基于信息化手段的邮件时限管理模式探索(共8页)

1、基于(jy)信息化手段(shudun)的邮件(yujin)时限管理模式探索（安徽省巢湖市邮政局监督检查与安全保障部 胡伟 2011年4月）摘 要：邮件传递时限是邮政生产的核心、也是邮政企业的生命线，做好邮件时限管理工作对邮政长远发展具有重要意义。但由于邮件时限管理是个涉及“营业、分拣封发、邮路运输、邮件投递”各环节的系统工程，以致于很难有效开展邮件时限管理工作。文章结合给据邮件查询系统的数据分析应用，探索了以信息化手段创新邮件时限管理模式的新路子。关键词：信息化、邮件、时限、管理邮政通信是社会发展和人们日常生活不可少的通信工具。随着改革开放深入、市场经济发展，社会对通信的需求越来越迫切，人们对

2、邮件时限的要求也越来越高。在当今信息社会里，邮件时限提早一天或半天，乃至几小时、几分钟对社会生产、流通以及人们的生活都将产生很大影响。因此在邮政通信生产中严格邮件时限管理、加速邮件传递对提高邮政社会效益和经济效益具有重要意义。1. 当前邮件时限管理模式现状分析1.1 时限管理手段有待改进邮件时限管理是个系统工程，涉及到“营业收寄、分拣封发、邮路运输、邮件投递”各环节时限管理。当前邮件时限管理主要依靠生产现场检查、人工报表和电话等手段来掌控邮件传递时限。为了解全程传递时限，还会采用“A角对B角”寄递邮件方式测试“A区到B区”全程时限。针对当前邮件传递时限管理模式，剖析难点如下：（1）为掌控“营、

3、分、运、投”时限质量，各环节质检员需频繁到生产现场抽查各类纸质交接单据、邮件收寄或落地日戳。管理层按月汇总各环节时限质量报表才能粗略了解当月邮件全程时限质量。该管理模式存在两个问题，一是人工现场检查上报的时限质量报表数据往往真实性、准确度较低，从而导致全程时限质量的汇总情况与实际情况偏差较大；二是这种粗放型的人工管理模式不仅管理环节繁琐，而且时限质量管理数据只能反映某个时段，无法精确到某个时间点，不易实现精细化的时限质量管理。（2）当前(dngqin)时限(shxin)管理模式不仅(bjn)消耗大量人力、时间，而且缺少统一规范的时限管理手段。这点导致质检员现场检查手段多样化，致使同一环节、同一

4、时段的时限质量检查结果不同。此外，采用“A角对B角”寄递邮件虽可大体测算出“A区到B区”邮件全程传递时限，但却无法判定邮件延误时是由哪个环节导致的，各环节的时限责任无法区分。1.2 无法适应信息化改革形势在“信息化引领发展”战略方向指引下，邮政信息化改革日益深化。“营、分、运、投”四环节邮件处理信息化平台基本建设完备且实现了互通互联，快速高效、信息化的邮件处理方式逐渐形成。新型邮件处理作业方式相比以往纯人工作业方式发生了很大改变，同时也对邮件时限的信息化管理水平要求越来越高。另外随着邮政“流程优化工程”深入推进，干线邮路、中心局之间相继实现了总包交接无纸化、封发清单无纸化，在这之后还将组织实施

5、“电子化支局间”、“中心局、市县局与投递局间”给据邮件封发清单无纸化改革，“营、分、运、投”各环节之间的纸质交接单据正在逐步取消。反观当前邮件时限管理模式：依赖查验纸质交接单据，信息化手段低下，这些都无法很好地适应邮件处理信息化改革形势。2. 采用“给据邮件查询系统数据分析”方式创新邮件时限管理模式2.1 给据邮件查询系统功能给据邮件跟踪查询系统是在营业系统与网运系统互联互通、投递系统基础上建设的，可通过邮政内部网、公众外网和邮政电子化支局系统等多种方式对用户交寄给据邮件的收寄、分拣、投递等多个状态进行查询。简而言之：该系统可对信函、印刷品、包裹等给据邮件全程传递进行跟踪查询。2.2 给据查询

6、系统在邮件时限管理中的数据分析应用按照集团公司标准，邮件全程时限划分为六个时段：营业局到出口中心局时限（腿1），出口中心局内部处理时限（腿2），中心局间干线运输时限（腿3），进口中心局内部处理时限（腿4），进口中心局到投递局时限（腿5），投递局时限（腿6）。在给据邮件查询系统输入邮件编码可直观显示出该六个时段（即6个腿）。举例(j l)：在查询(chxn)系统中输入(shr)邮件编码KA10164245411，查询结果如图1。由图可知：营业局为甘家口所、出口中心局为国家局（即北京中心局）、经转中心局为合肥中心局、进口中心局为无为中心局、投递局为无为石涧支局。由此可直观知道该邮件全程时限“腿1、

7、腿2、腿3、腿4、腿5、腿6”。图1：基于图1可视化的邮件全程跟踪数据，数据分析应用主要3个方面。2.2.1 数据分析应用一：计算邮件传递过程的各环节时限、全程时限，划分时限责任（1）计算各环节时限、邮件全程时限营业局到出口(ch ku)中心局时限（腿1）=T1T1= “2011-04-10 20:20:00” “2011-04-10 15:03:11” 5.3小时(xiosh)出口中心局内部处理(chl)时限（腿2）=T2T2= “2011-04-10 23:46:00” “2011-04-10 20:20:00” 3.4小时中心局间干线运输时限（腿3）= T3T3=“2011-04-13

8、10:00:00” “2011-04-10 23:46:00” 58.2小时进口中心局内部处理时限（腿4） =T4 T4=“2011-04-13 12:30:00” “2011-04-13 10:00:00” 2.5小时进口中心局到投递局时限（腿5）=T5T5=“2011-04-13 13:41:08” “2011-04-13 12:30:00” 1.2小时投递局时限（腿6）= T6T6=“2011-04-13 16:00:00” “2011-04-13 13:41:08” 2.3小时合计各生产环节时限，可知邮件传递全程时限为=+=72.9小时3天。（2）判定各生产环节的邮件处理时限频次是否符

9、合要求根据集团公司“包裹邮件传递时限频次规定”和由（1）计算得出的各生产环节时限对“各环节邮件处理时限频次是否符合要求”进行判定，其结果见下表：时段名称时长（小时）生产环节时限频次规定是否按规定频次时限作业腿15.3 甘家口支局、市趟邮路运输人员支局（所）收寄的总包须在当天邮车开行前1小时,封发交运。是腿23.4 北京中心局内部处理人员当天收寄的，次日12点前全部处理完毕，赶发计划车次。是腿358.2“北京至合肥”干线邮路运输人员、“无合”邮路运输人员次日6点以前全部处理完毕，赶发计划车次。是腿42.5 无为中心局内部处理人员12点前到局的，当日处理完毕，赶发计划车次是腿51.2 区乡邮路运输

10、人员12点前到局的，当日处理完毕，赶发计划车次是腿62.3 石涧投递员12点前到局的，本镇须当日投递 是通过（1）、（2）两点可知：“编码KA10164245411”邮件全程跟踪数据贯穿“营、分、运、投”环节，各环节时限责任划分一目了然。基于可视化的邮件跟踪查询数据，不仅可分析出单一邮件的全程传递时限，还能分析出该邮件所在的总包、邮件处理批次传递时限。从某种意义上来说，用于数据分析的邮件数量越多越能客观真实反映各环节的整体邮件时限质量水平、越能尽早发现影响全程时限质量“瓶颈”问题。2.2.2 数据分析应用(yngyng)二：了解(lioji)各环节邮件(yujin)处理时间节点，掌控邮件综合作

11、业计划执行情况 邮件综合作业计划就是根据邮件传递频次时限规定，按照“环环相扣、紧密衔接”原则编排的“营、分、运、投”环节生产作业计划。邮件综合作业计划执行的好坏直接影响到邮件全程时限管理。由图1可知：编码KA10164245411的邮件全程传递涉及到“北京出口局”、“合肥经传局”、“无为进口局”，根据各环节邮件处理时间点可掌握三个局的邮件综合作业计划执行情况。这里就以无为局邮件综合作业计划执行情况为例，数据分析如下：（1）综合作业计划规定一：“合无”进口邮路05：00从合肥中心局出发，09：30返回无为局。参照图1，KA10164245411邮件是在“2011-04-13 10:00:00”到

12、达无为局。这也就表明装载该邮件的“合无”邮路邮车是在10点到达无为局，邮车到达时间相比作业计划时间延迟30分钟。因路面状况、交通情况等情况，邮车延迟30分钟是在允许范围内。基于以上分析可知：4月13日无为局“合无”邮路运输计划执行较好，干线邮路运输时限符合作业计划要求。（2）综合作业计划规定二：西乡农村邮路邮车达到石涧投递站的时间点为14：00 。参照图1，KA10164245411邮件是在“2011-04-13 13:41:08”到达石涧投递站。这也就表明装载该邮件的“西乡”邮路邮车是在13：41到达石涧，接近14：00。由此可知：4月13日无为西乡农村邮路运输计划执行较好，邮路运输准班、准

13、时。（3）综合作业计划规定三：分拣封发人员接进口邮件开拆封发后于11：30交区乡支局所总包邮件。参照图1，“编码KA10164245411邮件”在内部处理作业结束后“2011-04-13 12:30:00”交到邮路。采用倒退法计算时间：先减去转运与分拣封发人员规定的交接时间20分钟，再减去当天“无合”进口干线邮路30分钟延误，可推算出分拣封发人员交送“区乡支局所总包邮件”到区乡邮路的时间节点为11:40分（接近11:30）。由此可知：4月13日无为局内部邮件处理作业符合作业计划要求，处理时限符合规定。（4）综合(zngh)作业(zuy)计划规定(gudng)四：农村支局（所）凡邮车在15：30

14、前到达的各支局所，必须组织本镇班当日投递，此后时间到达的各支局所次日投递。参照图1，编码KA10164245411邮件是在“2011-04-13 13:41:08“到达投递站，当日16：00便将邮件包裹单妥投到客户。这反映出4月13日无为投递站作业计划执行情况较好，投递时限符合要求。 通过（1）、（2）、（3）、（4）数据分析可掌握4月13日无为进口局在“邮运、分拣、投递”3环节的邮件综合计划作业整体运行情况。同样在给据邮件查询系统中查询跟踪无为中心局出口邮件，还可知道无为局作为出口局时“营业封发”情况。2.2.3 数据分析应用三：监控邮件传递过程是否规范作业，有无错封、遗漏现象图1中每个系统

15、数据行都代表了某个生产作业环节进行了一步邮件信息系统操作，同时也表示该环节的邮件实物处理结束和信息操作所有步骤完成。以图1投递环节数据行（即最后一行数据）举例说明。该数据行的邮件处理动作是“包裹单妥投”，该动作表示投递站在该邮件包裹单投递结束后进行了投递系统“归班登记”操作。“归班登记”操作是投递系统信息操作“排班表维护邮件接收平衡合拢处理打印投递清单归班登记”的最后一步骤，当该步骤完成也就表明邮件投递信息处理5步骤已完成且投递员将邮件正确投递到户。利用系统数据行这种特点，可根据图1各邮件作业环节数据行是否缺失，监控邮件实物传递过程中有无遗漏、邮件信息和实物处理是否同步，从而掌握该环节邮件处理

16、质量、邮件作业是否规范；同时还可根据数据行“处理机构”属性是否有误，监控邮件各邮件作业环节之间封发路向是否正确，及时发现导致邮件传递逾限等问题的原因。3.结束语省邮政公司李丕征总经理在地市局调研时曾说：“数据分析工作是企业发展的重要智囊，要增强对数据分析重要性的认识，充分运用其指导企业经营、管理等各项工作”。运用“给据邮件查询系统”数据分析创新邮件时限管理模式正是这一思想的实践。给据邮件查询系统为管理人员提供统一、规范的时限监控平台，实现了给据邮件的可视化动态跟踪，极大提高了时限管理信息化水平。借助它，管理人员不必亲临生产现场只需使用微机查询邮件编码便可掌控邮件全程传递时限数据。通过系统数据分

17、析应用，更容易区分各环节时限责任段落，尽早发现时限“瓶颈”问题进而采取应对措施，极大提高了管理工作效率。这种新型邮件时限管理模式不仅实现了“足不出户”管理，更为实现精细化管理提供了“抓手”。参 考 文 献1 陆林森整体推进信息化建设(jinsh)和应用致力为地方经济提供现代邮政服务,2009.021高庆茂国内给据邮件跟踪查询(chxn)系统的操作/epaper/html/2010-06/10/content_18903.htm，2010-06-10作者简介：胡伟，1977年生，男，安徽巢湖人，学士(xush)，工程师，安徽省邮政职业技能鉴定专家，主要从事信息化应用研究。联系方式：1330565

18、5727或056523150991 专著、论文集、学位论文、报告序号 主要责任者文献题名出版地出版者出版年如1 刘国钧，陈绍业，王凤图书馆目录北京：高等教育出版社19572 期刊文章序号 主要责任者文献题名刊名，年，期如2 金显贺，王昌长，王忠东一种用于在线检测局部放电的数字滤波技术清华大学学报（自然科学版），1993，43 报纸文章序号 主要责任者文献题名报纸名，出版日期（版次）如3 谢希德创造学习的新思路人民日报，1998-12-25（10）4 电子文献序号 主要责任者电子文献题名电子文献的出处或可获得(hud)地址，发表或更新日期/引用(ynyng)日期(任选(rn xun)如4 王明亮关于中国学术期刊标准化数据库系统