企业专利管理制度十三项

1、企业专利管理制度十三项成功的专利权管理制度是依企业规模、性质、经营方针策略与产业特性、环境、对手的不同所为的专利权管理规划,为让企业的专利权管理机制能够适应企业的经营与生存,从专利权的基本法律要件、公司内部对重要信息、技术的保护需求的共通性,归纳出企业进行专利权管理的十三项重点:一、员工管理制度技术企业的胜败兴衰几乎都决定在人(决策者、技术者、管理者,员工究竟会成为企业发展不可或缺重要资产?抑或外泄密资料的窃贼?端视公司的策略与管理,就专利权角度,员工管理旨在调查员工的教育、背景及各种义务等,进行事前保险、事后避险的动作,企业必须实践的管理事项如下:1. 面谈记录面谈记录特别强调聘用人才的义务

2、,故对于未雇用前的接触面谈阶段,必须建立起雇用前的宣示制度,以使未来的工作伙伴能够充分了解公司的专利权保护政策,也让其知悉相关的规定与所要签署的文件的内容与意义。至于以挖角方式所进用的员工,企业更应建立自我防护制度-建置适当文件签署与留存,以免因此而卷入不必要的法律纠纷。其措施包括:(1 对可能聘雇的员工出示公司的聘雇契约、工作规则、告知公司有关的专利权制度;(2 新进员工先前专利技能经验的调查与记录;(3 通知新进员工的前雇主、调查其仍负有的义务。2. 聘雇合约至少应包括(1 专利权归属条款;(2 保密条款。3. 教育训练教育训练向为企业培训人才不可或缺的手段,就专利权角度,员工应进行的教育

3、训练包括(1 新进人员训练-在新进员工训练阶段必须一再揭示企业的专利权保护与管理措施,施以基本专利权教育;(2不定期在职训练-告知员工有关专利权法规,公司管理办法、员工所负义务;(3 依层级进行中层主管教育训练与高层培训;(4 依业务执掌(研发、营销业务、管理会计 进行部门教育培训与(5 编制员工工作手册-以明确揭示前述的策略与管理制度。4. 离职面谈能够宾主尽欢、成熟地结束离职的尴尬其实对于企业管理是相当大的挑战,企业在处理离职程序时宁可先小人后君子以确保企业生存空间,故对于离职员工的管理尤其不能忽视,必须防止离职的员工将公司的专利加以泄漏或是带走,不妨落实离职面谈,包括(1 进行离职员工文

4、件交接,宣告其所负义务;(2 通知离职员工的新雇主有关其对公司所负的义务及其前雇主有关其己离职的事实。二、研发部门管理制度实验室管理制度系针对研发单位的日常事务进行,实验室管理的重点在于证明权利的存在以及未侵害他人的权利,故必须严格要求相关的技术研发人员必须切实记录工作纪录簿以及工作进度,对于这些记录文件也必须以有系统的数据分类管理系统加以归档或是以秘密数据保护。其次,为了维护企业研发与经营的秘密性,公司对于人员进出研发区域必须切实做到记载与管制。其执行机措应落实(1 研究人员工作记录的撰写、追踪与稽核、保管;(2 研发单位进出记录(即研发单位的门禁管制;(3 研发前、中、后相关信息的搜集、检

5、索与运用(尤其是专利检索;(4 推动洁净室(clean room 的程序设置等。三、设备安全管理制度企业的设备安全管理制度系针对容易流失企业机密与重要文件的设备的使用与机密文件的管理为设计重点。在机器设备的使用,如电话、复印机、传真机、列表机等设备须提高警觉,因多数公司无形资产的流失,常与此类设备的便利性有绝对的关联。至于目前计算机设备与网络管理,企业更不能掉以轻心。在机密文件的管理方面,除了限制接触的人员外,数据分级制度与教育员工为公司把关也是影响制度成败的关键所在。企业专利管理制度十三项(2四、对外互动管理制度对外互动管理则是针对企业对外拓展业务时强化其专利权应注意事项的管理,并处理知识产

6、权的移转、让与或授权等相关业务,并延伸至对外发生争议时的危机处理机制。对于公司产品的型录、广告等高著作权敏感的文件加以管理。因此对于这些文件的制作与发送也必须特别留意。除此的外,新技术产品的展示及新产品市场测试都与专利权的取得与公司营业秘密的维护有密切的关系。故其执行面应注意:公关管理、对外合作、权利的授权、移转与变更及争议处理。五、文件管理制度文件管理系专利权涉讼时胜败的关键因素-举证的所在,故设置文件管理制度系指针对重要专利权相关文件所进行的管理,其执行措施包括:(1著作权管理措施;(2机密文件的定义、标示与管理流程;(3专利权相关文件的保管、运用借阅规则与(4设定管理方式(专人专管或兼管

7、、区域(专区管理、分散管理或正本集中副本分散管理等模式-应特别注意专利权相关文件的保存年限与一般公文件迥异。六、提案与奖励制度由于公司无形资产的最大生产源来自于员工。所以必须设计一套具有实效的员工提案奖励制度,诱使员工将应属于公司的专利透过这个程序加以实现。鼓励创作既可为企业创造财富,实行时应特别注意:(1 知识产权(专利创作提案制度、流程;(2 创作暨专利奖励办法;(3 对于不申请专利的提案的处理制度与(4 专利审核制度(筛选、分级、品管与淘汰。七、专利权审核制度所谓专利权审核管理应强调利用层次的综合、评估:(1 建立专利权累积策略-区域防守(申请国别、部署策略;(2 相关文献的搜集、分析与

8、运用(如研发前专利检索、商标命名与查名;(3 专利权维护管理-权利维护(如年费缴交、使用证据的留存等。八、专利权法律咨询制度专利权法律咨询制度系针对涉及法律事务的处理。此制度一方面提供企业公司内部专利权管理人员与外在法律咨询管道有固定沟通管道,以确保决策的正确性;另一方面也促使公司内部的其他员工明了公司相关法律事务咨询的管道与程序,以使得管理制度得以正确的执行。故执行时应落实:(1 调查企业经营中涉及的知识产权法律问题;(2 审核合同中关于专利权的条款;(3 因应专利权纠纷的处理流程(如危机小组的设置;(4 商标查名咨询;(5 专利检索;(6 法律咨询流程与窗口的设置。九、计算机信息管理制度所

9、谓计算机信息管理系指提供管理信息服务以支持各部门的功能与服务,亦即以计算机作业为骨干,搜集企业内外相关情报(竞争者的动态、客户需求、产销配合、存货需求、人力信息、风险评估、生产力信息等加以系统整理,可分为三个层次:(1 基层:数据处理;(2 中层:信息管理与(3 顶层:决策支援。可见MIS是企业信息应用的竞争工具,而非仅是文书计算机化而已!建置企业内部的计算机信息管理系统必须与企业同步成长。计算机软件管理重点旨在提升企业使用计算机的效益性,规避企业涉法的风险性,依其牵涉的部门与人员而有不同职责:(1 使用者:应确认其不任意拷贝、出借、出租、出售企业内部使用的计算机软件,用户保证不使用非法软件,

10、除避免影响企业正常运用外,亦为担保不侵权行为。(2 MIS 人员:统筹企业内部各单位的计算机软需求、申请与审核作业(预算编列申请程序采购作业分发作业验收作业,并负责原版软件的采购与权利证明保管,进行软件的安装与维护数量控制(单机或网络版、正版保管与备份、升级作业,与合法软体使用的管理。(3 专利权管理单位、则负责定期、不定期计算机软件使用的稽核。企业在进行计算机信息管理(MIS 等涉及计算机使用与相关文件留存的管理,可遵循下列思考模式进行:(1 软件使用现况调查;(2 定期、不定期进行软件查核(并留存稽核报告;(3 建立软件使用数据(如使用人、购买日期、证明文件存放处等;(4 软件相关数据保管

11、(收据、出货单、授权契约、保证书;(5 软件相关使用管理办法;(6 计算机系统安全管理;(7 建立专利权管理数据库;(8 公司内部网络管理办法(如电子邮件等。十、成果运用管理制度成果运用管理除可让企业明确掌握专利权所创造的价值,并扩大技术版图与节省成本,企业应于每年度开始前应规划的执行目标为(a 规划成果运用收入目标;(b拟定专利授权金额;(c 设置共通联系窗口。企业应设置共通联系窗口,以公开及统一为原则,方便外界联系及洽谈成果运用事宜。十一、会计制度会计事务的一般原则应实行收入与支出应单独设帐管理,并定期编制收支报表,会计人员审核研发成果支出时,并应注意(1研发成果的相关费用应负担的范围、种

12、类及期间;(2研发成果推广费用的支出是否具有效益;(3专利权的申请、登记、取得、维护及确保等支出效益是否有事前评估,是否全程掌握避免重复请款;(4研发成果支出是否均遵照规定办理。十二、内部稽核制度内部稽核制度的重点,应包括:(1委办计划执行的稽核;(2其他业务计划执行的稽核;(3购置营运工程的稽核;(4人事薪工及工时成本的稽核;(5出纳的稽核;(6财务、会计业务的稽核;(7固定资产管理的稽核;(8配合外界协同进行的稽核。而所为配合外界的稽核系指如会计师事务所、委托研究单位、审计机关及依合约有权审核相关计划的机构,均应由内部稽核组织协同协助稽核,以提供必要的协助并检视相关稽核漏洞。稽核组织应与法务部门类同,使的隶属于董事会、执行长等领导阶层的下,以担任高层幕僚角色,并独立于业务单位的外,方得站在客观超然的立场制作稽核报告,以提供领导阶层内部管控的正确信息。十三、专利权评估制度企业建立专利权评估制度有利于技术研发状况的掌握,