WZHS 03-12 SMS文件和相关文件控制程序

1、安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15目 录1 目的和范围2 SMS文件分类3 职责4 工作程序5 附录6 支持性文件温州福来登海运有限公司 1/8安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.1511.1 1.2 22.12.22.32.3.12.3.233.13.23.33.43.544.14.1.1目的和范围本程序规范了公司SMS文件的编写、修改、审核、批准、保管、作废以及相关文件、资料控制，保证体系内各有关部（室）、人员及船舶均能获得有效文件。适用

2、于本公司对SMS文件和相关文件、资料的管理。公司文件分类SMS文件：安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序手册、安全管理须知手册和公司文件总清单。SMS相关文件：指有关的国际、国内强制性公约、规则及公司引用的建议性规则、指南和标准。SMS相关资料：海图、航海出版物、航海通告、航行警告；船舶及设备的图纸、技术资料、说明书；职责总经理：负责批准公司SMS文件。指定人员：负责公司SMS文件的审核；负责2.2项相关文件纳入的审批。NSM办公室：负责组织公司SMS文件编制、修订；负责确定文件配备；负责SMS文件及相关文件的发放和控制；负责备用文件的管理，负责废止文件的销毁。NSM办公室及公司SMS各相

3、关部（室）：负责程序、须知文件的编写、修订；负责SMS相关文件的收集及提供。SMS文件及相关文件持有人：负责保管其持有的SMS文件及相关文件保持最新有效。执行程序公司SMS文件的编制、审核和批准。温州福来登海运有限公司 2/8公司编写的SMS文件都应在发布前经授权人员审核、批准。公司SMS文件的审核批准权限如下表所示。安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15公司SMS文件编制者审核者批准者安全管理手册NSM办公室指定人员总经理船岸职责手册NSM办公室指定人员总经理安全管理程序、须知文件NSM办公室各相关部（室）指定人员总

4、经理公司文件总清单NSM办公室指定人员总经理4.1.2 公司SMS文件控制流程温州福来登海运有限公司 3/8安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期:2010.08.154.2 4.2.14.2.24.2.2.14.2.2.24.2.2.34.2.34.2.3.14.2.3.24.2.3.34.2.3.4控制说明公司SMS文件的策划NSM办公室根据NSM规则的要求，船舶运行操作需求、事故/险情分析等，与公司SMS各相关部（室）共同落实编制。公司SMS文件编制要求为了确保程序和须知具有可操作性，在编制时，必须反映本公司现行的实际管理，符合强制性的

5、规定和标准。充分考虑国际海事组织、主管机关、船舶检验机构和行业组织所建议的规则、指南和标准。所有程序和须知应清楚地规定相应的任务和指派合格人员。文件起草完成后，编制者应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准，船上关键性操作方案和须知的制定，应按船上关键性操作方案的制定程序（FLD- 03-06）执行。公司通过公司文件总清单、SMS文件发放清单实施对文件发放的控制。公司SMS文件发放公司SMS文件的发放应根据本程序4.2.3.3的要求发放给公司SMS各相关部（室）/船舶。NSM办公室应在文件发放的同时填写SMS文件发放清单（附录1），对文件的发放实施控制。文件持有人应在SMS文件发放清单上签字确

6、认。SMS文件发放规定最高管理层总经理、指定人员各配一套；职能部室NSM办公室、海务部、机务部、人事部各配一套（一人兼多职时可以按实际情况配备）。船舶配三套，其中船长、轮机长、大副各一套。每套SMS文件包括：安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序、安全管理须知及公司文件总清单。温州福来登海运有限公司 4/8公司文件总清单列出了公司全部SMS文件和相关文件，公司文件总清单应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准。安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.1生效日期: 2010.08.154.2.4 公司SMS文件修改4.2.4.1 公司SMS文件的更改须由

7、公司最高管理层/SMS相关部（室）/船舶提出并填写SMS文件编写/修改建议书（附录3）报NSM办公室，由指定人员审核，总经理批准后实施，按4.1执行。4.2.4.2 修改的标识 SMS文件局部修改，将须修改部分所在页重新编印，其每次修改内容用不同字体以示区别，如斜体字、下划线等；若增加整页内容，则字体 与原文件字体相同，在修改记录的标识框中标注“新增页”，每次修改版次号中的版号不变，修改号增加一号，新增一页，文件总页数保持不变，页号以在新增页的页号后加“-A、-B”表示，待文件改版时再 作调整。 SMS文件如需作大的修改，则对SMS文件进行改版，版次号加一号，修改号复“0”，修改记录中应记载前

8、几次SMS文件的改版情况。4.2.4.3 文件修改后经指定人员审核，总经理批准后生效。4.2.4.4 NSM办公室发放SMS文件修改通知书通知文件使用部门及船舶/人员。4.2.4.5 使用文件部门及船舶/人员在收到经修改的文件后，应及时培训学习，熟悉文件更改的内容。4.2.5 SMS文件的保管4.2.5.1 文件持有人应保持SMS文件的整洁，除按规定修改外，不允许涂改文件或在文件上作任何标注。4.2.5.2 文件持有人应按公司文件总清单的内容，检查SMS文件的有效性。4.2.5.3 SMS文件属公司内部文件，未经总经理批准，不得对外复印。借阅文件，必须由文件持有人做好借阅登记，借阅人应及时归还

9、。温州福来登海运有限公司 5/84.2.5.4 当船舶已不再隶属公司管理时，船长负责将本船所有受控文件交还NSM办公室，NSM办公室做好接收及登记。安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.154.2.5.5 SMS文件修改后，NSM办公室将原文件加废止章后保存一份，作为原始依据。4.2.5.6 当文件破损严重，影响使用时，文件持有人应到NSM办公室办理更换手续。4.2.6 SMS文件的作废和销毁4.2.6.1 SMS文件经换页或改版后，原文件即失效作废。4.2.6.2 失效文件统一由NSM办公室根据SMS文件发放清单及时向原

10、文件持有人收回，其中存一份备查外，其余销毁，并做好记录。4.2.7 安全管理记录：安全管理记录是判断实施SMS情况的重要依据和证据，是公司SMS文件的一种，各职人员应按要求记录、保存和传递。4.2.8 公司SMS文件的构成和编号：安全管理程序手册4.2.8.1 公司SMS文件的构成分三个层次：安全 管理手册 安全管理须知手册 相关外来文件和资料及记录4.2.8.2 公司SMS文件的编号：公司所有安全管理体系文件，都以“FLD- NO-X”标识。其中 FLD-：表示“温州福来登海运有限公司”。 安全管理手册：“NO”以“01”标识。 船岸职责手册：“NO”以“02”标识。 安全管理程序手册：“N

11、O”以“03”标识。 安全管理须知手册：“NO”以“04”标识。温州福来登海运有限公司 6/8 公司文件总清单：“NO”以“05”标识。安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15须知手册中：日常安全管理须知：FLD- 04-A-X甲板操作须知：FLD- 04-B-X轮机操作须知：FLD- 04-C-X防污染操作须知：FLD- 04-D-X船岸应急操作须知：FLD- 04-E-X船舶维护保养须知：FLD- 04-F-X4.3 SMS相关文件的控制和管理：4.3.1 相关文件的收集、评审4.3.1.1 各部门应与海事主管机关、

12、船检机构、行业组织等单位保持联系，并通过下达文件的接收、参加会议、走访、网络查询等方式及时收集各类相关文件信息。4.3.1.2 各部门应对获得的各类相关文件信息及时评审，认为与SMS相关的应填“SMS相关文件评审单”，交NSM办公室，如需修改公司SMS文件，则按 本程序“4.2.4”处置。4.3.1.3 NSM办公室收到“SMS相关文件评审单”后，及时加以审核，指定人员审批是否纳入公司安全管理体系，如审批认定作为公司SMS相关文件，NSM办公室负责按本程序4.2.4的规定修改公司文件总清单。4.3.1.4 NSM办公室应及时组织购买或制作新纳入的SMS相关文件。4.3.2 相关文件的发放和管理

13、4.3.2.1 公司规定：公司岸基配一套SMS相关文件，由NSM办公室负责保管，船舶配一套SMS相关文件，由船长保管，其他部门需借阅应办理借阅 手续。4.3.2.2 相关文件的发放由NSM办公室负责，并做好发放记录。温州福来登海运有限公司 7/8相关文件属受控文件，应加盖受控章，船长收到后在“SMS相关文件登记表”上登记。安全管理程序手册SMS文件和相关文件控制程序编号：FLD- 03-12版次:1.1生效日期:2010.11.084.3.2.3 相关文件失效后，持有人应将其及时撤离，上交NSM办公室统一销毁；或将其清楚地标识失效后留存，但仅作为参考资料。4.4 SMS相关资料管理4.4.1

14、航海图书资料的控制按船舶航用资料管理须知执行。4.4.2 船舶及其设备技术资料的控制按船舶技术档案管理规定执行。4.5 单船设备操作规程与船舶货物系固手册的管理4.5.1 单船设备操作规程与船舶货物系固手册的编写按船上关键性操作方案的制定程序（FLD- 03-06）中3.6项与3.7项 规定执行。4.5.2 单船设备操作规程与船舶货物系固手册应汇编成册，配备至船长、轮机长、大副。4.5.3 单船设备操作规程与船舶货物系固手册不规定版式，但要求各船统一版式。应制定出目录清单，有关的制定、审核、批准人在封面上注名。4.5.4 单船设备操作规程与船舶货物系固手册如需修改，应由建议修改者提出，经部门长

15、同意，船长批准后，由公司NSM办公室编制,按本程序4.5.1项执行。5 附录5.1 附录1 SMS文件发放清单5.2 附录2 SMS文件修改通知书5.3 附录3 SMS文件编写/修改建议书5.4 附录4 SMS文件销毁记录表5.5 附录5 SMS相关文件登记表5.6 附录6 SMS相关文件评审单5.7 附录7 文件借阅登记表6 支持性文件6.1 SMS相当人员培训程序（FLD- 03-04）6.2 SMS信息交流程序（FLD- 03-05）6.3 船舶技术档案、证书管理规定（FLD- 04-A-09）6.4 船舶航用资料管理须知（FLD- 04-A-10）6.5 船上关键性操作方的制定程序（F

16、LD- 03-06）温州福来登海运有限公司 8/8附录1 温州福来登海运有限公司 SMS文件发放清单 FLD- 03-12-01文件名称编号版次/修改号页次生效日期发放编号持 有 人持有人签名签收日期备注发放人： 日期：注：本表存NSM办公室，永久保存。附录2 温州福来登海运有限公司 SMS文件修改通知书 FLD- 03-12-02生效日期： 编号：序号文件名称及编号页次章节号修改标识编制意见：指定人员/日期:注：本表一式多份，各相关部门/船舶留存一份，一份NSM办公室归档。本表保存期限5年。附录3 温州福来登海运有限公司 SMS文件编写/修改建议书 FLD- 03-12-03建议人填写栏文件名称文件编号更改方式部分内容修改 增加文件 删除文件 文件章节内容编写/修改意见： 建议部门/船舶： 建议人员： 日期：NSM办公室意见： NSM办公室主任： 日期：指定人员意见： 指定人员： 日期：总经理审批意见：总经理：日期：注：本表一式二份，一份报NSM办公室，一份留部（室）（船舶），永久保存。附录4 温州福来登海运有限公司 SMS文件销毁记录表 FLD- 03-12-04销毁文件来 源文 件 标 题文件编号/页次文件版次/修改号文件销毁日 期销毁人注：本表存NSM办公室，永久保存。附录5 温州福来登海运有限公司 SMS相关文件登记表 FLD- 03-12-05轮名 称出版日期