税控系统的操作

1、税控系统的操作第一部分:开票子系统的组成一、防伪税控系统的构成运行在税务端:税务发行子系统;企业发行子系统;发票发售子系统;认证报税子系统。运行在企业端:防伪税控开票子系统。二、防伪税控开票子系统的组成防伪税控开票子系统由三部分组成:通用设备、专用设备和应用软件。通用设备:1、计算机:P2以上的PC机,建议有64M以上内存,2G以上硬盘空间,预留AT(ISA扩展槽1个,PCI扩展槽1个,3.5寸软驱1个,光驱1个。2、打印机:针式打印机,用于打印专用发票和各种表格。打印能力1+6。专用设备:1、金税卡:主要由加密功能部件、税控黑匣子两个功能部件组成。加密功能部件:将发票上的七项重要数据加密生成

2、84位电子密码。税控黑匣子:是一个大容量的存储鳎笠悼叩姆钡闹饕荼恢鹨淮娲谡飧龊谙蛔又小n2、税控IC卡:企业用的是税控IC卡。由于IC卡上信息不易被修改,可以保证数据的安全性,所以它是企业与税务机关信息传递的介质。主要功能:(1传递企业所购发票的号码和张数;(2抄取、传递企业授权、纳税数据;(3进入防伪开票子系统的“钥匙”。3、IC卡读卡器:读取IC卡中的信息传送给黑匣子,或读取黑匣子中的信息写入IC卡。4、金税卡和IC卡是一一对应的,任何开票机之间都不能混用!否则将锁死开票机!应用软件:1、Windows98II中文版操作系统2、开票系统 FOR WINDOWS三、防伪税控系统的安全要求1、

3、发票、专用设备、IC卡分开保管,下班或不用时应锁入抽屉或保险柜。2、防伪税控系统的通用设备要专机专用。3、防伪税控系统的专用设备不能相互通用。4、不允许携带设备外出开票。5、开票系统由取得防伪税控资格证书的专人操作,若有人员变动应重新培训。6、一旦发生发票或专用设备的丢失应立即向税务机关报告。7、企业注销、减少分开票机后,所持两卡应及时返回给税务机关统一销毁。8、严禁私自修改开票系统的各种数据库,严禁各种非法操作,一旦发现,必将严惩。四、防伪税控开票子系统的功能模块本软件的主要功能模块有:业务处理功能:以填开增值税专用发票为核心,围绕着这个核心而设置发票库存管理功能、发票与销货清单的填开、销货

4、清单打印格式设计、编码库(发票类别编码、客户编码与行政区域编码、商品编码与税目编码、管理功能;另外,为了报税需要而设置发票数据统计以及报表输出功能、抄报税管理等功能。数据维护功能:将本系统中所涉及到的表格以列表形式列出,并列出了相关的字段设置、属性,提供数据管理、维护的功能,同时用户也可以在此功能模块中查找金税卡错误信息表。第二部分:防伪税控系统基本工作原理一、发票的购买、读入、分配、退回1、企业安装本系统后,并不能马上开发票。企业安装本系统后第一次购买发票时,应先带IC卡到税务机关进行购买发票授权,然后才能购买发票,每次限购一卷发票。2、企业日常购票时,带(主开票机IC卡到税务机关购票,税务

5、机关根据情况决定是否向企业售票。3、企业购票回来后,将税控IC卡插入读卡器,执行“发票读入”操作,将购买发票的起止号读入到开票系统中,才可正式开具发票。4、企业有主分开票机时,用主开票机的IC卡到税务机关去购票,将所购发票的起止号码读入主开票机,然后由主开票机将发票的号码分配到各分开票机的IC卡上,再读入各分开票机。5、退回发票时先选择要退回的发票卷从开票系统退回到IC卡,再带IC卡到税务机关退票。企业有主分开票机时,分开票机中发票的退回是分配的逆向过程。6、购、退回及分配的发票必须在本会计月内读入。7、企业购、退票必须遵从税务机关的规定。8、购、退票每次限一卷,待读入金税卡或退回税务局后才能

6、进行下一次购、退票。退票时可选择企业想退回的任意一卷发票。9、购票流程图示:第一次购票:企业 IC卡税务机关授权 IC卡购票读入新发票开票日常买票:企业带(主开票机的IC卡10、退票流程图示:企业在本系统中退票到IC卡 IC卡及发票税务机关退票二、开具发票发票读入后,系统会将读入的发票在金税卡中按先进先出的顺序自动给出一张发票,并有相应提示,执行“发票填开”操作,金税卡就调出这张空白发票,在此发票上即可进行填写发票的工作了。三、防伪与计税原理1、防伪原理在开票过程中,防伪税控开票子系统将发票上的七项主要信息通过金税卡的加密功能部件形成84位防伪电子密码(也称密文打印在发票上。如需辨别发票的真伪

7、,企业可将该发票拿到税务机关,税务机关工作人员利用扫描仪将发票扫描到计算机内,计算机通过认证子系统对此张发票进行验证,即可识别发票的真伪。防伪专用发票与普通发票不同之处是多了一个密文区,经过加密的84位密文打印在密文区。2、计税原理在开票的同时,系统将所开发票的主要信息逐条计入金税卡的税控黑匣子中。“黑匣子”中的数据一旦写入,只能查看不能修改。企业到抄税日用税控IC卡抄取黑匣子中的数据到税务机关报税,税务机关通过报税子系统读取IC卡数据,实现计税功能。四、纳税申报企业在抄税日到来时(每月1日都应当抄税。否则系统将被锁死,不能开票。此时唯一能解决的办法就是抄税企业抄税完成后应及时到税务机关报税,

8、持IC卡和打印的销项报表资料等到所在税务部门的征收大厅,由税务部门将IC卡数据直接读入即可。第三部分:开票子系统的操作一、系统的发行和安装1、发行:由税务机关统一登记安排领购金税卡、IC卡、读卡器,此时的专用设备均是空卡。发行时,由税务机关将企业的信息写入卡中,使之个性化。2、安装:(A由金穗公司统一安装,主分开票机应在同一会计月内安装。切忌将专用设备混淆!(B安装正版Windows98(操作系统(C安装开票子系统(Windows版注意:发行后的IC卡与金税卡必须一一对应,不能混用!二、系统启动1、开启计算机,进入WINDOWS操作系统。2、将税控IC卡从抽屉取出,插入读卡器。3、双击“防伪开

9、票”图标,便进入开票系统了。三、关闭系统1、点击当前操作界面中左上角的“放弃”或“退出”、或右上角的“×”按钮,退回到主界面。其中“退出”是指存盘退出,会保存刚做过的编辑修改结果,而“放弃”和“×”却不能。2、点击主界面中的“退出”退回到“进入系统”时的窗口。3、点击“退出系统”退回WINDOWS主界面。4、点击“开始”“关闭系统”“关闭计算机”“确定”5、关闭计算机显示器的电源开关。6、关闭打印机电源开关。7、关闭电源。8、仔细收好发票及专用设备。四、系统管理这部分内容企业不要操作,由服务单位人员操作,特别注意不要修改此处的口令及任何信息,该操作一般情况下长期不用,容易遗

10、忘口令。1、注册:税号、金税卡使用情况、开票机号要登记正确。2、数据重建:建立系统所需的各种数据库名及索引,企业在启用开票系统后记住不要使用它!五、初始设置企业在做完上述第二大点系统启动后,直接点击“进入系统”菜单,启动开票系统的正常操作。企业第一次使用系统时的操作流程应该钦庋模?span style="display:none"> p!|ok #s W登录开始初始化(编码设置、数据导入结束初始化登记税务信息发票读入发票开具、系统维护等,其中编码设置、数据导入是否要做可视具体情况而定。注意这一整套操作只有管理员才有权使用,所以要求第一次进入系统应以管理员的身份进入。一

11、般日常操作流程:登录编码设置、读入发票或授权信息、发票开具、抄报税、系统维护等1、登录:初次登录使用“管理员”的身份进入后,这时口令缺省为空,若要修改管理员登录口令,可以使用修改口令按钮。登录窗口中的日期时间均取自于金税卡,如果不正确,进入系统后可立即修改(注:修改金税卡时钟需税务机关授权,系统发行安装后第一次登录进入系统时,默认有一次金税卡时钟修改的授权,企业可及时查看金税卡时钟是否正确,不正确的话可作相应的修改,退出系统后该授权自动消失。登录完毕系统就进入了主界面。2、开始初始化:它将建立本系统使用的全套数据库,清空系统所有的当前库销项发票数据,录入系统管理员姓名,使系统进入“初始设置”状

12、态。这是初次使用本系统的首要操作,否则会引起数据的混乱。另外,当系统发生故障或是数据不正确且无法修复必须重新开始时,也要使用本操作,这种情况下建议在初始化前做好数据备份工作。3、税务信息:这是输入企业的具体税务信息,将作为开票时的销方信息,其中有关金税卡、单位名称的信息由系统自动填写,无法修改。当银行帐号有多个时,输完第一个后,使用“”键可以输入第二个、第三个。在日常工作中可以对税务信息进行随时修改。4、编码设置及数据导入:编码设置可以在初始化中设置,也可以在日常操作中随时设置,这是一个重点内容,我们将在初始化后具体讲解、练习。这里主要讲数据导入,数据导入有两种:编码导入和发票导入,它是针对已

13、使用防伪税控系统的企业从DOS版本升级到WINDOWS 版本而设置的,能将DOS版本中的客户编码、商品编码、发票类别编码、和销项发票硬盘数据导入到本系统中继续使用。因此新用户可以不做此操作。其中发票导入只能在初始设置状态中使用,一旦结束初始化退出初始设置状态,就不能再进行发票导入了。5、结束初始化:结束初始设置工作,使系统从“初始设置”状态转为“正常处理”状态,在做此操作之前,应检查初始数据的录入工作是否完整准确,是否需要备份数据,一旦结束初始化,就不能再进行某些初始设置。六、编码设置1、客户编码:用于设置客户编码库,维护客户信息数据。1工具条介绍:存盘、编辑、添加、删除、生效、等。2库结构:

14、编码、名称、简码、税号、地址电话、银行帐号。其中编码应按地区分级编制,要清楚编码的分级变长结构。3编码簇管理器:用于分级显示、刷新编码的树状结构,并对各级编码进行整体增、减位。A、管理器工具条介绍、开启关闭管理器。B、管理器功能菜单的介绍:结构显示、按族查询、增位、减位、删除、重建、及显示方式的切换。4增加客户记录:点击工具条上的“+”,便在当前行的上方插入一条新记录,且依序产生相应的编码,企业在此录入新客户记录。当前行是数据表格最后一条记录时,按“”键可以在当前行的下方增加一条记录。增加的这条记录的税号前4位不在行政区编码库中,则系统会自动给出“增设行政区编码”对话框,要求填写记入行政区编码

15、库。银行帐号的填写可以用换行的方法填写三个帐号。增加好这条客户记录后,一定要点击工具条上的“”使之生效。5删除客户记录6栏目显示宽度的修改。7在栏目名称处单击鼠标右键可以选择该栏目的固定输入法。8本系统每个编码库数据都可被打印,方法点击工具条上的“打印”按钮。9快速查找某条记录,CTRL+鼠标左键,先按住Ctrl键,同时在欲查询的项目栏上点击鼠标左键,即可弹出通用的“查找”窗口。这个功能适应于每个编码库。10系统安装后自动带有0103的编码内容作为示范,企业可视情况删掉。2、增值税税目编码用于设置税目编码库,维护税目信息数据。税目编码库用于商品编码设置时为商品指定相应的税目及税率。系统安装好后

16、已带有一套设置好的税目编码,这套编码是根据国家现行的标准税目编码来制订的,企业在使用时通常不需要来编辑修改,如果各地有不同的编码要求则可以作相应的修改。这里的编码是定长无级别的。3、商品编码用于设置商品编码库,维护商品信息数据。由于填开发票时的商品信息必须从已建立好的商品库中提取,所以要求在填开发票前必须建立好商品编码库。它的基本操作方法和客户编码库一致。其中的单价可以是含税的,也可以是不含税的。商品税目和税率与税目编码库有关,必须从税目库中选择。4、发票类别编码1通常情况下不需要设置,在读入发票时系统会自动识别IC卡中的发票代码,如果是新代码,它会自动添加到库中。如果本库中的发票代码被删除或

17、篡改,那么系统对发票的查询、登记、作废等就无法操作。所以必须维护好该编码库,其编辑维护方法与上类同。编码定长无级别。2发票面额更改及限额5、行政区编码行政区编码的建立主要用于检验税务登记号和专用发票的类别编码,要保证其正确性。它的编码是定长无级别的。系统安装后已按现行国家标准建立了一套行政区编码,在使用时一般不要修改。在建立客户编码库时如果某客户税号所在地区不在该行政区编码库中,系统会给出提示要求添加。6、税目更新可以方便地一次性将商品编码及销项发票数据中的旧税目全部替换成新税目,其中新税目来自税目编码库,本库中的记录只能更换,无法增删。七、发票管理1、发票领购、读入:读入发票时应避免下列失误

18、,否则不能成功读入发票:1未插IC卡。2 IC卡中无领购或无分配的发票,或发票流水号已读走。3金税卡已到锁死期,不能读入发票。2、发票填开:(填开窗口的工具条,在相关应用中进行介绍。第一步:发票号码确认,核对电脑中自动给出的发票号码及代码是否与当前打印机上的实际发票号码、代码一致,只有两者一致才能开票。检查开票窗口是否处于编辑状态。第二步:填写购货方信息,方法有三种:1直接填写。2从客户编码库中选取客户单位、帐号等。3当连续填开发票时,上一张发票的购方信息便自动传给下一张发票。第三步:填写商品信息,方法只有一种,就是从商品编码库中选取,商品信息从编码库中调出后,其中的单价信息可以修改,只要填入

19、数量,即可由系统自动算出金额、税额,单价可保留到小数点后十位,金额和税额经四舍五入保留小数点后两位。填完一栏商品点击工具条上的“”以表示生效。选择了第一栏商品后,便选择了本张发票的税率,一张发票只能开具同一种税率的商品,本系统目前能开具17%、13%、6%、4%四种税率的发票。一张发票包括清单和折扣在内最多填写八栏。第四步:复核人、收款人的填写:1直接填写2点击下拉菜单选择开票人:由登录时决定,不能改变。第五步:打印发票:1点击工具条上的打印按钮,系统首先将所开发票信息记入金税卡与硬盘,随后弹出发票打印的对话框,在此处,可以设置纸张打印边距、预览打印效果,实施打印,也可以取消打印,留待以后在进

20、行发票查询时打印。这种打印方式可以方便定位。2快捷键方式“CTRL+P”3、清单的填开1一张发票只允许开一张清单,清单与发票是一一对应的,清单上的商品原则上可以有任意多行。2开清单前发票上不能有商品行,填写完购货单位信息后,点击工具条上清单按钮,进入清单填开的窗口操作,填写方法与发票的填开相同。3填开清单的窗口不能打印清单,清单的打印只能在发票查询窗口中选择填开清单的发票号码由系统查找到所对应的清单,再打印。4不能在发票上对“详见清单”这一栏进行修改。4、销售折扣:1对不带销货清单的发票添加折扣A、光标移至某商品行,点击工具条上的折扣按钮,在弹出的折扣窗口中输入折扣行数及折扣率,由系统自动算出

21、折扣金额(折扣金额含税与否视当前发票的含税状态。如输入折扣行数N行,是指从选定的商品行算起往上共N行。可以对其每一单行商品添加折扣,也可以对所选定的多行商品添加统一的折扣。B、当某一行或多行商品添加折扣后,便不允许修改,若需要修改时,必须将折扣行删除。商品行与折扣行之间不允许插入其他记录。折扣行也算在商品总行数之内。2对销货清单添加折扣A、在清单上添加折扣的方法同发票上的折扣,B、清单的折扣只能添加在清单上,然后由系统自动将折扣反映到发票上,不能在发票上对“详见清单”这一栏添加折扣。5、负数发票1跨月不能作废,只能开具负数发票。2点击工具条上负数按钮,系统弹出所对应的销项正数发票代码及号码填写

22、的窗口,为了确保正确,要求两次填写相应的正数发票的代码及号码,如果当前发票库中有这张正数发票,点击确认,调出填开负数发票的窗口,系统根据正数发票的内容自动填写负数发票,如果其中商品信息有变化可修改。如果当前发票库中没有这张正数发票,那么输入发票的号码和代码后,点击确认,调出填开负数发票的窗口,由企业手工填写这张负数发票。输入时数量的输入应取负值,单价为正,系统在备注栏自动填入对应的正数发票的号码及代码,填开完毕直接打印。3负数发票不能附带清单,不能加折扣。4一张负数发票可分多次红冲,但所开的全部金额不能超过与之对应的正数发票的全部金额。5负数发票在金税卡并不被记录购方税号,其购方税号被相应的正

23、数发票的号码及代码取代,当查看一张负数发票的明细时,系统根据所记录的正数发票的代码及号码得到购方信息填入查询界面。6如果负数发票对应的正数发票带有清单,则负数发票的商品名称栏中的内容为“详见对应的发票及清单”。6、复制发票1点击工具条上的复制按钮,商品信息是默认将要被复制的内容,客户信息可以选择是否将被复制,发票复制后,在填开界面中其内容可以修改。2负数发票不可复制。7、已开发票查询、打印1发票查询在正常处理状态下是查询当前库的数据,在备份查询状态下是查询备份库的数据。它可以查询某月所开的发票列表,也可以查询明细,在查询过程中任何数据都不能修改。2可利用工具条上的“查找”按钮进行查询。3在发票

24、查询功能中可以打印发票或清单,并且在“发票查询/选择发票号码”窗口中如果选中了多张发票的话,可实现连续打印,目前建议慎用。4如果企业开具了多张发票但当时未打印,而在稍后的打印前作废了其中某张发票,则在打印中这张发票的票面上将打印“作废”二字。8、发票作废1已开发票的作废:用于作废本期已开具但尚未报税的发票。它必须遵循“谁开具谁作废”的原则。已作废的发票不能取消其作废标志。这里要注意作废的确认键和状态键的区别。确认键是在做发票作废操作时使用的,使系统执行作废操作,它在“选择发票号码”窗口。状态键以红绿色变化标志发票是否已被作废或将要被作废,它在“专用发票作废”的窗口下。已作废的发票其状态键是红色

25、不能变化的,未作废的发票其状态键在查看或选择时能变化,绿色表示本张发票未作废,红色表示本张发票被选中将要作废,但这并不能改变它真实的作废与否状态,此时只有点击发票作废的确认键后,该发票才会被作废。在该菜单窗口中不能打印发票。本系统中已经经过打印的发票作废后不能再打印。2未开发票的作废:用于作废尚未开具的空白发票。它是按顺序逐票作废的,系统给出的都是金税卡中待开发票的当前号码,企业无法选择,因此若有未开发票要作废,必须等到它成为金税卡中的当前号码时才能进行作废操作。这种发票作废后,系统按已开具而金额为零的发票来记录。3如果由于某种原因,当前发票库中记录的某张发票不在金税卡中(例如更换了金税卡后,

26、那么这张发票是无法作废的。如果某张发票记录在金税卡中,而当前发票库中却没有(例如系统没经备份就做了初始化,那么可以通过发票修复的操作使这张发票恢复到当前库中,再做发票作废。9、发票修复(做此操作前先向服务单位咨询由于某种原因导致硬盘发票库中当前会计月的发票数据与金税卡中记录的数据不一致时,可以利用该菜单的功能将金税卡中的数据修复到硬盘数据库中。在做“发票领用存月报表”和“抄税处理”操作时,如果硬盘发票库中的数据和金税卡的记录不一致,系统会自动进入发票修复窗口,进行发票修复。其中“抄税处理”下的发票修复窗口与这里的窗口有所不同。经修复后的发票是不能查看明细和打印的。它的操作如下:1点击“发票修复

27、”,系统检查金税卡和数据库记录是否一致,如果不一致,系统弹出三种操作功能的菜单:A、添加结果:表示硬盘中的发票份数比金税卡中的少(如打印故障或不慎初始化,那么执行该功能后,系统会将缺少的份数添加到硬盘发票库中。B、修改结果:表示硬盘发票库中的数据与金税卡中不同,那么执行该功能后,系统按金税卡中的数据来修改硬盘数据库中的数据。C、删除结果:表示硬盘发票库中的份数比金税卡中的份数多(如更换了金税卡,那么执行该功能后,系统会删掉发票库中多出的记录。(此功能要慎用!其中默认情况和点击ESC键均表示保留原有数据。2点击“关闭”按钮,查看修复情况,编辑修复后的缺失信息,如主要商品名称、购方信息等。八、有关

28、退货和销售折让的规定(四种情况1、发票联次完整,购货单位要求全部退货:销售方应在该发票的发票联和抵扣联以及有关的存根联和记帐联上注明“作废”字样,留备后查,同时在系统中将这张发票作废。2、发票联次完整,购货单位要求折让:销售方应在该发票的发票联和抵扣联以及有关的存根联和记帐联上注明“作废”字样,并在系统中将这张发票作废。同时按折让后的货款重新开具专用发票。3、发票联次不完整,购货单位要求全部退货:购货方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出和索取折让证明单(以下简称证明单,销售方接到证明单后根据退回货物的全部金额开具负数专用发票(即“红冲”。4、发票联次不完整,购货单位要求折让:销售方接到证明

29、单后,根据货物的数量、价款和折让金额开具负数专用发票。九、报税处理1、每到抄税期每月1日,系统必须执行抄税,否则无法开票。每月一日到企业抄税之间这段时间叫抄税期。2、每月10日24:00前必须报税,否则金税卡被锁死,无法做任何操作,只有到税务机关去报税后重新进入系统,才能继续开具发票。企业抄完税直到每月10日24:00间这段时间叫报税期。每月10日24:00开始往后如果还未报税这段时间叫锁死期。3、系统在锁死期不能进行除抄税外的任何有关发票管理、金税卡授权的操作。4、遇节假日报税期可延长,这由税务机关的报税系统控制,将金税卡的锁死期写入IC卡。5、为工作方便,同一台开票机最多可向税局申请发行两

30、张IC卡,抄税时根据系统提示的顺序分别插入两张IC卡,报税时带第二次插入的那张IC卡到税务机关报税。6、抄报税的流程:1抄税写IC卡,功能菜单:抄报税管理抄税处理该功能每月只能执行一次,当当月金税卡中的税额成功地写入了IC卡后,就不能再写第二次了。2销项报表打印,功能菜单:抄报税管理发票资料查询打印3持IC卡和有关资料到所在税务机关报税,遵循哪里发行哪里报税的原则。4报税成功后重新进入开票系统,才能允许继续开具发票。推荐:财务人员必看的一部好书战略预算-管理界的工业革命。战略预算-管理界的工业革命是国内第一部走直线、全过程案例、系统化管理的著作!也是国内第一部敢于对财务人员承诺全过程系统化实战

31、效果的好书,财务人员必看!7、执行“抄税处理”后系统将执行以下四个步骤:第一步:检查硬盘和金税卡中当月数据是否一致,如果不一致将自动进行发票修复。当硬盘数据比金税卡中的发票记录少或两者数据不一致时,系统以金税卡中的发票数据为准,对硬盘发票库进行添加或修改,自动完成发票修复,执行过程中不会出现提示。如果硬盘发票库比金税卡中的记录多,系统将弹出相应的提示框,此时企业应根据具体情况向服务单位咨询并慎重处理。系统默认的处理方法是“保留”。第二步:检查本机IC卡信息是否正确。第三步:检查IC卡中是否有上期税额未报。第四步:将本期税额写入IC卡。8、重复抄上月旧税由于系统在读入报税成功标志后就不能重抄上月

32、旧税,所以该功能只能在以下两种情况下使用:1抄完税还未报税时IC卡损坏或丢失2报完税未进入系统时IC卡损坏或丢失当系统上月抄报税后未成功地读到IC卡中的报税标志时,使用抄税处理菜单,重抄上月旧税。9、报税资料传出,功能菜单:抄报税管理报税资料传出,它将把销项发票的明细数据写入软盘。通常情况下不准使用该功能,只有在发生了金税卡损坏等意外事故,造成IC卡销项发票数据无法上报时,经税务机关核许,由服务单位人员使用该功能将销项发票的明细数据写入软盘到税务机关报税。10、一个对立关系:抄税数据和购买发票授权之间的对立关系11、切勿在抄税过程中关机或断电,请注意电源的稳定。12、若上月未开发票,到抄税日也

33、必须抄税,所抄税额为“0”。十、金税卡管理1、状态查询2、口令设置1默认口令为23456789,系统在安装好后自动使用默认口令,这种情况下进入系统时系统不会提示输入金税卡口令,当企业为了保证开票系统的安全利用此功能修改了金税卡口令后,那么今后进入系统时就要求输入金税卡口令了,口令不正确就无法进入系统。2本功能只能由管理员操作。3、时钟设置1该时钟是指金税卡的时钟,开票系统的时间就取自于此。2带IC卡到税务机关授权后重新进入系统才能修改,一次授权修改一次时钟,安装后初次使用时已赋予了一次修改时钟的授权,退出系统后自动消失。3系统在锁死期不能修改时钟。十一、系统维护1、数据整理1系统文件检查:检查

34、文件是否完整,只有数据文件都完整才能保证系统正常运行,如果只是缺少索引,无数据文件丢失,可以直接利用“数据文件整理”来恢复正常; 2数据文件整理:在系统运行异常、硬盘空间紧张、数据文件索引丢失、或系统经过数据恢复后,应使用本功能使系统恢复正常。3本系统数据库都是加密的,决不允许任意修改。2、数据备份管理1备份目录的设置与管理:A、自动备份和非自动备份:自动备份是指当企业在系统中设置的备份条件满足时,系统自动激活备份操作,将数据备份到自动备份目录中。非自动备份是指企业根据实际需要,通过“数据备份”菜单来进行备份。B、自动备份设置:系统在自动备份设置窗口有几个特定的时间,企业可以按自己的要求来选取

35、设置条件,一旦条件满足时,系统就启动自动备份,将数据备份到某目录中。其中年结转前的备份是强制的,其他可根据具体情况来设置。C、备份目录的管理:该功能可以建立多个备份目录、记录备份时间及次数、设置该目录为自动备份目录或非自动备份目录。由于年结转的强制性,系统每年自动创建一个自动备份目录,并以年份作为它的目录名,以供年结转数据使用。如果一年内做了多次自动备份(比如每月都做月结,则都备份到同一目录中,以新数据覆盖旧数据。如果不希望数据被覆盖,那么在系统自动备份前必须创建足够多的自动备份目录。比如一月一个,共创建十二个,每创建一个目录都应点击工具条上的“”使之生效。这样系统在自动备份时将本次备份的数据

36、放入空目录中。如果没有空目录,系统就将数据就放入备份目录管理中以前备份时间最早的那一个目录中。刚建立的备份目录的路径名称可以修改,但一旦放入了备份数据就不能修改了。3数据备份:属于非自动备份。将当前工作目录中的所有数据复制到某个指定的硬盘备份目录中,操作前应在备份目录管理中先设置一个备份目录以供使用,该目录可以选择自动备份目录,也可以选择非自动备份目录,但如果选择的是自动备份目录,要注意在今后的自动备份中有可能将本次备份数据覆盖掉。4数据恢复:将硬盘备份目录中的所有数据复制到当前工作目录,恢复后应进行系统文件的检查和数据文件整理操作。这是在系统数据库被损坏后才能使用,在操作前应先做备份数据查询

37、以确认应该恢复哪一个备份目录中的数据。该操作要慎重。5软盘备份:为了更安全持久地保存数据,将硬盘上某个备份目录中的数据经过压缩备份到软盘上。在备份时可以设置口令,并记住口令,否则无法进行软盘恢复。6软盘恢复:将软盘上备份数据解压缩并恢复到硬盘备份目录中,执行此功能后,硬盘备份目录中的原有数据将被软盘上的数据所覆盖,因此要选择好适当的备份目录。7数据备份和恢复的过程总结:A、将当前数据库中的数据备份到软盘的过程。(见常见问题18先将数据从当前数据库备份到硬盘某目录下(数据备份再将已备份到硬盘某目录下的数据备份到软盘(软盘备份B、软盘数据恢复到当前数据库的过程:先将软盘中数据恢复到硬盘某目录下(软

38、盘恢复再将已恢复到某目录下的数据恢复到当前数据库(数据恢复8查询备份数据和恢复业务操作:是两个对立的操作,使系统在当前工作目录和硬盘备份目录之间转换,转换时将重新登录。系统在当前工作目录时处于“正常处理”状态,在备份目录时处于“备份查询”状态,这种状态下只能进行查询和打印。3、操作员管理1用于对操作身份和管理员、操作员的名称、口令进行管理,由管理员操作。可以增、删操作员。2在上方窗口中选择了某操作身份后,下方窗口中就显示出具有该身份的所有操作员或管理员,这时在编辑状态下可以对某操作员进行增、删和改名称口令的操作。4、菜单信息管理5、运行日志管理:查看系统运行情况。十二、主分机结构1、主分机的概

39、念:在一个企业内部使用两台以上的开票机,并且每台开票机的税号一致,这些开票机叫主分开票机。2、设备发行安装:在以下两种情况下要安装主分开票机:A、由于企业工作需要用多台开票机。B、单台开票机的每月开票量限于1000张发票以内,不能开具第1001张发票,每月需要开具1000张以上发票的开票量大的企业要安装主分开票机。主分结构的所有开票机全部由税务机关进行初始发行,每台开票机内都要被发行安装一套专用设备。在同一个会计月内发行的主分开票机必须在同一个会计月内安装使用。在发行过程中需指定一台为主开票机,其他为分开票机。经过发行的和金税卡和IC卡是一一对应的,不能混淆,在使用中要注意,最好做上标签明示。

40、新增的分开票机不得在抄税期发行。3、专用发票的购买:A、第一次直接带主开票机的IC卡到税务机关授权后购买发票。B、企业带主机的IC卡到税务机关购票。4、发票的分配、读入、退回： 1） 主分结构的开票机中分开票机无权购票，由主开票机带 IC 卡到税务机关统一购票。 主开票机购回发票后，再分配给各分开票机。 2） 分配的过程如下： 在主开票机上将发票号码分配到分开票机的 IC 卡分开票机读入 IC 卡上分配的发票号 码 3）退回的过程如下： 分开票机将要退回的发票号码退到本机的 IC 卡上将分开票机的 IC 卡插入主开票机的 读卡器，由主开票机读入退回的发票 4）分配和退回的发票必须在本会计月内读

41、入，以免引起领用存数据的混乱。 5、抄报税 1） 主分开票机分别独立执行抄税处理、发票资料打印。 2） 将所有开票机的 IC 卡和各种报表带到税务机关，报税时应先报分机，再报主机。 3） 所有开票机都报税成功后，重新进入系统，才能允许继续开具发票。第四部分：常 见问题 1、登录开票系统时出现错误提示，如金税卡开启失败、IC 卡确认错等，导致无法登录， 一般有哪些原因？ 出现这类提示的原因通常有： （1） 操作员在登录开票系统时没有插入企业 IC 卡 （2） 所插入的 IC 卡与金税卡不匹配 （3） 主机内没有插入企业开票金税卡 2、用户初次使用本软件时先执行“初始化”操作，但初始化后却发现发票

42、管理、报税 处理业务模块无法使用了，是什么原因？ 这是因为在执行“初始化”后，尚未执行“结束初始化”操作，导致系统无法进入到正 常业务处理状态。此时只要“结束初始化”，即可进行发票管理、报税处理等正常业务 处理。 3、在进入客户编码、商品编码设置时发现无法进行添加、修改、删除等操作，怎么解 决？ 出现这种情况多是因为用户进入编码设置窗口后未点击“编辑”按钮，未使窗口处于可 编辑状态而造成的。解决办法就是点击“编辑”按钮，即可进行相关的编辑操作。 4、用户在初次使用开票系统时已经正确进行了注册、登录、初始化设置等操作，并且 已经领购了发票，但填开发票时却提示“金税卡没有可用发票”，是何原因？ 在

43、填开发票前必须保证金税卡中有可用发票，出现上述提示就表明金税卡中已没有可用 发票。用户在领购发票后，必须先将 IC 卡中的发票号读入到金税卡后才能开票。 5、用户在从 IC 卡读入新购发票时操作失败，哪些原因会造成这种结果？ 如下情况会造成发票读入失败： （1） 未插入企业 IC 卡或插入的不是本机 IC 卡 （2） IC 卡中无领购或分配的发票，或是发票流水号已读走 （3） 金税卡已到锁死期，不能读入发票 6、用户原来使用的 DOS 版开票系统，更新为 Windows 版后欲将原来的发票数据导入到 现在的开票系统中。 用户在初始化结束后， 填开发票前想执行“发票导入”却无法实现， 为什么？

44、“发票导入”功能只能在系统开始初始化，但尚未结束初始化前的初始化的状态下来执 行。一旦初始化结束后，“发票导入”功能便不能使用了。 7、每月抄税起始日，用户进行发票填开时，系统提示“金税卡已到抄税期，请您及时 抄税”，是何原因？应如何解决？ 为严格控制企业按时抄报税，本系统在每月抄税起始日未抄税前会将发票填开功能禁 用。如果每月抄税起始日到来时，企业未抄税就要开票，系统就会弹出此提示，表示发 票填开功能已被禁用，此时，只要企业执行了抄税处理操作及时抄税后，系统即恢复 正常，发票填开功能可用。 8、每月的抄税起始日，用户及时进行了抄税处理后继续开票，但 10 天的报税期限过后 发票填开、读入新发

45、票等业务操作无法进行了，应如何解决？ 企业每月及时抄税后，应该在规定的报税期限内（一般为 10 号 24：00 前）到税务机关 报税。如果企业抄税后逾期未去报税，则开票系统进入锁死期，金税卡被锁死，发票填 开、读入、退回等操作都无法进行。此时，企业必须持抄税后的 IC 卡到税务机关报税 成功，重新进入开票系统即可恢复正常操作。 9、进入开票系统时，系统提示“写 FLASH 错！”，如何处理？ 系统如出现此种提示则表示此块金税卡已经损坏，请更换金税卡。 10、进入开票系统时，系统提示“29：累加和错！”，如何处理？ 系统如出现此种提示则表示此块金税卡已经损坏，请更换金税卡。 11、进入开票系统时

46、，系统提示“日历时钟错”，如何处理？ 系统如出现此种提示则表示此块金税卡时钟已经停止，请更换金税卡。 12、进入开票系统时，系统提示“加密算法错”，如何处理？ 系统如出现此种提示则表示此块金税卡加密失效，请更换金税卡。 13、某企业在打印多联发票时前二页有字，后面几联只打印个别内容，为什么？ 针式打印机一般都可以调整打印机的打印力度， 即可打印的纸张联数或是纸张的厚度， 通常 采用 1+1，1+2 等方式表示。发票一般都是四联或是七联，如果把打印厚度定在 1+1 或 1+2 位置，则打印机的针头打击力度就会不够，产生发票上有些内容打印不清 或是没有的现象。 14、使用中出现点击系统主菜单及导航

47、图中的功能按钮均不会生效，是何原因？ 这种情况通常是因为用户已经打开某个窗口正在运行， 但该窗口被“最小化”且隐藏在任务栏 附近，而用户误以为尚未打开过运行窗口，所以又要执行新的任务，就会出现上述现象。解 决办法就是先将最小化的窗口关闭，再执行其他任务。 15、在防伪开票子系统中，销项负数发票是否可以附带清单、添加折扣？ 销项负数发票不可以附带清单，也不可以添加折扣。 16、企业金税卡时钟有误欲修改，从税务机关获得修改时钟授权后仍不能修改，怎么办？ 这是因为企业获得修改时钟授权后，没有重新进入开票系统所致。企业修改金税卡 时钟的正确操作是： （1） 先退出开票子系统 （2） 持 IC 卡到税务

48、机关进行“修改时钟授权” （3） 将 IC 卡插入读卡器后重新进入开票子系统，利用“报税处理/金税卡时钟设置”功能修 改时钟。 17、如果金税卡中有两卷未开发票，如何调整两卷发票的位置？ 金税卡中的发票调用时本着“先进先出”的原则，正常情况下只有第一卷发票全部 用完后，才开始调用第二卷发票。如果想调换两卷发票的位置，可以先将第一卷发票退回税 局，再购回读入后，则原第二卷发票就成为当前第一卷，位置发生调换。如果是主、分机结 构， 分机可以用先将第一卷发票退回给主机再领回方法实现， 主机可以用先将第一卷分配给 分机再收回实现。 18、如企业在使用 Windows 版开票系统过程中更换了计算机，应如何保留已开具的发票数 据？ 可以通过下述方法实现已开发票数据的转移：在原来的开票机上先进行“数据备份”操作，将 当前所有已开具的发票数据备份到原开票机的硬