高效会议培训教材(PPT 53页)

1、这是一件什么事 布置工作 传达精神 .会议六要素 事 时 地 人 财 物 事 会议必须有主题，也就是“事”，如果开会时信马由缰，那会议的效果就会打折扣，因此要在会前就确定好会议的主题，设置好会议议程，逐项进行。 时 提早确定好会议的时间，才能有充分的准备时间，也才能通知会议相关人员。 地 根据会议的规模和形式确定好会议地点，日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔也会有一些人员规模大的会议，比如：机关单位组织的培训、公司组织的经销商大会不仅要准备好会议地点，还得安排就餐及住宿地点。 人 会议前要先列出参会人员名单，大致可分为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员这几类，要确保参会人员都通知到位，工作分

2、工有条不紊。财 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和财务部门审核，批准后就按照要求来执行，会后按规定的财务程序报销。物 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、条幅、茶水、台签可根据会议的主题、规模、形式做不同的准备。 会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准会议准备备解决的问题更有效地获得解决？解决的问题更有效地获得解决？2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会会议准备议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？做出什么样的决定？准备取得什么的行

3、动方案？3、准备、准备议事日程议事日程。列出与会议目的有关的项目。依。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个每个项目的商议时间。项目的商议时间。会议期间控制1、叙述会议的目的。、叙述会议的目的。2、核对并记录与会者。、核对并记录与会者。3、根据、根据议事日程议事日程顺序提出每个项目，然后进行顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。讨论，征求有关与会者的意见。4、给每一个人表述自己意见的机会。、给每一个人表述自己意见的机会。5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入、控制讨论过程。如果发生与论

4、题无关或深入 到不必要的细节上，应及时引导到议题本身到不必要的细节上，应及时引导到议题本身会议期间控制6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。根据自己的理解将各种观点加以概括。7、坚持预定的时间，不要拖延。、坚持预定的时间，不要拖延。8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。结论。9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。1

5、0、确定下次会议的议题和时间。、确定下次会议的议题和时间。会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅、在与会和未与会的人中间传阅会议会议记录记录。会议记录会议记录应准确。应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。表明下次会议的日期和时间。2、根据会议，对执行进行监督和检查。、根据会议，对执行进行监督和检查。 会议禁忌事项1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝。2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。会议禁忌事项6.不可打断他人的发言。7.不可不懂装懂，胡言乱语。8.不要谈到抽象论或观念论。9.不可对发言者吹毛求疵。10.不要中途离席让我们开始开个高效的会议吧 。让我们开始开个高效的会议吧会议期间控制。4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。多，将其要点摘录出来。5、会前将会议、会前将会议议事日程议事日程和整理好的文件在与会人中间传和整理好的文件在与会人中间传阅。阅。6、根据要讨论的