第四章电子表格处理软件(共53页)

1、 PAGE 0第四章 电子表格处理软件Excel2003Excel 2003电子表格是Office2003系列办公(bn gng)软件的重要组件，它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。实现对日常生活、工作中的表格的数据处理。它通过友好的人机界面，方便易学的智能化操作方式，使用户轻松拥有实用、美观、个性十足的电子表格。用户学习完本章以后，应能达到(d do)以下学习要求：1.掌握(zhngw)Excel的启动与退出，理解并记忆Excel中的基本概念，如工作簿、工作表、单元格等。2.掌握工作簿的创建方法，以及在一个工作簿中工作表的添加、删除、改名等基

2、本操作。3.掌握单元格中各种数据的输入、单元格的格式设置以及工作表的格式设置。4.掌握公式、函数的输入，能灵活使用Excel中的各种数据引用方式。5.能利用数据清单对记录进行查找、筛选，并会利用数据透视表向导建立数据透视表。6.掌握Excel中利用图表向导建立各种数据图表的方法。41 Excel2003概述4.1.1 Excel2003主要功能与特点1、Excel 2003功能 表格处理功能Excel的一个突出的特点是采用表格方式管理数据。所有的数据、信息都以二维表格的形式（工作表）管理，单元格中数据间的相互关系一目了然，从而使数据的处理和管理更直观、更方便、更易于理解。如增加行、删除列、合并

3、单元格等操作，在Excel中均只需简单地通过菜单或工具按钮即可完成。此外，Excel还提供了数据和公式的自动填充、表格格式的自动套用、自动求和、记忆式输入、选择列表、自动更正、拼写检查、公式审核、排序和筛选等众多功能，可以帮助用户快速高效地建立、编辑、编排和管理各种表格。 数据分析处理功能除了能够方便地进行各种表格处理以外，Excel还具有一般电子表格软件所不具备的强大的数据处理和数据分析功能。它提供了包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑和信息等九大类几百个内置函数。用户还可以使用Excel内置的Visual Basic for Application（也

4、称作VBA）建立自定义函数。另外，除了具有一般数据库软件所提供的数据排序、筛选、查询、统计汇总等数据处理功能以外，Excel还提供了分析数据的可视工具数据透视表。它是连接到工作表数据的视图，用户可以在该图表上直接进行增加或删除字段，显示或隐藏数据等各种操作，相应的图表会自动根据数据的变化自动更新。图表制作功能图表是显示数据处理结果的最佳(zu ji)形式。通过图表，可以直观地显示出数据之间的关系，如数据的最大值、最小值、发展变化趋势、集中程度和离散程度等都可以在图表中直接反映出来。Excel具有很强的图表处理功能，可以方便(fngbin)地将工作表中的有关数据制作成专业化的图表。Excel提供

5、的图表类型有柱形图、折线图、饼图、散点图以及多种复合图表和三维图表，且对每一种图表类型还提供了几种不同的自动套用图表格式(g shi)，用户可以根据需要选择最有效的图表来展现数据。如果所提供的标准图表类型不能满足需要，用户还可以自定义图表类型。Excel还能够自动建立数据与图表的联系，当数据增加或删除时，图表可以随数据变化而自动地更新。 宏功能Excel还提供了宏的功能以及内置的VBA。用户可以使用它们创建自定义函数和自定义命令。Excel提供的宏记录器，可以将用户的一系列操作记录下来，自动转换成由相应的VBA语句组成的宏命令。当用户需要执行这些操作时，直接运行这些宏即可。对于需要经常使用的宏

6、，还可以将有关的宏与特定的自定义菜单命令或是工具按钮关联，以后只要选择相应的菜单命令或是单击相应的工具按钮即可完成上述操作。对于更高水平的用户，还可以利用Excel提供的VBA，在Excel的基础上开发完整的应用软件系统。 2.特点Excel提供了功能强大且操作简单的图形界面，用户可通过菜单、窗口、对话框、工具栏等的操作，处理各种数据来完成工作簿的制作。Excel提供了丰富的数据处理函数，大大方便了用户的数据处理。Excel提供了丰富的自动创建各种统计图表的向导，简化了用户制作数据图表的步骤。Excel提供了丰富的自动化功能：自动更正、自动排序、自动筛选等。这简化了用户的操作步骤，并能确保操作

7、的准确性。（5）Excel还支持动态菜单，即对不同的工作文件，会在菜单栏中产生不同的菜单项。如当工作文件为图表时，菜单栏中会显示【图表】菜单。4.1.2 Excel2003启动和退出1.Excel2003的启动启动Excel 2003方法与启动其他Office组件相似，有以下4种方法可以选择：方法1：单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中单击“ Microsoft Excel”命令行。方法2：双击桌面上的“ Microsoft Excel”的快捷图标。方法3：直接打开已经创建的电子表格文件。方法4：单击“开始” “运行”选项，在弹出的对话框中键入启动“ Excel.exe”命令。启动Exc

8、el 2003后，打开Excel 2003程序窗口，随即弹出如图4-1所示的窗口，用户可在其工作窗口内完成电子表格的建立。图4-1Excel工作(gngzu)窗口标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏的作用(zuyng)与Word相应的项目相似。标题栏中缺省的标题为“Book1”，是缺省空白工作簿的名称，如果(rgu)打开第二个，则缺省为“Book2”，依次类推。(2)编辑栏 用于显示当前活动单元格中的数据或公式，也可以输入或编辑单元格中的数据或公式。编辑栏左边为当前活动单元格或活动区域的名称，右边为活动单元格中的内容或公式。当用户单击一个单元格输入内容时，编辑栏将变成如图4-2所示样式：图4-2编辑

9、栏其中表示“取消”、表示“输入”、表示“编辑公式”。(3)工作表格区 是用户进行数据处理、图表操作的主要区域。可以对工作表进行最小化、最大化或还原、关闭等操作。(4)工作表标签 提示用户当前活动工作表的名称，显示当前工作簿中有几张工作表。用户可通过在工作表标签上单击鼠标的操作切换当前活动工作表，也可以为工作表重新命名、删除工作表、插入工作表等操作。2. Excel2003的退出 退出Excel2003的方法有5种方法，操作方法如下：方法1.打开“文件”菜单，单击“退出”命令。方法2.单击Excel窗口左上角的控制菜单图标，在下拉菜单中单击“关闭”。方法3.双击Excel窗口左上角的控制菜单图标

10、。方法4.单击Excel窗口右上角的按钮。方法(fngf)5.按Alt+F4。4.1.3使用(shyng)Excel帮助(bngzh) Excel提供了强大的联机帮助功能，能够帮助用户解决在使用中遇到的各种问题。Excel中Office助手能迅速解答各种问题。1.激活Office助手激活Office助手的方法与Word方法相同，这里不再重复。如果用户也可以在文本框中输入要查、获得帮助的信息，从内容目录和索引中获取帮助。2使用“提出问题”框获取帮助图4-4 Excel的“提出问题”文本框在【提出 】文本框中输入问题或关键词后，按enter键，Excel将显示一个帮助主题下拉列表，可以从中选择一个

11、与问题关系最密切的帮助主题。通过在文本框中键入问题获得查询帮助，比查询在线帮助系统内容目录和索引要节省时间。在Word中使用的其它帮助方法，也可以在此使用。42 Excel2003的基本操作4.2.1基本概念1.工作簿Excel的文档就是工作簿，其扩展名是.xls。一个工作簿是由一个或多个工作表组成，但每一个工作簿最多只能包含255个工作表。Excel启动后，程序就会自行建立一个名称为“book1”的工作簿，如图4-1所示。当前活动工作表是Sheet1。程序默认的工作簿是由sheet1、sheet2和sheet3三个工作表组成，但用户可以根据需要插入或删除工作表。2.工作表工作表是Excel进

12、行数据存储和处理的主要文档，每一张工作表相当于工作簿中的一页。每一张工作表又由若干个单元格组成，因此说单元格是工作表中最基本的存储数据单元。每张工作表都由一个工作表标签与之对应，如sheet1、sheet2和sheet3等。3.单元格单元格是工作表的基本组成元素。单元格纵向称为列，列号以英文字母及英文字母组合命名（A、B、CIV）；横向称为行，行号由数字命名（1、2、365536）即每一张工作表最多可以有65536行256列。在Excel工作表中，我们通常用单元格所在的列号和所在的行号来表示一个单元格在一个工作表中的位置地址，如A1就表示第A列第1行的单元格。在每个单元格内可以输入字符串、数字

13、、公式、图表(tbio)等丰富的数据信息，但在每个单元格最多可以保存32000个字符。4.2.2新建工作(gngzu)簿1.新建工作(gngzu)簿以下三种方法均可创建一个电子表格文件。方法1：单击【文件】【新建】命令；方法2：单击“工具栏”中单击快捷按钮；方法3：按CTRL+N组合键。2.打开现有的工作簿以下四种方法均可打开一个电子表格文件。方法1：单击【文件】【打开】命令；方法2：单击“工具栏”中单击快捷按钮；方法3：按【CTRL+O】组合键；方法4：打开扩展名为.xls的文件。3.工作簿窗口的操作Excel允许用户同时打开多个工作簿窗口和同一个工作簿中的多个工作表。(1)多窗口显示一个工

14、作簿 若要在同一个工作簿里查看多个工作表时，可以用多窗口显示同一个工作簿的方法来实现。其实现方法是：单击【窗口】【新建窗口】选项。如图4-5所示的同一个工作簿中的两个电子表sheet1和sheet2在同一个窗口中显示的效果。图4-5Excel多窗口界面(2)排列工作簿窗口当要对打开的多个工作簿窗口进行查看时，Excel提供了平铺、水平排列、垂直排列、层叠多种工作窗口的排列方式。用户可通过单击【窗口】【重排窗口】选项，打开如图4-6所示的对话框窗口，完成窗口的排列。 图4-6“重排窗口(chungku)”对话框(3)多个工作(gngzu)簿间切换单击【窗口】菜单，打开(d ki)级联菜单，这里列

15、出了当前打开的所有工作簿的名称，并且在当前活动工作簿前面有一个对号，如图4-7所示。单击下面另外的工作簿名称，可改变当前操作的工作簿。另外，也可以使用Ctrl+F6组合键，使活动窗口切换到下一个窗口，或按Ctrl+Shift+F6组合键，激活上一个窗口。图4-7“窗口”菜单4.关闭工作簿关闭工作簿的方法：单击工作簿窗口右上角的按钮单击工作簿窗口左上角的工作簿图标，在下拉菜单中选择【关闭】选项双击工作簿窗口左上角的工作簿图标激活要关闭的工作簿，然后单击【文件】【关闭】选项5.保存工作簿单击【文件】菜单(ci dn)，然后单击【保存】或【另存为】选项；或者(huzh)“工具栏”中单击快捷(kui

16、ji)按钮，即可完成对当前工作簿的保存。“保存”与“另存为”命令的用法，读者可参照Word保存文件的方法。43数据输入与编辑4.3.1单元格的选定单元格是Excel工作表的基本元素，Excel允许用户在单元格中输入中、英文文本、数字、日期和时间、公式和函数等数据。单元格由它在工作表中的位置所标识，行用数字标识，列用字母标识。如A1，就表示工作表中第一行第一列的单元格。A1就是单元格的地址，称为单元格的引用。1.选定单个单元格 用鼠标单击要选定的单元格即可。选定后的单元格的边框以黑色粗线标识。2.选定连续单元格区域 单击需要连续选定的单元格区域左上角的第一个单元格，然后按Shift键，单击该区域

17、右下角的最后一个单元格即可；或者选中区域左上角的单元格后直接拖动鼠标直至该区域的最后一个单元格，选定的区域就会以蓝色高亮显示，然后释放鼠标，一个连续的单元格区域就被选定了。3.选定不连续单元格区域 单击需要选定的不连续区域的任意一个单元格，然后按住Ctrl键，单击需要选定的其他单元格直至选定不连续区域的所有单元格即可。4.选定行、列 单击行标，可选择整行；单击列标，可选择整列。单击一行或一列，然后按住Shift键的同时单击某一行或列可选择连续的行或列；按住Ctrl键的同时单击某一行或列可选择不连续的行或列5.选定工作表中的所有单元格 单击【编辑】【全选】；或按Ctrl+A键；或单击工作表左上角

18、的行标与列标的相交处均可选定整个工作表。4.3.2数据输入单元格中可输入的数据类型有4种，分别是文本、数字、逻辑值和出错值。文本 单元格中的文本包括任何中、英文和键盘符号的组合，每个单元格最多可包含32000个字符。若单元格的列宽放不下文本字符串时，可占用相邻的单元格。数字 进行数值计算是Excel最基本的功能。逻辑值 在单元格中可以输入逻辑值True和False。逻辑值经常用于书写条件公式。出错值 在使用公式时由于公式的错误输入，可导致单元格中给出错误的结果。如，在公式栏中输入“=5/0”，则单元格中显示“#DIV/0！”出错值。在Excel中，向单元格中输入(shr)数据有三种方法：选定(

19、xun dn)要输入数据的单元格，然后直接输入数据。选定要输入数据的单元格，然后单击编辑栏在插入(ch r)点光标后输入数据。双击要输入数据的单元格，在当前单元格显示的插入点光标后输入数据。用户向单元格中输入的数据将同时显示在活动单元格和编辑栏中。在输入数据的过程中，用户可以按ESC键或单击编辑栏中的“取消”按钮取消数据的输入；数据输入完毕，可按ENTER键或TAB键或单击编辑栏上的“输入”按钮确认当前的输入并将输入的数据放到活动单元格中。1.输入文本数据在默认的情况下，所有文本在单元格中均左对齐。如果要改变其对齐方式，用户可单击【格式】菜单中的【单元格】选项，在打开的 “单元格”对话框中，选

20、择“对齐”选项卡，改变对齐方式即可。如果要在同一个单元格内输入几行文字，用户可单击【格式】菜单中的【单元格】选项，在打开的“单元格”对话框中，选择“对齐”选项卡，单击“自动换行”选项即可。也可以按Alt+Enter键在文本中插入硬回车，强行文本换行显示。2.输入数字在Excel中的数字，通常是指可以参与算术、关系或逻辑运算的数据。在默认的情况下，所有数字在单元格中均右对齐。对于数值的输入，Excel规定：当单元格中显示一串“#”号时，表示该单元格的列宽不够显示此数字。用户可适当调整列宽，来正确显示此数。正数的前面不必带“+”号，负数的“-”号必须有，另外用圆括号括起来的数也表示负数。如在单元格

21、中输入“-123”或者（123）均可在单元格中得到-123。输入真分数时应在数据前面用0和一个空格引导。如“0 1/2”；输入假分数时应在该数的整数部分和分数部分之间加一个空格。如“1 1/2”注意：如果要将一个数字当成文本数据输入，用户可在数据的两侧加上双引号，并在双引号前面加上等号“=”。如要在单元格中输入“=“12”，Excel将会把它当作文本“12”看待。3.输入日期和时间Excel把日期和时间作为数字进行处理。因此，日期型数据和时间型数据均以数值的形式存储在单元格中，默认对齐方式为右对齐，并且还可以对它们进行和、差等运算。若在某一个单元格中同时键入日期和时间，应在日期和时间之间用空格

22、分隔；若输入当前日期，按“Ctrl+；”键；若输入当前时间，按“Ctrl+Shift+；”键。4.输入(shr)序列在输入表格(biog)数据时往往需要输入各种序列，例如等差序列(xli)、等比序列等。在Excel中可以自动填充日期、时间、数字序列以及数字和文本的组合序列。比如一季度、二季度等。（1）单纯数字的自动填充其操作步骤：在起始单元格内输入等差或等比序列的初始值；选择【编辑】【填充】【序列】，打开如图4-10所示的对话框；图4-10 “序列”对话框在“序列”对话框中，选择“行”或者“列”。如果希望数列产生在行，则单击“行”选项，否则单击“列”选项，在“类型”选项中，根据需要选择类型方式

23、，在“步长值”框中，输入该数列的差值或比值；在“终止值”框中，输入数列的终值单击“确定”按钮，完成数列的自动填充。注意：步长值的缺省值为1。如果不指定数列的终止值，则要在选取“填充”选项之前，选定要放置数列的区域。即以起始单元格为起点，向下选择一行或向右选择一列的单元格区域。例4-2在A1A6单元格中添入下列数据2001、2002、2006。操作步骤如下：在起始单元格A1中输入初始值2001；以A1单元格为起点，拖动鼠标到A6单元格，选择A1到A6区域；选择【编辑】【填充】【序列】，打开序列对话框；确定。（2）数字与文本混排的自动填充例4-3在A1F1单元格中添入下列数据单元格中添入下列数据2

24、001年、2002年、2006年。操作步骤如下：在工作表A1单元格中输入“2001年”；鼠标指向A1单元格右下角的填充句炳，当鼠标指针变成黑色实心的“+”时，横向拖动鼠标至F列，即可完成“2001年、2002年、2006年”数据的填充。注意：对于单纯文本型数据或文本与数据混合的数据，用户可在行或列上拖动该单元格的填充句柄，即可完成将该单元格内的数据复制并填充到行或列中的单元格内。对于单纯的数值型数据，用户必须在相邻单元格内输入两个数据，然后选择这两个单元格，拖动该区域的填充句柄，即可按区域内的数据规律将相应的数据填充到行或列中的单元格内。读者(dzh)可自行尝试。自定义序列(xli)填充若用户

25、输入的数据(shj)序列，Excel中自带的没有，那用户可自定义序列。例4-4使用自定义序列“克、两、斤、公斤、吨”，填充单元格区域A1：A5。其操作步骤如下：选择【工具】【选项】选项，在打开的对话框中选择【自定义序列】选项卡，如图4-14所示：图4-14“自定义序列”选项卡在“输入序列”框中输入数据，如“克、两、斤、公斤、吨”各个数据之间通过按“Enter”键进行分隔；如图4-15所示图4-15“选项”对话框单击“添加”按钮；单击“确定”按钮完成自定义，并返回到Excel工作窗口；在工作(gngzu)表A1中输入(shr)“克”；拖动A1单元格的填充句柄，向下拖动鼠标。用户将会看到刚才(gn

26、gci)自定义的序列被填充到单元格中，如图4-16所示：图4-16若用户想删除已经定义的自定义序列，如 “克、两、斤、公斤、吨”自定义序列，则可通过以下操作步骤进行：选择【工具】【选项】选项，在打开的对话框中选择【自定义序列】选项卡，选中预删除的“克、两、斤、公斤、吨”自定义序列；单击窗口中的“删除”按钮，则该自定义序列就被删除。注意：Excel只能删除自定义序列，系统中自带的序列不能被删除。4.3.3 编辑单元格1.移动和复制单元格移动或复制单元格的操作方法有以下两种：方法1：使用“常用”工具栏上的快捷按钮，其操作步骤：选、剪（复制）、找目的、粘贴方法2：使用【编辑】菜单中【移动】和【复制】

27、选项使用菜单中命令选项进行移动或复制，其操作步骤：选、剪（复制）、找目的、粘贴方法3：使用【编辑】菜单中的【选择性粘贴】选项，其操作步骤：以上两种方法在使用复制命令时，均是对单元格（区域）内容的全部复制。用户如果只想复制单元格的格式、批注等，可以在执行粘贴操作时选择【编辑】【选择性粘贴】选项，并打开一个对话框如图4-17所示：图4-17“选择性粘贴(zhnti)”对话框其对话框中的选项含义(hny)是：“粘贴(zhnti)”框中：“全部”即粘贴原有单元格中的所有内容，包括文本、格式、公式和批注；“公式”仅粘贴原有单元格中的公式；“数值”仅粘贴原有单元格中的数值；“批注”仅粘贴原有单元格中的批注

28、；“有效数据”仅粘贴有效数据；“边框除外”粘贴除边框以外的其他内容；“列宽”仅粘贴列宽。“运算”框中：指在选择性粘贴时，目的单元格数据与源单元格数据可分别进行“无、加、减、乘、除”等相关运算。“跳过空单元”复选框：在粘贴单元格时，忽略源单元格（区域）内的空白单元格。“转置”复选框：目的单元格（区域）里的数据与源单元格（区域）的数据进行行与列位置的对调。2.插入和删除单元格在工作表中可以插入或删除一个单元格，也可以插入或删除一行、一列单元格。选定需要插入单元格或单元格区域（即活动单元格区域），注意插入单元格的个数要与选定的单元格个数相等。然后单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择【插入】，打开“插

29、入”对话框，选择删除方式单击“确定”按钮。3.批注4.查找与替换4.3.4 使用公式和函数Excel提供了强大的计算功能，可以通过公式和函数来完成数据的计算和处理。1.公式(gngsh)的创建（1）运算符算术(sunsh)运算符完成基本的数学(shxu)运算的运算符，如+、-、*、/、等。比较运算符用来比较两个同类型数据的大小关系的运算符，如“=、=、=、等。文本运算符用来连接多个文本的运算符。如“&”。（2）公式的输入公式必须以“=”开头，后面接表达式。输入公式的操作和输入文本的操作一样，可以在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入。例4-5计算图4-21“商品销售统计表”中的啤酒销售金额。第一

30、种操作方法：单击F7单元格，用户可看到插入点光标在闪烁；在F7单元格内输入“=D7*E7”；按Enter键确认即可。第二种操作方法：选定单元格F7；在编辑栏中输入“=D7*E7”；同时在F7单元格中会显示出输入的内容；按Enter键确认，即会在F7单元格内看到数据计算结果“300”。如图4-24所示。图4-242.公式的编辑和复制（1）公式的修改如果发现公式输入有错误，可以单击存放公式的单元格对公式进行修改，然后按Enter键确认即可完成公式的修改。当然也可以在编辑栏中进行修改。读者自己尝试一下。（2）公式的复制例4-6在图4-24显示(xinsh)的工作表中，把单元格F7中的公式(gngsh

31、)复制到单元格F8中。操作步骤：选定(xun dn)单元格F7；单击【编辑】【复制】选项；选定F8单元格；选择【编辑】【选择性粘贴】选项，在弹出的对话框中选择“公式”后，单击确定按钮；即可看到F8单元格中显示“100”。当然用户也可以拖动F7单元格的填充句柄，完成公式的复制操作。3.单元格引用单元格的引用是为了标识工作表上的单元格和单元格区域并指明使用数据的位置。通过单元格的引用可以在公式、函数中使用单元格中的数据。单元格引用有不同的表示方法，即可以直接使用单元格地址，也可以用单元格的名称。用单元格地址引用通常有相对引用、绝对引用和混合引用。（1）相对引用Excel默认的是相对引用。随着公式位

32、置的变化，所引用单元格位置也在变化的是相对引用；例如前面的例子中，当用户把F7单元格的公式复制到F8时，会发现公式中引用的地址发生了改变，即由原来的公式“=D7*E7”变为公式“=D8*E8”，这就是相对引用。相对引用的样式就是用字母表示列，用数字表示行，换句话说就是单元格的地址引用，如A2，B3等。（2）绝对引用随着公式位置的变化，所引用单元格位置不发生变化的就是绝对引用。换句话说，绝对引用即一直引用的是一个单元格中的数据。绝对引用的样式就是在行号和列号的前面加上“$”符号，如$A$1、$B$1等。公式复制时，绝对引用单元格不会随着公式位置的改变而改变。例4-7以图4-21中的“商品销售表”

33、为例，利用单元格地址引用，计算各种商品的利润金额。分析：从图4-21中可以看出利润的求出应该是“销售额*利润率”，而对于任意一件商品其利润率均为30%。因此，我们应选择绝对引用，其利润率的单元格的绝对地址为“$G$4”。操作步骤如下：选中G7单元格，输入“=F7*$G$4”，回车确认。则G7中显示数值“90”。选中单元格G7的填充句柄，向下拖拉鼠标，直至G12单元格，释放鼠标，完成利润的计算。其效果如图4-25所示：图4-25（3）混合(hnh)引用除了(ch le)相对引用和绝对引用之外，还有混合引用。混合引用指的是在单元格的行号或列号的前面加上“$”符号，公式复制时，单元格因复制而引起行或

34、列变化时，公式的相对引用地址会随之改变，但绝对(judu)地址不会发生变化。如$A2、B$2这些都是混合引用。混合引用综合了相对引用和绝对引用的效果，即一种是在列号的前面加上“$”符号，而在行号前面没有“$”符号，如$A1、$B2等，这种引用表示被引用的单元格列的位置是固定的，而行的位置是相对变化；一种是在行号前面加上“$”符号，而在列号前面没有“$”符号，如A$1、B$1等，这种引用表示被引用的单元格行的位置是固定的，而列的位置是相对变化。用户在使用时应根据需求合理的使用各种引用方式。注意：在同一个工作簿中，不同工作表中的单元格或单元格区域也可以被相互引用。引用不同工作表中的单元格或单元格区

35、域，其引用格式为：工作表标签！单元格（单元格区域）地址。如，在某工作簿中的Sheet1工作表中的A1单元格中输入公式“=A2+Sheet2！B3”，此公式表示求工作表Sheet1中的单元格A2和工作表Sheet2中的单元格B3的数据之和。4.使用函数Excel提供了大量各类函数，分为财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑和信息9大类。这些函数使得数据的处理计算更加方便、快捷。函数一般在公式中调用。函数以函数名开始，后面紧跟着圆括号，圆括号中是以逗号隔开的参数。函数的参数可以是数值、文本、单元格或引用地址等。下面以例子来说明函数的具体用法。（1）自动求和例4-8对

36、图4-25中的销售额进行合计，计算结果放在F14单元格中。单击F14单元格；单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮；用户(yngh)可看到在F14单元格中自动(zdng)插入SUM函数，并给出了求和区域(qy)，生成了相应的公式。如图4-26所示。用户按回车键结束求和。图4-26（2）函数的输入在公式中输入函数有两种方法：一种是直接输入法，另一种是使用“插入函数”对话框。直接输入法要求用户对函数名以及其参数都非常清楚，这对初学者有一定的难度。这里主要讲述如何利用“插入函数”对话框插入函数。Sum函数使用格式：SUM（number1，number2，）参数：number1，number2，为13

37、0个需要求和的参数。功能：返回参数中所有参数的和。注释：参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。例4-9在图4-25“商品销售统计表”使用插入函数的方法计算销售总额。选定要输入函数的单元格F14；单击【插入】【函数】选项；或单击编辑栏上的“插入函数”按钮，打开如图4-27所示的“插入函数”对话框；图4-27“粘贴(zhnti)函数”对话框在该对话框的“选择(xunz)类别”下拉列表(li bio)中选择函数类型，这里选择“常用函数”；在“函数名”列表框中选择所需要

38、的函数名“SUM”，单击“确定”按钮，弹出函数选项板。如图4-28所示：图4-28 “函数参数”对话框单击“函数参数”文本框右侧的拾取按钮，则“函数参数”对话框变为如图4-29所示样式，同时用户可以看到工作表窗口，选取要参与运算是单元格区域F7：F12；图4-29用户单击返回上一级按钮，则又返回到了图4-28；在该对话框中单击“确定”按钮，用户就会在F14单元格中看到F7到F12单元格求和的结果“1281”。Average函数使用格式：Average（number1，number2，）功能：返回参数包含的数据集的算术平均值。说明：number1，number2，要计算平均值的130个参数。例4

39、-10在图4-25“商品销售统计表”中求销售总额的平均值。操作步骤如下(rxi)：选定(xun dn)要预放置平均值的单元格F15；单击【插入(ch r)】【函数】选项；或单击编辑栏上的“插入函数”按钮，打开如图4-27所示的“插入函数”对话框；在该对话框的“选择类别”下拉列表中选择函数类型，这里选择“常用函数”；在“函数名”列表框中选择所需要的函数名“AVERAGE”，单击“确定”按钮，弹出函数选项板。如图4-30所示：图4-30单击“函数参数”文本框右侧的拾取按钮，则“函数参数”对话框变为如图4-31所示样式，同时用户可以看到工作表窗口，选取要参与运算是单元格区域F7：F12；图4-31用

40、户单击返回上一级按钮，则又返回到到了图4-30；在该对话框中单击“确定”按钮，用户就会在F15单元格中看到F7到F12单元格的平均值的结果“213.5”。（3）常用函数的介绍最大值函数MAX、最小值函数MIN格式(g shi)：MAX/MIN（number1，number2，）功能(gngnng)：MAX返回一组数值中的包含(bohn)的最大值，忽略逻辑值和文本；MIN返回一组数值中的包含的最小值，忽略逻辑值和文本，但如果是文本数字将被自动转换为数值数字。MAX和MIN中的参数最多只能有30个。如在“商品销售统计表”工作表中，分别计算C7：C12单元格中的最大值和最小值：在单元格C15中输入“

41、=MAX（C7：C12）”，回车确认后得到值为4.2，在在单元格C16中输入“=MIN（C7：C12）”，回车确认后得到值为1.5。取整函数INT格式：INT（number）功能：返回参数取整后的整数值。无论参数是正数还是负数，INT函数总是将要处理的数取整为小于等于它的整数。说明：参数为需要进行取整处理的实数。举例：INT（9.8）值为9；INT（-9.8） 值为-10条件函数IF格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）功能：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足返回另一个值。说明：logical_test参数是任何一个可

42、判断为TRUE 和FALSE的数值或表达式。用于判断条件的设置；value_if_true是当logical_test值为TRUE时的返回值，如果忽略则返回TRUE；value_if_false是当logical_test值为FLASE时的返回值，如果忽略则返回FLASE；例4-11在图4-26中“商品销售统计表”工作表中，在H6单元格中输入“销售评价”作为一个字段名。将销售量低于100的商品,在销售评价一列中显示“差”，否则显示“好”。操作步骤如下： 在H6单元格中输入“销售评价”；单击要存放公式的单元格H7；单击【插入】【函数】选项；或单击编辑栏上的“插入函数”按钮，打开如图4-27所示的

43、“插入函数”对话框；在该对话框的“选择类别”下拉列表中选择函数类型，这里选择“常用函数”；在“函数名”列表框中选择所需要的函数名“IF”，单击“确定”按钮，弹出函数选项板。如图4-32所示：图4-32在“logical_test”文本框中输入(shr)“E7 =100”；value_if_true中输入(shr)“好”；value_if_false中输入(shr)“差”；按“确定”按钮，返回到工作表窗口，则看到H7中显示“好”；拖动H7单元格的填充句柄向下填充至H12，完成结果如图4-33所示：图4-33记数函数COUNT格式：COUNT（value1，value2，）功能：返回参数中数字项的

44、个数。说明：value1，value2，到30个可以包含或引用各种不同类型数据参数，但只对数字型数据进行计数。如对“商品销售统计表”中的销售量进行计数。在D13单元格中输入函数“=COUNT(D7:D12)”，回车确认后，用户看到计数结果为6。条件求和函数SUMIF格式：SUMIF（range，criteria，sum_range）功能：根据指定条件对若干单元格求和。参数说明：参数range用于条件判断的单元格区域；参数criteria为确定单元格区域中哪些单元格将被求和的条件表达式，可以以数字、表达式、文本等形式定义的条件；参数sum_range：用于求和计算的实际单元格。如果省略将使用区域

45、中的单元格。如：在商品销售表工作表中单元格区域C7：C12中的各单元格内容分别为2.5、2、1.5、2.4、2.5、4.2，求零售单价大于2.4元的商品单价之和。在单元格C13中输入函数“SUMIF（C7：C12，“2.4”）”，回车确认，其计算结果为9.2。再比如：我们同样在C7：C12单元格区域中，求零售单价大于2.4元的商品销售量之和。在单元格D13中输入函数“SUMIF（C7：C12，“2.4”，D7：D12）”，回车确认，其计算结果为310。注意：如果用户要计算的数据不存储在连续的单元格区域内时，用户可单击拾取按钮返回到工作表数据区域进行运算单元格的选取操作。但选取的多个单元格之间要

46、添加一个逗号“，”进行分隔。44 工作(gngzu)表的操作4.4.1工作(gngzu)表的操作默认情况下，一个(y )工作簿包含3个工作表。用户可以根据需要添加或删除工作表，以及对工作表进行重命名、复制、移动等操作。1.设定工作表页数设定工作表页数的操作步骤：（1）单击【工具】【选项】选项，打开【选项】对话框；（2）选择“常规”选项卡，如图4-34所示；图4-34（3）在“新工作簿内的工作表数”中设定工作表数；（4）单击“确定”按钮。注意：在一个工作簿中最多只能有255张工作表。2.添加工作表在工作簿中添加一个工作表的方法有以下两种方法：单击【插入】【工作表】选项。用鼠标右键单击工作表标签，

47、在弹出的快捷菜单中选择【插入】选项，则会在当前的工作表之后插入一个工作表。3.删除工作表在工作簿中删除一个工作表的方法有以下两种方法：单击【编辑】【删除工作表】选项。用鼠标右键单击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项。4.重命名工作表Excel默认的工作表名为Sheet1、Sheet2。用户也可以根据需要为工作表重命名，操作步骤如下：（1）选中要重命名的工作表；（2）选择【格式】【工作表】【重命名】选项；（3）在工作(gngzu)表标签上输入新的工作表名。（4）按回车键确认(qurn)。5.移动(ydng)工作表用户可以在一个或多个工作簿中移动工作表。若要在不同的工作簿中移动

48、工作表，则这些工作簿必须都是打开的。移动工作表的两种操作方法：激活要移动的工作表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】选项，打开如图4-35所示的对话框；在对话框中选择要移至的工作簿和插入位置，单击“确定”按钮完成设置。图4-35单击需要移动的工作表标签，将它拖到所希望的位置后，释放鼠标左键。6.复制工作表复制工作表的两种操作方法：激活要复制的工作表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】选项，打开如图4-35所示的对话框；在对话框中选中【建立副本】复选框，单击“确定”按钮完成设置。单击需要复制的工作表标签，按住Ctrl键的同时将它拖到所希望的位置后，释放

49、鼠标左键。7.同时操作多个工作表同时操作多个工作表，如复制、删除等，与操作一个工作表是一样的，只是要先选取多个工作表。其操作方法如下：按住Shift键，单击工作表标签，将选定连续的工作表。按住Ctrl键，单击工作表标签，将选定或取消被单击的工作表。8.隐藏工作表操作方法：选定要隐藏的工作表，单击【格式】【工作表】【隐藏】选项。9.取消隐藏工作表操作方法：单击【格式】【工作表】【取消隐藏】选项，选取要取消隐藏的工作表。注意：Excel不允许隐藏一个工作表中所有工作表。4.4.2工作(gngzu)表的拆分与冻结在Excel中，用户可以对当前的工作表窗口进行(jnxng)拆分和冻结操作。拆分工作表就

50、是把当前工作表窗口拆分成(fn chn)几个窗格，在每个窗格中都可以使用滚动条来显示工作表的每一个部分。使用拆分窗口可以在一个文档窗口中查看工作表的不同部分。 冻结工作表也是把当前工作表窗口拆分成几个窗格，但与拆分工作表不同的是：在冻结工作表窗口操作中将把工作表的上窗格和左窗格进行冻结。通常冻结行标题和列标题，然后通过滚动条来查看工作表的其他部分内容。1.拆分工作表选定单元格，该单元格所在的位置将成为拆分的分割点；单击【窗口】【拆分窗口】选项，在选定的单元格处工作表被拆分为4个独立的窗格，如图4-36所示；图4-36 拆分的Excel工作窗口在水平滚动条的右端和垂直滚动条的上端均有一个小方块，

51、这个小方块就是拆分框。用鼠标分别拖动水平滚动条或垂直滚动条的拆分框，到要进行拆分的工作表的分割处，释放鼠标左键，工作表就被拆分了。要撤消工作表的拆分窗口：用户可单击【窗口】【撤消拆分窗口】选项或在分割条上双击鼠标左键即可。2.冻结工作表如果工作表中的数据很多，当通过滚动条的拖拉查看数据时，将出现行标题或列标题无法显示，造成查看数据很不方便。而冻结工作表窗口能将工作表的上窗格和左窗格冻结在屏幕上，在滚动工作表时行标题和列标题会一直在屏幕上显示。其操作步骤如下：选定单元格，如C7单元格，则该单元格所在的位置就被设为冻结点，该点上边和左边的所有单元格都被冻结，将在工作窗口中一直显示。单击【窗口】【冻

52、结拆分窗口】选项。完成设置。效果如图4-37所示。图4-37冻结的Excel工作(gngzu)窗口如果(rgu)要撤消工作表冻结，只需单击【窗口】【撤消窗口(chungku)冻结】选项即可。45工作表的格式化4.5.1 单元格格式设置设置单元格包括设置单元格中数据格式、字体颜色、对齐方式、单元格的边框、行高、列宽和单元格保护等。对于单元格格式化的设置可在【格式】【单元格】菜单选项中完成。1. 设置单元格数字格式Excel提供了丰富的数字样式，如货币、日期、时间、百分比、自定义等样式。Excel默认的数字格式为“常规”。设置数字格式化的步骤如下：选定要设置的单元格；单击【格式】【单元格】菜单；在

53、打开的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，如图4-38所示：在“分类”列表框中单击要设置的数字类型，在“示例”框中可以预览设置的效果。图4-38“单元格格式(g shi)”对话框中的“数字(shz)”选项卡2. 设置(shzh)单元格字体使用各种字体是为了增强工作表外观最基本的方法，字体的变化可以突出某些内容。其操作方法为：选定要进行设置的单元格，在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，如图4-39所示。在该对话框中可以对字体的字型、字号、字体的颜色、字有无上、下标、文字有无下划线等格式进行设置。具体设置方法，读者可参照与Word的字体格式设置。图4-39“单元格格式”对话框中的“字

54、体”选项卡3. 设置单元格中内容的对齐方式默认情况下，单元格中的文本是左对齐，而数字是右对齐。为了使工作表格式美观便于阅读，用户可以根据需要设置各种对齐方式。具体操作步骤：选定要进行设置的单元格，在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，如图4-40所示，可以对单元格中的内容进行水平、垂直方向上的设置，还可以合并单元格。“对齐”选项卡中各选项的内容：“水平(shupng)对齐”列表框包括：常规、靠左（缩进）、居中、靠右（缩进）、填充(tinchng)、两端对齐、跨列居中、分散对齐（缩进）选项。Excel默认(mrn)的水平对齐方式为“常规”选项，即文本左对齐、数字右对齐、逻辑值和错误值居中对

55、齐。其中“缩进”指的是指定单元格中的数据从左向右缩进的幅度，缩进幅度以一个字符宽为单位。“垂直对齐”列表框中包括靠下、居中、两端对齐、分散对齐选项。Excel默认的垂直对齐方式为“靠下对齐”。“自动换行”：选中该复选框后，当往单元格中输入的内容超出单元格的列宽时，输入的内容会自动换行。“缩小字体”：选中该复选框后，Excel将调整单元格中字体的大小以适应单元格的列宽。“合并单元格”：选中该复选框后，Excel将会将用户选定的两个或多个单元格合并成一个单元格。注意：若要参与合并的单元格中存有数据，则合并后的单元格数据是选定单元格区域左上角的单元格中的数据，其他单元格中的数据将被删除。另外，用户单

56、击“常用”工具栏上的“合并并居中”按钮，可以达到相应的效果。图4-40“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡4. 设置单元格边框Excel中的电子表格线只是帮助用户建立电子表格，在打印时是不能被打印出来的。为了能明确的区分工作表中的各个部分，可以在“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡（如图4-41所示），对选定的单元格设置不同的边框线和内部线，以及设置边框的线条样式和颜色。图4-41“单元格格式(g shi)”对话框中的“边框(binkung)”选项卡5. 设置(shzh)单元格图案默认情况下，单元格既无颜色也无图案。用户可以根据自己的喜好为单元格添加颜色和图案，以增强工作表的视觉效果。在

57、“单元格格式”对话框中，单击“图案”选项卡（如图4-42所示）就可以为单元格设置各种颜色或图案的底纹。图4-42“单元格格式”对话框中的“图案”选项卡6.设置单元格保护设置单元格的保护可以锁定单元格，防止对单元格进行移动、修改、删除及隐藏等操作，还可以隐藏单元格中的公式。在“单元格格式”对话框中，单击“保护”选项卡（如图4-43所示），可以进行设置。图4-43“单元格格式(g shi)”对话框中的“保护(boh)”选项卡注意(zh y)：“锁定”复选框可以防止所选单元格被改动、移动、更改大小或删除。“隐藏”复选框可以在单元格中隐藏公式。但锁定单元格或隐藏单元格这两项只有工作表被保护时，才有效。

58、如果要保护工作表，可选择【工具】【保护】【保护工作表】对话框（如图4-44所示）进行保护内容的设置，还可以选择是否添加密码保护。图4-44“保护工作表”对话框8.设置行高或列宽根据单元格中内容长度，可以灵活设置工作表的行高和列宽。设置行高列宽的方法：将鼠标移至行号区所选数字的下边框，鼠标变成一条水平黑短线和两个带有反向的垂直箭头。这时双击鼠标左键，可调节单元格行高到最适合高度。设置列宽的方法：将鼠标移至列号区所选数字的下边框，鼠标变成一条垂直黑短线和两个带有反向的垂直箭头。这时双击鼠标左键，可调节单元格列宽高到最适合宽度。另外，用户也可以通过(tnggu)【格式】【行】或【列】菜单选项来具体(

59、jt)设置行高或列宽值。4.5.2使用(shyng)样式样式就是应用于所选内容的格式组合。使用一种样式，也就是使用了样式中定义的所有格式。因此，使用样式可以减少重复的格式设置操作。Excel中样式的格式包括数字格式、对齐方式、字体格式、边框、图案、单元格保护和工作表样式等。样式包括内部样式和自定义样式。内部样式是Excel内部定义的样式，用户可以直接使用。如常规、货币、自动套用格式等样式。自定义样式是由用户自己创建的各种格式的组合。1. 自动套用格式Excel提供了17种电子表格样式供用户使用。用户可以使用【格式】【自动套用格式】选项来快速为电子表格设置格式。使用自动套用格式，不仅可以美化工作

60、表，而且还能提高工作效率。图4-45是打开的“自动套用格式”对话框。用户可根据自己的设计需要选择工作表格式。读者不妨自己去试一试。图4-45 “自动套用格式”对话框2. 自定义样式用户如果不想用Excel中自带的样式格式，还可以自己创建和命名自定义样式。（1）创建样式：创建样式的操作步骤如下：选中预进行格式设置的单元格或单元格区域， 单击【格式】【样式】选项，打开如图4-46所示的【样式】对话框，在“样式名”中输入样式名称如“样式1”，设置好数据格式，然后单击“添加”按钮即可。图4-46“样式(yngsh)”对话框（2）应用样式：选中预进行(jnxng)格式设置的单元格或单元格区域， 单击【格