第八章发文处理

1、第八章第八章 文书档案管理文书档案管理 OA办公系统即OA，是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。 OA管理平台基于“框架+应用组件+功能定制平台”的架构模型， OA办公系统功能主体部分由30多个子系统组成，包括信息门户、协同工作、工作流程、表单中心、视图管理、公文流转、公共信息、论坛管理、问卷调查、计划管理、会务管理、任务管理、关联项目、关联人员、文档管理、外部邮件、在线考试、车辆管理、物品管理、设备管理、常用工具、办理中心、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、功能定制平台、集成平台、系统管理等，近万个功能点。2022-6-2发文处理2 主主

2、要要 内内 容容 文书管理文书管理 档案管理档案管理图书资料管理图书资料管理第一节 文书管理一、文书管理概述一、文书管理概述二、收文发文的办理程序二、收文发文的办理程序三、电子文书管理的原则三、电子文书管理的原则一、文书管理概述一、文书管理概述（一）文书的定义（一）文书的定义文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有信息，而形成并使用的具有应用性的应用性的、体式完体式完整、内容系统整、内容系统并具有并具有特定格式特定格式的文字材料，是的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书的作用文书

3、的作用（1）领导指导作用。）领导指导作用。（2）行为规范作用。）行为规范作用。（3）公务联系和知照的作用。）公务联系和知照的作用。（4）凭据记载作用。）凭据记载作用。 文书分文书分公务文书公务文书和私人文书。和私人文书。公务文书公务文书统统称公文，是称公文，是国家机关国家机关在处理政务过程中用在处理政务过程中用以颁布命令决定、传达贯彻政策指示、请以颁布命令决定、传达贯彻政策指示、请示和答复问题、指导和商谈工作、报告情示和答复问题、指导和商谈工作、报告情况、交流经验、记载各种活动的文字材料。况、交流经验、记载各种活动的文字材料。（二）文书管理的定义（二）文书管理的定义 文书管理文书管理：按照一定

4、程序处理文书的全部活动。按照一定程序处理文书的全部活动。通常包括按规定行文、收文管理、发文管通常包括按规定行文、收文管理、发文管理和文书保存等。理和文书保存等。文书管理文书管理是是行政机关管行政机关管理理的组成部分，是提高的组成部分，是提高行政效率行政效率和和工作质工作质量量的一项重要内容。的一项重要内容。 文书管理文书管理的基本原则是准确、及时、安的基本原则是准确、及时、安全。全。（三）文书管理的基本要求（三）文书管理的基本要求 1、文书翻印、文书翻印 2、文书的公开发布、文书的公开发布 3、文书复印件、文书复印件 4、文书被撤销与文书被废止、文书被撤销与文书被废止 5、没有保存价值的文书如

5、何处理、没有保存价值的文书如何处理 6、组织合并于撤销时文书的而处理、组织合并于撤销时文书的而处理 7、文秘人员调离岗位时其所保存文书的处、文秘人员调离岗位时其所保存文书的处理理二、收文发文的办理程序二、收文发文的办理程序 （一）发文办理程序（一）发文办理程序 发文处理是指机构为履行职能制发公文的发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核、过程，包括：草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、发出或公布等校对、缮印、用印、登记、发出或公布等程序。程序。2022-6-2发文处理10（一）发文处理（一）发文处理 发文处理是指机构为履行职能制发公文的发文处理是指机构

6、为履行职能制发公文的过程，包括：酝酿、草拟、审核、签发、过程，包括：酝酿、草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、发出或复核、校对、缮印、用印、登记、发出或公布等程序。公布等程序。2022-6-2发文处理11（一）发文处理（一）发文处理 酝酿、草拟酝酿、草拟 审核、签发审核、签发 复核、缮印、校对复核、缮印、校对 用印、登记用印、登记 发出、公布发出、公布2022-6-2发文处理12酝酿、草拟酝酿、草拟 一、酝酿一、酝酿 二、草拟二、草拟2022-6-2发文处理13 一、酝酿一、酝酿 酝酿，指文稿撰写者根据写作目标和意图，酝酿，指文稿撰写者根据写作目标和意图，广泛收集、阅读、选择材料，

7、设计表达文广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。稿主旨的一系列思维活动的过程。2022-6-2发文处理14 一、酝酿一、酝酿 要想形成比较科学合理的逻辑框架，一般要想形成比较科学合理的逻辑框架，一般要按照以下的步骤进行：要按照以下的步骤进行： 首先，准确解读领导交办写作任务的意图。首先，准确解读领导交办写作任务的意图。 其次，在收集阅读材料的过程中酝酿结构。其次，在收集阅读材料的过程中酝酿结构。 第三，采用各种思维方法设计文稿框架第三，采用各种思维方法设计文稿框架 2022-6-2发文处理15首先，准确解读领导交办写作任务的意图首先，准确解读领导交办写作任务的意图

8、领导的意图，是根据现实工作进程的需要，领导的意图，是根据现实工作进程的需要，制定政策、部署工作、处理现实问题的计制定政策、部署工作、处理现实问题的计划、策略、目标等划、策略、目标等 。 领导的意图直接决定了文件写作的成败，领导的意图直接决定了文件写作的成败，撰文者在接受任务时，应准确清楚地把握撰文者在接受任务时，应准确清楚地把握行文对象、中心内容、主要观点、目的要行文对象、中心内容、主要观点、目的要求、交稿的时间等影响文稿写作活动的要求、交稿的时间等影响文稿写作活动的要素。素。 2022-6-2发文处理16首先，准确解读领导交办写作任务的意图首先，准确解读领导交办写作任务的意图 通过进一步充分

9、领会、仔细分析研究，将通过进一步充分领会、仔细分析研究，将自己的思想转换到领导的角度和高度，进自己的思想转换到领导的角度和高度，进而再将领导的思想转化为自己的思想，才而再将领导的思想转化为自己的思想，才能够真正理解领导的意图，并将其与现实能够真正理解领导的意图，并将其与现实社会环境、国家法规、本机构职能、现状社会环境、国家法规、本机构职能、现状等有机结合起来，深刻理会，融会贯通，等有机结合起来，深刻理会，融会贯通，这样才会收到事半功倍、触类旁通的效果。这样才会收到事半功倍、触类旁通的效果。 2022-6-2发文处理17第三，采用各种思维方法设计文稿框架第三，采用各种思维方法设计文稿框架 人们分

10、析问题常用的思维方法通常包括以下几种：人们分析问题常用的思维方法通常包括以下几种： 一种是集束性思维，即从不同的角度对问题进行一种是集束性思维，即从不同的角度对问题进行研究，找出共同的关联性，推断出结论，形成文研究，找出共同的关联性，推断出结论，形成文稿结构；稿结构； 第二种是发散性思维，即从一点出发，不受拘束，第二种是发散性思维，即从一点出发，不受拘束，自由驰骋思维，进发思想火花，然后将思想成果自由驰骋思维，进发思想火花，然后将思想成果整理成条理分明、逻辑清楚的文稿；整理成条理分明、逻辑清楚的文稿； 第三种是拓展性思维，即在分析、研究和信息加第三种是拓展性思维，即在分析、研究和信息加工的基础

11、上，梳理逻辑思维的脉络和头绪，构思工的基础上，梳理逻辑思维的脉络和头绪，构思提纲。提纲。2022-6-2发文处理18 二、草拟二、草拟 草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动。稿的活动。 2022-6-2发文处理19 二、草拟二、草拟 ( (一一) )草拟文稿的要求草拟文稿的要求 ( (二二) )草拟文稿的注意事项草拟文稿的注意事项2022-6-2发文处理20 ( (一一) )草拟文稿的要求草拟文稿的要求 1撰写者应站在发文机关的立场，从法定撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿。作者的角度起草文稿。 法定作者通常指一个法定机构或者法定机

12、构的领法定作者通常指一个法定机构或者法定机构的领导人。导人。 2按照构思或写作提纲撰拟文稿按照构思或写作提纲撰拟文稿2022-6-2发文处理21 ( (二二) )草拟文稿的注意事项草拟文稿的注意事项 1 1体现领导意图，依法制文体现领导意图，依法制文 2 2反映现实工作需要和实际情况反映现实工作需要和实际情况 3 3符合文件写作规范符合文件写作规范 4 4树立时间观念，及时成文树立时间观念，及时成文2022-6-2发文处理22文件拟写界面示意图文件拟写界面示意图表31 机关发文稿纸发第 号缓急密级签发会签主送抄送拟稿单位拟稿核稿打字人校对份数附件主题词标题2022-6-2发文处理24审核、签发

13、审核、签发 一、审核一、审核 二、签发二、签发2022-6-2发文处理25 一、审核一、审核 审核，又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿审核，又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。通常由质量进行全面系统地检查、修正的活动。通常由机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。织或负责公文的审核工作。 审核对于文件和文件工作具有重要的作用：审核对于文件和文件工作具有重要的作用： 对文件来说，审核是控制文件质量的一个必不对文件来说，审核是控制文件质量的一个必不可少的手段，通过审核，发现拟稿人自己修改文可少

14、的手段，通过审核，发现拟稿人自己修改文稿时未能发现的问题，杜绝不合质量规范的文件稿时未能发现的问题，杜绝不合质量规范的文件流转到下一办文环节，起到了质量把关的作用。流转到下一办文环节，起到了质量把关的作用。 对于文件工作来说，审核能够促进发文办理程对于文件工作来说，审核能够促进发文办理程序的高效运转。序的高效运转。 2022-6-2发文处理26 一、审核一、审核 ( (一一) )审核的主要内容审核的主要内容 ( (二二) )审核文稿的方法审核文稿的方法2022-6-2发文处理27( (一一) )审核的主要内容审核的主要内容 以机关名义制发的一般文稿，一般由机关综合办以机关名义制发的一般文稿，一

15、般由机关综合办公部门承担审核工作，审核人可以是办公厅公部门承担审核工作，审核人可以是办公厅(室室)的秘书长或办公室主任，由于发文数量较大，有的秘书长或办公室主任，由于发文数量较大，有时一些大型机构也设立专职的核稿人，负责文件时一些大型机构也设立专职的核稿人，负责文件的审核工作。的审核工作。 以机构内设部门名义制发的文稿，在该机构的负以机构内设部门名义制发的文稿，在该机构的负责人或由其授权的秘书人员进行审核后，原则上责人或由其授权的秘书人员进行审核后，原则上还应交由机关综合办公部门来负责质量把关，便还应交由机关综合办公部门来负责质量把关，便于实现其发文信息的掌握和控制职能。于实现其发文信息的掌握

16、和控制职能。 2022-6-2发文处理28( (一一) )审核的主要内容审核的主要内容 为了严格把好文件的质量关，审核应从以为了严格把好文件的质量关，审核应从以下四个方面人手：下四个方面人手： 1 1明确是否有发文的必要明确是否有发文的必要 2 2确定文稿内容是否符合要求确定文稿内容是否符合要求 3 3核查文稿文面是否符合规范核查文稿文面是否符合规范 4 4检查文稿是否符合行文规则检查文稿是否符合行文规则2022-6-2发文处理29 2确定文稿内容是否符合要求确定文稿内容是否符合要求 内容表达是否正确规范，是否符合国家的内容表达是否正确规范，是否符合国家的方针、政策、法律、法规和规章的规定，方

17、针、政策、法律、法规和规章的规定，是否符合本机关的发文目的，以及文稿内是否符合本机关的发文目的，以及文稿内容是否真实准确，各项解决问题的方法措容是否真实准确，各项解决问题的方法措施是否明确、具体可行，这些问题都是保施是否明确、具体可行，这些问题都是保证文件内容信息有效性的关键。证文件内容信息有效性的关键。2022-6-2发文处理30 3核查文稿文面是否符合规范核查文稿文面是否符合规范 文件文面是指文件数据项目表达和排版格文件文面是指文件数据项目表达和排版格式的外在形式。文面形式是对文件内容的式的外在形式。文面形式是对文件内容的表达，始终服从并服务于文件内容的需要。表达，始终服从并服务于文件内容

18、的需要。 2022-6-2发文处理31 4检查文稿是否符合行文规则检查文稿是否符合行文规则 核查重点是检查文稿是否符合统一规范和控制文核查重点是检查文稿是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系及行文方向等一系列件行文主体资格、行文关系及行文方向等一系列制度、规则。制度、规则。 如检查行文方式是否妥当，行文关系、传递方向如检查行文方式是否妥当，行文关系、传递方向是否正确，是否符合联合行文的条件，是否贯彻是否正确，是否符合联合行文的条件，是否贯彻党政分开行文的原则，文种是否正确等。党政分开行文的原则，文种是否正确等。 根据有关规定，机构内设部门一般不得以自己的根据有关规定，机构内设部门一般

19、不得以自己的名义向其他机关或单位制发文件，如果需要发文，名义向其他机关或单位制发文件，如果需要发文，应该经综合办公部门审核后，以本单位或其办公应该经综合办公部门审核后，以本单位或其办公厅厅(室室)的名义对外行文。的名义对外行文。 2022-6-2发文处理32 ( (二二) )审核文稿的方法审核文稿的方法 核稿的常规顺序是：核稿的常规顺序是： 1 1业务部门核稿业务部门核稿 2 2综合办公部门核稿综合办公部门核稿 3 3会商会商 2022-6-2发文处理33 1 1业务部门核稿业务部门核稿 拟稿后的文件需先经拟稿人所在部门的负拟稿后的文件需先经拟稿人所在部门的负责人审核，只有部门核稿合格后，才能

20、将责人审核，只有部门核稿合格后，才能将文稿转入综合办公部门进一步核查。文稿转入综合办公部门进一步核查。2022-6-2发文处理342 2综合办公部门核稿综合办公部门核稿 由办公厅秘书长或办公室主任或专职核稿由办公厅秘书长或办公室主任或专职核稿人等进行核稿，负责核稿的人员应客观、人等进行核稿，负责核稿的人员应客观、明确地提出自己的意见。明确地提出自己的意见。 2022-6-2发文处理353 3会商会商 审核文稿中，如果需要对发现的问题进行修正时，审核文稿中，如果需要对发现的问题进行修正时，并不是完全由审核人负责修正，可以视不同情况并不是完全由审核人负责修正，可以视不同情况采取不同的处理方法：采取

21、不同的处理方法： 1 1对于文稿中出现局部的问题，审核人可以直对于文稿中出现局部的问题，审核人可以直接对文稿进行修改。接对文稿进行修改。 2 2对于文稿中出现的大范围内容调整的问题，对于文稿中出现的大范围内容调整的问题，审核人可以在提出修改意见后，退还给拟稿人，审核人可以在提出修改意见后，退还给拟稿人，由其对文稿进行具体修改。由其对文稿进行具体修改。 3 3对于一些专业性较强的文稿，也可由审核人对于一些专业性较强的文稿，也可由审核人与拟稿人相互协商，共同修改。与拟稿人相互协商，共同修改。 2022-6-2发文处理36 3 3对于一些专业性较强的文稿，也可由审对于一些专业性较强的文稿，也可由审核

22、人与拟稿人相互协商，共同修改核人与拟稿人相互协商，共同修改 OA系统通常具备如下功能：审核人可对原文进行系统通常具备如下功能：审核人可对原文进行圈阅和批注。圈阅和批注。 系统自动记录审批的详细过程，起草人也可以随系统自动记录审批的详细过程，起草人也可以随时查询追踪自己的送审文稿的审核状况。时查询追踪自己的送审文稿的审核状况。 将不合规范和要求的文稿退回给撰稿人，由其重将不合规范和要求的文稿退回给撰稿人，由其重新提交。新提交。 有的系统还允许指定文件审核的时间界限，规定有的系统还允许指定文件审核的时间界限，规定时间到期后系统自动提醒审核人尽快完成工作。时间到期后系统自动提醒审核人尽快完成工作。

23、审核人应了解并熟练地使用这些功能，以提高审审核人应了解并熟练地使用这些功能，以提高审核效率。核效率。2022-6-2发文处理37审核意见界面示意图审核意见界面示意图2022-6-2发文处理38发文稿纸样式发文稿纸样式XxXx部发文稿纸部发文稿纸XxxxxxxxxXxxxxxxxx号号紧急程度紧急程度密级密级签发签发会签会签主送主送抄送抄送拟稿单位拟稿单位拟稿拟稿核稿核稿印刷印刷校对校对份数份数附件附件主题词主题词标题标题（正文）（正文）2022-6-2发文处理39二、签发二、签发 签发，是发文机关领导人对已经审核的文签发，是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。稿进行核查并签

24、注意见的活动。 签发工作是机关领导人行使职权、履行职签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的必要环节。法定效用的必要环节。 2022-6-2发文处理40二、签发二、签发 ( (一一) )签发的作用签发的作用 ( (二二) )签发的种类签发的种类 ( (三三) )签发的原则签发的原则 ( (四四) )签发的要求签发的要求2022-6-2发文处理41 ( (一一) )签发的作用签发的作用 1 1再次全面核查文稿再次全面核查文稿 2 2正式赋予文件法定效用正式赋予文件法定效用 3 3为印制正式文本提供依据为印制正式文本提供

25、依据2022-6-2发文处理42 ( (二二) )签发的种类签发的种类 1 1正签正签 2 2代签代签 3 3核签核签 4 4会签会签2022-6-2发文处理43 1正签正签 指签发人在自身法定职权范围内签发文件。指签发人在自身法定职权范围内签发文件。 正签强调依职依权签发文件。需要明确的正签强调依职依权签发文件。需要明确的是，正签不仅指正职领导的签发活动，也是，正签不仅指正职领导的签发活动，也包括副职领导在其职权范围内的签发活动。包括副职领导在其职权范围内的签发活动。2022-6-2发文处理44 2代签代签 指根据授权代他人签发文件。指根据授权代他人签发文件。 未经授权不得随意代替，否则即为

26、越权或未经授权不得随意代替，否则即为越权或侵权行为，须承担相应的后果或责任，其侵权行为，须承担相应的后果或责任，其签发的文件为无效文件。签发的文件为无效文件。 2022-6-2发文处理45 3核签核签 又称加签，指上级领导人签发下级机关或又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件。部门的重要文件。 2022-6-2发文处理464会签会签 指两个或两个以上机关联合行文时，由各指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发文件。机关的领导人共同签发文件。 会签必须在会签必须在“会商一致会商一致”的前提条件下进的前提条件下进行。行。 会签时，先由主办单位签发文件，再由主会签时，先由

27、主办单位签发文件，再由主办单位牵头组织协办单位签发文件。办单位牵头组织协办单位签发文件。2022-6-2发文处理47 ( (三三) )签发的原则签发的原则 签发的基本原则是分层签发，即签发人必签发的基本原则是分层签发，即签发人必须根据其职权范围的规定，签发属于自身须根据其职权范围的规定，签发属于自身法定权限内的文件。法定权限内的文件。 各个层次的领导人应各负其责，签发自身各个层次的领导人应各负其责，签发自身职权范围内的文件，不得越权签发。职权范围内的文件，不得越权签发。 越权签发的文件，不具有法定效用。越权签发的文件，不具有法定效用。2022-6-2发文处理48 ( (三三) )签发的原则签发

28、的原则 根据组织结构和现实工作的实际情况，分层签发原则根据组织结构和现实工作的实际情况，分层签发原则的主要内容包括以下方面：的主要内容包括以下方面： 第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅(室室)秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。 第二，以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签第二，以机关内设部门名义发文时，由

29、部门领导人签发，重要文件也可由本机关领导人核签。发，重要文件也可由本机关领导人核签。 第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。持人签发。 第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行单位签发，并实行“对等对等”签发，即主办单位由哪一级领签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。2022-6-2发文处理49 ( (四四) )签发的要求签发的要求 1、正确选用签发类型，明确签发责任、正确选用签发类型，明

30、确签发责任 2、坚持先核稿后签发，有助于经济、高效、坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文。地制发公文。 3、保证签发的有效性与合法性、保证签发的有效性与合法性 4、规范签发意见的位置、规范签发意见的位置2022-6-2发文处理50签发意见界面签发意见界面2022-6-2发文处理51复核、缮印、校对复核、缮印、校对 一、复核一、复核 二、缮印二、缮印 三、校对三、校对2022-6-2发文处理52一、复核一、复核 复核是指由文秘部门对制作文件正本之前复核是指由文秘部门对制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。对文件定稿及其生成过程再次进行核查。复核是对文件质量全程控制的重要环节

31、，复核是对文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在印制中或印制后，甚至发可以避免文件在印制中或印制后，甚至发出后出现问题出后出现问题 。2022-6-2发文处理53一、复核一、复核 复核工作除了再次对文件的信息内容和形式进行复核工作除了再次对文件的信息内容和形式进行审查外，工作重点主要包括：审查外，工作重点主要包括： 1 1检查审核签发手续是否完备检查审核签发手续是否完备 即核查文稿的审核人、签发人是否合法，有即核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期。姓名和日期。 2 2检查文件管理信息是否准确检

32、查文件管理信息是否准确 即文件具体的发授范围是否必要、是否明确；即文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理；印制份数、发文字号是否有保密等级是否合理；印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等。误，主题词标注是否准确规范等。 2022-6-2发文处理54一、复核一、复核 3 3检查附件材料是否齐全检查附件材料是否齐全 即附件材料的件数、页数是否与附件说明一即附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，其内容是否完是否有遗漏整无缺。致，其内容是否完是否有遗漏整无缺。 4 4检查格式是否统一

33、、规范检查格式是否统一、规范 即文件书写格式是否统一，字体字号、标点即文件书写格式是否统一，字体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范等。内容的各数据项目的结构格式是否规范等。2022-6-2发文处理55一、复核一、复核 在在OA技术环境中，系统通常规定相关人员技术环境中，系统通常规定相关人员的修改权限，复核人可以阅读检查定稿，的修改权限，复核人可以阅读检查定稿，复查相关内容和格式等，但并不意味着可复查相关内容和格式等，但

34、并不意味着可以随意改动定稿。如果经复核确实发现了以随意改动定稿。如果经复核确实发现了问题，需要对文稿进行实质性的修改，须问题，需要对文稿进行实质性的修改，须经签发人同意并对修改文稿再次履行签发经签发人同意并对修改文稿再次履行签发手续，未经签发人同意，任何人员不得对手续，未经签发人同意，任何人员不得对复核中发现的问题擅自修改。复核中发现的问题擅自修改。2022-6-2发文处理56一、复核一、复核 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法将发文审核分为两次：将发文审核分为两次： 第一次审核：在公文送负责人签发前，由办公厅第一次审核：在公文送负责人签发前，由办公厅(室室)进行进行审核。审核重

35、点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，审核。审核重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。符合本办法的规定等。 第二次审核第二次审核(复核复核)：在公文正式印制之前，由文秘部门进：在公文正式印制之前，由文秘部门进行审核。审核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材行审核。审核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。经经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。经

36、过复核确认无误后，文件定稿就将发往印发系统制作正本，过复核确认无误后，文件定稿就将发往印发系统制作正本，按照规范格式进行排版。为了保证排版后的文本与定稿一按照规范格式进行排版。为了保证排版后的文本与定稿一致，必须对印制的文本进行认真仔细地校对。致，必须对印制的文本进行认真仔细地校对。二、缮印二、缮印缮印是根据定稿缮写、印制公文正本的活动，是发文处理的最后成品，它代表本机关缮印是根据定稿缮写、印制公文正本的活动，是发文处理的最后成品，它代表本机关的意见对外发生效力。因此缮印工作须严肃细致，保证质量。要求做到文字准确、字的意见对外发生效力。因此缮印工作须严肃细致，保证质量。要求做到文字准确、字迹清

37、晰、页面整洁、美观大方、体式正确、字体适宜，以方便阅读与处理。迹清晰、页面整洁、美观大方、体式正确、字体适宜，以方便阅读与处理。根据根据国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式，在缮印文件时应注意以下问题：，在缮印文件时应注意以下问题：(1)发文机关标识。推荐使用宋体字，字号应小于发文机关标识。推荐使用宋体字，字号应小于22mm15mm，以美观醒目为基，以美观醒目为基本原则。本原则。(2)秘密等级、保密期限用秘密等级、保密期限用3号黑体字。号黑体字。(3)发文字号用发文字号用3号仿宋字。号仿宋字。(4)正文一律用正文一律用3号仿宋字，一般每面号仿宋字，一般每面22行，每行行，每行28个字。个字

38、。(5)纸张一律使用国际标准的纸张一律使用国际标准的A4型号。型号。(6)文书的印刷。份数较少时，采用复印和轻印刷；份数较多时宜采用胶印或铅印文书的印刷。份数较少时，采用复印和轻印刷；份数较多时宜采用胶印或铅印方式。方式。(7)缮印文书还应注意在缮印机密文件时应由专人负责。文稿与印制的文件和未装缮印文书还应注意在缮印机密文件时应由专人负责。文稿与印制的文件和未装订的单页均应注意安全保管，并须对底版、蜡纸、废页、清样等严格管理，及时监销，订的单页均应注意安全保管，并须对底版、蜡纸、废页、清样等严格管理，及时监销，防止失密泄密。防止失密泄密。 2022-6-2发文处理58三、校对三、校对 校对，指

39、以定稿和规范格式为基准，对排校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活动。活动。2022-6-2发文处理59三、校对三、校对 ( (一一) )校对的内容校对的内容 ( (二二) )校对的方法校对的方法2022-6-2发文处理60 ( (一一) )校对的内容校对的内容 1、校正与定稿不符的各种字符：如形似字、同、校正与定稿不符的各种字符：如形似字、同音字、倒字、横字、残字等，尤其是电子文本中音字、倒字、横字、残字等，尤其是电子文本中的形似字、同音字较多，有时

40、需要结合上下文来的形似字、同音字较多，有时需要结合上下文来认真判断。认真判断。 2、校正与定稿不符的语句、行段：电子文本在、校正与定稿不符的语句、行段：电子文本在格式转换过程中常常会出现语句的丢失或段落格格式转换过程中常常会出现语句的丢失或段落格式的变换，应对照定稿仔细核实补齐。式的变换，应对照定稿仔细核实补齐。 3、校正标点符号、公式、图表方面的错漏：、校正标点符号、公式、图表方面的错漏： 标标点符号直接影响语意的表达，必须尊重定稿；公点符号直接影响语意的表达，必须尊重定稿；公式是否居中，图表附加位置是否符合规范等，都式是否居中，图表附加位置是否符合规范等，都应仔细核对校正。应仔细核对校正。

41、 4、纠正排版格式方面的差错、纠正排版格式方面的差错2022-6-2发文处理61 ( (二二) )校对的方法校对的方法 1对校法对校法 2折校法折校法 3读校法读校法2022-6-2发文处理62 1对校法对校法 定稿放在左方或上方，校样放在右方或下定稿放在左方或上方，校样放在右方或下方。校对者先看定稿，后看校样，逐字逐方。校对者先看定稿，后看校样，逐字逐句核对，右手执笔指点校样，并随视线来句核对，右手执笔指点校样，并随视线来回不断移动，完成校对。其优点是：通过回不断移动，完成校对。其优点是：通过语句的来回对照，校对人员能够将看、读、语句的来回对照，校对人员能够将看、读、思结合起来，容易发现文本

42、中的问题，但思结合起来，容易发现文本中的问题，但由于长时间将目光集中在语句上，容易产由于长时间将目光集中在语句上，容易产生疲劳，而且逐字逐句地对照，其速度比生疲劳，而且逐字逐句地对照，其速度比较慢。较慢。2022-6-2发文处理632折校法折校法 定稿置于桌上，轻折校样，使待校文字处于页面定稿置于桌上，轻折校样，使待校文字处于页面第一行，然后把校样夹在双手大拇指、食指和中第一行，然后把校样夹在双手大拇指、食指和中指之间，将校样压在定稿相应文字下一行位置上，指之间，将校样压在定稿相应文字下一行位置上，双手随视线从左向右移动，校样与定稿上的文字双手随视线从左向右移动，校样与定稿上的文字一一对应。改

43、样时，左手持样稿并用食指压校样一一对应。改样时，左手持样稿并用食指压校样于原来位置，用右手持笔改正错漏。其优点是：于原来位置，用右手持笔改正错漏。其优点是：校对比较仔细，差错率低，但由于是一人对两件校对比较仔细，差错率低，但由于是一人对两件稿本互相比较，速度较慢；校对中只注重字符的稿本互相比较，速度较慢；校对中只注重字符的差异，一般对字符的意义不假思索，语意上的问差异，一般对字符的意义不假思索，语意上的问题难以发现。题难以发现。 2022-6-2发文处理64 3读校法读校法 一人读稿，另一人或多人查看样稿。读稿人应将每字、每一人读稿，另一人或多人查看样稿。读稿人应将每字、每句、每个标点符号读出

44、，朗读速度应均匀有节奏，同音字、句、每个标点符号读出，朗读速度应均匀有节奏，同音字、罕见字、另行、另页、另面、空行、占行及其他有关格式罕见字、另行、另页、另面、空行、占行及其他有关格式安排都需读出并加以说明。看样人应全神贯注，辨清每一安排都需读出并加以说明。看样人应全神贯注，辨清每一字、每一句、每一个标点，发现错漏要及时通知对方停止字、每一句、每一个标点，发现错漏要及时通知对方停止读稿并在校样上改正。其优点是：可以调动耳、目、脑、读稿并在校样上改正。其优点是：可以调动耳、目、脑、手等多种器官参与到校对工作中，可以同时对文件的信息手等多种器官参与到校对工作中，可以同时对文件的信息内容及其语法逻辑

45、和外在格式等方面进行高品质地校对；内容及其语法逻辑和外在格式等方面进行高品质地校对；由二人或多人分工协调，分工配合灵活，校准率较高，但由二人或多人分工协调，分工配合灵活，校准率较高，但如果读校双方节奏不一，吐字不清，便容易出现校核不准、如果读校双方节奏不一，吐字不清，便容易出现校核不准、速度较慢的现象。速度较慢的现象。2022-6-2发文处理65用印、登记用印、登记 印章，代表一个机关的权力，是文件生效印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。用印的标志。用印( (或签署或签署) )的目的是赋予文件的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。法律效力，保障文件的真实性和凭证性。用印或

46、签署后，文件不能直接发出，还需用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。履行登记手续等。2022-6-2发文处理66用印、登记用印、登记 一、用印一、用印 二、登记二、登记2022-6-2发文处理67 一、用印一、用印 用印，指为了表明对文件承担法律责任和用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。件上加盖机关印章的活动。 用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别：然存在一些区别： 2022-6-2发文处理68用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在

47、一些区别用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别 首先，适用范围不同，以机构名义的发文，通常以首先，适用范围不同，以机构名义的发文，通常以加盖其印章确认法定效用；而以法定机构领导人名加盖其印章确认法定效用；而以法定机构领导人名义的发文，由该领导人在文件正本上签署姓名，正义的发文，由该领导人在文件正本上签署姓名，正本中没有生效时间规定的还需签注时间。本中没有生效时间规定的还需签注时间。 其次，职权层级不同，用印权不受职权层级的其次，职权层级不同，用印权不受职权层级的影响，单位的不同层级的负责人不分级别和正副职影响，单位的不同层级的负责人不分级别和正副职别，只要符合职权权限要求签发的文件

48、均可以按照别，只要符合职权权限要求签发的文件均可以按照要求用印；而签署权一般只由单位正职领导专有，要求用印；而签署权一般只由单位正职领导专有，副职领导不必联署。除经法定领导人或其法定代表副职领导不必联署。除经法定领导人或其法定代表正式签署的文件之外，行政机关的文件不经用印一正式签署的文件之外，行政机关的文件不经用印一律无效。在律无效。在国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中列举中列举的的1313种文种中，除会议纪要外，均需加盖印章或签种文种中，除会议纪要外，均需加盖印章或签署署 。2022-6-2发文处理69 此外，签署和签发都是领导人或者负责人此外，签署和签发都是领导人或者负责人

49、赋予文件法定效用的工作，但签发人可以赋予文件法定效用的工作，但签发人可以是不同层级的负责人，签署人只能是一个是不同层级的负责人，签署人只能是一个法定单位的正职领导人。签发通常是对文法定单位的正职领导人。签发通常是对文稿是否发出签注意见、建议、看法和姓名，稿是否发出签注意见、建议、看法和姓名，签注同意发出意见后，文稿即成为具有法签注同意发出意见后，文稿即成为具有法定效用的定稿，成为制作文件正式文本的定效用的定稿，成为制作文件正式文本的基准；签署是在正本上签注姓名基准；签署是在正本上签注姓名( (或者代以或者代以签名章签名章) )和日期和日期( (不签注意见不签注意见) )，直接确认文，直接确认文

50、件的有效性。件的有效性。2022-6-2发文处理70 一、用印一、用印 ( (一一) )用印的原则用印的原则 ( (二二) )用印的方法用印的方法 ( (三三) )用印的要求用印的要求2022-6-2发文处理71( (一一) )用印的原则用印的原则 为了顺利实现发文的目的、保障文件的效为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。则，以保证用印的规范性和有效性。 2022-6-2发文处理72分层原则分层原则 所谓分层，即按照组织机构的层次，各个所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层次负责人在各自的法定

51、权限内签发的文层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用相应的印章，也就是说，以谁的件应使用相应的印章，也就是说，以谁的名义制发文件，就加盖谁的印章，一般不名义制发文件，就加盖谁的印章，一般不得用其他机关的印章，尤其是下级机关不得用其他机关的印章，尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。在得使用自己的印章代替上级机关用印。在特殊或必要的情况下，上级机关可为下级特殊或必要的情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，代章时应清楚标明机构的文件代章，代章时应清楚标明“(代代章章)”字样。字样。2022-6-2发文处理73分职原则分职原则 所谓分职，即按照不同的工作职能需要选所谓分职，即按照

52、不同的工作职能需要选用相应的印章。机关印章通常可以分为：用相应的印章。机关印章通常可以分为： 1公章公章 2业务专用章业务专用章 3签名章签名章 4钢印钢印2022-6-2发文处理74 1公章公章 标注机关名称的公用图章，是法定机构在法律上标注机关名称的公用图章，是法定机构在法律上的重要标志。通常以法定机构名义对外正式行文的重要标志。通常以法定机构名义对外正式行文均需加盖公章。均需加盖公章。 国家行政机关和企业事业单位、社会团体、民办国家行政机关和企业事业单位、社会团体、民办非企业单位的印章为圆形，中央刊国徽或五角星；非企业单位的印章为圆形，中央刊国徽或五角星；印章所刊汉字字体为宋体；刻制印章

53、，应到当地印章所刊汉字字体为宋体；刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制；因单位撤销、名公安机关指定的刻章单位刻制；因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关或登记管理机关封存或销毁；印章印章制发机关或登记管理机关封存或销毁；印章丢失，经声明作废后，可以按规定程序申请重新丢失，经声明作废后，可以按规定程序申请重新刻制；对伪造印章或使用伪造印章者，要依照国刻制；对伪造印章或使用伪造印章者，要依照国家有关法规查处。家有关法规查处。2022-6-2发文处理75 ( (二二) )用印的方法用印的方法 根据发文机关的情况不同，印章

54、应加盖在根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可。上行文，只需加盖主办单位的印章即可。 2022-6-2发文处理76 ( (三三) )用印的要求用印的要求 为了保证用印的严肃性和文件的有效性，为了保证用印的严肃性和文件的有效性，用印时均要求做到：用印时均要求做到： 1指定专人保管指定专人保管 2监管用印过程监管用印过程 3印迹必须端正、清晰、完整印迹必

55、须端正、清晰、完整2022-6-2发文处理77 值得注意的是，对纸质公文来说，印章是值得注意的是，对纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，公文生效的重要标志。而对于电子公文，为了确认文件的效用也需要印章作为生效为了确认文件的效用也需要印章作为生效标志。在标志。在OA环境中，电子印章戎电子签名环境中，电子印章戎电子签名是通过专用软件生成的，在技术上要确保是通过专用软件生成的，在技术上要确保不被窃取或仿制，确保电子公文的真实有不被窃取或仿制，确保电子公文的真实有效。效。表35 用印登记簿日期用印部门用印文件标题件数批准人用印人经手人备注2022-6-2发文处理79 二、登记二、登

56、记 发文登记，指将拟发出的文件正本中的信发文登记，指将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案息和发送对象、发送范围等情况登录在案的话动。的话动。 发文登记的目的在于通过登录建立整个基发文登记的目的在于通过登录建立整个基于对内对外的发文情况牧据库，为发文信于对内对外的发文情况牧据库，为发文信息的统计、催办以及日常工作的查询等管息的统计、催办以及日常工作的查询等管理活动提供依据，同时也有助于分清收发理活动提供依据，同时也有助于分清收发双力双力各自的责任。各自的责任。2022-6-2发文处理80发文登记表发文登记表发发文文序序号号发发文文日日期期发发文文字字号号发发文文机机关关文文件件标标题题密密级级份份数数发发往往机机关关清清退退情情况况签签收收人人备备注注2022-6-2发文处理81发出、公布发出、公布 一、发出一、发出 二、公布二、公布2022-6-2发文处理82 一、发出一、发出 发出，指通过一定的方式将文件信息传递发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。文件发送的方式要保证给受文者的活动。文件发送的方式要保证文件信息能够经济、高效的传送。文件信息能够经济、高效的传送。2022-6-2发文处理83 一、发出一、发出 在在OA环境中，文件的发出，是利用计算机环境中，文件的发出，是利用计算机网络高速传输的特性，将