浅析秘书人际关系交往的特点及基本原则

1、浅析秘书人际关系交往的特点及基本原则王文才(怀化学院中文系,湖南怀化410008摘 要:正确认识和理解秘书人际关系的特点,对于在相对复杂的社会以及办公室这个较为特殊的环境里工作的秘书来说,如何处理好人际关系尤其是同事关系,以建立较为良好的人际环境一直是一个新的课题。文章主要从此角度,探讨秘书工作者应注意把握的在人际关系交往方面的基本原则,以期得到较为良好的社会效应。关键词:秘书; 人际关系; 人际交往; 特点; 基本原则中图分类号:C931146 文献标识码:A 文章编号:1671-9743(200704-0106-02A Brief Analysis on Characteristics a

2、nd Basic Principles of Secretary Interpersonal CommunicationWA NG Wen-cai(Chinese De partmen t ,Huaihua U niv ersity,Huaihua ,Hunan 410008Abstra ct :Understanding the characteristics of secretary interpersonal relationship co rrectly to the relatively co mplex society as w ell as office this more sp

3、ecial wo rking co ndition,ho w to process the interpersonal relatio nship especially co lleague relationship,in order to establish the better interperso nal environ ment is always a new task.The main angle o f the article is to discuss the basic principle o f the interpersonal relationship and conta

4、ct aspect,which secretary should pay attentio n to,in order to o btaining better social effect by the time.Key wor ds :secretary; in terpersonal relatio nship; interpersonal contact; characteristic; basic principle收稿日期:2007-03-02作者简介:王文才(1970-,男,湖南溆浦人,怀化学院中文系助教,从事秘书学的教学与研究。一、秘书人际交往的特点人际关系是属于社会心理学的一个

5、范畴,主要指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互作用和相互影响。其涵盖面包括个人在生活、生产及其他在社会活动中形成的一切人与人之间的关系。人际关系一般具有的特征是:第一是个体性。即和一般的社会关系不同,人际关系本质上表现在具体的个体间的互动过程中。第二是情感性。即人际关系的基础就是人们彼此间的感情流动,这种情感倾向决定人际关系的和谐或非和谐。第三是对应性。即人际关系总是与人际行为相对应。比如喜欢某人,便会表现出亲近和帮助对方的行为,而厌恶某人则会表现出回避或攻击的行为。正因为人际关系具有以上特征,作为秘书能否根据工作需要正确地处理人际关系,就显得特别重要。作为秘书由于其工作的特殊性,人际关系

6、显得特别复杂承上启下、沟通左右、联系内外,秘书正处在这些关系的中枢。对于秘书而言,人际关系越多,越融洽和谐,工作就会越顺利,如果人际关系扭曲,那么工作就很难开展。秘书要想建立和谐的人际关系,首先要把握其人际交往的特点:11广泛性 文秘人员的人际交往是开放性的、多层次的、也是全方位的。在履行自己的职责时,必须同社会的方方面面各色人等打交道。这种交往辐射扩展到机关及单位的管理工作、业务工作的一切领域、一切方面,既包括与上级机关及其领导的交往与联系,又包括与同级机关及其领导、同事的交往与联系;既包括与基层及人民群众的交往与联系,还包括与不同利益团体的交往与联系。21从属性 文秘人员的社会交往往往不都

7、是像通常人那样具有浓厚的主观选择色彩,即按照个人意志、情感、利害关系行事,而是由自己的工作职责所支配,在很大程度上是从属于自己的服务对象的。这种从属地位,约束了文秘人员人际关系的主观性,强化了人际交往的服从性。31复杂性 文秘人员的工作是受领导支配和为领导服务的。而领导成员因分工不同,个人的能力、性格、修养也有差异,在实际工作和生活中,往往会出现意见不一致,甚至会发生摩擦,出现某些矛盾。在这种情况下,文秘人员既要尊重一些个别领导,又要维护集体领导;既要服从领导,又不能违背原则。这就构成了文秘人员人际关系的复杂环境。二、秘书人际交往的基本原则其一,微笑待人 办公室是一个部门的/窗口0,而处在/窗

8、口0里的秘书,则是部门形象的体现。一个真诚的、发自内心的微笑,是良好的人际交往的开端。戴尔#卡耐基在其5积极的人生6中说:/微笑是友善的信号0。它能帮助你塑造良好的自我形象,赢得领导、同事和外界的好感,为第26卷第4期怀化学院学报 Vol 1261No 142007年4月JOURNA L OF HU AIHUA UN IV ERSITYA pr .2007你创造一个更好的人际环境,得到他人的尊重与喜爱;更为重要的是同事之间和睦相处,不仅能消除部门内部的/内耗0,提高工作效率,而且能树立部门的良好形象,取得外界对部门工作的帮助和支持。因此,何不养成微笑的习惯,它对你只有益而无害无损。其二,少说多

9、做办公室是一个敏感地带,身处其中的秘书,要尽可能地多观察你周围的同事如何做,虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美,而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈,甚至是出口成章、口若悬河,也必须克制自己。言语颇多,一则可能言多必失无意中损害得罪他人;二则会给人一种不谦虚不稳重的印象。其中任何一项于你和同事的交往都会设置些许障碍。特别是不要做/长舌妇0,可以说这是一种看似小事而事实上很恶劣的为人品质,它不仅制造出一些矛盾和纠纷,而且最终影响同事间的团结与协作。同时,在单位里除了做好你的本职工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等,它可以表现出你对单位的

10、热爱、对同事的关心,也体现出你个人良好的品质和修养。总之,言谈举止是一个人素质的反映,/善用说话的技巧绝对有助于人际关系的顺利拓展01。而言谈举止是否适度则关系到其人际关系的处理能否成功。你的言行均会成为他人评价你的依据,也是你能否被领导、同事接纳,受领导、同事欢迎的标准。因此,你必须时时注意你言谈的恰当,事事注意你举止的适度。其三,宽容忍让秘书长期工作在一起,因性别、性格、年龄、爱好等差异,同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的,若争强好胜,处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害,其结果必然是两败俱伤。/海纳百川有容乃大0(林则徐语。后汉刘秀所以得天下,其原因固然很多,但

11、/因其对人宽,人多感其恩,故人人乐为其用0则是不可缺少的一条重要原因。那些只能进不能退,只求利不言失吃不得半点亏,甚至时时处处想着法儿算计别人的人,迟早会被周围的人疏远、唾弃。而在个人福利或荣誉方面,适当做些谦让,肯于吃亏,失去的是蝇头小利,换来的却是良好的人际关系和工作环境,这也即是人们常说的/吃亏是福0。当然,宽容忍让应以互相尊重、互相谅解、互相提携为前提,既不能强人所难、以邻为壑、勾心斗角,又不能屈于淫威、任人宰割、作无原则的牺牲。宽要宽得大度,名利面前该舍则舍;忍要忍得有气节,无原则的妥协只会使自己变成懦夫。如此才会使你得到人们的尊重,使你/和气致祥0。其四,尊重和重视别人尊重和重视他

12、人,是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此,应做到:第一,真正地关心和帮助别人,这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人,那么这个人总有其可爱和可贵之处,而若缺少了爱心和同情心,我们就无法认识和理解别人,也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时,应伸出援助友好之手,尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰,让人感到你的仁慈和无私。这样,当你面临困境时,人们也会及时地对你施以援手。所以学者云/凡真心尝试助人者,没有不帮到自己的02(P272。第二,要经常真心地表示自己对别人的感激之情,要真诚地赞扬别人的优点。这样,不仅能加深双方的友情,且能促进别人的发展。相反

13、,我们不要经常地非建设性地批评或责怪别人。所谓/对事不对人0,即是说要否定其犯错误行为,指出其言行的消极后果,而非否定他本人。第三,尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人,尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时,都有可能伤害对方的自尊,造成对方的自卑,甚至影响双方的人际交流。总之,只有真正地尊重和重视别人,不仅接纳其优点也能包容其缺陷,你才能真正获得别人的尊重和重视。千万不要因为自己的高超和过人而俯视或鄙视别人。其五,诚信正直秘书人员在处理人际关系时,要树立/诚信第一0的观念。因为诚信是品德之纲,而正直乃做人之本。诚信即/诚实0与/守信0,是人与人之间沟通的基础

14、,二者是互相联系的,非诚实而不能守信,不守信则显其人不诚实,而要守信,则必须诚实,否则信用便很难维持下去。现实生活中不乏有些秘书利用领导的/授权0轻易许诺之人,但或置之脑后,或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德,以诚感人,这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实,言而有信,态度诚恳坦率,行止彬彬有礼,才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持,进而拥有和谐的人际关系。同时,诚实的态度与正直的品质也是紧密相连的。一个人的正直不仅影响着他的工作作风和工作态度,而且也影响他所从事的工作。坚持真理,严于律己,敢说敢做,并不是一件容易的事,有时甚至会受到不公正的待遇。尤其是对于扮演多个角色的秘书人员就更不容易。客观的做法是:既不俯仰讨好位尊者,也不藐视冷落位卑者;既要/言正0,不为讨好敷衍某人而歪曲事实,也要/行正、身正0,以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵;要端庄而不过于矜持,谦逊而不矫饰作伪。如此,你便会与周围形成良好的交往氛围,增进相互间的团结合作。/人际关系是文明社会的精髓03(P131。你和某人