档案利用数据统计实际效益

1、档案利用数据统计实际效益         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=center&

2、#160;    border=0>                                                 

3、     收集和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题,已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。 一、档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题。 (一)局限于档案利用数据统计,不求档案的实际效益。档案行政管理部门,了解档案利用情况时,只需统计几个利用数据,如得用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,而不了解通过档案信息资源的开发与利用,而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用

4、数据,虽然亦能反映档案的利用情况,但这是表面现象,说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说,统计几个数据只能揭示表面现象,而不能揭示档案利用的实质,这是档案部门普遍存在的一个问题。 (二)在档案馆查(借)阅利用时,只要求填写其利用目的,不求深层次了解,失去档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用,可分两个阶段。第一阶段,又可称初级阶段;即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案,这时只反映档案利用情况;第二阶段,又可称为高级阶段,即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用。而要取得这种信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地作些深层次了解

5、,并一一记录在案,以利日后跟踪调查。 (三)有了利用实例,不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作,收集有价值的档案利用实例,但只是作为档案目标管理认证和达标的材料,因此收集后就将实例束之高阁,不汇编发表,影响档案信息资源的开发与利用。 (四)编研工作滞后,远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为,利用单位不了解馆藏情况,即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此,档案管理人员必须了解信息社会动向和需求,结合馆藏实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料,提供社会利用。然而,各地各级档案馆编研工作滞后,跟不上社会发展和经济建设的需求,影响档案信息资源的开发与利用。

6、二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫 档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来,有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。要想取得成果,除了要求利用者主动反馈信息外,档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益,主要有以下作用: (一)有利于了解档案的价值和作用。档案法第二条称:“本法所称的档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持

7、,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。 (二)有利于档案的鉴定工作。众所周知,档案的保管期限定为永久、长期、短期三种,档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长基保管期限;反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,亦应降低其保管期限。 (三)有利于了解和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需

8、求和利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟悉档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务。 三、开发利用档案信息资源,获得档案实际效益的基本做法 (一)认真做好查(借)阅登记工作。在登记时,一要认真负责,按项目一一填写的项目不要漏填;二要把查(借)阅档案的利用目的,填写清楚,不可填写得太简单,如“工作参考”等,而应填明作那一项工作参考,填明具体内容和将起到的作用和效益,这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。 (二)建立用户联系制度。档案在查(借)阅时,一般不会产生效益,而要通过实践,才能反映出档案的实际价值,产生一定的社会效益和经济效益。因

9、此,为了及时取利用信息,可以建立用户联系制度,即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册,以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户,以利用户及时反馈信息。 (三)分发档案信息反馈表。即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表,主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点,应有时间、地点、人物和具体事例。 (四)及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会,这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案,来利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导,使他们认识档案作用,支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。 (五)实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索,可以及时到实地调查或电话采访,掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上,都担负着一定的工作和任务,有时没有时间来编报得用实例,档案人员应主动上门服务,把通