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文档简介

1、福州世欧王庄城项目资料管理策划资 料 管 理 策 划编制人: 刘秦玲2011年3月中粒常人工玛京观处M "卜"福州世欧王庄城项目资料管理策划目 录1 .档案管理基本要求22 .文件的分类与编号23、文件编写要求34、文件的批准与发布 35、文件的签收与发放 36、文件收集管理 57、文件借阅及作废 51l S中,魔机#人工耳次典片题阳 一”31福州世欧王庄城项目资料管理策划目的资料员必须严格贯彻执行公司文件和资料的有关管理办法,保证本单位、部门文件和资料管理有序。按工程进度同步收集、整理资料,并按国家规定编目、 建档。及时反馈监理及管理公司的意见和要求, 健全各种记录、防止

2、文件和资料 损坏、丢失。做好保护和保密工作。1 .档案管理基本要求1.1 工程文件的内容及其深度必须符合现行国家有关工程的技术规范、标准 和规程。1.2 工程文件的内容必须真实,准确,与工程实际相符合。1.3 使用福建工程建设统一用表,应采用计算机打印表格,不得使用复印件。1.4 反映工程的照片及影像资料,应画面清楚。2 .文件的分类与编号2.1 文件的分类:受控文件和非受控文件,除受控文件外均为非受控文件。受控文件的种类如下:、国家法律、法规、规章制度,国家和行业的规程、规范、标准,上级的 红头文件、通知。、外部单位所发的图纸、工程质量、职业健康安全、环境管理制度、办法、 通知、审查等。、公

3、司的管理流程、会议纪要、通知、方案、与外单位的联络文件、检查 文件等。、各类合同、评估报告、审查意见书等2.2 文件的编号2.2.1 总体管理流程资料分监理资料、管理公司资料、施工资料、内部管理资料,分柜、分盒。 建立“文件夹目录”,由资料员管理,并在文件柜门处张贴,以便于查阅。文件 夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第 1页建立文件目录表,包 括序号、文件编号、主题内容、日期、备注。2.2.2 项目部内部文件编号对于项目部内部文件,根据类型进行流水号编制,例如整改通知编号: SOWZ-ZG-001以止匕类推。发往监理处的资料按照福建省统表由资料员统一编号。发往业主的文件按业主要求的固

4、定表式及编号由资料员统一编号。3、文件编写要求3.1 文件编写格式要求3.1.1 使用福建省统表的档案资料,按照福建省相关规定进行编制。3.1.2 内部自己编制发出的文件(如会议纪要、通知等),根据项目管理 用表的相关规定进行编写(必须注意使用的字体、字号、页边距等是否符合规定)3.2 文件编写时间要求3.2.1 会议纪要,一般情况在会议召开后两个工作日内出会议纪要。3.2.2 已经要取编号的文件,应当及时编制、签发,如果在 1个工作日内 未发出该编号文件的,做消号处理4、文件的批准与发布所有的文件(包括:工作联系单、通知、函件等)应当经过主管部门领导签 字认可,盖章后按要求由资料室统一发放。

5、5、资料的签收5.1 资料的签收:外部发送至我部的文件资料,如监理单位、业主的文件资 料;设计单位发送的图纸、设计变更及其他相关文件 ;其他应由我部接收的文件 等由资料室统一签收,。5.2 资料的处理:资料员将收到的文件、资料登记后分门别类放置,需送项 目经理阅示的文件,应于当日内交部门经理,由项目经理提出处理意见;设计变 更及质量通知单类型文件由项目总工进行批阅。5.3 资料的发放:涉及其他相关部门的文件由资料员按项目经理的批阅意见 或有关领导的签批意见分送其他有关部门。从签收、登记、办理到分送,时间一 般不得超过3小时(特殊情况除外)。5.4 资料的传阅:项目领导批示的文件发与本部门后即时

6、与本部门人员传阅。 阅文时间一般不超过1个工作日。文件传阅应做到准确、及时,避免漏传、误传。 传递文件,应办理签收手续。收件人收到文件后应签署姓名,退回文件应及时。5.5 资料的跟踪督办:已送领导传阅批示或交有关部门办理的文件,资料员 要及时检查催办,以防漏办或延误。跟踪督办时间以传阅规定的时间为准, 如有 延误,每个环节一般不超过1日。5.6 资料管理:所有收文办理完成后由资料员统一存档管理。6、文件收集管理6.1 过程资料:检查当各地块主管施工员所报的资料有效性、完整性、真实 性和准确性,发现资料所未按实际操作规范来填写时,即时告之施工员便于修正6.2 分包单位资料:对分包单位提交施工过程中所形成的资料,检查基填写 的施工资料真实性,符合要求后方可接收报监理。6.3 设计变更:对于业主发的设计变更,核对是否盖有效印章、时间,并要 求提供电子版。7、文件借

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