YYD-HR-001文件与资料管理流程电子版本

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。YYD-HR-001文件与资料管理流程-目的：为保障公司内部管理的所有文件与资料均能达到有效管制，并确保所有文件与资料的充分性、适宜性和有效性，杜绝无效或过时作废的文件出现在作业现场，特制定本流程。适用范围：适用于公司各管理体系的手册、流程、规范、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件及其他有必要保存的文件与资料,其管理范围为所有文件与资料的制订、归档、签发、使用、废止、销毁的全部过程。相关责任方：本文件的责任者：人事行政部系统组DCC本文件的顾客：文件的使用者本文件的相关方：最高管理者、管理者代表、

2、各部门定义：管理体系：建立并实现公司经营方针和经营目标的体系。管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：质量和环境管理手册、绩效管理手册等。管理流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。规范：阐明要求的文件，是对各管理流程中，某些活动进行的细化规定。作业指导书：具体工位的作业方法描述文件。ECN单：工程变更通知单。BOM表：针对某一产品展开的物料清单。资料：非文件但有必要保存的书面资料。记录：依据手册、流程、规范、作业指导书的各类数据和表单均属记录。档案：与各管理活动有关联性的文件、资料

3、，经由各单位责任人予以分类整理后，并集中归档保存的，称为档案。受控文件：为本公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文件），具指导作用，需作发放、回收记录及变更修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不作回收记录，不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“参考文件”印章。失效文件：已经注销或作废的文件。DCC：文件控制中心DCC为公司文件与资料的主要控制与管理中心，设在人事行政部。DCC职责：负责制定文件管理流程与规范。对文件管理流程执行进行监控与改进。对各管理手册、全公司性的方案与公告、对外发文的统一管理(发放、回

4、收、报废、销毁)。对各管理手册、流程、规范、作业指导书的电子管理（发布、修改、管制）。对管理手册以外文件的具体管理(登记、发放、回收、作废、销毁)。对流程、规范、作业指导书的文件（书面及电子档）进行管理。文件与资料的标识见文件与资料管理规范。内容：序号流程责任岗位工作要求相关文件/记录1开始2文件的策划管理者代表管理者代表通过组织对公司管理现状的评价，结合现行有效的质量和环境管理标准，以及相关法律、法规对管理体系进行系统的策划，包括：质量/环境手册、职位手册、流程规范、作业指导书、技术规范、记录文件、外部文件等。为确保管理体系文件在使用中得到有效控制，通过受控文件一览表、外来文件控制清单和表单

5、管制总览表确定。管理者代表应制定文件编写计划，明确编写进度和责任。受控文件一表外来文件控制清单表单管制总览表3文件的编写编写责任人文件的编写：管理体系文件应由对该文件所涉及的工作内容及管理要求较熟悉的人员来编写。文件内容涉及单一部门的由该部门负责编写。文件内容涉及多个部门的，由主要职能部门主持编写。文件编写要求：文件编写内容必须符合相关标准和法律、法规。文件编写格式须符合文件与资料管理规范。文件编写进度必须符合有关要求。文件与资料管理规范序号流程责任岗位工作要求相关文件/记录4文件的评审总经办体系专员稽查专员部门经理编写责任人文件的审核：文件的审核按6.1规定的要求，由审核者在文件的“审核”栏

6、签字。审核的重点应侧重在文件的充分性、适宜性、可操作程度、工作接口、文字表述等方面。文件的评审：涉及多个部门的文件（如公共流程），由文件责任部门将文件草案给各相关部门评审。文件评审目的在于确定各相关部门之间的职责与接口是否准确、清楚。评审的项目包括：文件格式、职责权限、工作接口、可操作程度、记录表格、文字表述及其他。文件评审可通过开会或通过文件传递形式进行，具体方式由文件责任部门决定。参与评审人员应在文件评审表内签字确认。评审中的异议处理：在评审过程中若有异议，由文件责任部门针对持有个案异议的人员进行单独讨论修改，无异议后送核准人核准。若持有异议的人数超过会签人数的1/2时，文件责任部门可再次

7、组织专题讨论会评审。文件评审表5核准NY部门负责人管理者代表总经办文件的核准：文件的核准按6.1规定由核准者在文件的“核准”栏签字。序号流程责任岗位工作要求相关文件/记录6确定发放范围DCCDCC应根据文件职责栏所涉及的活动参与者及相关的人员，结合培训的力度，拟定发放范围，并编制文件分发/回收/作废记录表。在拟定文件发放范围时，应确保使用文件的人员能够得到其有效版本。文件分发/回收/作废记录表7文件的规范DCCDCC应根据文件与资料管理规范对文件格式进行审核和调整。DCC应根据文件分发/回收/作废记录表确定发放范围和制作份数。文件与资料管理规范文件分发/回收/作废记录表8文件的发放DCC依据6

8、.2执行。9文件的管理DCC文件使用者依据6.3执行。10文件的使用、稽核、改进与评价文件使用者文件责任者文件相关方依据6.4执行。11文件废止申请文件责任者当文件已不需要时,由文件的责任部门填写文件制订/修订/废止申请表，送6.1中的核准人核准。文件制订/修订/废止申请表12核准NY废止核准人废止核准人依6.1权责表执行。如同意废止，签署废止意见。如不同意废止，签署核准意见（说明是继续使用还是修改后再使用）返回申请人。序号流程责任岗位工作要求相关文件/记录13文件废止处理止DCC文件废止后，DCC回收所有副本进行销毁，正本上盖“注销”印章，作为历史资料予以保留。作废的电子档：如需保留，则应由

9、DCC将其转入保留文件夹，并将字体转为蓝色。14文件销毁申请DCC文件保管部门文件超过法律追溯的有效期或已无保留价值需要销毁时，由DCC或文件保管部门填写文件销毁申请表申请销毁。文件销毁申请表15核准NY销毁核准人文件销毁核准人依6.1权责表执行。如同意销毁，签署销毁意见。如不同意销毁，签署核准意见，返回申请人。16文件销毁处理DCC机密文件销毁时采用粉碎方法，其他文件可作再生纸使用。作废文件不得流入使用现场。17结束相关规定：文件与资料的制定、归档、使用、发放、修订、废止、销毁管制权责表：文件与资料的类型核准会签审核制订/经办发行管制方针、目标和管理手册总经办各部门管理者代表人事行政部DCC

10、公司级流程/规范管理者代表各部门部门负责人部门责任人DCC各部流程/规范管理者代表相关部门部门负责人部门责任人DCC作业指导书/ECN/BOM/表单部门负责人相关部门项目负责人部门责任人DCC文件的发放规定：受控文件的发放：公司范围内发放的管理体系文件都应视为“受控文件”，“受控文件”须由DCC加盖“受控文件”印章。“受控文件”印章格式见文件与资料管理规范。受控文件的发放时，文件领用人在文件分发/回收/作废记录表的“分发部门”中签名。参考文件的控制和发放：未加盖“受控文件”印章的体系文件的复印件文件为参考文件，不能作为工作和审核的依据。如发现此类文件，应由持有人说明持有原因，若对于文件控制要求

11、不理解或不明确的，应现场辅导，并缴销发现的文件。如因审核或其他方面的需要，需发放非受控文件时，应当得到管理者代表的核准，并盖“参考文件”章。破损文件的换发：当使用文件破损严重，影响使用时，使用人应填写文件特殊分发申请表，到DCC办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。DCC应将破损文件立即销毁。丢失文件补发：文件丢失的，应填写文件特殊分发申请表，必须说明原因。外来文件的发放：外来文件接收时由DCC进行收文登记，加盖“外来文件”印章予以管控，根据上级领导的批示，按管理体系文件同样的方式进行登记、传阅、转发。文件管理的相关规定：正本文件的管理：经核准的正本文件由DCC归档，所有电子档也由DCC同时

12、备案。正本文件一律不外借。文件贮存：文件应存放的合适的环境中，防止损坏，要具备防潮、防霉、防火、防虫的条件。需要用软盘、光盘或其它可移动载体作备份的文件，应放在具备防磁、防静电、防高温和机械损坏的环境中。使用文件的管理：使用文件由使用者自行管理。保管中应注意文件的安全，防止文件丢失和损坏。文件转借他人时必须在文件保管人处填写文件借阅登记表。文件的使用部门在收到文件后，应组织宣导和学习，必要时由文件的责任部门统一组织宣导和学习。文件应放置在文件的使用者方便查阅的位置，文件的使用者均应明了文件的内容。文件需求份数增加时，由使用单位填写文件特殊分发申请表。电子文档的管理见电子文档管理流程。机密文件的

13、管理见机密文件管理流程。技术文件的管理见技术文件管理流程。文件使用、稽核、改进与评价规定：文件的使用：文件的使用者应当遵循“文件管理”中的有关规定对文件进行管理。文件使用过程中使用者应注意评价文件内容是否具有可操作性。文件的稽核：内审、管理评审等过程中，主要注意文件是否满足管理体系的要求，注意文件的充分性和适宜性方面的情况。文控应组织人员进行日常稽核，以确认文件的受控状态和管理状况。发现文件有问题时，发现者可提出修改申请。文件的修改：文件修改应获得相关方的认可才可以申请修改。对需要且相关方都认可修改的文件，申请人应依据文件制订/修订/废止申请表提出具体修改意见并填写修改部分的内容，说明修改原因

14、和理由。报6.1中的审核人/核准人核准。如认为没有必要修改，则在文件制订/修订/废止申请表的审核意见栏填写相关的理由，退回申请人。如果认为有修改必要，则在文件制订/修订/废止申请表签署意见（可包括对内容的修改意见）。文件修改核准后，由文件责任部门实施修改，电子文件应以明显的提示标明修改部分（红色字体加下划线），同时应记录于修改记录。文件修订后依文件评审表进行评审，文件换版本时需进行会议评审。文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时，经文件审批人核准后进行换版。换版时，原版次文件注销，重新颁布新版本文件。换版时须修改相应受控文件一览表中的版本号和生效时间。文件修改后，应收回旧文件，并根据文件的发放要求再分发。文件的持续改进:DCC应依评价结果参照纠正措施管理流程、预防措施管理流程适时改进。文件控制的改进应与本文件的编写目的一致。支持性附件：电子文档管理流