面试技巧之行政助理

1、一、请写出企业常用的公文文种?(5分答:(1请示:请上级指示和批准,用“请示"。(2报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用“报告"。(3指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示"。(4布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用“布告"向国内外宣布重大事件,用“公告"在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。(5批复:答复请示事项,用“批复”。(6通知:传达上级的指示,要求下级办理或者知道的事项,批转。下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知"。(7通报:表扬好人好事,批评错误,传达重

2、要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报"。(8决定、决议:对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。(9函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等,用“函”。(10会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要"。(11条例;条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。(12规定;可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定,如确立活动规则,提出处理问题的准则与规程,明确有关单位或人员的权利、义务、责任,对其他法律、法规和规章的内容予

3、以补充等。(13命令:适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。(14意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。一、请写出企业常用的公文文种?(5分(1请示:(2报告:(3指示:(4布告、公告、通告:5批复:(6通知: (7通报:(8决定、决议:(9函:(10会议纪要:(11条例;(12规定;(13命令:(14意见二、就你的理解办公室主任工作应包括哪些内容?(10分附职责:(略如何才能做好这项工作?(5分一、做好办公室工作,必须强化六种意识。一是大局意识。1、脑中要有一根弦。2、胸中要有一盘棋。3、心中要有一本账。二是发展意识。三是服务意识。l、在为领

4、导服务上要实现三个转变。2、在为群众服务上要牢固树立“群众利益无小事”的政治立场和政治态度。3、在为部门和基层服务上要平等协商,端正态度。四是参谋意识。当好参谋应做到四个方面:一要贴近领导,与领导“同频共振”。二要超前运作,不做事后“小诸葛”。三要敢于进言,善于出谋划策。四要出于公心,不向领导进谗言。五是创新意识。六是奉献意识。二、做好办公室工作必须遵循辩证唯物主义基本原理,正确处理好六个辩证关系。一是正确处理好大局和局部的关系。二是正确处理好政务和事务的关系。三是正确处理好被动与主动的关系。四是正确处理办公室内部与外部的关系。五是正确处理大事与小事的关系。六是正确处理“过”与“不及”的关系。

5、三、做好办公室工作,必须着力提高六种能力。l、调查研究的能力。 2、组织协调的能力。 3、依法行政的能力。 4、联系群众的能力。5、开拓创新的能力。6、文字综合能力。四、做好办公室工作,一是抓好学习强素质。二是加强公文审核把关。三是抓好调查研究。四是搞好信息工作。五是抓好制度建设。六是抓好勤政树形象。勤政方面做到“三勤”。一是腿勤,二是“脑勤”,三是“嘴勤”,三、公司将于下个月十五日召开半年总结会,由你来承办,请制作一份行事历(即需要做什么,由谁来做,何时完成。公司组织机构如下:市场营销部、产品研发部、人力资源部、财务部、办公室。(10分步聚:1、由综合办牵头召开市场营销部、产品研发部、人力资

6、源部、财务部、办公室联席会2、布置当前半年总结会工作3、部门准备资料下个月8号递交综合办,10号上报公司领导4、具体安排如下:部门 : 准备资料 :市场营销部 :年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、售出品、跟踪记录、下半年计划产品研发部:开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告与档案、下半年计划行政人事部:人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保情况报告、办公室:保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等财务部:半年度固定资产、成本核算、工资状况、盈亏报告四、请拟一份关于国庆节放假的通知。(5分各部门及全体员工:国庆、中秋即将来临,根据国务院对09年国庆节的放假通知,结

7、合公司情况现将放假时间通知如下:一、放假时间:二、注意事项:三、暑名,年、月、日五、你认为综合性行业的行政工作与其他行业有何区别?(5分1、行政管理强调权力人必须严格依照法律规定的权力和程序办事并自觉接受人民群众的监督;行业管理由于上述行使职权的方式与行政管理截然不同,行使职权时就强调民主,因此,在权力约束和办事程序上特别强调法定人数原则和少数服从多数原则。2、行政管理部门内部按照行政职能的不同,划分为不同的部门,并进行垂直管理;而行业管理部门按照专业的要求,实行对各专业功能进行管理,3、产业指所有能带来收入、利息的业务,有产之业也。所以一般和财富啊,资产啊啊,收入啊之类概念联系在一起,它包含

8、的可以是多种经济物品。行业侧重指单种与其他区分的物品,所以一般指行业时,指的是单种经济物品,是一个生产概念。顺便说下,产业可以以社会为范围六、你的理解行政工作应包括哪些内容?如何才能做好这项工作?1、日常事务工作(文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品;档案合同工作。2、拟定相关公文;协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动;3、协助直属领导企业文化建设,草拟、修改相关制度;4、公司办公场地绿化;办公场地清洁、环境维护。5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。6、后勤支持性服务(办公设备维修维护、名片印制、定餐等7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。七、公司

9、老总在例会说:“上个月公司的电费开支很大,有一些浪费,大家要注意一下。”你对此种情形如何办理?(10分1、统计数据:对上个月的用电开支进行比较,对上月用电情况进行了解,分析情况,找出症结2、分析原因:人为原因、电表故障、设备问题、线路问问题、盗窃现象3、采取措施:降能节耗、历行节约、人走断电、视办公室亮度、视情开灯八、公司拟办一份公司的内刊,以调动大家工作热情,你将如何办理?(10分结合本人为一些企业提供过的企业文化咨询、培训服务和指导过一些企业创办企业内刊的经验,我认为,主要应从以下六个方面着手和下好功夫。一、优选企业内刊的主编:主编一定要高度而自觉地认同所在企业的企业文化理念,熟悉企业文化

10、和新闻传媒学知识;了解与企业行业、专业有关的技术、管理知识;具备较高的创新能力、策划能力、撰稿能力、组织能力等。二、准确定位企业内刊:企业内刊的定位主要是指企业内刊的功能或角色、作用、读者、类别的定位。1、功能或角色的定位:2、作用的定位:3、读者的定位:4、类别的定位:三、明确企业内刊的主要内容:1、能体现企业实力、激励职工奋进的最新动态和事项的报道;2、企业文化理念、企业文化成果的宣传;3、企业重大政策、决策、规划、计划、任务的宣传;4、与企业发展紧密相关的行业法规、信息的介绍;5、企业重要经营管理活动和取得的突出业绩的宣传;6、对优秀员工的宣传(理念故事化、故事理念化、员工风采的展示;7

11、、有助于企业管理和员工技能提升的知识、经验的介绍;8、有代表性的员工思想的交流与讨论;9、企业新产品、新服务的推介;10、行业动态、同业单位动态、客户动态的介绍。11、其他与企业文化理念没有冲突的资讯、图片等。四、策划好每期的主题:重点;企业在不同的发展时期,往往是会有不同的重点任务和重点工作的,自然会有与之相关的重大事情、重要新闻发生;这些重点性的元素都有必要成为对应时期企业内刊的主题。热点;在不同的时间里,可能会因为企业的问题或行业的问题而在企业员工中形成热点话题;这些热点话题,尤其是夹杂着很多不同观点和认识的热点话题的时候,有必要成为某期的主题。热点话题中,有的是客观出现的,也有的是可以

12、被挖掘、策划出来的。难点;企业和职工群体、个人都会遇到这样或那样的难题,这些难题如果不解决好,就可能阻碍企业和职工的发展,企业内刊可以发现并针对这些难题,使之成为主题,展开讨论或给出解决难题的正确思路和方法。五、增强企业内刊的生命力:六、增强企业内刊的表现力:九、从行政方面控制公司日常的成本,你觉得从哪几个方面入手?(10分1.水电节约;2.办公文具、用品控制,制定相应的规定;3.请购品的审核,有些公司要买些东西根本就不需要考虑什么,想买就这样,这样是浪费的一种表现;4.饭堂饭菜,员工倒剩菜剩饭过多也是一种浪费的表现5.人员配置,引进复合型人才,从人力成本上节约;还得依靠强制手段与软性手段,即

13、制定、规定与宣传、情感相结合。十、就一般的企业而言,如何进行档案的分类?(10分两大类:内部档案与外部档案内部档案有:一、文书档案:（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协 会工作等； （2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后 勤福利、外事工作等 （3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 （4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计 量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等 二、科技档案 （1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报 告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 （2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实 验报告、鉴定证书、发明申请书等 （3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分 析材料、施工图样等 （4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等 三、财务档案：会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。 四、人事档案：职工的招聘、履历、培训等 五、电子档案：计算机磁带、磁盘和光盘