邮件礼仪培训-1

1、邮件礼仪2014年6月13日 目录2邮件礼仪培训的意义邮件礼仪培训的意义 P31电子邮件的内容及编写要求电子邮件的内容及编写要求 P42邮件回复技巧及注意事项邮件回复技巧及注意事项 P1333 在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，可以把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人。一、邮件礼仪培训的意义 目录4邮件礼仪培训的意义邮件礼仪培训的意义 P31电子邮件的内容及编写要求电子邮件的内容及编写要求 P52邮件回复技巧及注意事项邮件回复技巧及注意事项 P1335二、电子邮件的内容及编写要求3.正文正文与附与附件件4.收件人、收件人、抄送、

2、密送抄送、密送1.主题主题2.称呼称呼与与问问 候语候语5.结尾结尾签名签名电子电子邮件邮件6邮件主题：邮件主题：邮件主题简明概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻 重缓急。l 标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、假大空的标题，例如：“你好”“请查收！”等；l 主题不要空白；l 主题宜简短概括出邮件的内容和重要性；l 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理；l 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼； l 主题不可出现错别字和语句不通顺的情况。注意：注意：针对回复的信件，要重新

3、添加或更换邮件主题。1二、电子邮件的内容及编写要求7l 邮件开头和结尾最好要有问候语 如：开头：您好、你好、大家好. 结尾：祝您工作顺利、祝您节日快乐. l 恰当称呼收件人。如收件人有职位，应当称呼其职务， 如：李经理，王总监，张处长.；l 某些特定的职业可以称呼：姓+职业/学位/职称/头衔， 如：丁律师，刘博士，张教授.l 如不知道对方职务或者对方没有职务，可称xx先生，xx小姐，李工，王工，同事也可直呼其名。2称呼与问候语称呼与问候语二、电子邮件的内容及编写要求83邮件正文邮件正文：二、电子邮件的内容及编写要求9l 在正文提示收件人查看附件；l 附件文件命名应能够概括附件的内容；l 正文中

4、应对附件做简要说明，特别是带有多个附件时；l 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；l 如果附件是特殊格式，在正文中应说明打开方式；l 如果附件较大，建议分割成几个小文件分别发送。3邮件附件邮件附件：二、电子邮件的内容及编写要求104收件人、抄送、密送：l 收件人：受理邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；l 抄送：只是需要知道这回事，抄送人没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送的人有建议，也可以回邮件；发送邮件应抄送收件人上级主管和发件人上级主管，便于及时了解事情进展 ；l 密送：收信人是不知道你发给了密送人的。这个可能用在非常规场合；l 收件人和抄送中的各收件人的排

5、列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象；l 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；l 转发邮件要突出信息，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将回复了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。注：对外邮件需抄送部门主任及收件人直接领导。注：对外邮件需抄送部门主任及收件人直接领导。二、电子邮件的内容及编写要求115结尾签名结尾签名：l 每封邮件在结尾都应签名l 签名不宜过多，可 包括姓名，职务、公司、电话、传真、地址等信息l 签名档字体应与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些签名：二、电子邮件的内容及编写要

6、求 目录12邮件礼仪培训的意义邮件礼仪培训的意义 P31电子邮件的内容及编写要求电子邮件的内容及编写要求 P42邮件回复技巧及注意事项邮件回复技巧及注意事项 P13313邮邮件回复技巧：邮件回复技巧：l 及时回复。如果事情复杂，无法及时确切回复，可以回复为：邮件已收到，正在处理，一旦有结果会及时回复。l 针对性回复：回邮件答复问题时，最好把相关的问题写在回件中，附上答案。l 回复不得少于10个字。l 不要就同一问题多次回复讨论。同一问题邮件交流超过3次，应采用电话或面谈等方式沟通l 区分回复和回复全体三、邮件回复技巧及注意事项14三、邮件回复技巧及注意事项邮注意事项：注意事项：控制回复控制回复：为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在 文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。注意：针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句 话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为