项目沟通管理课件

1、第9讲项目沟通管理第1页，共43页。目录9.1项目沟通9.2信息发送9.3 项目会议9.3绩效报告第2页，共43页。沟通管理“高级管理人员往往花费80的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花费50的时间用于传播信息”Ludlow, R., Effective Communication项目沟通管理是“确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需的各个过程。提供了成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系”第3页，共43页。沟通计划编制确定项目干系人的信息和沟通需求：何人，在何时，需要何种信息，以及信息提供的方法第4页，共43页。项目经理在沟通中的作用项目经理90的时间花在沟通上

2、项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧：高层管理者项目队伍与之竞争的项目团队(同级别的人)客户项目经理在沟通中的中心角色第5页，共43页。项目经理在沟通中的作用促进者(Facilitator)协调者(Coordinator)领导(保持小组或团队的凝聚力)沟通裁决人(Referee)或冲突解决者(Solver)谈判代表(Negotiator)倾听者(Listener)解释者(Interpreter)避免制造障碍，综合信息，管理信息流项目经理必须控制沟通但是项目经理不能控制所有信息第6页，共43页。项目经理应该具有的交流技能怎样简明扼要说明任务的性质？怎样告知员工去做什么，如何做？怎样鼓励圆满完成

3、任务的员工？怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见，了解他们的感情？怎样有效地委托职责，以便了解员工应该向你提出的问题？作为领导，怎样解释在特定环境中你的失常行为？第7页，共43页。沟通的形式和技巧沟通的形式书面的和口头的内部的和外部的正式的和非正式的纵向的和横向的沟通的技巧传媒的选择写作风格积极或被动的口吻、词汇选择表达技巧体态语言、直观手段的设计会议管理技术准备议程，处理时间冲突第8页，共43页。沟通的媒介电话有声邮件电子邮件书信备忘录电视会议通用软件系统第9页，共43页。沟通方法口头沟通：面对面、电话、电视会议正式口头(讲演、介绍)非正式口头(谈话)书面沟通：内部备忘录、外部信件正式书面

4、(项目章程或管理计划)非正式书面(工程师笔记、备忘录)第10页，共43页。沟通方式的选择当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好的方法当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口头沟通比较合适大约55的沟通是非语言沟通体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要的作用开放式问题问“什么”与“为什么”，这类问题可以促进沟通。Open questions不能用“是”或“不是”来回答第11页，共43页。有效聆听沟通是两面的：Speak & Listen沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且还需要理解第12页，共43页。有效聆听的常见障碍假装聆听注意力分散偏见和固执缺乏耐心急于得出结论第13页，共43页。提高

5、聆听技巧集中精力听积极主动地聆听提问不要打断第14页，共43页。沟通场合会见演讲会议谈判调查第15页，共43页。9.2信息发送将所需信息及时发送给项目干系人第16页，共43页。行动计划格式消费者市场研究的行动计划任务名称工期开始结束所需资源负责人完工比例资金效率设计问卷10天2.253.91人/日A印发问卷并获得反馈75天3.106.203人/日B开发数据分析软件12天2.263.132人/日C测试软件5天3.143.202人/日D输入反馈数据7天6.216.391人/日E分析反馈数据8天6.307.103人/日F准备报告10天7.117.242人/日G第17页，共43页。项目干系人分析项目干

6、系人文件名称文件格式联系人交付期限备注客户管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户业务人员月度状态报告硬拷贝每月月初客户技术人员月度状态报告电子邮件每月月初内部管理人员月度状态报告硬拷贝每月月初内部业务和技术人员月度状态报告企业内联网每月月初培训转包商培训计划硬拷贝29/9/2003软件转包商软件执行计划电子邮件29/4/2004第18页，共43页。9.3 项目会议项目会议类型如何使会议有效第19页，共43页。项目会议类型情况评审会议解决问题会议技术设计评审会议第20页，共43页。情况评审会议由项目经理主持，项目团队成员、客户或高层管理人员参加定期召开，如每周一次目的：通知项目进展情况、找出问题

7、、制定行动方案第21页，共43页。解决问题会议当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问题时，立即与其他有关人员召开解决问题会议目的：寻找好的解决问题的方法第22页，共43页。9步骤解决问题法Step 1： 描述问题Step 2：找出问题的潜在原因Step 3：收集数据并找出最可能的原因Step 4：找出可能的解决方案Step 5：评价可行方案Step 6：确定最佳解决方案Step 7：修订项目计划Step 8：实施解决方案Step 9：确定问题是否得以解决第23页，共43页。技术设计评审会议对于包括设计阶段的项目，需要一次或更多次的技术设计评审会议目的：确保客户同意或批准项目承约人提出的设计方案

8、第24页，共43页。如何使会议有效会前确定会议是否真正必要确定会议的目的确定谁需要参加会议，说明会议目的事先将会议议程表分发给被邀请者准备会议材料安排会议室第25页，共43页。如何使会议有效会中按时开始会议指定记录员评论会议的目的和议程表督促而不是支配会议：项目经理不必主持所有讨论，而应让其他参加者主持相应主题的讨论在会议结束时总结会议成果不要超过会议计划召开的时间评价会议进程：会议有效性检查第26页，共43页。如何使会议有效会后在会后24小时内公布会议成果会议总结文件总结文件应该明确所做的决定，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付物将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人第27

9、页，共43页。9.3绩效报告收集和发布绩效信息，包括状况报告、进度测量和预测第28页，共43页。项目的绩效指标(1)累计预算：BCWSBudgeted Cost of Work Scheduled累计实际成本：ACWPActual Cost of Work Performed累计挣值(实际工作价值)：BCWPBudgeted Cost of Work Performed资金效率：CPICost Performance Index预计完工总成本：EACEstimated Actual Cost累计成本差异：CVCost Variance累计进度差异：SVSchedule Variance第29页

10、，共43页。项目的绩效指标(2)预算累计量：CBCCumulative Budgeted Cost相当于BCWS实际成本累计量：CACCumulative Actual Cost相当于ACWP盈余累计量：CEVCumulative Earned Value相当于BCWP第30页，共43页。项目绩效指标之间的关系累计盈值(BCWP)累计预算(BCWS)完工比例累计成本差异(CV)累计挣值(BCWP)累计实际成本(ACWP)累计进度差异(SV)累计挣值(BCWP)累计预算(BCWS)第31页，共43页。资金效率与进度效率资金效率(CPI，Cost Performance Index) 累计挣值(B

11、CWP)/累计实际成本(ACWP) =CEV/CAC表明到目前为止这项工作的成本效率，即每单位实际花费所挣得的值进度效率SCI，Schedule Completion IndexSCI=累计挣值(CEV)/累计预算成本(CBC) =BCWP/BCWS表明到目前为止这项工作的进度效率第32页，共43页。指标的解释指标资金效率(CPI)进度效率(SPI)1.00成本节约进度提前=1.00与预算相符按计划1.00超支落后于计划第33页，共43页。项目绩效指标之间的关系项目完成时的总预算成本(BAC, Budget at Complete)预计完工总成本(EAC, Estimate At Comple

12、te)：是当前已完成工作的成本加上未完成工作经修正过的预计成本EAC总预算成本/资金效率=BAC/CPI（假设项目未完工部分将按照目前的效率去进行）EAC=CAC+(BAC-CEV)（假设项目未完工部分将按计划规定的效率进行）EAC=CAC+重估后剩余工作量的成本（重估所有剩余工作量的成本做出预测）第34页，共43页。挣值管理的指标第35页，共43页。例假设现有一个小型个人理财信息系统项目，合同总价为10万元，拟在12周内开发成功。项目采用原型法方式开发，为了简单起见，将该项目分为3个大的活动：需求分析与原型制作、原型改造与系统实现、系统测试与转换第36页，共43页。预算累计量(CBC, BC

13、WS) 单位:千元周分活动小计123456789101112需求分析与原型制作 448824原型改造与系统实现881212101060系统测试与转换 8816每周预算小计4488881212101088100从项目开始预算累计48162432405264748492100第37页，共43页。实际成本累计量(CAC, ACWP) 单位:千元周分活动小计123456789101112需求分析与原型制作 2595122原型改造与系统实现2810141246系统测试与转换 0每周实际成本小计2597910141268从项目开始实际累计成本27162332425668第38页，共43页。每周累计完成比率

14、周分活动小计123456789101112需求分析与原型制作 10258090100100100100100原型改造与系统实现00051525405050系统测试与转换 000000000第39页，共43页。挣值累计量(CEV, BCWP) 单位:千元周分活动小计123456789101112需求分析与原型制作 2.4619.221.62424242424原型改造与系统实现3915243030系统测试与转换 0从项目开始挣值累计2.4619.224.633394854第40页，共43页。CBC, CAC, CEV 单位:千元周分活动小计123456789101112CBC48162432405

15、264748492100CAC27162332425668CEV 2.4619.224.633394854到第8周时, CPI=CEV/CAC=54/68=0.794, SPI=CEV/CBC=54/64=0.844第41页，共43页。完工总成本EAC总预算成本/资金效率=BAC/CPI =10/0.794=12.594（假设项目未完工部分将按照目前的效率去进行）EAC=CAC+(BAC-CEV)=6.8+(10-5.4)=11.4（假设项目未完工部分将按计划规定的效率进行）EAC=CAC+重估后剩余工作量的成本 =6.8+5=11.8（假设重估后剩余工作量的成本为5万元）第42页，共43页。

16、绩效报告示范表WBS要素预算挣值实际成本成本偏差进度计划偏差绩效指数($)(PV)($)(EV)($)(AC)($)(EVAC)(%)(CV/EV)($)(EVPV)(%)(SV/PV)成本CPI(EV/AC)进度计划SPI(EV/PV)1.0前期计划编制63,00058,00062,500-4,500-7.8-5,00-7.90.930.922.0检查表草案64,00048,00046,8001,2002.5-16,000-25.01.030.753.0课题设计23,00020,00023,500-3,500-17.5-3,000-13.00.850.874.0中期评估68,00068,00