信息技术的应用对中国大学管理结构的影响研究

1、信息技术的应用对中国大学管理结构的影响研究蒋磊宏1 杨宝军1 胡凤华2 蔡海燕3（1.上海交通大学网络信息中心； 2.上海交通大学档案馆； 3.上海交通大学信息化办公室 上海 200240）摘要：中国大学信息化已经取得较大成效：支撑并促进了大学的教学管理改革；加强和改善了对学生的管理与服务；通过信息系统的纵向业务整合支持了院为实体的管理改革；通过跨越多个职能部门的网上业务协同促进了大学矩阵管理结构的初步形成。本文通过大量事实，分析了信息化对中国大学管理模式、方式引起的改变，提出一些建议。关键词：信息化；大学管理；信息共享；垂直整合；矩阵管理结构Research on the impact of

2、 the application of information technologyon the administration structure of Chinese universityJIANG Leihong1 YANG Baojun1 HU Fenghua2 CAI Haiyan3( 1.Network & Information Center 2.Archives 3.Informatization office,Shanghai Jiao Tong University, Shanghai 200240, China)Abstract: The application o

3、f information technology has made great achievements in Chinese university, which supports and promotes teaching management reform, strengthens student administration and improves student services. The vertical business integration of information systems supports the administrative reform for depart

4、ment. The network business collaboration which covers several different sectors promotes matrix management structure initially formed. Based on a large number of facts, this paper analyzes the changing in the administration of Chinese university caused by informatization and puts forward some sugges

5、tions.Key words: informatization; university administration; information sharing; vertical integration; matrix management structure.一、问题的提出中国大学的办学规模迅速扩大，给大学管理和有限资源的合理调配带来困难与挑战。为此，需要研究中国大学的管理结构并给出可操作的优化方案。目前对大学管理结构的研究不多，有限的研究集中在办学规模、组织结构等方面。阎凤桥等人研究了1980年以来中国大学内部组织结构发生的主要变化及原因1；潘云鹤论述了中国研究型大学内部管理体制改革的若

6、干问题，提出了面向社会建立开放式组织结构的两种模式2；刘竞秀探究了国际著名研究型大学组织结构的取向，侧重在权力配置、行政机构和基层学术机构的设置方面3；冯倬琳等对美国一流公立研究型大学的内部管理体制进行了研究，提出我国研究型大学校级行政管理结构优化的方案4。当前，信息技术在中国大学得到普遍应用。电子校务水平持续提升。85%的学校建立了服务于教学、科研、管理和生活等方面的电子校务系统，其中30%的学校实现了教学管理、科研管理、人事管理和财务管理等主要校务的信息化，极大地提升了学校的管理水平与办学效益5。陆根书认为，信息技术的发展对大学的管理模式和管理手段产生了革命性影响，也要求大学管理机制的改革

7、适应这一发展要求6，与此类似的议论很多，但尚未见到深入的分-基金项目：中国高等教育学会“十一五”教育科学研究规划课题（06AIG1010007）析。中国大学已经认识到信息化对学校发展的重要作用，着手建立信息化推进机构，程静对此开展了研究7。中国大学承担着教学、科研与社会服务等多方面的任务，其管理结构包括教育教学、组织结构等诸多方面。通过对信息化领先高校的研究发现，信息化对中国大学的教学管理改革、学生管理与服务、支持“院为实体”改革、矩阵管理结构的初步形成已经产生重要作用。二、信息化效果及对大学管理结构的影响分析1 支撑并促进教学管理改革中国大学实施信息化的驱动因素首先是教学要求8。在教学管理中

8、的热点问题包括专业教育与通识教育的矛盾, 教学与科研的矛盾，教与学的矛盾等等。要处理好这些矛盾，从激励学生的主动性着手，改革教育教学的组织管理体系，是一个很好的突破口2。为此，我国一些研究型大学开展了一系列教学改革，如：实施以“宽厚、复合、开放、创新”为特征的“创新人才培养体系”；实行完全学分制，为学生提供更大的学习自由度；实施宽口径、大平台的人才培养模式改革；实施通识教育等。教学改革对大学管理提出了更高的要求。如选课制是学分制最主要的特征，学生根据自己的学习能力、状态、兴趣及所修专业方向，通过“选课、选科、选时、选师”自主安排修读的课程和学习进度。它改变了教学计划、教学进度由学校统一制定与安

9、排的模式，教学管理的对象由班级群体转变为学生个体，由此产生的信息量成几何级数增涨，依靠传统的工作方式无法实现对排课选课信息的收集、处理、调整和控制。面对连年扩大招生规模、多校区办学和实行选课制，教师、课程、教室等资源更为紧缺，通过信息系统的应用，在培养计划的指导下，在课程、教室、教师安排，选课指导、考试安排等方面，合理调配和使用各类教学资源，较好地满足了教学的需要。信息技术的应用调动了学生的学习积极性，提高了教学质量。中国大学在教学过程中大量采用信息技术，课程和老师信息上网，采用多媒体教学的课程比例达59.9%，多媒体教室的利用率达到87.8%，69.23%的高校建有辅助教学平台9。借助现代远

10、程教育网络平台，将优质课程输送到西部大学，共享优质教育教学资源。开展网上评教，学生多视角评价教师的授课情况，并将以往的评教结果作为选课的参考依据。校院系将评教结果纳入教师年终考评指标。通过信息系统的应用，管理部门可以很快发现教学当中存在的问题，促进学生在选课、选老师的过程中，在教师中形成一定的竞争机制，促进教师不断地提高教学水平与质量。2 加强和改善对学生的管理与服务学分制改革的深化，弱化了行政班的作用，给学生管理带来困难。而信息化对加强学生管理，改善对学生服务方面作用尤为显著。不少大学实现了从新生入学到毕业离校乃至校友管理全过程的信息化。典型的应用有：广泛采用互联网开展招生宣传。全国高考采用

11、网络录取，提高了效率，降低了招生成本，增强了招生工作的公开公正公平。新生在收到入学通知书的同时得到学校的网络帐号,登录校园网就能查到自己的学号、班级、寝室、班主任辅导员、课程表，提前了解学习生活设施。通过信息系统的支持，新生入学能在很短时间内完成报到、交学费、领取校园卡和寝室钥匙等入学手续。以往需要几天的新生报到缩短成了一天。校园卡中已预存了政府补贴，新生不必在入学当天排队充值，就可以使用电子支付功能，凭校园卡就餐、洗浴、购物、进入图书馆、自助复印、到校医院看病、乘坐校区间班车等。学生可以将银行借记卡中的个人存款通过自助设备转存到校园卡上。校园卡还提供多种身份识别功能，代替学生证电子学籍注册，

12、一卡在手走遍校园。学生在校期间，参与网上选课、评教、参加研究实践活动、报送毕业设计（论文）选题，在网上查询各类通知、我的培养计划、我的选课记录、我的修读课程、我的课程表、我的考试安排、我的成绩单、我的注册缴费记录，以及全校课程介绍、安排、教学大纲，各专业培养计划、教材与参考书，任课教师介绍、评教结果、校历等，访问课程中心、网上课件、图书馆的数字资源，开展学习与研究活动。通过网上学生事务处理，中国大学开展对贫困大学生的经济资助，管理勤工助学、帮困、贷款、保险以及各类奖学金、出国、违纪处分等学生事务。BBS是学校了解学生思想动态、听取意见并改进工作的一个重要途径。一些大学的职能部门在BBS上开设校

13、务专区，回答并解决学生提出的问题，学校还组织“在线谈”活动，由校领导与广大学生面对面交流，通过校园网向全校视频直播，并通过BBS上的专题栏目及时接收学生提交的问题并给予解答。思政教师也通过开设博客等方式与学生交流，将大学生思想政治工作做到网上。对于即将毕业的大学生，在网上提供毕业生登录本人简历和求职意向，查询用人单位需求信息。提供用人单位登录单位介绍、招聘岗位信息、查询相关专业毕业生情况。提供在线供需见面、双向选择。学生毕业离校时，信息系统整合了来自各业务部门的信息，毕业生不必再持离校手续单到各部门盖章，大大减轻了毕业生办理离校手续的负担。学生毕业后，学校还提供校友E-Mail、班级（同学）录

14、、回馈母校等服务。正是由于信息技术的应用，面对高校合并、连年大规模扩招、多校区办学等因素造成的规模成倍扩张的现实，中国大学能够有效地对数万名在校学生进行管理与服务。管理与服务的效率、有效性、深度和广度都有大幅提升。信息化使中国大学对考生、学生和用人单位的信息公开程度大幅提升，各类规章制度、专业介绍、课程介绍、培养计划等内容都向学生和社会公开。大学提供了大量双向互动的网上事务处理，学生通过互联网，除了学习校园内的知识，还可以方便地查询世界科技前沿的高水平论文、访问世界著名大学的公开课程，大大拓宽了获取知识、参与科学研究的渠道和手段。面对在网络环境下成长起来的大学生，中国大学将学生管理与思想政治工

15、作做进网络，采用多种方式与学生沟通交流，通过网络了解学生思想动态、校园热点议题、开展心理咨询等活动，开辟了学生管理与服务的新领域。3 校院系业务的垂直整合支持“院为实体”改革大学是底部厚重的组织，知识集中在底部，院系是中心环节，是教学科研的基地，是学术创造力的重要来源3。为了充分发挥院系和教师的作用，将管理权力和责任下放，给学院更多的活力，一些大学开展了“院为实体”的改革。若干年前，学校设备处采用单机系统管理设备资产，而大多数院系采用传统的纸质台帐，大量信息的重复录入、信息不全、数据不一致等情况严重影响着学校管理工作的质量。随着近几年大学固定资产增涨迅猛，管好、用好这些资产，是提高办学效益和管

16、理水平的重要方面。这些设备谁在用、使用情况如何、发挥了怎样的效益，不仅校长、处长关心，院长、系主任更关心。类似的情况在人事、财务、教学、科研等管理领域同样存在。在中国大学实行“院为实体”的初期，学校下放给学院的实际权力不多，却将大量繁杂的事务工作下放到了学院，违背了改革的初衷。经过多年的实践，校部机关服务基层的理念逐渐形成，将若干决策权下放，而将繁杂的事务处理收到校部。一些信息化应用领先的大学，校部机关的信息系统已不再是部门级应用，而是基本完成了垂直整合，形成了覆盖全校本业务领域的全部业务，从学校到院系直至教师和学生都在统一的系统上协同工作，完成相关业务。这种建立在校园网上的信息系统，一方面完

17、成校部机关管理的各项业务，同时也为各学院提供详实的业务支持和信息服务，帮助院长管理本学院的人、财、物，使信息系统发挥更大的作用。典型的例子如：改变以往由各院系教务员处理排课、登录学生考试成绩、发放成绩单等繁杂事务的做法，大学教务处跟据各专业培养计划，通过网上信息系统统一安排课程，提供学生选课。由任课教师录入学生考试成绩。学生通过网络查询成绩单。教师和院系教务员在共享信息前提下开展学生名册、考试成绩、评教结果管理等多项业务。财务处通过统一的信息系统管理全校的各类项目经费。各院系项目负责人可以查询各类经费预算和使用情况，管理项目经费。人事处与院系组织人事干事协同办公，通过统一的信息系统管理教职员工

18、的引进、录用、考核、晋升、工资福利等事务。设备处将全校仪器设备数据库授权给各院系访问，院系可以对设备的安置地点、保管人等信息进行管理。通过垂直业务信息系统的整合，整个大学管理业务标准化程度得到较大提高，从学校到学院的体制也发生了变化，事务处理逐步趋向扁平化，一些复杂的事务处理越来越集中到校级管理部门，同时信息向院系共享，减轻了院系的工作负荷。院系管理人员从繁重的事务处理环节中解脱出来，可以更多地将精力放在提高人才培养质量和科学研究水平上来，更好地为广大师生服务。4 跨越多个职能部门的网上业务协同探索矩阵管理结构的形成对于国际著名大学组织结构取向的研究发现，矩阵结构普遍化3是一大特点。随着信息系

19、统应用的深入，用户的信息化素养得到大幅提高，越来越多的部门不再满足于本部门的信息共享与业务协同，开始提出跨处室、跨应用、跨职能域的信息共享和业务协同需求。于是，中国大学开始出现跨越大学内部多个职能部门完成的网上事务处理和信息服务。如：学生在教务处学籍注册时，通过信息系统到财务处验证是否已交纳学费，到学生处验证是否批准减免贫困生学费。学生注册信息与学生选课等权限关联，堵住了以往管理上的漏洞。改变以往毕业生办理离校手续时，手持纸质离校单跑十几个部门盖章的状况。通过跨部门业务协同，使不必到某部门办手续的毕业生，自动办结该部门的手续，而办结手续信息自动提供给后续部门，各部门业务紧密配合，实现全域业务协

20、同。在资助贫困大学生工作中，客观地评判和认定学生经济状况一直是高校学生管理部门的难点问题10。一些大学采集校园一卡通交易数据进行分析，为贫困大学生认定提供额外的依据。校园卡同时又分别是工作证、学生证、研究生证，由校园卡中心代表学校制作和发行，相应的教职工和学生身份信息分别从人事处、教务处、研究生院数据库通过横向整合同步到校园一卡通系统。尽管还是一些个别的应用，但从中我们可以看到信息技术的应用可以为中国大学矩阵管理结构的建立提供支持并发挥促进作用。当然，中国大学信息化的发展还不完善，建立全校统一的信息系统以支持矩阵管理结构的形成还有相当长的路要走。为了促进信息化进程，一些大学设立一些新的部门和岗

21、位，重组了业务流程，如成立信息化办公室，作为推动信息化建设的综合协调机构；成立注册中心、一卡通管理中心等机构，通过信息系统完成一些原来需要多个业务部门完成的工作。三小结通过以上分析可以看出，电子校务的建设与应用水平持续提升，对大学的管理模式和管理手段产生了重要影响，开始发挥不可替代的作用。电子校务对中国大学管理结构的影响主要体现在教学管理与学生管理服务等方面。信息化对促进教育教学管理改革的作用是巨大的，如果没有强大的信息系统支撑，要想顺利地实施完全学分制等教学改革是不可想象的；没有信息系统的支撑，也难以对数万名学生进行有效地管理与服务。信息化已经对大学管理业务的重组起到了一些初步的作用。信息系统的纵向整合和横向整合，使校院系业务系统一体化。减少了基层繁杂的事务，帮助大学在“院为实体”的改革中将实权下放给学院而不是将更多的事务下放给学院。通过横向整合，使得校内不同处室间能够共享信息，协同工作，为师生提供更好的服务，极大地提高了工作效率。同时，加强了管理，堵住了一些管理漏洞，为矩阵管理结构的初步形成做了一些探索。然而，当前中国大学信息化更多地是为基层管理人员的业务处理、协同办公提供先进手段，为广大师生提供优质服务，对领导层提供的决策支持非常缺乏。除了设立信息化推动机构外，信息化对大学组织机构的影响不明显。此外，对大学的科学研究活动来说，校园网提