办公室里无小事

1、办公室里无小事 兼谈如何做好 办公室工作办公室是一个部 门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调 各方的重要位置，是 办文、办公、办事、办会的主要平台。如何围绕服务大局 这一中心，注重 专业 和理论两方面学 习，搞好政务、事务、财务三项服务，发挥参谋助手、综合协调、督查 督办、后勤保障四个作用，念好宽 （眼界宽、“ ”思维宽、胸襟宽）、严 （政治严肃、管理严格、纪律严明）、深”“”“（学习深刻、调研深入、对策深化） 、实（为人踏实、责 任落 实、“”工作务实）、快 （运转快、反馈快、督办快）五字经 ，追求 零“”“”“差错 ，不让 中枢 成为 梗阻 ，确保各项工作政令 畅通，高”“”

2、“”效运转，尤为重要。办公室是一个部 门办文、办公、办事、办 会的 综合工作机构。任务 千头万绪，工作千辛万苦，但没有一 桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失 误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起，从基 础做起，认真做好政 务、事务、财务、服务这四篇文章，充分 发挥 参谋助手、综 合协调、督查 落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。按照这一思路，办公室工作 应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢 琴上做文章，在 创新服务、提升效率上求 实效，坚持 办公室里无小事的工作理念，形成大“”事小事 认真办、当日事情当日办

3、、能办 事情马上办、一切事情依法 办 “四办”的工作格局，以新亮点、新变 化影响和感染其他科室的工作， 带动和促使局机关整体工作 质量和水平的提高。一、内强素质，外塑形象办公人员必须具备“四种”功底（一）着力锤炼“四种”素质一要发扬 忘我工作的作 风。良好的精神状态 是做好 办公室工作的精神基 础和思想基 础，严谨的工作作 风是做好 办公室工作的基本要求和根本保 证。要加强 理论学习，坚定理想信念，熟悉统计业务 ，掌握业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不计个人得失，甘当无名英雄。二要发扬实 事求是的作 风。坚 持说实话、办实 事，扎扎实实做事，诚诚恳恳 做人，说话朴实、作风

4、 扎实、办 事老 实，不摆花架子，不做表面文章，凭真抓 实干，靠真才实学，求真功实绩。三要发扬 一丝不苟的作 风。文秘工作要经 得起推敲，事务性工作要 经得起检验，临时性任 务要经得起端 详，提高一次工作完成率和工作 质量精品率。四要发扬 雷厉风行的作 风。对 既定的各 项目标、措施、任务落实要不折不扣、迅速到位，绝 不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对 局领导 交办的事情，要快 办、办 好；对县区反映的 问题 ，要认真分析，及时汇报 ；对上级下达的指示，要准确 记录，及时传达。同时 ，要解放思想，与时俱进，适应新形 势，理清新思路，拿出新招数，开 创新局面。（二）着力塑造“四种”形象一要树“笔杆子”形

5、象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成 为 “笔杆子 ”。如果不会耍 “笔杆子 ”，就很难发挥更重要的作用。办 公室人 员成为“笔杆子 ”应该做到 4点：一是勤学习。当今社会知识 更新很快，办公室人 员如果不注意学 习、积 累和提高，就很 难写好材料。要坚 持学理 论，学经济，学业务，不断提高理 论和业务水平，提高分析 问题、解决问题能力，为写材料打下良好的基 础。二是多实践。要写一手好材料，必 须要有持之以恒的精神，多想多思，多写多练，在实践中不断提高。要坚 持自我加 压，勇挑重担，多写“大块头 ”的材料，多记读书 笔记，多写心得体会，这样长 期坚持下去，就能 练就一手 过硬的 “

6、笔功 ”，成为名符其 实的“笔杆子”。三是善观察。办 公室工作的特殊性要求其工作人 员必须站在全局的高度去 观察、分析问题 ，既要善于观察分析宏 观形势，从中把握大的 发展走向，又要善于 观察分析微 观现 象，尽可能掌握多方面的情况；既要善于 观察分析 领导 的言行，从中搜 寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一个人综合素质的体 现。写好材料既需要有较高的文字表达水平，也需要有 较高的政策理 论水平，更需要吃透情况、熟悉业务。这 就要求 办公室人 员要注意研究 经济，研究数字，研究 问题，特别是对全年重点工作要跟踪 调

7、查 ，掌握进度，这样 写出来的材料才有 较强的针对性、指导 性和可操作性，避免大而空。二要树“活电脑”形象。 一是知 识要广。要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科学、前沿知识 都要有所涉 猎，努力成 为包罗万象的 “百科全 书 ”和方方面面的 “百事通 ”。二是信息要灵。办 公室人 员要成 为信息灵通人士， 对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导 决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。三是情况要熟。办公室人 员要做 “有心人 ”，注意搜集整理各 层面的情况，成 为领导 的 “资料库”。对 兄弟市州地好的 经验 和做法，注意搜集 总结，并结

8、合实际加以吸收利用；对本地本部 门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等要掌握具体，能 够熟记在胸，做到心中有数。四是反应要快。坚持高效率，快 节奏，雷厉风行，立竿见影。对 局领导交办的事 项要区分 轻重缓急，做到急事急 办，特事特办，今日事今日 结，不推诿扯皮，不拖拉散漫。三要树“老黄牛” 形象。 一是敬 业。办 公室工作非常辛苦，加班加点是家常便 饭，在这里工作就要付出比 别人更多的努力和 艰辛。因此，办公室人 员必须有强烈的事 业心和责任感，有高度的敬 业精神，有踏踏 实实的工作 态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。“ 老黄牛 ”精神的 实质就是干。在办

9、公室工作尤其需要 实干，花招是站不住脚的。办 公室人 员要象 “老黄牛 ”一样，既要抬头看路，盯准目标方向，又要低 头实干，靠实干取得政 绩，靠实干赢得领导和同志 们的信任，靠实干树立良好的形象。三是诚信。诚 信是人生第一大 财富，也是一个人思想品 质的重要体 现。办 公室人 员要以 诚信为本，操守自重，一 诺千金，不说空话，更不允许欺上瞒下，弄虚作假。四是奉献。办公室工作辛苦，生活清苦。在办 公室工作本身就是 对一个人党性、意志和品格的锻炼。办 公室人 员应该以苦为荣，安贫乐道，真正耐得住清 贫，抵得住诱惑，守得住防线。四要树“勤务员”形象。 无论是想 问题、办 事情，还是出主意、搞协调，都

10、要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤，就是要多 动脑，多思考，特别要注意研究和思考一些事关全局的重大 问题和重点工作，理出一些 规律性的 东西，经常提出一些建 设性意见和建议。腿勤，就是要求办公室人 员对负责 的每一 项工作要 认真抓，多跑腿，加快工作 节奏，提高工作效率，确保工作落实。口勤，就是要对基层热 情接待，不厌其烦；向领导多请示、多汇报，争取支持；与同志多交流、多谈心，加强沟通。手勤，既要多办事，勤办事，会办事，又要多写多 练，不断提高文字表达能力，提高以文 辅政水平。二、统筹兼顾，善弹钢琴 实践中要正确处理“四个”关系办公室工作 纷繁复杂，如何在 “两眼一 睁，忙到熄灯 ”的处境

11、中理出一点 头绪来，在工作中争取一点主 动，少一点被动呢？一要处理好大事和小事的关系。办 公室管了 许多事，有大事、也有小事。怎样处 理好大事和小事的关系？基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓， 应把任何事都当大事来做。作为办 公室主任或人秘科长，首先应该把自己的主要精力放在 协助局领导解决大事上。局领导一个时期想什么 问题，研究什么问题，需要提供什么信息，也就是 办公室主任或人秘科 长同时期应该抓的大事。也就是说 ，应该 适应决策层的要求来安排和 组织办公室的工作。特别 重要的是，要千方百计替局 领导挡 小事，让领导能集中精力抓大事。挡 小事不是不管大事，而是把小事 揽过来，由办公室消化

12、掉，不要使一些小事去干 扰领导工作。这样 ，办公室看起来 办了一些小事，但让领导 能集中精力抓大事，从某种意 义上说，也是抓了大事。二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是要妥善 处理好主 动和被动的关系。一是要具有善于主动参政的意 识。办 公室的工作比 较接近局 领导，对上级的精神、同级党委、政府和部门 一个时期的中心工作及 领导 的思想意 图，一般来说能较早的知道。领导 的思想、意图 都离不开上 级的精神，离不开每个 时期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情况， 领导 的思想意 图也是不 难掌握的，这样就可以及 时准

13、确地 为局领导 提供情况，出主意，提建 议。二是要通 过规 范化变被动为主动。在办 公室工作的同志常感到最头痛的是 难以掌握 领导的行 动，作为办 公室可以建 议局领导对 工作 实行长计划、短安排，用 “碰头会 ”或其它形式，把一周或一个月的工作部署及每位局 领导的工作安排，由 办公室按周或按月排出日程安排表，印 发各位 领导和各科室，并由办公室协调、组织、实施。同时还要注意多与省局、队及市委、市人大、市政府、市政协 等方面 联系，加强联 系和衔接。这样，不仅工作的 计划性和主 动性增强了，而且办公室的工作也会主 动许多。三是要注意总结办 公室工作的 规律性。办公室工作 虽然头绪多，但只要善于

14、 总结，都有规律可循，大事小事按照客 观规律去办，都会主动的。特别 是在超前服 务上多动脑筋、多想办 法，把工作做 细做实做精，被动的问题就会迎刃而解。三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。而我们 普遍感到，办公室事 务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又不知忙了些什么。别 的科室年度述 职时，一二三四，甲乙丙丁，一条一条明明白白，而 办公室的工作，一堆乱麻，理不出个头绪，没有一条能提得起、道得明。但是，无论 是政 务，还是事务，都是办公室份内的工作，都需要 办好。这 也是 办公室的 职能、性质所决定的。我局办 公室按政 务类 和事务类作了

15、较为明确的内部分工，将政 务类与事 务类工作分而管之，政务和事务的关系 问题得到了 较好的解决，这样就不至于把主要负责同志 缠在事务堆里。但作为办 公室主任或人秘科 长，应该有全局 观念、整体观 念，眼睛不能只 盯在办公室 这个小范围，主要精力应该放在配合局 领导处 理好关乎全局的政 务工作上。办 公室主任或人秘科 长分管一大 摊子，要保证杂而不乱，有章法地工作，就要象毛 泽东同志 讲的那 样“会弹钢琴”，按照办公室 “参谋、协调、服务 ”这个主旋律，奏出一个 协调的乐章来。四要处理好工作与学习的关系。办公室主任或人秘科长没有不忙的，可以 说基本上没有 时间学习，真是“入不敷出 ” 。怎么办

16、？最好的 办法是在工作中学 习，在实践中学 习。一是要认识到学 习如逆水行舟，不学 则退，会无所作 为。二是要善于抓住各种机会，向 领导学习，向同事学习。平时应 注意学习领导 同志观察分析和 处理问题的方法；勤于发现、吸纳同事的 长处 ，善于取长补短。三是要利用各种文件、资料、信息，勤于思索，勤于 积累，学以致用，为用而学，不断充 “电 ”，才不致落后。三、创新服务，提高效率促使办公室工作向“五化”转变如何进一步做好 统计部门办 公室工作？我个人的体会是必须在强管理、抓协调、重服务、促高效上下功夫，只有这样，才能使办公室工作提高到一个新的水平，更好地适 应统计事业发展的需要。（一）管理要科学化

17、管理出效率、出成绩。近年来，市统计 局人秘科 坚持了周一例会、事务值班、人秘科长 工作请示、信息报 送督查、财务季报和目 标管理考 评 6 项制度，在作用 发挥上尽职尽责，积极主动，在事务管理上 严格程序，力求 规范，在任务落实上督办到位，扎实有效，在全省 统计系统办公室主任会 议和全市党委秘 书工作座 谈会议上交流了 经验。一要强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有 责任、有任务 ，个个各司其 职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。对临时 性工作要切忌同 时交给同一职级的两个人。否则，就会出现“龙多不下雨 ”、三个和尚没水吃”等相互推 诿、互相扯皮的现象

18、。即使“不得已需要两位或多位同志 办理同一工作 时，也要讲明责任，明确谁牵头 ，谁配合。二是量化考核。 要建立 岗位目 标责任制，从办公室领导所应承担的 责任到每个工作人 员肩上的任务，都要科学合理地 设置，尽量做到 细化、量化、操作性强。对事务性的 岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定规范目 标；对以效率 质量为主的岗位，制定效率 质量目标。三是靠实责任。对领导 交办的任务要“热心办、马 上办、办得好 ”，不推拖、延误。把 “办公室里无小事 ”的工作理念印在脑海，牢记每一件事都 牵涉大局，关乎局机关整体利益，必须时刻注意。二要抓主保重。办 公室工作的运 转形态大致有两 类：一

19、是确定性的，二是非确定性的。每项 确定或不确定的工作都有相对稳定的 办理方式和程序。对 确定性的工作只要在 总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制； 对非确定性的工作，主要是指局 领导临时交办任务、应 急工作和突 发事件的 处理等，除加强预见性外，更重要的是要有灵活 应变能力，做到 “三巧 ”：巧筹划、巧运时、巧用兵。巧筹划，即 工作上分清 轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上； 巧运 时，即合理运筹 时间 ，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱；巧用兵，即运用分 权、分责 等办法，调动众人的 积极性。这样，工作再重、再急、再难，也可做到井然有序。三要力求规范。

20、提高办公室工作效率和服务质 量，必须把加强制度建 设、强化内部管理、大力推进办公自 动化放在突出位置，将各 项工作纳入规范化 轨道。一是规范行为。建立健全各 项规 章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，做到有章可循。 二是规范工作。对办 公室各 项工作 应遵循和注意的 环节，制定严格标准，使各项工作程序化；努力改 进办 公室工作条件， 实现办公自动化、信息网络化。三是规范机制。 在办公室内部建立良好的 选人、用人机制。在选 人上，要严把 “入口关 ”，真正将那些思想政治素 质高、热爱办 公室工作的同志充 实进来；在用人上，引入 竞争机制，真正将那些埋 头苦

21、干，业务精湛，群众信得 过，领导满 意度高的同志安排到重要 岗位上来。（二）协调要规范化协调是纽带、是桥梁。在具体工作中，我们 始终坚持“两不”、“两多 ”“、两少“”、五不 让“”。 两不 ”，即“鞍前 ”不越“位，马后”不掉队；“两多 ”，即事先多商 请，事后多沟通；“两少 ”，即少摆架子，少添乱子；“五不让 ”，即不让领导 安排的工作在科里延误，不让办理的文件、事务 在科里 积压，不让各种差 错在科里发生，不让衔 接的事 项在科里断档，不 让局机关的形象在科里受 损害。一要发挥桥梁纽带作用。 在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上 报，既有纵向的沟通，也要有横向的 联络，充分发挥好办

22、公室的 桥梁纽带作用。这 就要求我 们必须找准位置，选好切入点。办 公室是窗口，代表着 统计 部门、统计队伍的形象，平 时待人接物的几句 话、接电话 的口气都关乎 桥梁纽带的作用的 发挥，确实没有小事。同时，督办、信息、保密、文书处 理等工作，对下都有管理、指导、协调职能，不仅要做好 办公室自身工作， 还要拿出足 够的精力去管理和指导面上的工作。安全保卫、后勤服务等工作，都需要据情督 查落实，杜绝出现不到位的 问题。二要发挥综合协调作用。沟通、协调、综合是 办公室的一项重要工作。情况综合、工作协调、确实不容易。比如召开一次会 议顶多半天、一天时间 ，但具体的协调、综 合任务提前数天就得着手准

23、备，领导讲话 要赶写，有关情况要搜集 综合，开会时间、地点、参会人员 要协调，会后各县区的贯彻落实情况还要整理反 馈，一环扣一环，环环不可少，少了哪一个环节都会出 问题。因此，综 合情况角度要准，有理有据，准确可靠；协调 工作要有力度，横到 边，竖到底，发挥最大效能。三要发挥“一盘棋” 作用。办 公室是一个整体，要使 这架机器正常运 转，就需要各个 岗位和全体工作人 员之间的相互合作。怎样做到相互配合支持、沟通协调 呢？ 一是要搞好相互之间的团结。 没有全体人 员思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就没有好的工作基 础和氛围，也不可能把工作做好。 二是要加强在工作中的磨合，多信任

24、，多支持，多理解。 要像运 动员踢足球、打篮 球一 样，必须做到球到人到，配合默契，才能取得好成 绩。如果能在工作上达到这种默契的状 态，就能使整个 办公室的工作水平提高一个层次。（三）服务要优质化优质服务的关键是创新。要根据新形势、新任务 的需要，突出抓好服 务方式的 创新，强化 “三种意 识 ”，实现 “三个转变 ”。一要强化超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。一方面，要善于分析、总结办 公室工作的 规律，积极运用 这种规律努力增 强工作的主 动性；另一方面，要增强工作的 计划性，科学规划工作，注重超前 预测 ，既要想领导之所想，更要想 领导之未想，及早 发现工作中可能出 现

25、的困难和问题 ，并提出相应的对策，掌握做好工作的主 动权。二要强化服务全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这 要求办公室工作人 员要勇于开拓，敢于 创新，在抓好日常具体事 务的同时，围绕中心工作想事、谋事、干事，做到能办大事，会办难 事，敢办新事，创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局工作的开展和落 实。三要强化优质服务的意识，实现按“惯例”办事向开拓新局面转变。 要优质服务，以实现工作 “零差错 ”为标准，严谨细 致地做好每一个 环节的工作。特别 是要克服墨守成 规的经验主义做法，面对不断 发展变化的新形 势，善于应变 求新，尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞，为统计业务工作的顺利开

26、展提供全 过程的优质化服 务。（四）信息要超前化信息是 领导掌握全局、决策工作的第一手资料。多年来，我们坚持按月 编发以经济分析、调 研报告为主的庆 阳统计和以发布各行 业月进度数据 为主的庆 阳统计月报两种信息内刊，在拓展信息 资源上下功夫，在丰富咨 询内容上做文章，在提升服 务水平上求 实效，为领导决策、经济发展、社会需要提供了大量的 经济社会信息 资料。实 践中要做好信息工作，必须突出 “三点 ”、把握 “三性 ”、抓好 “三新 ”。一在信息内容上应突出“三点” 。一是捕捉亮点。 在实施“工业强市、产业 富民 ”战略进程中，全市、各县区、各行业、各部门的工作都卓有成效，但最重要的是要善于

27、透 过进度数据寻觅亮点、通过调 研反映 综合的、行业的、部门 的闪光之处。二是关注热点。 不仅要及 时报送各行 业经济 社会发展的动态信息，而且要特 别注意扣 紧群众反映 强烈、领导 极为关注的重大 经济 社会问题，超前编报 苗头性、倾 向性的 预警信息。三是剖析难点。对 重大的 经济现 象，例如与西 陇海西兰经济段的对接、长 -环经济带 的发展、油煤气产业 的开 发等，要在深入 调研的基 础上，剖析问题 及原因，有针对性地提出对策建议，帮助领导 “解难 ”。二在信息质量上应把握“三性” 。一要有真实性。 要全面准确反映客 观现象，切忌随意修 饰、笔下生花，必须 用事实和数据 说话 ，避免掺杂

28、 个人主 观成份，切实做到不渲染、不遮掩、不扩大、不缩 小，有喜报喜，有忧报忧 ，为领导 提供真实可靠的信息。二要有时效性。 信息的 时效性是关乎信息质量的重要因素。信息一经 形成，提供的 时间越短，其价值就越大，而时间 的延误，会使信息的价 值衰减以至消失。同时，要充分发挥 信息网 络优势 ，增强信息传输时效。 三要有超前性。要从新情况、新问题 中筛选信息，要从领导 关心而亟待解决的 问题中透视信息，要从不同 时间带倾 向性和关 键性的问题中过滤信息，做到靠前提供，超前 预警。三在信息拓展上应抓好“三新” 。一要在发展、变化中抓新。 要善于 寻觅无形的新信息，如 观念转变、思想变化、作风改进等方面的信息