工 程项目档案管理工作

1、工工 程程 项项 目目 档档 案案 管管 理理1、充分认识建设项目档案的重要性、充分认识建设项目档案的重要性 （1）在项目建设期，项目档案是项目管理、验评、结算、审计在项目建设期，项目档案是项目管理、验评、结算、审计的主要依据。的主要依据。 据国家电网公司介绍，三峡输变电工程建设共形成档案据国家电网公司介绍，三峡输变电工程建设共形成档案3367933679卷，在工程建设的卷，在工程建设的1010年（年（1997-20071997-2007）间，仅在国家电网公）间，仅在国家电网公司总部及其下属的交、直流公司、信通公司等档案部门查阅三峡司总部及其下属的交、直流公司、信通公司等档案部门查阅三峡输变电

2、工程档案的就有几千人次，调阅案卷上万卷次。其中三峡输变电工程档案的就有几千人次，调阅案卷上万卷次。其中三峡输变电工程审计查阅档案输变电工程审计查阅档案40004000余卷，环保验收查阅档案近余卷，环保验收查阅档案近600600余余卷，后评估调阅档案卷，后评估调阅档案800800余卷，单项工程达标投产、工程创优调余卷，单项工程达标投产、工程创优调阅档案达几千卷。完整、系统的档案资料为领导决策、工程建设阅档案达几千卷。完整、系统的档案资料为领导决策、工程建设管理提供了可靠依据。管理提供了可靠依据。 （2）项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩）项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、

3、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 在在20082008年抗冰抢险工作中，三峡输变电工程档案更是发挥年抗冰抢险工作中，三峡输变电工程档案更是发挥了不可替代的作用。冰雪灾害影响了三峡输变电工程了不可替代的作用。冰雪灾害影响了三峡输变电工程5 5条交流线条交流线路、路、2 2条直流线路，倒塔及严重损坏的铁塔条直流线路，倒塔及严重损坏的铁塔8080余基，涉及到余基，涉及到1212家家施工单位、施工单位、9 9家监理单位、

4、家监理单位、3535个铁塔厂家和个铁塔厂家和4242个导线厂家。为及个导线厂家。为及时给抗冰抢险现场抢修工作提供资料图纸，档案部门加班加点，时给抗冰抢险现场抢修工作提供资料图纸，档案部门加班加点，共查阅施工记录、监理记录、铁塔供货合同、设计变更、铁塔共查阅施工记录、监理记录、铁塔供货合同、设计变更、铁塔杆塔明细表等案卷杆塔明细表等案卷800800余卷，传真、扫描、复印余卷，传真、扫描、复印10231023页，及时、页，及时、准确地把资料信息输送给抢修一线，为抗冰抢险赢得了时间，准确地把资料信息输送给抢修一线，为抗冰抢险赢得了时间，提供了胜利保证。提供了胜利保证。 （3）项目档案验收是项目竣工验

5、收的重要组成部分，）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收2、如何做好建设项目档案管理工作、如何做好建设项目档案管理工作（1）各级领导要高度重视建设项目档案工作。）各级领导要高度重视建设项目档案工作。 建设单位（含筹建处或管理处等）是建设项建设单位（含筹建处或管理处等）是建设项目的投资方或代表项目投资者对项目建设进行管目的投资方或代表项目投资者对项目建设进行管理的，只有建设单位自身重视项目档案工作，才理的，只有建设单位自身重

6、视项目档案工作，才可能做好。可能做好。 （2）加强对建设项目档案工作的组织领导）加强对建设项目档案工作的组织领导 成立建设项目档案工作领导小组 成立项目档案管理机构 指定专人负责 明确的岗位责任考核并与奖惩挂钩 （3）建立健全项目档案工作各项规章制度，）建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。工作程序。 项目文件、收集、整归档管理办法或规定项目文件、收集、整归档管理办法或规定 项目文件收集、归档范围和保管期限表项目文件收集、归档范围和保管期限表 项目档案分类、整理方案或方法项目档案分类、整理方案或方法等制度或等制度或规

7、范。规范。 （4 4）建设单位和各参建单位档案部门或人员）建设单位和各参建单位档案部门或人员提前介入提前介入 认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作，使认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作，使项目档案工作与工程进度同步。项目档案工作与工程进度同步。 将将“三参加三参加”“”“四同步四同步”制度纳入项目档案管理工作。制度纳入项目档案管理工作。 下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求，下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求，在在项目开工时介入指导，项目建设过程中间进行检查，项目完项目开工时介入指导，项目建设过程中间进行检查，项目完工进行验收。工进行验收。 “三参加三参加”

8、：参加项目设备的开箱验收，参加工程例会，：参加项目设备的开箱验收，参加工程例会，参加单项或单位工程验收或总验收。参加单项或单位工程验收或总验收。（5）项目档案工作纳入合同管理）项目档案工作纳入合同管理 预留部分工程款，保证项目档案的完整、准确、系统归档后预留部分工程款，保证项目档案的完整、准确、系统归档后结算。结算。 1）建设项目中各方应以合同形式约定竣工文件和竣工图编）建设项目中各方应以合同形式约定竣工文件和竣工图编制及移交的责任，可在设计合同、施工合同和监理合同中明确，制及移交的责任，可在设计合同、施工合同和监理合同中明确，也可单独签订合同。也可单独签订合同。 2）由施工单位编制竣工图的，

9、应在设计合同中明确留作）由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数包括必须套数和主管机关要求套数)，以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。单独签订竣工图编制合同。 3）施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目）施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。要求及违约责任。 4）监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和）监理合同

10、中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。向建设单位提交监理档案的责任。 （6） 强化对重点档案的收集。强化对重点档案的收集。 前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议和竣工图等 重要的声像材料，如项目开、竣工仪式、项目建设关键节点、部位的照片、录音（像）带 竣工图章问题（7） 整理出一套单项工程与项目档案档整理出一套单项工程与项目档案档号对照表。号对照表。 （8）项目建设单位或总承包单位要联合）项目建设单位或总承包单位要联合监理单位对项目档案质量进行审核。监理单位对项目档案质量进行审核。 （9）项目档案经验收合格后,应及时移交项目建设单位档案部门集

11、中统一管理。建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。 项项 目目 文文 件件项目前期文件项目前期文件项目竣工文件项目竣工文件项目竣工验收文件项目竣工验收文件项项 目目 施施工工 文文 件件项项 目目竣竣 工工 图图项项 目目 监监理理 文文 件件项目施工及竣工阶段项目施工及竣工阶段项目开工及工程准备阶段项目开工及工程准备阶段项目试运行及竣工验收阶段项目试运行及竣工验收阶段项项 目目 文文 件件 构构 成成工程项目文件收集质量基本要求工程项目文件收集质量基本要求: :1 1、完整、准确、系统、完整、准确、系统2

12、2、原件（无原件，可归复印件；无原件，视最初接收、原件（无原件，可归复印件；无原件，视最初接收的外单位的文件为原件）的外单位的文件为原件）3 3、字迹、图样清晰、图表整洁（从其是否具备可复制、字迹、图样清晰、图表整洁（从其是否具备可复制性且复印件否清晰可读来评判）性且复印件否清晰可读来评判）4 4、签章完备、签章完备5 5、书写材料要求（不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水、书写材料要求（不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水、涂改液等）涂改液等）项目档案质量控制体系 准 确系 统过程不断，项目不缺，凡事有据可查。关键词：归档范围分类清楚，组卷合理，排列系统、有序关键词：有序内容真实，图物相符，手续完备。关键词

13、：原件完 整质量要求质量要求评价标准评价标准三纳入，四同步，实行项目档案工作的全程管理。在便于保管和利用的原则下，灵活贯彻业务标准。文件制作、收发、项目审签程序的有效执行。控制措施控制措施一一.项目核准开工报批项目核准开工报批（1）项目核准（项目建议书）申请、批复）项目核准（项目建议书）申请、批复 （支（支持性文件）；持性文件）；1）环保部门确认的环评影响分析报告；）环保部门确认的环评影响分析报告；2）项目用地初审意见；）项目用地初审意见；3）城市规划部门规划意见；）城市规划部门规划意见；4）省级投资主管等有关部门的意见）省级投资主管等有关部门的意见（2）项目开工申请、批复）项目开工申请、批复

14、二二.规划许可证：规划许可证：建设用地（计划用地）意见（上报国土资源部预审）。建设用地（计划用地）意见（上报国土资源部预审）。（地方规划管理部门）（地方规划管理部门）三三.土地使用证土地使用证:用地报批用地报批（项目：国有土地使用权出让合同、协议、红线图等）：（项目：国有土地使用权出让合同、协议、红线图等）：县级心个的地方政府审查意见。（国土部门）县级心个的地方政府审查意见。（国土部门）四四.水土保持专项验收文件材料及水资源审批：水土保持专项验收文件材料及水资源审批：1）水土保持方案的审查意见；）水土保持方案的审查意见；2）水土保持方案报告书的批复；）水土保持方案报告书的批复；3）水土保持设施

15、竣工验收意见等材料；）水土保持设施竣工验收意见等材料；4）水资源取水许可证。）水资源取水许可证。（水利部门）（水利部门）五五.概算批复（初步设计及概算批复）概算批复（初步设计及概算批复）1.发改委对可行性研究报告书的批复发改委对可行性研究报告书的批复;2.初步设计审查意见。初步设计审查意见。六六.招投标程序符合招投标程序符合招投标法招投标法规定规定“证明证明”七七.质量监督文件质量监督文件:1）项目质量监督申报表；）项目质量监督申报表；2）项目质量监督注册证书（质量监督中心）。）项目质量监督注册证书（质量监督中心）。八八.安全专项验收安全专项验收:1）安全设施竣工验收意见；）安全设施竣工验收意

16、见；2）评价报告；）评价报告；3）建设期未发生较大安全事故证明。）建设期未发生较大安全事故证明。（地方安全生产监督部门）（地方安全生产监督部门）九九.环保专项验收：环保专项验收：1.环保验收意见，验收组成员签字单；环保验收意见，验收组成员签字单； 2.现场验收监测报告及评价；现场验收监测报告及评价；3.建设单位的建设单位的“申请环保验收申请环保验收”文件。文件。十十. 消防专项验收：消防专项验收：建设项目消防专项验收意见书等材料（地方消防部门）。建设项目消防专项验收意见书等材料（地方消防部门）。十一十一.劳动保障专项验收劳动保障专项验收验收合格文件材料：劳动关系、劳动保护、劳动卫生防护（地验收

17、合格文件材料：劳动关系、劳动保护、劳动卫生防护（地方劳动卫生行政部门）。方劳动卫生行政部门）。十二十二.档案专项验收档案专项验收1）验收意见、验收组人员签字单；）验收意见、验收组人员签字单；2）验收申请表、报告。（档案行政管理部门）验收申请表、报告。（档案行政管理部门）十三十三.竣工财务决算书竣工财务决算书项目竣工财务决算书的批复（上级主管单位）项目竣工财务决算书的批复（上级主管单位）十四十四. 竣工财务决算审计竣工财务决算审计项目竣工决算审计（报告）意见书（有资质第三方会计师项目竣工决算审计（报告）意见书（有资质第三方会计师事务所）事务所）十五十五.竣工验收证明文件竣工验收证明文件竣工验收报

18、告书、验收成员签字单。竣工验收报告书、验收成员签字单。1）上级主管部门组织有关单位、部门（土地、水利、安）上级主管部门组织有关单位、部门（土地、水利、安全、消防、环保、档案）参加。全、消防、环保、档案）参加。2）由发改委组织或委托、授权有关部门组织。）由发改委组织或委托、授权有关部门组织。十六十六.无拖欠工程款、农民工工资证明（上级主管单位）无拖欠工程款、农民工工资证明（上级主管单位）征地拆迁文件材料征地拆迁文件材料1）征地拆迁合同协议）征地拆迁合同协议2）征地拆迁土地申请、批准文件、会议纪要等；）征地拆迁土地申请、批准文件、会议纪要等；3）征用土地数量、拆迁数量一览表；）征用土地数量、拆迁数

19、量一览表；4）红线图、坐标图、行政区域图；）红线图、坐标图、行政区域图；5）其它）其它工程项目竣工文件的编制工程项目竣工文件的编制 1.竣工文件主要包括：竣工文件主要包括： 2. 2.施工文件施工文件:(:(注意形成时要求的注意形成时要求的套数，确保移交业主是原件）套数，确保移交业主是原件） （1 1）建筑施工文件）建筑施工文件 （2 2）设备及管线安装施工文件）设备及管线安装施工文件 （3 3）电气、仪表安装施工文件；）电气、仪表安装施工文件； 3. 3.监理文件监理文件 “ “施工监理文件、资料施工监理文件、资料”； “ “设备采购、监造工作监理资料设备采购、监造工作监理资料”； “ “监

20、理工作声像材料监理工作声像材料”等等为避免相同文件重复归档，监理等签署的为避免相同文件重复归档，监理等签署的文件由文件文件由文件“闭环闭环”（关闭（关闭“事由事由”）单）单位进行归档。（如工程联系单等）位进行归档。（如工程联系单等） 4.竣工图竣工图 （1）总体方面竣工图：）总体方面竣工图： 项目总平面布置图、位置图和地形图；项目总平面布置图、位置图和地形图； 设计图总目录、总说明；设计图总目录、总说明； 各单项工程图。各单项工程图。 （2）专业方面竣工图：）专业方面竣工图： 土建工程（建筑、结构）竣工图；土建工程（建筑、结构）竣工图； 给排水工程竣工图；给排水工程竣工图； 电力、照明电气和弱

21、电工程、暖通工程、电力、照明电气和弱电工程、暖通工程、设备及工艺流程等竣工图等。设备及工艺流程等竣工图等。竣工图章的使用规范：竣工图章的使用规范： （1）竣工图章样式及内容）竣工图章样式及内容竣工图章常见的问题：竣工图章常见的问题：. 竣工图章倒盖、与图纸其它内容交叉、重叠、压住竣工图章倒盖、与图纸其它内容交叉、重叠、压住图标栏、线、或文字数字内容图标栏、线、或文字数字内容. 签署不完备、代签、字迹不清晰签署不完备、代签、字迹不清晰. 使用非耐久性书写材料签署（不用能红使用非耐久性书写材料签署（不用能红/蓝圆珠笔、蓝圆珠笔、铅笔）铅笔）重大建设项目档案验收重大建设项目档案验收 自治区自治区重大

22、建设项目的档案验收重大建设项目的档案验收，由自治区档案局由自治区档案局组织；验收组成员由自治区档案局、行业主管部门和项组织；验收组成员由自治区档案局、行业主管部门和项目所在地档案部门有关专家组成；目所在地档案部门有关专家组成； 各市、县（区）的重大建设项目的档案验收，由同各市、县（区）的重大建设项目的档案验收，由同级档案行政管理部门组织。级档案行政管理部门组织。 重大建设项目档案验收重大建设项目档案验收 重大建设项目档案验收申请重大建设项目档案验收申请:项目建设单位项目建设单位（法人）向项目档案验收组织单位提出档案验收（法人）向项目档案验收组织单位提出档案验收申请时，应提交：申请时，应提交：

23、档案验收申请报告档案验收申请报告 重大建设项目档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表 监理单位对监理单位对重大建设项目档案重大建设项目档案审核情况报告审核情况报告 档案验收申请报告的内容包括：档案验收申请报告的内容包括：(1)项目建设及项目档案管理概况；项目建设及项目档案管理概况； (2)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；控制措施； (3)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；况，竣工图的编制情况及质量状况； (4)档案在项目建设、管理、试运行中的作用；档案在项目建设、管

24、理、试运行中的作用； (5)存在的问题及解决措施。存在的问题及解决措施。（1）申请表由项目基本情况、申请）申请表由项目基本情况、申请单位自检意见和验收组织单位意见三单位自检意见和验收组织单位意见三部分组成，其中前两部分由项目建设部分组成，其中前两部分由项目建设单位填写；第三部分由验收组织单位单位填写；第三部分由验收组织单位填写。填写。（2）各项数据和内容必须准确。）各项数据和内容必须准确。（3）申请单位根据自检情况，说明）申请单位根据自检情况，说明是否具备验收要求。是否具备验收要求。（4）验收组织单位意见主要是填写）验收组织单位意见主要是填写是否同意组织验收。是否同意组织验收。 “重大建设项目

25、档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表”的填写要求的填写要求 （二）验收组织（二）验收组织 按照按照重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法第六条的规定，第六条的规定，由有关的档案行政管理部门组织验收组，并以召开项目档案由有关的档案行政管理部门组织验收组，并以召开项目档案验收会议的形式进行。验收会议的形式进行。 项目档案验收会由组织验收的档案部门的有关负责人项目档案验收会由组织验收的档案部门的有关负责人主持。主持。二、验收程序和方法建设项目档案验收程序图解自检申报验收组织听取汇报察看现场检查档案综合评议意见反馈结果通知 项目档案验收会议议程：项目档案验收会议议程： (一一)会议主持人

26、介绍参加会议的领导和有关人员；会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员； (二二)验收组长宣布档案验收组成员名单；验收组长宣布档案验收组成员名单； (三三)项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；工作情况； (四四)监理单位汇报项目档案质量的审核情况；监理单位汇报项目档案质量的审核情况； (五五)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况； (六六)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价； (七七)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见；项目档案验收组形成并宣布项目

27、档案验收意见； (八八)有关单位负责人讲话。有关单位负责人讲话。（三）听取汇报（三）听取汇报 1、项目档案验收组听取项目建设单位和监、项目档案验收组听取项目建设单位和监理单位（如果有多个监理，可以选代表）有关理单位（如果有多个监理，可以选代表）有关项目简况和项目文件材料收集整理情况口头汇项目简况和项目文件材料收集整理情况口头汇报；报； 2、项目参建各单位（建设、设计、施工、项目参建各单位（建设、设计、施工、监理）向验收组提交竣工文件材料编制情况的监理）向验收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。书面报告及目录。（四）察看现场（四）察看现场 项目档案验收组察看工地现场及档案项目档案验收组察看工地现场及档案管理现场（如果时间不够，工地现场可以管理现场（如果时间不够，工地现场可以不看）；不看）； 察看工地主要是增加对建设