行政办公管理制度(2010.8).

1、行政管理制度一、办公例会制度二、印鉴管理制度三、档案管理制度四、车辆管理制度五、文件及办公用品管理制度六、办公环境管理制度七、考勤与休假管理制度办公例会制度第一条 会议内容： 1、布置本期各重点工作，总结、检查、汇报上期工作完成情况；2、协调、处理工作中存在的问题。第二条 参加人：总经理、常务副总经理、各部门负责人。如需相关人员参会，由会议主持人决定，可作为列席代表参加。第三条 会议由总经理召集和主持，总经理因故不能出席时，由常务副总召集和主持。第四条 会议时间：每周一上午9:30，如无特殊情况，不得私自更改、停开或终止例会。第五条 会议由行政部组织，行政内勤负责对会议进行记录，根据要求整理编

2、发会议议程。 第六条 会议形成的决议及布置的工作，由常务副总负责监督、督促执行情况。第七条 例会管理要求：1、严格遵守会议的时间，如有事必须向会议组织者请假。2、会议发言应言简意赅并有效控制会议时间。第八条 本管理制度由公司行政部负责解释并监督执行。第九条 本管理制度经公司总经理批准后实行。印鉴管理制度第一条 公司实行印鉴专责人保管制度，公司的各种印鉴都必须由专人保管，不得擅自使 用，否则，若造成不良后果，由专责人负全责。印章管理人员离职或调任时，须履行印章交接手续。第二条 公章、法人章、合同章、行政章由行政办公室监印人管理并用印；财务章、发票章由财务部监印人保管并用印。第三条 文件需要用印时

3、，须在“用印登记簿”上写明时间、用印种类、用途、由用印人、部门负责人、公司领导签字同意后，印鉴管理部门方可予以盖章。为方便工作，公司总经理也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。第四条 任何部门和个人一律不得在空白介绍信或空白纸上盖印。如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经公司总经理批准后方可用印，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其介绍信的用途，并有使用证明，未使用者必须交回。第五条 公司印鉴原则上不得携带外出。确因业务需要携带外出用印的，必须事先报请公司总经理批准，并办理登记手续后，方可携带外出。需外出用印人员，对在此期间的用印负责

4、。第六条 本管理制度由公司行政部负责解释并监督执行。第七条 本管制度经公司总经理批准后实行。总21 页 第 21 页车辆管理制度一 总 则第一条 为规范公司车辆的使用与管理，进一步提高车辆的利用率，降低能耗，更 好地为公司服务，特制定本管理办法。第二条 行政部负责车辆使用与管理工作。二 车辆管理第三条 公司所有车辆由行政部统一管理调度。第四条 行政部负责建立车辆管理档案，对车辆的行驶里程、费用状况、年检、维 修、事故及处理情况进行记录。第五条 车辆的存放和车上用品及配件的保管，由驾驶员负责，对车辆上的物品、配备工具、手续等应妥善保管，无故损坏、丢失者应照价赔偿。第六条 车辆的有关费用由行政部统

5、一办理。第七条 每一位驾驶员要树立爱车护车意识和良好的职业道德，学习并掌握车辆的日常性保养及小故障维修方法。三 车辆使用第八条 公司保证员工外出的业务用车。第九条 车辆使用时，须严格执行车辆使用人填单，行政部审批的手续。车辆使用人在填写公司用车申请单时必须明确注明日期、部门、用车人、出车时间、预计返回时间、目的地等栏目，否则行政部有权拒绝派车。第十条 驾驶员一律凭手续齐全的派车单出车，并按派车单上的要求执行，以便加强管理及进行公司车辆使用状况的汇总统计。如遇突发事件和特殊情况，驾驶员可凭主管上级的电话通知出车，回公司后补办派车单以备统计。第十一条 驾驶员出车返回后，须及时报告用车情况，以便协调

6、安排工作任务。四 车辆的安全第十二条 车辆须按规定进行维修和保养。第十三条 驾驶员须严格遵守国家的道路交通法规和公司制定的有关规定。第十四条 乘车人员须主动配合，不得乱动车内的各种设施，不得发生有碍行车安 全的行为。第十五条 坚持定人定车制度，驾驶员不得将车交与他人驾驶。第十六条 应坚持“六不”开车：即酒后不开车、疲劳不开车、有情绪不开车、有故障不开车、证照不齐不开车、无安排不开车的原则。第十七条 为保证车辆行驶的安全，对于连续行车休息不足的驾驶员应安排适当的休息。五 费用管理第十八条、公司车辆实行定点加油，每次加油前由驾驶员到行政部经理处领取油票，持油票到公司指定的加油站加油。行政部根据存根

7、汇总每月加油费用。第十九条、公司车辆在定点加油站、定点修理厂外产生的费用（过路、停车、洗车、长途加油、修理等），须得到用车人签字证明。驾驶员应认真填写好各种票据的时间、地点，经行政部及有关负责人审核、签字后，方能报销。六 驾驶员管理第二十条 凭派车单出车，因事外出需事前报告主管领导同意。第二十一条 注意服饰仪表，文明礼貌用语，严守保密制度。第二十二条 保持车辆卫生，爱护车辆，发现问题和故障及时处理或报告领导。第二十三条 提前5分钟到达岗位。第二十四条 认真填写好行车记录、行程记录、加油记录、维修记录。第二十五条 违章驾驶的罚款自行承担。第二十六条 坚持参加各种有关安全、道路及规章制度的学习讨论

8、。针对车辆管理的工作，积极提出个人的建议。第二十七条 保管好随车工具资料和物品，若需增换随车物品，应按有关规定执行。七 车辆档案管理第二十八条 为了便于公司的车辆管理，行政部负责建立详细的车辆档案。第二十九条 车辆使用、维修、年检所发生的一切相关费用（停车费、维修费、耗油费、保险费等）以及发生的一切事故均需要记录并存档。第三十条 车辆档案由行政部负责保管。八 车辆的维修和保养第三十一条 行政部负责车辆定期保养、维修，并负责与修理厂之间的联系和协调。第三十二条 车辆维修应履行登记手续，填写车辆维修申请单，并须行政部签字同意方可进行。第三十三条 驾驶员必须经常性地进行车辆的日常维修保养，每天上班前

9、对车辆进行例行检查（如油、水、胎、电等）和卫生清理。九 车辆年检第三十四条 驾驶员必须提前十天向行政部递交车辆年检申请表。第三十五条 车辆的年检手续由驾驶员负责。十 附 则第三十六条 本管理制度由公司行政部负责解释并监督执行。第三十七条 本管理制度经公司总经理批准后实行。公司用车申请单用车部门用 车 人用车事由及去向部门领导审批出车司机行政部审批派出时间预计返回时间用车人评语车容车况好 车容车况一般 车容车况差服务态度好 服务态度一般 服务态度差行使里程过路桥费 元停 车 费 元用车人签字绩效评价服务质量好 服务质量一般 服务质量差备注：1、申请用车必须填写派车单。完整有效的派车单，将作为对出

10、车司机的绩效考核依据，故司机有权利监督用车人填写明确、完整的派车单。2、在用车事由及去向明确的情况下，司机可明确拒绝用车人不合理的用车要求。3、在车辆使用完毕后，用车人有权对司机的服务质量、车容车况等进行评价，敦促司机不断提高其服务水平。4、绩效评价栏由行政部统一填写，用车人可不填。文件及办公用品管理制度第一条 公司文件资料由各部门自行打印、复印，如有需要可由经办人交行政部代为打印，复印；第二条 公司各部门文件资料的报批需由经办人填列文件呈报单，交由行政部 统一向公司领导呈报，批示完由行政部存档后发回；第三条 每月月初，各部门由专人负责填写办公用品申请购买单，并经该部门负责人审定同意后，办公室

11、审核汇总后做出总计划及预算交由主管副总审批，经确认后予以购置； 第四条 除正常配给的办公用品外，各部门如还需要专业用品须报经总经理批准后由办公室购置配给；第五条 购发办公用品要求做到用品齐全、库存合理、开支适当。办好入库、出库、登记手续，配发时一定要有领用人签字确认。第六条 本管理制度公司行政部负责解释并监督执行。第七条 本管理制度经公司总经理批准后实行。办公环境管理制度第一条 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。第二条 办公区公共区域清洁卫生工作由行政部专人负责。各部门内部清洁工作由该部人员自行负责。第三条 总经理、副总办公室清洁卫生由行政部专人打扫。第四条 每天

12、上班前清洁人员应做好卫生打扫工作。工作内容包括：室内地面、桌面清洁、茶杯清洁，桌面擦洗。公共区保持清洁，不能有烟头，纸屑及其他杂物。第五条 员工应在每天下班前整理自己的办公用品。第六条 全体员工应自觉维护办公室及周围环境的整洁，不得乱扔废物、纸屑。第七条 办公文件应上架摆放或放入抽屉中，不得堆放于桌面。办公用品应置放于笔筒内或本人抽屉中，不得随意摆放。严禁乱拉乱放办公椅。第八条 上班时间严禁聚众聊天、办公区域内严禁大声喧哗。第九条 员工应自觉爱护花草及其它办公区装饰物品。第十条 员工应自觉维护卫生间的清洁。第十一条 本管理制度公司行政部负责解释并监督执行。第十二条 本管理制度经公司总经理批准后

13、实行。 考勤与休假管理制度一 总 则第一条 考勤是人事管理的一项基础工作，是计发员工工资的重要依据，为规范公司的考勤管理，特制定本管理办法。第二条 本管理办法适用于公司所有员工。二 员工上下班管理第三条 公司员工上下班时间规定如下：9：00至17：00。上述上下班时间由公司总经理根据实际需要以及特殊情形批准后调整。第四条 员工因公出差时，除经特别指示外，应视为按照正常工作时间上下班。第五条 星期六、星期日为公司公休日。由于业务需要，或其他不得已的原因，公司可临时变更公休日。三 考勤管理第六条 公司的考勤管理由行政部负责，行政部监督考勤情况并输入员工当日各类假别，员工各类假单应按照审批程序办理完

14、毕后亲自或委托其他员工送行政部案。第七条 事假 员工遇事必须于工作日亲自办理的，应事先请假。不能事先请假的，可用电话、电报、书信、带口信等方式请假。假满后，应及时办理续假或销假；第八条 病假1、因病或非因公受伤，凭市级以上医院病休证明，准病假。非市级以上医院的病休证明经员工上级领导认可后，方可确认病假；2、员工到医院看病，每月给假半天，不影响岗位工资，超过半天其超过的时间按病假处理。员工在休病假期间，依据其在本企业工龄计发岗位工资，满5年的员工按70%计发岗位工资；满3年（含3年）的员工按60%计发岗位工资；不满3年的员工按50%计发岗位工资；3、因病治疗或修养者应出具市级以上医院证明和病假条

15、，每年累计以30天为限；住院者，以2个月为限，两者合计不得超过2个月；病假超过2个月按事假处理。4、员工因打架斗殴、酗酒、吸毒等致病（伤）休假的，原则上按事假处理。公安部门有意见的按公安部门意见处理。第九条 病事假的审批程序1、请假三天以内（1）一般员工由部门负责人审批；（2）部门负责人由常务副总审批。2、请假三天以上七天以内（1）一般员工由部门负责人审核，常务副总审批；（2）部门负责人由常务副总审核，总经理审批。3、请假七天以上（1）一般员工由常务副总审核，总经理审批；（2）部门负责人级以上员工由总经理审批。4、员工申请休假需事前填写休假申请表，并按上述程序审批。未按程序审批完成休假申请表，

16、不得擅自休假，否则以旷工处理，因特殊原因本人不能亲自办理的，应提前托人或电话告假。如事前未提出请假，事后补交病假单之类的一律无效。第十条 工伤假 1、因公负伤，因公致残，持县市级以上医院诊断证明经行政部确认，可按公伤假考勤，工伤假期间工资照发；2、因公受伤，伤愈复发，经所在单位行政例会鉴定，确认为旧伤复发的，可按工伤对待。第十一条 婚假1、员工按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，结婚持结婚证书，可享受3天婚假。符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)。2、结婚时男女双方不在一地工作的，可视路程远近，另给予路程假。3、在探亲假(探父母)期间结婚的

17、，不另给假期。4、婚假包括公休假和法定假。5、再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。6、婚假由申请人的直接领导审批，上报行政部备案。第十二条 丧假1、配偶丧亡，可请丧假5天（不包括节假日）；2、父母、兄弟姐妹及子女、岳父母、公婆之丧亡可请假3天（不包括节假日）；3、其他直系亲属丧亡，可请假1天；4、丧假期工资照发，路费不予报销；5、丧假由申请人的直接负责人审批，上报行政部备案。第十三条 产假、计划生育假 1、产假：正常分娩为90天，难产、剖腹产增加15天产假；双胞胎产假120天；产假应从产前（15天）产后连续计算；2、符合晚育年龄（女24周岁）并领取独生子女证者产假为105天，员工配偶生育无人

18、照顾，经员工配偶单位出据证明，可给男员工7天假期；3、女员工计划外生育，其休息时间以事假论；4、各种节育、绝育手术按医务部门的休假证明准假，一般给假7-10天；5、一年内做二次人工流产，其中一次按事假对待。流产经医院证明，2个月以内的给产假15天，2至4个月的给产假30天；6、以上产假包括公休日、节假日在内；7、产假期间不扣发岗位工资；8、产假由申请人的直接负责人审批，上报行政部备案。第十四条 探亲假1、员工探望配偶，每年给予探亲假一次，假期30天；2、未婚员工探望父母，原则每年给假一次，假期为20天，两年探亲一次的假期为45天；3、已婚员工探望父母的每四年给假一次，假期为20天。4、探亲假期

19、指与亲人团聚的实际时间，另外根据实际情况给予路程假。探亲假期包括公休日，不包括法定节日；5、探亲假期岗位工资照发；6、探亲假原则应一次使用，经同意可分二次使用，分期使用探亲假，只给一次路程假，报销一次往返路费（硬座火车票）；7、探亲假由申请人的直接负责人审批，上报行政部备案。各部门应根据工作的情况，有计划的安排员工探亲，员工本人应服从组织的安排；8、新聘入公司的员工，未婚员工当年、已婚员工四年（公历年）期内不予安排探亲；第十五条 年休假：员工在公司连续工作满一定年限，每年给予年休假。1、年休假期间：每年1月1日起至12月31日止的所有带薪工作日。2、员工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天

20、；3、已满10年不满20年的，年休假10天；4、已满20年的，年休假15天。5、国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。6、年休假由申请人的直接负责人审批，上报行政部备案。各部门应根据工作的情况，有计划的安排员工休年休假，员工本人应服从组织的安排；7、年休假因劳动合同终止而未休者，公司依据应休未休的天数，按本人日岗位工资发给薪资；8、享受年休假的几项补充规定：（1）按国家有关规定享受婚丧假、生育假的员工，不影响享受年休假。员工每年探亲假与年休假只能享受其中假期较长的一种；（2）全脱产学习满一年的员工，不享受当年的年休假；累计学习满半年不满一年的员工，可享受年休假，其假期减半；（3）病事假累计

21、起超过14天或工伤假超过1个月的员工，当年不再享受年休假。旷工两天，当年不再享受年休假；（4）受各类警告惩处的员工，取消一年的年休假。对个别表现不好或完不成任务的员工，各部门领导有权取消其年休假待遇，上报行政部备案；（5）年休假时间的计算包括公休假日，不包括法定假日。第十六条 公司以下列日期为法定假日（若有变更时应预先公布），但因业务需要可指定照常上班需以加班计算。法定假日：（一） 元旦：1天；（二） 春节：3天；（三） 清明节：1天；（四） 劳动节：1天；（五） 端午节：1天；（六） 中秋节：1天；（七） 国庆节：3天。第十七条 公司公休假指每星期六、星期日；四 加班管理第十八条 公司员工在

22、规定工作时间外，因工作需要或部门负责人指定事项，必须继续工作者，称为加班，加班分下列两种：1、临时加班：因工作需要在规定时间外继续工作者；2、休假日加班：因工作需要在休假日工作者。第十九条 公司员工于休假日或工作时间外因工作需要而被指派加班时，如无特殊理由不得推诿，否则视情节轻重惩处。第二十条 公司员工因工作需要必须加班时，应填写经部门负责人核准的加班单，经行政部审核，常务副总审批后，送财务部核发加班费。第二十一条 加班费支付标准规定如下：1、以实际加班时间计算，按本人平均每小时岗位工资支付加班费；2、休假日加班费加倍发给；第二十二条 加班倒休1、加班按实际加班时间给同等时间倒休；2、确实因工

23、作原因不能倒休者，公司可为员工以加班费作为补偿；3、公休日、法定节假日加班，倒休时间加倍；4、员工遇事，可倒休。倒休不能跨年使用。5、行政部门应严格倒休的记载管理。第二十三条 加班管理1、员工逢星期六、日节日加班，必须前一日下午5点钟前申请填写加班卡，经由部门负责人核签后，送交行政部审核登记；2、平常工作时间以外的加班，其加班经部门负责人最迟于次日送行政部审核登记，（如逢星期例假可延后一日送交行政部）；3、各单位加班卡不能按前条规定时限送达者不计发加班费；第二十四条 加班批准权限与加班费：1、日常与周末加班由部门负责人提出，常务副总批准；2、法定节假日加班由常务副总提出，总经理批准；3、每月加

24、班费随同工资一起核发；4、加班费的核定与统计由行政部负责管理；五 附 则第二十五条 本管理制度由公司行政部解释并负责监督执行。第二十六条 本管理制度自公司总经理签发之日起施行。 档案管理办法一 总 则第一条 为了加强公司档案管理水平，根据中华人民共和国档案法以及有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本管理办法。第二条 本管理办法的内容包括文件材料形成与归档、文书档案管理、人事档案管理、基本建设项目档案资料管理、会计档案管理、经营统计档案管理、档案保密管理、档案查阅复制制度、归档时间和份数、档号的编制原则和结构、档案归档范围和保管期限。第三条 为确保档案完整与安全，便于公司各部门使用，公司档案实

25、行集中统一管理。第四条 公司档案主管部门为行政部，负责对公司职能部门有关归档材料的形成、积累、整理、使用进行指导、监督、检查和管理。二 文件材料形成与归档第五条 公司各项管理工作中形成的文件材料以及外来文件，由职能部门按其业务范围，指定专人负责积累，整理后及时归档。第六条 需要归档的材料有：一、 外来文件材料原件；二、 内部文件文稿。第七条 文件材料归档的基本要求： 一、 归档的文件材料必须完整；二、 归档的文件材料必须准确地反映公司经营管理等各项活动的真实内容；三、 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条 公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要和使用频繁的文件材料要适当增加归

26、档份数。第九条 公司工作人员因公外出参观学习，考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案主管部门归档。第十条 公司各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度内，要将应归档的文件材料，由各部门负责人审定后，向档案主管部门归档。三 文书档案管理第十一条 文书档案是指公司所发文件、函件、会议记录、会议纪要、重要资料（包括工作计划、年度总结等）。第十二条 公司的文书档案由行政部负责管理；第十三条 文书档案必须科学管理，严格执行安全保密制度，严禁遗失、损毁、涂改、泄密和私自销毁。第十四条 行政部对每年行成的文书档案要指定专人按文书归档的要求，负责整理、立卷、装订成册、编号存

27、档和管理，并列入文档人员的岗位责任制。四 人事档案管理第十五条 公司行政部应将员工的人事档案存放在公司指定的人才交流中心，对所管理的员工要建立人事档案副本。五 基本建设项目档案资料管理第十六条 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿，决策到建成使用的全过程中形成的有关资料。归档保存的文件包括：一、 基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、报批、计划、实施、运营和施工记录、验收报告等资料；二、 图纸、图表、计算材料、声像材料等不同载体形式的文件材料。第十七条 图纸的修改、补充一、 修改已归档的图纸要持有经主管领导批准的图纸修改、补充通知单；二、 修改内容较小时，可直接在图面“杠改

28、”、“刮改”或者发送“变更通知单”，修改时应注“修改标记”；三、 修改内容较多时，另出新图纸代替，原图纸作废。新图纸需注明原图图号。第十八条 基本建设项目的档案资料工作与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第十九条 对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经主管领导审批，登记造册后方可处理。第二十条 归档文件材料要字迹清楚、图面整洁、不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写、绘制。第二十一条 对外投资类项目档案及基本建设项目档案由投资部按照归档的要求，负责整理立

29、卷或装订成册。六 会计档案管理第二十二条 会计档案材料包括会计凭证，会计帐簿和会计报表等会计核算材料。第二十三条 公司每年形成的会计档案由财务部按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册后归档。七 档案保密管理第二十四条 档案管理人员不准将档案材料带出办公室，更不能将档案倒卖或赠送给他人。第二十五条 档案管理人员对档案要经常检查，定期清点档案是否齐全，严禁非档案人员进入档案室。八 档案查阅复制制度第二十六条 内部查阅档案，经主管领导批准后，应在查阅室查阅。第二十七条 原则上档案原件不得外借，查阅须在查阅室内进行。第二十八条 查阅者需要摘抄、复印档案，均须由主管领导批准，档案管理人员认真核对，签明意

30、见。第二十九条 借出档案必须登记签字，并按规定限期及时归还。第三十条 借阅者应该负责保证档案的完整与安全。不得转借、私自影印、复制翻印，不得损毁、遗失档案。第三十一条 查阅档案，必须严格遵守制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤消档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以处理。第三十二条 归还档案时，档案人员要仔细检查档案状况，并在借阅薄上注销。若发现档案材料有短缺、损毁等情况，立即请示主管领导处理。九 归档时间和份数第三十三条 基本建设项目类档案一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。第三十四条 文书档案：文书档案材料应按年度归档，一般应在次年一季度内归档，一般归档2份;会计档案应按年度归档，一般应在次年一季度内归档。第