SAPPS模块在浙江北仑发电厂的应用

1、SAP/PS模块在浙江北仑发电厂的应用石庆松 周建平 胡遂明（国电浙江北仑第一发电有限公司 浙江 宁波 315800）摘 要：浙江北仑发电厂通过实施SAP/PS模块，将其与先期上线的财务会计模块(FI)、管理会计模块(CO)、物料管理模块(MM)和工厂维护模块(PM)进行集成与整合，将标准的项目管理手段结合先进的应用平台融合到电厂大中小修以及科技技改项目的项目管理中，达到了针对项目的工作有序、精细化管理的目的。关键词：发电厂SAP ERP 项目管理0. 引言SAP作为企业资源计划管理系统(ERP)由浙江省电力公司统一引进和管理。1999年，浙江省电力公司会同普华永道咨询公司统一实施了SAP财务

2、会计和管理会计模块(FI/CO)；2000年5月，在IBM公司支持下实施了SAP工厂维护和物料管理模块(PM/MM)，并于2001年1月1日正式上线运行。是时，SAP系统已覆盖企业财务管理、物料管理的全部业务和工厂维护的部分业务。具体包括：总、分类帐管理，应收、应付帐管理，固定资产管理，成本中心费用控制，结帐和财务报表管理，运营成本分析及控制，设备台帐管理，缺陷管理，计划检修管理，状态检修管理，物料台帐管理，物料及人工的申请、批准、采购管理，供应商管理，物料的库存管理，发票校验管理等业务。SAP的使用，对提升跨部门的业务流程的理解、整合和理顺企业内部业务流程、提高成本控制和成本管理意识都起到了

3、积极的作用，为在ERP平台上进一步做好财务分析和财务闭环管理奠定了基础。浙江北仑发电厂在分阶段成功实施了上述模块后，亟需解决电厂日常生产中资金占用相对较大、管理较为复杂的大中小修、科技技改等项目的管理，必须通过使用系统工具规范项目管理，借助现代的管理方式，从项目计划、审批、建设、决算的全过程来跟踪、监控项目，同时实现与原有SAP系统各模块的有效集成，从而真正达到丰富项目管理手段和改善项目管理方法的目的。经过8个月的实施后，项目管理模块于2004年10月正式上线运行。1. SAP中项目的管理方法电力行业的项目管理虽然有其行业的特殊性，有其特殊的项目范围、项目质量、项目目标的要求，但整体的项目控制

4、方法，都是遵循着标准的项目管理流程而进行的。SAP/PS模块的设计原理就是严格遵循标准的项目管理理念。SAP/PS模块以财务资金流为主线，重点针对项目时间，成本（投资控制），采购等业务进行控制，通过与其他模块的集成，实现资金流、物流和人力的统一，同时进行有效的文档管理。下图列示了SAP/PS模块中项目管理的内容及周期。1.1 项目的立项 项目立项的内容包括：项目的目的、项目的范围、项目的质量要求、项目的时间要求等。SAP/PS模块中项目的立项也可以通过参照历史项目、或者对项目模板的复制来实现.1.2 项目的成本计划项目开始的最初工作，是对项目的成本进行计划，从而得出初步的预算，给随后的项目计划

5、过程提供参考依据。这一过程中重要的一项工作就是建立合理的工作分解结构（WBS）。工作分解结构是项目任务的层次结构模型，它将项目在管理系统中分解为不同层次的更小的更易管理的单元。工作分解结构的重点是计划、分析、描述、控制、监视项目的成本、项目的基本工期、以及项目的预算。项目分解结构制订的是否合理、是否条例结构清晰，直接关系到项目执行的成功与否。通过制订项目分解结构，由项目的实施部门对项目进行粗略的工作计划，将计划中各种资源的成本汇总，得到项目的“计划成本”，再由相关部门参照这个计划成本来估算费用。这种方法取得的成本计划显得更有依据，相对比较准确。其中计划成本是这样构成的：工时成本、物料成本、外包

6、服务成本、其他成本（例如会务费用，差旅费用等等）。按照国内很多项目管理的思路，都是先有项目预算然后再制定计划成本，或者是参照以往的经验、按照项目整体预算、按照一定的比例和额度，分配预算，这样做的缺点是项目预算的不确定性和随意性，其结果是计划可操作性不强。 1.3 项目预算的分配预算的分配，目的是为了保证了项目中不同工作所能消耗的费用可控，其分配的原则是按照先前制定的计划成本来进行的，往往由相对高层的项目管理者来实施。由于项目控制者为了按时顺利地完成项目，他们会将成本略为放大，保守估计项目成本，所以预算分配者往往会砍掉成本计划中的保守部分，从而给项目控制者一定压力，从而达到控制成本的目的。1.4

7、 项目计划项目计划是SAP/PS中实现项目管理中极其重要的一环。项目计划分为：时间计划、人力计划、物料计划和外购服务计划。1.4.1 项目的时间计划方法：定义任务之间的关系及工作量、资源能力，实现对任务之间相对时间的定义，并通过项目资源、人力等各种信息的回馈，修正相对时间这是最高级的时间计划方法。虽然称之为时间计划，但整个计划过程中已经不仅仅需要涉及到具体工作时间、时长的信息，而更是要研究各种需求以及内、外部资源（如人力、材料、工作量、时限要求等）之间的协同关系。最终计算出合理的工作时间进度表。1.4.2项目的人力计划方法人力计划就是对项目中人的能力需求进行计划。这种计划包含对人的数量的计划、

8、人的工作时间的计划、人的能力（级别）计划等等，通过这些计划达到精确控制项目执行中对人的需求，并且也满足项目中对成本控制的要求。因为每种不同的人员能力都会有不同的成本（开支），不同的工作时间成本也不尽相同。1.4.3 项目的物料（工具）计划为了保证项目中物料的使用，以及对成本控制，物料的计划需要定义出项目需要哪些物料，多少数量，什么时间需要。为了满足物料的数量，应当着手进行必要的库存准备或者制定相应的采购计划；为了满足项目的进度的要求，物料的需求时间也是至关重要的。由于物料的使用必然是由于某个任务的需要，如果将这个物料的使用与这个执行的任务连接起来，将会大大提高项目管理的科学性。这种连接将会导致

9、物料需求的时间不再是固定的时间点，而是同步于任务执行的时间，当项目发生变化的时候，物料也将随动于任务变化进行调整。1.4.4项目的服务采购计划服务采购计划就是定义好服务任务与普通任务的关系，确定供货商，明确采购价格，以及相应的支付规则和价格规定。1.5 项目执行项目的执行必须严格地按照项目的计划进行，在执行过程中不断地进行反馈、进行调整。1.5.1工时的执行（按照计划执行）通过时间计划，工作的执行者可以得到详细的每一个工作的开始与结束时间，并且也可以获知完成某项工作，需要哪些其它任务的支持，同时也能够明确此项工作完成后的下一个工作是什么。这种信息对项目执行者来说，成为工作的重要指南。1.5.2

10、各种资源的保障项目执行中应当随时监控库存的状态，这种监控一方面是根据参数来判断库存的安全警戒线，另一点也应当进行物料使用情况的模拟，从而在物料发生前就能够对资源的消耗有预先的动作。1.5.3进度回馈Ø 工时在项目的执行过程中，随着工作的执行与推进，每个任务完成的状态应当被标记（回馈）。可以通过工时、完成百分比，也可以通过简单的标示进度状态，达到对项目进度进行回馈的效果。Ø 物料使用物料的使用应当被记录，这些记录会影响到项目成本以及库存的数量Ø 服务采购对服务的实施进行“验收”，确认服务是否按期按质的完成。Ø 里程碑的到达对于项目中的关键点，需要额外的关注

11、，当某个里程碑被完成时，可以通过事先定义的工作流触发相对应的流程。1.6 项目调整(Replan)随着项目的执行，相当多的任务会由于各种各样的原因进行调整，这种调整表面上仅仅是时间或数量的变化，但实际上涉及的问题颇多，很多因素的影响是相互的。任务的变化会引发下面的问题。Ø 后续任务的时间变化Ø 人力需求曲线的变化Ø 人力费用的变化Ø 对其他任务人力需求的影响Ø 物料采购的日期的调整Ø 物料采购价格的变化Ø 已有库存物资导致的储存成本的增加Ø 工具使用时间的变化1.7 项目完工 项目完工后必须进行关闭，完工的项目将会

12、产生一些剩余资源，这些资源包括物料、人力、以及工器具资源，物料必须通过退库、转库，人力资源和工器具资源也必须同时释放。同样，项目完工后还需要进行费用的结算：结算内容包括工时的结算、物料的结算、服务的结算以及费用汇总结算、以及是否形成固定资产、或是否形成费用等。通过各种报表可以取得项目的综合信息，这些信息对进行项目分析提供了丰富的手段。2. 电厂实施PS模块过程及难点电厂以往项目管理特点及其局限性在SAP/PS上线前，浙江北仑发电厂主要通过制订项目的管理流程，借助一些常用办公软件作为辅助工具，结合PM模块整合MM模块以及FI/CO的相关功能，部分地实现了电厂整个大中小修、科技技改的项目管理。项目

13、管理的主要手段还是通过职能部门对电子文档和书面文档的汇总下发，借助电话、会议以及办公自动化软件等手段进行信息交流反馈，使用MS的PROJECT作为其进度的主要控制方法，并通过使用PM模块部分功能实现项目管理定制具体检修任务的要求。上述的项目管理模式尽管有其不可否认的优势一面，但其作为项目管理的主要手段，作为项目管理信息的承载平台，实现项目管理的标准化、精细化目的，其局限性也是显而易见的。 具体表现在以下方面：2.1 项目的整体结构管理浙江北仑发电厂的检修项目从其项目立项、过程控制到竣工实现有其特有的时间和空间结构，表现在空间结构的复杂性为：预算的出处和费用的归结方式不同以及作业单位的繁多。浙江

14、北仑发电厂分两期建设，其中一期两台机组属于一个业主单位，而三台机组又属于另外一个业主单位，但作为项目的执行者都有由一期的人员进行实施，这就导致预算的出处和费用的归结方式非常复杂。项目中牵涉到很多不同的单位，有些单位是电厂自己的职能部门，有些是三产单位，有些是纯粹的外包单位，这些单位在项目进行过程中项目交织在一起，完成不同的项目细分甚至在同一个细分项目上也有不同的职能：有的完成策划功能、有的完成作业执行功能，导致工作的交互和制约变得非常复杂。表现在时间的复杂性为：每个工作的之间的先后顺序和细分项的固定时间是否及时完成，将影响到项目的整体进度。同时，由于项目的性质和负责职能部门的不同，要求项目有在

15、不同的阶段存在不同层次的审批程序。尽管这些功能的实现可以使用严密的合同约定手段来规范，通过建立PM的工单来满足项目的具体工作，但是作为标准的项目管理手段，显然，在宏观上是没法进行项目的整体协调控制，这样势必造成宏观项目的控制和项目分解结构的脱节，导致不能有效控制各项目之间的关系和具体费用。因此通过一个标准的管理平台PS，实现宏观结构控制就显得尤为总要。2.2 项目进度的管理浙江北仑发电厂项目往往存在时间紧、工作量大的特点，而且往往都是停机检修项目，能否保质保量地完成将不仅直接影响到企业的经济效益，而且影响到企业的社会效益，尤其是在当前电力供应严重紧缺的情况下。而作为检修项目其不确定因素较多，很

16、多问题是机组检修过程中不断发现的，需要边检修边调整检修方案，这就要求事前的准备要充分，制订详细的工序计划和物料需求计划，及时的获取工时进度反馈信息，只有通过标准的项目管理平台，才能实现计划调整的及时性和准确性。而这些通过以往的项目管理手段是很难达到量化管理的。2.3 项目物料的管理 浙江北仑发电厂以往的项目物料和日常检修物料管理没有完全区分开，存在大量标准库存物料和项目库存物料混用的情况。而这种方法来管理物料有其不规范的一面。这直接影响到项目过程中物料的使用的及时性和费用的准确性，给实现费用的精确控制带来很多问题。2.4 项目预算的管理浙江北仑发电厂以往的预算管理都是通过项目负责人员的经验进行

17、预算的申报，交由相关职能部门进行汇总审批，项目预算往往是通过合同形式来约定的，很多项目往往通过总费用来控制。这样，项目在进行的过程中，预算的调整也缺乏科学有效的根据，不能及时准确反映真实需求的变化。2.5 项目费用管理项目初期的建立需要制订详细的项目分解结构，分解结构建立的准确与否将直接影响到项目的费用构成能否真实地反映成本。电厂大量的检修项目结构存在项目互相关联、嵌套的问题，而不同的项目性质，其项目在总帐的对应不同的科目，有些对应在建工程、最终形成资产、有些是直接形成费用的，因此费用的管理尤其需要明晰。同时，由于项目的费用的预算管理有不科学的地方，这反映在最终费用管理上，会导致预算和结算的孤

18、立，而这些要求显然通过以往的简单的总帐记帐方法来实现是不科学的。2.6 项目信息管理项目进行过程中主要使用传统的信息交流手段，如电话、会议、办公自动化系统，不可否认，这些手段的使用有其优势的一面，但是作为标准的信息交换手段，存在信息交流滞后、查询不便，信息遗漏、信息流转不畅的问题。PS作为标准的项目管理功能，系统提供了强大的信息管理功能，很好的解决了上述问题。2.7 项目的审批管理项目的立项审批、项目结构的审批、预算审批、预算变更的审批都是通过系统外流转实现，尽管项目的物料审批可以通过MM模块可以实现，但是其不是专名针对项目的物料审批流程，有其功能上的局限性。2.8 项目的复用管理电厂大量的检

19、修工作有其重复性的特点，这就使得以往检修历史经验的信息数据显得非常重要，使用的好不但能节省大量的人力和物力，而且能提高工作效率、提升计划的准确性，若没有统一的信息管理平台，会造成检修历史数据的共享性、完整性、重复使用性不高等问题。3. 引入专用的项目管理模块PS实现项目管理的优势在2004年10月实现SAP/PS项目管理后，不但解决了上述问题，而且还带来下面的优势：Ø 通过使用PS模块对检修、科技、技改项目的管理，结合FI/CO/MM模块的已有功能，最大限度的实现对项目工程的管理优化，与全厂范围的信息共享。Ø 通过使用工作分解结构（WBS），工作的分类将更加细致合理，并且工

20、作将更趋于标准化管理。通过针对项目的结构分析，实现更科学的预算方案，并能够比较以往的项目，通过比较经验数据达到较高的管理水平。Ø 通过生产中的工作通过使用网络（network）控制，达到了数据的整合目的。原来计划与实际工作分开管理，没有比较，可以通过PS模块充分解决。网络将工作计划信息、时间信息、物料信息，及这些信息的实际反馈，结合在一个平台中。所有信息将在对网络排程的过程中一起随动。Ø 针对浙江北仑发电厂在检修项目中大量的重复类型工作，系统允许对以往工作进行复制，直接使用历史工作经验作为新的工作数据，只要稍加修正就可以立即使用在新的工作项目中，大大减少了重复劳动的工作量，

21、可以使技术人员更多的将工作精力投入在项目计划、优化的工作中。Ø 工作执行过程中的监控工作，可以简单的变为对作业的确认，工作者可以通过输入作业号码，并输入实际的工作量，执行数据就可以被管理、计划、财务部门立即查看，实现项目进度的实时监控。项目负责人不需要亲临生产位置即可以知道项目的进展状态。Ø 为了解决浙江北仑发电厂项目中一直存在的项目间物料互相领用的问题，系统提供了“项目库存”的功能。使用这种模式，可以将项目间的物料领用完全隔离，甚至项目内部不同工作结构下的工作也将被隔离，保证了项目物料的专料专用。Ø 被整合的项目、作业数据可以通过强大的项目信息系统进行数据报告。

22、可以按照工作分解结构及网络汇总数据，也可以提供到每一个元素级的细节数据。并且，这些数据是被整合在一起的，任何登陆SAP系统的授权用户都可以随时查阅。利用该报表系统用户可以对一个项目、项目的一部分以及多个项目进行评估。系统可以根据用户的具体要求，对项目的报表进行定制，满足不同的项目管理人员和项目成员不同的信息需求。4. 需要进一步解决的问题4.1项目空间管理对进度管理的影响严格的说，项目空间管理并不是SAP/PS项目管理中的一个标准内容，空间是在进行项目执行中由于进度要求而引发的一个新的资源限制，许多项目的进行由于工作空间的限制而要求不同工种的分阶段的进行，这样就不可避免的在进度安排上要求将不同

23、的工种按照时间的顺序进行相互的关联，表现在系统上就是网络中各个活动的顺序关系需要按照空间要求进行排列。但是电厂的检修项目管理有其特殊性的一面，一是许多检修空间对人数要求限制不严，二是在目前发电量极其紧张的情况下，相对于人力成本来说，进度不能及时完成所带来的经济损失和社会效益的负面影响往往更加严重，项目执行中相当多的工作是可以通过简单的通过增加人数，提高设备数量来提高项目进度的。如何协调好项目空间和时间的关系、进行有效的项目排程，需要进一步研究。4.2项目库存带来的进一步问题尽管设立了项目库存，但是由于项目库存产生的需求和标准库存产生的需求不能同时进行物料需求计划（MRP），这样就导致项目库存和标准库存的需求各自表述，针对同样的物料产生的需求不能统筹考虑，往往需要进行人工干预，而人工干预不但带来很大工作量，而且对需求结果也不能做到科学可靠。如何解决好项目库存和标准库存需求的关系，值得进一步探讨。4.3和检修管理模块PM的结合问题在PM模块中系统提供了标准的功能，就是能将PM的订单中通过附加数据可以和网络的活动或者WBS进行关联，这样不但能查到项目进行过程中检修设备的维修历史，而且还能将PM订单中产生的费用统计到对应的WBS或者网络的活