Workshop会议方式简要说明PPT课件

1、 由几个人进行密集讨论的集会，一般要求举办小组全体会议，就专项问题或任务进行讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来。（二）Workshop会议方式的一般定义（一）Workshop本身的含义1、work工作+shop工作室，场所。 即：一个将各种物料按照一定的工艺流程加工成产品的场所。2、An educational seminar or series of meetings emphasizing interaction and exchange of information among a usually small number

2、 of participants: 研习会、讨论会：一种强调信息在通常比较少的参与者之间的交流与交换的教育性研讨课或一系列会议。Workshop会议方式的定义摘自美国传统词典（双解）第1页/共32页促进者WORKSHOP会议方式与传统会议方式的区别议题互动的、平等的、主动参与型的活动为了防止会议讨论停滞不停，大多数情况有促进者支援，引导成员、促进 WORKSHOP活动的进行。单向的、有主从关系的、一方传 达、一方被动接受为主的活动WORKSHOP方式传统方式第2页/共32页Workshop会议方式的IPO想法（ideas）输出（Output）加工（Process）共识会议全体成员各自（代表个人

3、或部门）关于某一特定议题的想法（ideas）。会议全体成员经过充分讨论，所达成的关于某一（些）特定议题的共识。（也允许非共识的部分以副产品的形式存在。）活用工具与规则，达到“充分的发散，有效的收敛”。核心的加工环节“一激（充分激发成员想法）、三共（共享、共鸣、共识）”IPO: 输入、加工、输出的英文首字母组合后的略称。输入（Input）第3页/共32页WORKSHOP会议方式的讨论分组原则根据议题数和成员人数决定是否需要分组。为了讨论的效果和效率，每组5-10人为宜，最多不超过12人。单项议题多项议题分组不分组单项议题、不分组多项议题、不分组多项议题、分组单项议题、分组成员人数较多（12人以上

4、，5-10人/组）一个组一个议题成员人数较多（12人以上，5-10人/组）逐一讨论议题成员不太多（12人以下）成员不太多（12人以下）第4页/共32页1、组长（召集人）明确本组研讨背景、目的、期望的成果物确认本组研讨框架和进行方式督促成员遵守会议规则支持促进者的引导，确保研讨进行顺利对本组研讨成果进行最终确认并组织确定小组发表人2、成员遵守会议规则，积极按促进者的引导行动摒弃本位主义，打破思维定式，毫无保留地贡献自己的智慧3、促进者（F）讨论工具、图表的准备及发放介绍讨论进行的方式组织成员开展有效讨论组织成员对便利贴（观点）进行亲和整理并形成共识时间控制4、记录员 对小组讨论过程及结果进行认真

5、记录，并整理输机，完成小组汇报报告，经确认后 提供会务组。 配合促进者进行亲和整理，并维持现场环境。5、会议组织者 牵头组织完成会前策划（议题、议程、目的、框架、成员及其分组、背景资料准备 等）和会后跟踪落实。小组取得研讨成果的责任者小组取得研讨成果的支援者Workshop会议方式的角色分工第5页/共32页WorkshopWorkshop会议方式的基本流程目前，在国外各公司Workshop的具体进行方式众多，但万变不离其宗，都是紧紧围绕“充分发散，有效收敛”来进行，仅是依具体的团队文化而采取一些个性化的手法。1、会前策划2、会中讨论3、会后跟踪2-1、开场1-1、明确会议背景、 目的、期望的

6、成果物1-2、选择切入点、 策划讨论框架1-3、选择合适的 人选1-4、设计会议规则 和流程1-5、准备信息资 料、器材等2-2、说明讨论的 背景和目的、 进行方式2-3、分组讨论 （借助促进者）2-4、整理成果物2-5、会议总结 和评价3-1、会议资料 整理留档3-2、会后跟进 调查3-3、推进、落实 咨询和支援3-4、经验总结和 成果共享12周0.51天13月第6页/共32页1、会前策划（概要） 参 加 者：组长、会议组织者、策划支援人员、促进者(F)(F)、相关业务负责人（必要时）所需时间：1 12 2天（各人）（但期间约为1 12 2周) )输 出 物：研讨框架、会议议程、成员（分组）

7、清单 讨论所需的数据/ /信息/ /提示物内容与步骤内容与步骤组长组长会议组织者会议组织者促进者促进者(F)(F)相关业务相关业务负责人负责人策划支援策划支援人员人员1-1、明确会议背景、目的和、明确会议背景、目的和 期望的成果物期望的成果物ARI/CR/CC1-2、选择切入点、选择切入点、 策划讨论框架策划讨论框架ARR/ CR/CC1-3、选择合适的人选、选择合适的人选ARI/CR/CC1-4、设计会议规则和流程、设计会议规则和流程ARR/ CR/CC1-5、准备信息资料、器材等、准备信息资料、器材等IA/RC/RRCR（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-

8、最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象 I（Informed）-被通知的对象第7页/共32页1、会前策划（详细）1-1、明确会议背景、目的、期望的成果物1-2、选择切入点、策划讨论框架1-4、设计会议规则和流程1-3、选择合适的人选1-5、准备信息资料、器材等目 的：会议目的、期望的成果物的共有化设计会议讨论切入点、框架、会议规则和流程等选定合适的与会人员、明确分工会议信息资料、器材等的准备与会议主办方以及相关人员确认会议的背景、目的、期望的成果物。为达到“充分的发散、有效的收敛”的效果，事前选定恰当的切入点和设计讨论的框架非常重要。会议规则可在基本规则之上酌情增减。根据框架设计

9、讨论的流程。按流程分配时间，确定会议议程。根据议题选定合适的成员、促进者、工作人员等构建一个团队。团队的构建要素围绕“三P”、注重“三源”、把握三“适”、注意一“避”分组时，每组510人为宜准备讨论中使用的数据/信息/提示物。为了讨论方便，提示信息通常在海报纸上制作并事先张贴在会议室墙上。准备器材、布置会场。输出物讨论框架会议规则人员（分组）清单提示信息会议议程内容步骤第8页/共32页1-11-1、明确会议背景、目的、期望的成果物会议的目的？议题的来源？期望达到怎样的效果？会议的时间、地点？在组织方式上有什么考虑？.相关策划人员会议组织者为什么要策划此次的会议？目的是什么？目前经济形势比较严峻

10、，高层非常关注如何确保达成公司事业计划.希望达到怎样的效果呢？会议组织者与相关策划人员事前沟通明确会议背景、目的、期望的成果物=首先明确主办方的想法主办方作说明并提供相应资料第9页/共32页1、利用Workshop会议方式，充分的发散，有效地收敛。3、提供一些高效激发和整合ideas（想法）的恰当线索。 策划研讨框架的基本考量2、通过矩阵式研讨框架，体现思考课题的系统性、层次 性、连续性和逻辑性。实现在“框框”里的突破性思维 Breakthrough Thinking from Inside the Box 凯文科因（Kevin P. Coyne）效果1-2、 选择切入点、策划讨论框架第10页

11、/共32页1-2、 选择切入点、策划讨论框架第11页/共32页项目改造课题研讨价值链和主要业务管理要素项目方案流程资金人员进度资源生产技术质量装备车间第12页/共32页1-3、选择合适的人选人员选择的关键要素Purpose: 明确的目的和目标People： 合适的人选Power： 适当的授权主要流程节点的担当者三种代表（业内出色和逊色者、客户）并不外行的热心的旁观者适时而适当地通知和调整成员适时而适中地对成员进行相关知识和工具的培训适时而适切地对成员的表现予以反馈和激励领导率先践行CFT避免高职级人员比例过大围绕三“P”注重三“源”把握三“适”注意一“避”领导垂范第13页/共32页1.不提出预

12、定议题之外的话题。2.全局视点，站在追求DFL整体可持续发展的高度，思考问题。3.不过分追求意见与建议的完整性，鼓励提出突破性想法。4.“先写、后贴、再说”，积极参与讨论！5.发言简洁，不发牢骚，多用建设性的语言，在其他成员发言时认真倾听。6.严守时间。7.手机设为静音，休息时方可接听。8.勿用职权，且为全体成员提供安全庇护。9.仅在休息时可吸烟（会议室外）。10.各组发表人待小组讨论结束后随机挑选确定。11.在整个研讨期间，除工作人员外，所有小组成员均不使用电脑。12.说明：根据具体的议题可在此基础之上增加 有针对性的特别规则。- 14 -1-4、制定会议规则和流程基本的会议规则（示例）讨论

13、时间进度表（示例）根据具体的议题以及确定的讨论框架设计针对性强的会议讨论的流程，制定讨论时间进度表。（说明：议题不同进度表设计也会有所不同。）第14页/共32页1-5、准备信息资料、器材等l 为了讨论方便，以下提示信息通常在海报纸上制作并事先张贴在会议室墙上。 会场规则讨论时间进度表提示信息（图表等）l 会场设定指南：l 与职场有一段距离的不受干扰的地点 l 足够张贴海报纸的墙壁l 大的挂钟或使用时钟程序用投影仪播放l 易于移动的桌子/椅子(可根据人数以及作业内容随时调整),桌椅通常摆成圆桌型l 所需器材： 投影仪、白板、记号笔、白板笔、海报纸、便利贴（红黄蓝3色）、纸胶带、剪刀、数码相机、工

14、作人员专用电脑（为保证讨论效果，建议成员不使用个人电脑，可将此条写进会场规则。）第15页/共32页会前策划成功的关键要素1）周到而细致的策划明确的会议目的清晰的成果物要望恰当的研讨框架选择充分的信息与资料准备必要的会前沟通针对性强的会议规则与流程设计2）合适的人选（围绕“三P”、注重“三源”、把握三“适”、注意一“避”）第16页/共32页2、会中讨论（概要） 参 加 者：主办方领导、组长、会议组织者、成员、促进者、记录员、策划支援人员所需时间：0.50.51 1天输 出 物：讨论成果输出表、讨论成果报告（发表用）主办方主办方领导领导组长组长会议会议组织者组织者成员成员促进促进者者(F)(F)记

15、录记录员员策划支策划支援人员援人员2-1、开场、开场A/R2-2、说明讨论的背景、说明讨论的背景、 目的和进行方式目的和进行方式A/RC/RR2-3、分组讨论、分组讨论A/RCA/RRC2-4、整理成果物、整理成果物A/RCRCRC2-5、成果发表和评价、成果发表和评价、 会议总结会议总结A/RA/RRIIR（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象I（Informed）-被通知的对象第17页/共32页2、会中讨论（详细）目的：通过会议全体成员的充分讨论，对某一（些）特定议题达成共识。输出物2-1、开场2-2、说明

16、讨论的背景和目的、进行方式2-3、分组讨论2-4、整理成果物2-5、成果发表和评价、会议总结主办方领导简单介绍会议主旨，阐明对会议的期待。主办方领导或会议组织者说明议题的来源、背景和讨论目的。由会议组织者或策划支援人员或促进者对讨论的进行方式作说明。针对具体议题的、借助促进者的促进技巧、在事先设计好的框架下进行分组讨论。记录员全程记录讨论内容。讨论结束后记录员与促进者（F）一起将成果整理到输出表中，并制作发表用讨论成果报告供小组确认。小组代表发表讨论成果。主办方领导或业务负责人对成果进行点评。主办方领导对会议作总结。会议结束时实施问卷调查。内容步骤讨论成果输出表讨论成果报告（发表用）问卷调查第

17、18页/共32页2-1、开场会议主办方领导简单介绍会议主旨，阐明对会议的期待。目的 传达领导的期待，引起重视。 成员与领导之间就议题的方向保 持一致性。 表达对大家积极参与的感谢 。 第19页/共32页2-2、说明讨论的背景和目的、进行方式目的：让成员了解议题的基本信息，从整体上 对议题有个把握。 让成员了解讨论的进行方法以及过程中 的注意事项。由会议主办方领导或会议组织者说明议题的来源、背景和讨论目的。由会议组织者或策划支援人员或促进者介绍讨论的进行方式。第20页/共32页2-3、分组讨论目的：成员就某一议题提出想法/意见，经过充分讨论就某一议题的解 决的方向性/方策达成共识。（广纳良言、集

18、思广益）2-5、成果发表和评价、会议总结小组讨论开始前由业务方人员提示议题的背景等基本信息。对现状进行分析、提出问题点并对其进行权重排序和挑选。在事先设计好的框架下，从要素切入，分析原因（或分解设定课题）。对提案进行排序、评价和挑选。详细步骤 提案评价挑选课题方向性/子课题/方策提案内容要素分析现状把握提出课题解决的方向或列出分解出的子课题或提出方策。借助于V-FAST集中讨论会(intensive discussion)中促进者(Facilitaor)的促进技巧来提高会议效率。议题提示2-3、分组讨论2-4、整理成果物2-2、说明讨论的背景和目的、进行方式2-1、开场第21页/共32页一激：

19、在会议内将会议成员各自的想法（idea）充分地激发出来，成员的想法可来自三方面： 1）会前即有的ideas; 2）会中自己现场产生的ideas; 3）会中被其它成员ideas所启发或激荡出来的ideas。 三共： 1）共享 2）共鸣 3）共识交互递进2-3、分组讨论核心的加工环节第22页/共32页2-4、整理成果物讨论成果输出表示例讨论成果输出表和讨论成果报告的模板在会前策划时制作。不同的议题，成果报告的模板会有所不同。但须包含以下基本信息：议题基本信息（名称、成员等）议题背景讨论框架讨论主要流程（概要）主要流程（详细）（背景提示、现状分析、要素分析、方策提案、成果输出、回顾和反省） 战略课题

20、研讨成果输出表第23页/共32页2-4、整理成果物讨论成果报告模板示例第24页/共32页2-5、成果发表和评价、会议总结领导或相关业务负责人对讨论过程和成果点评。领导对会议作总结，表明对后续行动的期待并对大家的参与再次表达感谢。各组代表（随机抽选）发表讨论成果。发表时间：510分/组会议结束，与会人员离场之前发放调查问卷。主要针对会议的议题选择的妥当性、框架的有效性、成果的可操作性、会议方式的认可度、对整个会议的满意度等方面进行调查。问卷调查第25页/共32页2-5、成果发表和评价、会议总结问卷调查示例（1/2）第26页/共32页2-5、成果发表和评价、会议总结问卷调查示例（2/2）第27页/

21、共32页会中讨论成功的关键要素注意一“避”领导垂范1）活用工具与规则，达到“充分的发散，有效的收敛”。2）注意把握“先量后质”即：在确保ideas的数量的基础上，再追求或 强调ideas的质量。3）遵循思维规律。遵循思维规律借助促进者基于团队氛围善用便利贴注重可视化1、先写后贴再说2、先单干后合作3、先发散后收敛4、先激荡后完善5、限员限时限量畅所欲“言”畅所欲“意”核心第28页/共32页3、会后跟踪（概要） 参 加 者：组长、会议组织者、主办方领导所需时间：2 2 3 3天（但期间约为1 1 6 6个月）输 出 物：会议过程留档资料（含照片、影像资料、纪要、经验总结等）内容与步骤内容与步骤组

22、长组长会议组织者会议组织者主办方领导主办方领导相关业务相关业务部门领导部门领导策划支援人策划支援人员员/促进者促进者3-1、会议资料、会议资料 整理留档整理留档C/IA/R IR/IC/I3-2、会后跟进调查、会后跟进调查C/IA/R IR/IC/I3-3、推进、落实、推进、落实 咨询和支援咨询和支援C/IA/R A/RR/CC/I3-4、经验总结和、经验总结和 成果共享成果共享C/IA/R AR/CC/IR（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象 I（Informed）-被通知的对象第29页/共32页3、会后跟

23、踪（详细）步骤3-1、会议资料整理留档3-2、会后跟进调查3-3、推进、落实 咨询和支援3-4、经验总结和成果共享整理会议资料（包括领导的讲话、讨论过程全记录、照片、影像）。制作会议总结资料，并将资料反馈给相关人员。明确了课题方向性的，调查其后续跟进情况。分解出子课题的，调查课题解决进展。对有方策的，调查其实施落实情况。主办方负责后续事项的推进落实。对于需进一步分解细化的议题，策划方可提供咨询。如子课题采取V-up方法解决的，可提供支援。对每一次活动的优点和 改善点、效果进行总结。好的经验和成果内部分享和推广。内容避免“不了了之成员所贡献的智慧也就是所提出的方策 没有后续动作”。分享和推广好的经验和成果。目的：第30页/共32页换言之：Workshop主要借助V-FAST的会议促进方法。附件1：Workshop会议方式与V-FAST之异同项项 目目V-FASTWorkshop1、活动定位、活动定位针对具体课题的管理改善活动，追求达针对具体课题的管