议纪要，检查会议 决定的落实、执行情况。四、负责集团网页维护管理和学校办公网文件信息的办理工作。五、负责集团交大生活报的出版发行工作。六、发布有关事项的通告、通知等。负责集团各类文件的收发、登记、传阅、催办、立卷和保管 工作。七、负责集团信息的收集和反馈工作，做好上承下达，组织协调由几个部门共同办理的综合性工作。丿八、负责上级领导及兄弟院校各类公干人员的接待、住宿和生活服务等安排。九、负责集团印章、介绍信的管理。十、完成领导交办的其他临时性工作。主任孟丽娜