很好超级整理术

1、 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 这世界上最重要的人是WHO？ 这世界上最重要的事是WHAT？ 这世界上最重要的时间是WHEN？ ： 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 主讲人： sweet 2012年6月4日 超级整理术超级整理术 - -上班族最需要的工作技能上班族最需要的工作技能 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 要做的工作太多，脑中乱成一团，无法集中精力干好眼前的工作。 虽然制定了工作计划，但从没能按计划完成过工作。 办公桌上乱成一团，经常找不

2、到重要文件。 以为保存在电脑里的资料找不到了，之后重 做一份。 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 课课 程程 内内 容容 第一章： 为什么 我们需 要整理 第二章： 关于文 件和办 公桌的 整理 第三章： 关于电 脑与电 子邮件 的整理 第四章： 关于大 脑信息 的整理 第五章： 关于时 间的整 理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 一整理的目的是为了提高工作效率提高工作效率。 -以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术 第一章：为什么我们需要整理 不仅仅是为了整理干净不仅仅是为了整理

3、干净 是为了提高工作效率是为了提高工作效率 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 二不擅长整理，会拖事业的后腿： -不擅长整理人群的常见倾向： 工作速度慢速度慢，晚上以及休息日经常加班加班； 经常把时间花在找东西找东西上； 忘性大，由于不小心造成的失误很多失误很多； 脑中经常在思考着多项多项工作； 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了忙死了，忙死了”。 第一章：为什么我们需要整理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan “超级整理术超级整理术”是教您制定规则，然后是教您制定规则，然后 按照规则做就会提高

4、工作效率的好方法。按照规则做就会提高工作效率的好方法。 - -整理的效果： 思路会变得很清晰清晰； 想要的东西很快很快就能找到； 更容易产生创意创意； 工作更有实效实效； 工作之余又更多的时间更多的时间可以自由支配。 第一章：为什么我们需要整理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第一章：为什么我们需要整理 三“超级整理术”的内容 -整理的对象是什么 四大类：文件及办公桌文件及办公桌的整理；电脑及电子邮件电脑及电子邮件的整理； 大脑大脑的整理；时间时间的整理。 -只要设定了规则，不需要记忆力： 规则如下：文件的名称名称应统一；文件夹应分类分类

5、进行保管；设一个 “临时保管文件夹临时保管文件夹”，专门存放未经整理的文件；定期对资料备份保 存；用桌面快捷桌面快捷方式进行搜索。 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan -“超级整理术”的基础是“统一化统一化”、“一元化一元化”和和“自动化自动化” 比如“统一化统一化”：给文件取名时最好有一定的规则规则； “一元化一元化”：文件尽量集中集中保管在一定的地方； “自动化自动化”：应使用软件软件进行管理。 -规则越简单越好：记住！整理方法记住！整理方法不能过细！不能过细！ 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qi

6、aodan 课课 程程 内内 容容 第一章： 为什么 我们需 要整理 第二章： 关于文 件和办 公桌的 整理 第三章： 关于电 脑与电 子邮件 的整理 第四章： 关于大 脑信息 的整理 第五章： 关于时 间的整 理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 一如何利用整理术创造出最好的工作环境 把时间花在找东西上很可惜可惜； 所谓整理，就是要达到所谓整理，就是要达到“您想要的东西您想要的东西 伸手就能拿到并方便使用伸手就能拿到并方便使用”的最佳状态。的最佳状态。 一个现代商务人士， 平均

7、每天会收到大约 190种信息，一年花在 找东西上的时间大约 是150小时。 不要花时间去记“东西放在哪里”； 时间浪费时间浪费 学会扔东西吧； 用后归还原位很重要； 尽量不要打印纸质文件。 记忆力浪费记忆力浪费 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 整理的步骤：整理的步骤： 从从“分类分类”到到“还原还原”、“丢弃丢弃”才算整理才算整理 还原还原 分类分类 丢弃丢弃 取出取出 保管保管 整理不仅整理不仅 仅是这些仅是这些 很好超级整理术 Qiaodan Confidential |

8、2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 二及时整理资料是为了有效利用信息 文件分为“正在办理状态”和“保存状态”； “正在办理文件”和“需保存文件”的整理办法； 统一大小和形状； 把正在操作中的文件放进透明文件夹中； 托盘的使用办法； 重要的已办文件用大文件夹保管； 需要暂时保管的东西 分为三类： 近期需要用到的； 需要存放起来的； 不知以后是否需要， 暂且保存起来 加封面 加标签 新到的文件放上层，需保管的放下层新到的文件放上层，需保管的放下层 如果是同一项目，尽量统一标如果是同一项目，尽量统一标 签的字体签的字体 很好超级整理术 Qiaoda

9、n Confidential | 2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 三使办公桌成为舒适的工作场所 合理配置办公桌上的空间； 有时可以不收拾 要点： 常用的东西放在桌上； 东西摆放在固定的位置； 抽屉里摆放的东西也应 有固定的位置。 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 四关于书籍、杂志与名片的整理 已读完的书，做好摘录； 把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了； 定期整理名片 很好超级整理术 Qiaodan Confidential

10、| 2011 Qiaodan 第二章：关于文件和办公桌的整理第二章：关于文件和办公桌的整理 五再次弄清楚整理的目的 仔细想想整理的目的 办公桌上乱七八糟，其坏处： 工作上的坏处是（ ） 情绪上的坏处是（ ） 办公桌上井井有条，其好处： 工作上的好处是（ ） 情绪上的好处是（ ） 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 课课 程程 内内 容容 第一章： 为什么 我们需 要整理 第二章： 关于文 件和办 公桌的 整理 第三章： 关于电 脑与电 子邮件 的整理 第四章： 关于大 脑信息 的整理 第五章： 关于时 间的整 理 很好超级整理术 Qiaoda

11、n Confidential | 2011 Qiaodan 第三章：关于电脑与电子邮件的整理第三章：关于电脑与电子邮件的整理 一充分使用电脑的功能 这个时代，IT知识很重要； 把电脑当作自己的“外脑”； 把信息集中在一台电脑内； 笔记本电脑里该存些什么； 用“谷歌桌面”搜索信息； “记忆”类的工作 就交给笔记本电脑 这个“小秘书”吧， 自己集中精力进行 “思考思考” 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第三章：关于电脑与电子邮件的整理第三章：关于电脑与电子邮件的整理 二管理电脑内信息时也用“超级整理术” 文件夹要大致分类； 文件命名很重要；

12、桌面要整理清爽； 为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上； 备份资料也要整理好以降低风险； 给文件起名时要加上日期给文件起名时要加上日期 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第三章：关于电脑与电子邮件的整理第三章：关于电脑与电子邮件的整理 三输入信息时也要制定规则： 市场规律中有一条“20/80法则”，这条法则的深层含义 就是：重要的东西往往只有那么一点点重要的东西往往只有那么一点点。 面对海量信息，要能够“透过现象看本质”； 信息靠量取胜，应大量吸收； 网络的最新信息用“邮箱订阅”搜集； 定期阅读杂志搜集信息； 阅读电子杂志时用别的软件；

13、让信息半永久性地、 自动地“飞”到我 们的电脑里！ 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第三章：关于电脑与电子邮件的整理第三章：关于电脑与电子邮件的整理 工作邮箱和订阅电子杂志的邮箱分开使用； 收集信息时要确定主题主题； 巧用软件摘录、回顾、整理信息； 会议记录的整理也应制定规则，使之更有使用价值； “主题”就像一张网， 张开网等待对自己有益 的信息 TO DO （一项内容开始时用此符号 ，结束时用） 保留（现在暂时还不需要，将来再整理） 记录（自己发现的问题点） 提问事项 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 201

14、1 Qiaodan 第三章：关于电脑与电子邮件的整理第三章：关于电脑与电子邮件的整理 四邮件也用“超级整理术”迅速处理： 邮件只读一遍，然后立即回复/处理； 早回复，对方也会尽快处理； 尽快回复邮件有助于建立起双方的信赖关系； 已读邮件用分类项目进行整理； 未回复的邮 件 红红 色色 当天需要用到的邮 件蓝色蓝色 正在等待回信的邮 件 黄黄 色色 先保留下来再说的邮 件橙色橙色 保存资 料 绿色绿色 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 课课 程程 内内 容容 第一章： 为什么 我们需 要整理 第二章： 关于文 件和办 公桌的 整理 第三章：

15、关于电 脑与电 子邮件 的整理 第四章： 关于大 脑信息 的整理 第五章： 关于时 间的整 理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第四章：关于大脑信息的整理第四章：关于大脑信息的整理 一忙碌时脑中一片混乱： 不确定事项太多的话，大脑容易混乱； 把大脑清空； 对大脑进行整理后才能专注于眼前的工作！ “空荡荡空荡荡” 就是指就是指“大脑中没有很多必须要时刻大脑中没有很多必须要时刻 记住的事情记住的事情” 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第四章：关于大脑信息的整理第四章：关于大脑信息的整理

16、二把将要做的事情全部记录在工作笔记本上： 事无大小，尽量多记录在TO DO 上：只要是有可能 遗忘的任务，都要全部输入到TO DO 中去； 定时整理和管理工作笔记。 周期性周期性 实效性实效性 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第四章：关于大脑信息的整理第四章：关于大脑信息的整理 三争取把工作委托给他人： “操作型”的工作； “思考型”的工作。 四用检查目录进行整理会更高效： 无论谁都适用的规则： 月末工作的检查目录； 大扫除时的检查目录； 早上出勤时检查目录； 最后离开办公室时的检查目录； 面试时的检查目录； 很好超级整理术 Qiaoda

17、n Confidential | 2011 Qiaodan 第四章：关于大脑信息的整理第四章：关于大脑信息的整理 五开会也要设定原则： 全体参会人员都应知晓会议议题； 当场做好会议记录并发送给参会人员； 六规则要彻底执行并持续遵守： 如何才能彻底执行并持续遵守规则： 规则如果自动冒出来，就不会被忘记了！规则如果自动冒出来，就不会被忘记了！ 月底的月底的 原则原则 扫除的扫除的 原则原则 会议的会议的 原则原则 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第四章：关于大脑信息的整理第四章：关于大脑信息的整理 七提高积极性措施： 尽量在自己喜欢的地方工作

18、吧！尽量在自己喜欢的地方工作吧！ 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 课课 程程 内内 容容 第一章： 为什么 我们需 要整理 第二章： 关于文 件和办 公桌的 整理 第三章： 关于电 脑与电 子邮件 的整理 第四章： 关于大 脑信息 的整理 第五章： 关于时 间的整 理 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第五章：关于时间的整理第五章：关于时间的整理 一用“超级整理术”改变时间的性质： 二利用软件功能TO DO整理时间： 设定定期工作任务： 每周星期一； 每月第2个星期日； 每月最后一天； 每月最后一个工作日； 每年的某月某日。 根据TO DO 不慌不忙地开展工作； 有效使用空暇时间。 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第五章：关于时间的整理第五章：关于时间的整理 三创造可以集中注意力的环境： 一定要有“能够努力工作”的时间段。 电话电话会话会话外出外出 很好超级整理术 Qiaodan Confidential | 2011 Qiaodan 第五章：关于时间的整理第五章：关于时间的整理 四打电话也要提高效率： 运用“超级整理术”，打电话也变得更有效率： 关于新书的策划案： 1.内容 2.书名