这样开会才更高效培训课件

1、这样开会更高效目录第一章：别说你会开会 第一节：会议真的有效吗？不到万不得已，不要召开会议！巴菲特第一章：别说你会开会 第二节不正当的开会理由1、为符合惯例或传统作风而开会。2、为满足无聊的愿望而开会。3、为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会。4、为攀比而开会5、为推卸责任而开会。6、为表功而开会第一章：别说你会开会 第三节会议的真谛：提升团队执行力提升团队执行力1、开展有效的团队沟通。2、采集众人的智慧。3、分享成果、共享资源。4、激发组织成员的士气。5、实现对组织成员的有效管控。6、协调矛盾，达成共识。7、解决问题。8、宣传政策。会议的作用第一章：别说你会开会一言堂主题不明确缺乏具体议

2、程选择错误的与会者议而不决规则不清晰引导不得当短话长说会后跟进缺失第一章：别说你会开会1、实现既定目标3、与会者感到满意2、在规定时间内实现目标高效会议的特征：目录第二章充分的会前准备 高昂的会议成本2、直接成本3、隐性成本1、时间成本时间成本参与会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的交通时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）直接成本会议场地租用费+会议设备租用费（损耗、折旧费）+与会者差旅、住宿费+会议资料费。隐性成本不能及时解决自己管辖范围内的紧急事件+不能及时获知客户信息而技失一笔业务+不能及时处理客户投诉而致使客户流失。第二章充分的会前准备电话EMAIL走廊上午餐时饮水机旁第

3、二章充分的会前准备不得不开的会议符合以下几个特征：1、需要团队成员就某个问题提出他们的建议2、需要集思广益来解决一个仅通过一对一的交流无法解决的问题4、需要与整个团队一起分享信息解决困难5、需要团队成员参与决策3、需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责第二章会议的目的与类型目的需要考虑的事项会议类型处理信息 例如听取报告、发布指令、宣布或解释程序上的变化最多涉及三个人非正式的四个人以上，或一个团队正式的要求反馈并讨论非正式或正式的处理信息 例如听取报告、发布指令、宣布或解释程序上的变化让公司董事了解最新形式正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知大众，包括媒体公开的涉及提

4、供信息的发言人新闻发布会激发创意 例如形成创造性的解决方法需要交流创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的解决问题 例如应付不满仅涉及一人一对一需要几人或一个团队的投入专门委员会涉及紧急问题临时的做出决定 例如做出选择、获得授权、承诺采取行动需要立即讨论的突发性商务问题临时的涉及反复出现的商务问题临时的要求一个组织的高层进行讨论或授权 董事会要求公司的股东们授权年会或临时股东大会目的需要考虑的事项会议类型处理信息 例如听取报告、发布指令、宣布或解释程序上的变化最多涉及三个人非正式的四个人以上，或一个团队正式的要求反馈并讨论非正式或正式的处理

5、信息 例如听取报告、发布指令、宣布或解释程序上的变化让公司董事了解最新形式正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知大众，包括媒体公开的涉及提供信息的发言人新闻发布会激发创意 例如形成创造性的解决方法需要交流创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的解决问题 例如应付不满仅涉及一人一对一需要几人或一个团队的投入专门委员会涉及紧急问题临时的做出决定 例如做出选择、获得授权、承诺采取行动需要立即讨论的突发性商务问题临时的涉及反复出现的商务问题临时的要求一个组织的高层进行讨论或授权 董事会要求公司的股东们授权年会或临时股东大会 三国时期，曹操领兵攻打东

6、吴，东吴大都督周瑜接到曹操战书后，当场撕毁并斩杀来使，表示出了抵抗的决心。于是有了曹操和周瑜在三江口的一番交战。周瑜打了胜杖，但他仍瑾慎从事，派人连夜暗窥曹营。周瑜发现曹操水军的指挥官是从刘表手下归降曹操的蔡瑁、张允，这两人都擅长水战，是东吴破曹的主要障碍。于是周瑜产生了用计谋除掉这两人的打算。 曹操吃了败仗，正在发愁之际，曹营中的幕僚蒋干自荐去东吴说服周瑜前来归降，而且保证完成任务。周瑜和蒋干是少时同窗。周瑜听说蒋干来了，眉心一皱，心生一计。周瑜先是在群英宴上定下了“但叙朋友交情，不提军旅之事”的规矩，封住了的蒋干的口。进而周瑜又向蒋干显示东吴英杰云集、兵精粮足的实力，炫耀自已“遇知已之主”

7、受到信任重用的地位，断绝了蒋干说降的念头。在夜间，周瑜和蒋干抵足而眠，还假装酒醉酣睡，诱使蒋干偷走一封伪造的蔡瑁、张允投降东吴的书信，还演了“江北有人到此来暗中联络”的戏给蒋干看，让蒋干对书信确信无疑。蒋干原为没有完成说降周瑜的使命发愁，幸亏得了这份重要“情报”，就连夜溜回曹营去报功。曹操看了这封信，喝令斩杀了蔡瑁、张允。周瑜的反间计获得了成功。 从群英会的各个细节中可以看出，这是一场经过精心策划与准备的会议，因此能获得成功，由此可见，充分的会前准备是高效率会议至关重要的一步。第二章充分的准备是成功的一半案例赏析案例赏析第二章充分的会前准备目标是会议的灵魂尽量做到一次会议只为了达到一个目的设定

8、明确的目标第二章充分的会前准备选择洽当的时间1、预留充分的准备时间2、确保决策者和绝大多数参与者出席3、需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班之前4、考虑会议召开期间的自然因素5、会议时限不要超过2小时第二章充分的会前准备选择适宜的地点2、进行会议费用预算1、会议地点应与会议目的相配合3、选择适度舒服的环境4、交通要便于与会者抵达会场6、考察会务人员的服务水平5、优良的视频、音频效果必不可少第二章充分的会前准备会议场所利与弊你的办公室你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子你的参考资料都在手边，可以随时方便取用你的权威性可能得到加强可能会有电话干扰，或者有人打扰下级的办公室一位下级的工作地点

9、可能提高该下级的地位如果工作地点狭小，可能会使双方都感到不适单位会议室供员工使用的公司会议室避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题可能会有人打扰外面的会议室在你公司之外的一个中立的公议室保证没有任何一方占地主优势可能存在泄密的隐患可能昂贵，并且每个人都不熟悉会议中心一个大的聚会场所，例如在一所大学里具有齐全的设备需要时能够提供技术支持和安全保卫域外的会议场所异地的一间办公室，会议室或饭店适合来自不同地方的与会者旅途、时间和食宿花费很多各种类型的会议场的利与弊选择会场的陷井及避免措施陷阱避免措施、参加会议的人比预计的要多，房间不够大，人们感到不舒服、会前对于不熟悉的场地至少访问一次、出席人数

10、比预计的少很多，会场显得空荡荡的、房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度、空调效果差、房间闷热、或气温太高，难以调节、发言者需要知道空调器和灯光开关的位置、会议室中的灯光开关或插头未进行检查和标记，临场出现技术问题、洗手间及其他设备应清楚地标明、会议地点或附近缺少服务机构，如咖啡厅、餐厅、银行等、椅子要试坐分钟，检查是否舒适。、查询当地公交运输的可利用情况、班次时间表第二章充分的会前准备第二章充分的会前准备设计顺畅有序的议程：完整的议程包括以下内容：、会议名称、会议名称、会议期望的目标或结果、会议期望的目标或结果、会议时间、地点及食宿情况地址、会议时间、地点及食宿情况地址、与会人员名单及联络方

11、式、与会人员名单及联络方式、分组情况、分组情况、会议主持人、会议主持人、会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间安排、会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间安排、任何外来参加者的姓名和角色、任何外来参加者的姓名和角色第二章充分的会前准备1、依照议题的轻重缓 急安排先后顺序。2、标明每一个议题的起讫时间。3、要求与会者预先思考所要讨论的问题。编排会议议程的原则第二章充分的会前准备第一步：列出需要讨论的所有议题。第二步：依照轻重缓急的程度安排先后顺序。第三步：给每一项议题分配合适的时间。第四步：补充其他信息。第五步：将议程初稿分发给与会会者，供评论、补充或征求同意。编排会议议程的步骤第二

12、章充分的会前准备案例分享：关于核心课程开发讨论会议程表会议名称公司核心课程开发讨论会会议目的确定课程开发的4个主题及开发人员的分工会议时间8月3日会议地点公司大会议室出席人员总经理、各部门经理、课程开发全体人员会议主持课程开发负责人时间安排主讲人：发言主题9：3010：30市场部经理/近期客户需求汇总及变化分析10：4012：00内训师/公司现有课程体系漏洞分析第二章充分的会前准备找准与会者他们通常是：1、相关问题的主要决策人；2、了解与议题相关知识和信息的人；3、能够提供相关意见的人；4、对问题负有义务、存在利害关系或有影响的人；5、一心一意要解决问题的人和那些与所要解决的问题息息相关的人。

13、6、需要执行决策的人。第二章充分的会前准备与会者的作用提供建议提供信息提供特殊的专长授权行动第二章充分的会前准备l参加会议的人在多大程度上决定会议的结果？l这个人在与中心议题有关的专业知识方面，是否能所贡献？l有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系？l级别或地位是否适合参与？（下级职员和他们的上司在一起开会的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们发言的质量和真实性。l假如要做决议，这个人是否能做？（他不应是一个从属的人，这种人缺乏完整的全面知识和适当的权威。l他的才能或职责是否与其他与会者重复？l时间、工作量及其他因素是否能使与会者都安心参加会议，而不是人在心不在？找准与会者可以问

14、自己几个问题第二章充分的会前准备预算经费开支场地租赁费设备租金食宿费 交通费资料费其他：茶水饮料、会议宣传、新闻发布、联络信息、会间活动、礼仪、礼品等&第二章充分的会前准备领导者 明确意图 明确目标 期望的结果 明确权力范围主持人 主持会议 引导发言 监督每项议程的时间 防止跑题记录员 对会议进行录像或录音 记录发言者原话，不要擅自更改 整理会议记录发布或存档明确责任分工第二章充分的会前准备有分司名衔的普通信纸、白信纸和信封，以及其他特征印制的物品尺标准的打印纸工具箱（内有榔头、钳子、铁钉、平头钉及其他小工具）有横格的便条纸绳线标准的和特大的纸夹铁丝便笺簿延长电线削尖的铅笔透明胶带开支

15、帐目表、订购单空白登记表格及有关材料公司电话簿会议证章和证章套公司管理部门的花名册及地址粉笔公司内部便笺和信封黑板架上用的大张空白报纸本硬纸夹投影仪剪刀笔记本电脑钉书器及钉书钉摄像机影音资料录音笔特制实物大模型、陈列品、模型、旗帜、牌示旗子或装饰品电脑会务物品清单勾选表第二章充分的会前准备l开会的时间（包括日期及起止时间）l开会地点（如果开会地点与会者不 l熟悉，应附上位置图及交通路线图l会议的目标l与会者需事先准备的事项l其他与会者的姓名会议通知内容包括以下五项第二章充分的会前准备会议通知形式：1、公告范文： 公司属有关部门： 经公司研究，定于*年*月*日召开“组织架构调整”会议。会议有关事

16、项如下： 一、会议内容：组织架构调整。 二、会议时间：*年*月*日（星期三）下午2：002：20签到，2：30准时开会。 三、会议地点：公司大会议室。 四、与会人员：公司全体成员。 五、会议要求：请与会人员安排好工作、准时参加会议。 公司总经理办公室 *年*月*日第二章充分的会前准备3、请柬式范文： 19892009纪念建企二十周年请柬（正面） *先生：定于三月二十一日上午九时，在本市中山会堂召开建企二十周年座谈会。敬请光临！*年*月*日（正文） 第二章充分的会前准备2、海报范文： 第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会 海报 在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾*和*前来我校，与我

17、校的文学爱好者进行交流。 座谈会主题：女性文学的现实启示； 座谈时间：5月28日 座谈地点：文学院阶梯教室； 座谈会主办方：青鸟文学社； 欢迎本社成员及校内广大文学爱好者踊跃参加！布置会场的小技巧会议场地布置方法适用人数适用会议类型教室形40200 适合大型或信息发布型的会议三排长方形3050 适合中型会议圆形1030 与会者可以彼此观察，适合讨论式会议单一矩形桌1020 适合研讨等半开放式的会议单一通道形2040 适用于中型会议双通道形2080 适用于大型会议开放的长方形1020 适合研讨等半开放式的会议U形桌椅排列1020 适合研讨等开放式的会议U形椅子排列1020 适合研讨等开放式的会议

18、多圆桌形4060 适合以小型组织为单位的会议第二章充分的会前准备会场布置示意图1会场布置示意图2会场布置示意图2会前准备工作核对清单会前准备工作条目核对标记是否1已经决定是否一定要开会2已经明确并了解会议目的3已经确定会议形式4已经安排会议议程5已经决定会议时间6已经决定会议地点7已经确定会议主持人8已经布置好会场9已经确定出席会议的人数及名单10已经安排好出席人的座位及座次11已经准备好会议标语、桌签、座签等12已经落实车辆13已经安排与会者的食宿14已经发出会议通知15已经准备好会议视听材料16已经准备好会议辅助设备17已经绘制好会场周边位置图18已经告知与会者参会要求（提交会议资料、会务

19、费等）19已经落实会间茶歇、会后娱乐项目并发出通知目录请遵守会议规则1、直奔主题2、时记牢记会议意图3、请提出解决方法4、不要重复别人的意见5、遵守时间6、会议记录会议记录的技巧1、简称法。在他人能够看懂的情况下，对单位的名称、地址、人名、术语等可只记录简称。如“南京财经大学”可记录为“南财”，“苏州人民政府”可记录为“苏市政”。2、规范的缩写法。对于常用词语或术语，在他人不会产生歧议的前提下，可以采用此方法。如“社会主义国家”可以缩写成“社一国”。还可采用间隔缩写，在记录一句话时，对句中出现的常用词或词组可以只记句首一个字，字后用一短横代替词或词组的其他部分。如“全国旅游业务今年取得了令人瞩

20、目的经济效益可记录为“全旅今 取令瞩经效。3、符号代替法。可以按照约定俗成的习惯自拟符号代替常用词。如“因为”“所以”可以替换成。，“上升”“下降”可以用箭头表示，“等于”可以用来记录。4、省略法。省略词语或句子的附加成分或相同成分。比如“可以”只记“可”，类似的词语还有“因为”“经过”“现在”“盼望”等，都可以只记前或后字。5、拼音法。对于难写的、易错的字，可以用拼音代替，会后再进行整理。如“瑕CI”（瑕疵）、喷TI（喷嚏）等。6、留空法。记录中遇到发言人引述有关材料时，如果一时难以详细记录下来，可以先记一两句提示，留下空当，会后询问发言人或寻找相关资料补上去。不拘一格的交流方式传统的会议模

21、式报告座谈会讲座论坛现场会议联谊研讨会1、引用众所周知的权威的话。2、用反问句唤起人们的注意。3、陈述性的开场表要注意表情和语调。4、利用场景介绍创设一个情境。5、以轶事的方式介绍一个有趣又吸引人的事件。什么样的开场白能引起听众注意 短暂的激情是不短暂的激情是不值钱的，只有持久值钱的，只有持久的激情才是赚钱的激情才是赚钱的！的！发言的技巧1 1、不要和话筒过不去！、不要和话筒过不去！3 3、简要再简要、简要再简要2 2、贴近生活，吸引、贴近生活，吸引听众注意力听众注意力4 4、发言形式多样化、发言形式多样化5 5、注意穿着打扮、注意穿着打扮6 6、不要开口就抱歉、不要开口就抱歉7 7、发言结束一定要说结束语、发言结束一定要说结束语关注身体语言逃避的眼睛，不敢和观众对视身体来回晃动，缺乏修养和风度站着不动手插在口袋中手势表达乱七八糟错误的语言表达：应对突发事件主持人常遇到的突发情况及应对策略如下突发情况应对策略某与会者盛气凌人地打断别人讲话并大声发言，企图破坏不太强硬的与会者的信心了解谁是盛气凌人的与会者，在会上通过强调纪律性来对付他们某与会者在会前散布矛盾冲突的信息，