文件控制培训文档

1、Keep Customer Max Takings1文件控制内容培训文件控制内容培训培训主导部门:总经办培训员:薛莹培训时间:2010年6月培训地点:二楼会议室Keep Customer Max Takings2指有关政策、理论等方面的指有关政策、理论等方面的文章文章 Keep Customer Max Takings3文件是一个具有符号的一组相关联元素的有文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件

2、。、一组数据或一组文字命名为一个文件。 Keep Customer Max Takings4 Keep Customer Max Takings5 Keep Customer Max Takings6 Keep Customer Max Takings7 Keep Customer Max Takings8程序程序(二级文件二级文件): 规定各职能单位为实施质量规定各职能单位为实施质量/环环境管理体系要素需采取的活动的文件境管理体系要素需采取的活动的文件 Keep Customer Max Takings9图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支持性文件，详

3、细描述用于指导作业的要求及步骤持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤的文件的文件 Keep Customer Max Takings10表单表单(四级文件四级文件): 表格和记录表格和记录 Keep Customer Max Takings11受控文件：受控文件：盖有红色盖有红色“受控副本受控副本”章或要求编号的质量章或要求编号的质量/环境环境体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批，一般都有红色受控文件必须经过审批，一般都有红色“受控副本

4、受控副本”印章标识，此类文件必需作发放回收记录印章标识，此类文件必需作发放回收记录 Keep Customer Max Takings12非受控文件：非受控文件：只用于参考，限于只用于参考，限于参考使用参考使用。不能直接用于生。不能直接用于生产的质量产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导环境体系相关文件将其他作业指导文件，文件，也就是也就是只限于部门内部方便使用的文件，只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录何受控标识，此类文件不必做发放回收记录 Keep Customer Max T

5、akings13外来文件外来文件: 包括标准文件、法律法规、客户文件、客包括标准文件、法律法规、客户文件、客户图纸，以户图纸，以“外来受控文件外来受控文件”章标识章标识 Keep Customer Max Takings14文件的分类文件的分类 管理体系文件共分为管理体系文件共分为9类。它包括以下内容：类。它包括以下内容： 管理手册、程序文件、工作规范、管理记管理手册、程序文件、工作规范、管理记录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计文件、企业标准文件、企业标准 Keep Customer Max Takings15文件的编写文件的编写Keep Cust

6、omer Max Takings16 公司的质量环境管理者代表：姜维公司的质量环境管理者代表：姜维Keep Customer Max Takings17程序文件、工作规范、质量计划、作业程序文件、工作规范、质量计划、作业指导书及相对应的管理记录表单由承担相应指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理职能的部门负责编写管理职能的部门负责编写 Keep Customer Max Takings18 Keep Customer Max Takings19 Keep Customer Max Takings20文件的审核和批准文件的审核和批准 Keep Customer Max Takings21 K

7、eep Customer Max Takings22Keep Customer Max Takings23文件的发放文件的发放 原件加盖红色原件加盖红色“正本正本”章，复印件加盖红色章，复印件加盖红色“受控副本受控副本”、填写文件发放编号、分发日、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件由发放部门存档期后发放，原件由发放部门存档 Keep Customer Max Takings24文件的发放文件的发放范围范围管理手册、程序文件的发放范围为各部管理手册、程序文件的发放范围为各部门负责人；门负责人；其它文件由发放部门根据需要确定发放其它文件由发放部门根据需要确定发放范围范围 Keep Custom

8、er Max Takings25文件的归档及销毁文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖件，并在每页上加盖“作废作废”章，收回的作废文章，收回的作废文件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁一进行销毁 Keep Customer Max Takings26文件的更改文件的更改1、填写、填写文件更改申请单文件更改申请单，经原审核人、批准人审，经原审核人、批准人审核批准后交文

9、控予以实施核批准后交文控予以实施 ；2、修改状态，如原、修改状态，如原0(或或1.0)，修改后应改为，修改后应改为1（或（或1.1），），当多次更改后（已更改当多次更改后（已更改9次）或重大更改，应考虑次）或重大更改，应考虑进行改版。进行改版。改版后版本号应改写，如原改版后版本号应改写，如原A(或或1.0)，改版后应改为，改版后应改为B(或或2.0)，修改状态同时全为，修改状态同时全为0。记录表格更改只作。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求版本号更改，无修订状态要求 Keep Customer Max Takings27文件的评审文件的评审评审以后不需更改的文件可继续使用，需要评审以后

10、不需更改的文件可继续使用，需要更改的文件应按文件更改的要求实施更更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考的过程应作好相应的记录，以备查考 Keep Customer Max Takings28外来文件的控制外来文件的控制 收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于总经收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于总经办办/技术部门登记、编号、存档、发放。总经办技术部门登记、编号、存档、发放。总经办/技术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法技术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新律法

11、规，以便及时得到更新 Keep Customer Max Takings29 电子文档的管理电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办长审核后交总经办/技术部门保存；技术部门保存；顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存电子文档也同时交相应部门保存 Keep Customer Max Takings30 电子文档的管理电子文档的管理 电子文档文件名由电子文档

12、文件名由“文件编号文件编号+文件名称文件名称”组成。如组成。如有一个文件：编号有一个文件：编号“KC-PD4.2.3”，名称，名称“文件控制文件控制程序程序”，则电子文档的命名为，则电子文档的命名为“PD4.2.3文件控制文件控制程序程序 Keep Customer Max Takings31 电子文档的管理电子文档的管理 电子文档文件也应要做到及时更新！电子文档文件也应要做到及时更新！ Keep Customer Max Takings32文件丢失处理文件丢失处理 当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件文件补发申请单补发申请单向发放部门申请补发，经发