关于加强建筑档案管理工作的探讨

1、    关于加强建筑档案管理工作的探讨    孙秀霞摘 要近年来在经济快速发展推动下，建筑工程无论规模还是数量都迅速的扩大，这就对建筑工程档案管理工作提出了更高的要求。因此为了更好的加强建筑工程档案管理工作，则需要采取切实有效的措施，使建筑工程档案管理工作步入良性的轨道，确保建筑档案管理工作的规范化和制度化。文中对建筑工程档案管理工作中存在的主要问题进行了分析，并进一步对完善建筑档案管理工作的具体措施进行了阐述。关键词建筑档案；管理工作；问题；措施建筑工程档案是对建筑过程中各个环节的真实和客观记录，对其他工程建设具有指导性的作用。建筑档案管理工作对于加快

2、建筑工程技术的完善，推动城市建设工作的开展具有极其重要的作用，所以在当前经济建设速度快速发展的情况下，需要做好工程档案的管理工作。建筑档案是城市建设活动的产物，是城市建筑经验的积累，通过对工程档案进行集中统一管理，可以确保建筑档案的完整和规范，为城市规划和建设提供必要的依据。而且城市发展过程中建设的所有建筑物和构筑物，在后期管理、维修和改扩建过程中都离不开工程档案，而且在城市防灾、减灾和恢复重建过程中，都需要以工程档案作为重要的依据，所以确保工程档案的齐全和完整具有极其重要的意义。一、建筑档案管理中存在的主要问题（一）施工管理原件缺失目前在建筑工程施工过程中，有时设计和监理单位下发的施工管理文

3、件是复印件，原件缺失，这样这使其无法满足工程档案管理质量的要求。（二）工程质量验收时缺乏书面资料建筑工程施工时，为了确保质量，需要在一些质量控制点施工完成后进行质量验收，但往往为了赶进度而导致现场验收时没有按要求进行书面签字仪式，没有形成书面资料，这就无法满足工程档案管理工作的要求。（三）没有按标准要求进行编制竣工文件在进行工程竣工文件编制时，由于没有严格按照要求来进行分类成册，即使成册的也存在缺少目录或是目录不准确的情况，甚至一些分部工程利用代用图进行组卷，这样就导致竣工文件中图纸存在较大的缺失。（四）施工验收原始签证资料格式不规范在工程开始前没有对原始施工验收签证资料的内容和格式进行统一的

4、规定，而是在施工过程中对其内容和种类进行不断的增添和更换，这样就导致资料格式上很难达到统一和规范，在进行装订组卷时存在着许多的不便。（五）原始资料书写不认真工程施工过程中在对原始资料进行书写时，存在着字迹潦草、不规范、错误字的情况，对于修改的地方不盖章也不签字，这给工程档案管理工作带来了较大的难度。（六）缺乏统一的管理模式目前对于工程档案的管理工作存在着较多的方式，部分管理较好的单位则成立了工程档案室，由专门档案管理人员对档案进行管理，但很大一部分单位则由其他部门或是文书代管或兼管的情况，导致档案材料不完整、不齐全的现象时有发生。（七）缺乏复合型档案管理人员基层单位的档案管理人员专业素质较差，

5、既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。二、完善建筑档案的管理工作的具体措施（一）建立现场办公制度工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到建设单位好评。（二）统筹部署，健全管理体系建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，

6、对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。（三）加强工程档案管理队伍建设首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定，并且对档案管理人员进行大量业务指导和培训。（四）建立资料归档会签制度工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。（五）拓宽新领域，扩大收集范围对国家基建项目归档范围所规定的合同监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集

7、范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。（六）有效利用计算机资源，建立档案检索系统提高各部门的档案管理水平、档案工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，藉以提高工作效率。（七）竣工验收备案与档案管理工作结合将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设工程管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。三、结束语在当前工程建设过程中，建筑档案管理工作发挥着非常重要的作用，不仅对其他工程有参考借鉴作用，而且建筑物自身进行改扩建及维修过程中也需要以建筑档案作为重要的依据，所以做好建筑档案管理工作是至关重要的。建筑档案管理工作的加强并不是几个人就能实现的事情，其需要各责任主体和相关人员的共同努力，通过缺乏科学合理的管理措施，遵循相关的法律规章制度，