Excel入门级培训教学课件教学课件

1、Excel入门级培训课件第1页，共61页。目录 背景 Excel 基本操作Excel 函数Excel图表案例分析小结第2页，共61页。第3页，共61页。目录 背景 Excel 基本操作Excel 函数Excel图表案例分析小结第4页，共61页。Excel 2003 简介 Excel工作表数据的编辑、修改、保存、使用计算与分析表格公式与函数的应用Excel 图 表创建各式图表分析与修饰图表数 据 管 理对数据统计、分析和数值预测添加图形、图像数据排序和筛选分类汇总数据透视表第5页，共61页。Excel 基本操作快捷键的使用在不同单元格同时输入相同字符将不同单元格中的字符连在一起单元格中输入分数或

2、负数选择性粘贴数据有效性条件格式数据透视表数据筛选分类汇总第6页，共61页。1.快捷键的使用复制 : Ctrl + C剪切 ： Ctrl + X粘贴 ： Ctrl + V撤销 : Ctrl + Z第7页，共61页。1.快捷键的使用加粗 : Ctrl + B、Ctrl + 2倾斜 ： Ctrl + I、Ctrl + 3下划线 ： Ctrl + 4删除线 ： Ctrl + 5第8页，共61页。1.快捷键的使用保存 : Ctrl + S向下填充 ： Ctrl + D向右填充 ： Ctrl + R打印 ： Ctrl + P第9页，共61页。1.快捷键的使用全 选 ：Ctrl + A查 找 ：Ctrl

3、+ F替 换 ：Ctrl + H插入超链接 ：Ctrl + K第10页，共61页。1.快捷键的使用插入新工作薄 : Shift+F11关闭工作薄 ：Ctrl + W插入批注 ：Shift + F2显示批注 ：Ctrl + 6第11页，共61页。1.快捷键的使用快速隐藏列 : Ctrl + 0快速隐藏行 ：Ctrl + 9单元格格式 ：Ctrl + 1工作薄的切换 ：Alt + Tab第12页，共61页。操作说明：1）选择一个单元格，按住 Ctrl键；2）用鼠标点击其它需要录入 相同字符的单元格；3）松开Ctrl键，接着输入字 符在任何一个单元格中；4）再按住Ctrl键同时敲回车 键； 这就完成

4、了在不同单元格里同时输入相同字符。2.在不同单元格同时输入相同字符第13页，共61页。3.将不同单元格中的字符连在一起操作说明： 如右图，若需要将单元格A2与B2中的字符连在一起：1）在C2单元格中，输入 “ = ”等于号;2) 再选中A2单元格，输入 “ & ”符号；3）最后选中B2单元格，敲 回车即可按顺序连结； 第14页，共61页。4.单元格中输入分数或负数输入分数操作说明： 先输入数字“0”然后敲一个空格，再录入“1/2”，敲 回车键即可；输入负数操作说明：两种方法：1）直接输入“ -100 ” ；2）或输入“（100）” ；第15页，共61页。5.选择性粘贴使用说明： 可复制工作表中

5、的复杂选项，并只复制工作表中的特定属性粘贴到同一工作表或其他工作表中。点击鼠标右键第16页，共61页。6.数据有效性操作说明：第一步第二步完成输入下拉列表的选项第17页，共61页。7.条件格式使用说明： 条件格式是指当指定条件为真时，自动应用之前已设置的单元格格式。 1）选中需要判断的一组数值；2）单击菜单栏“ 格式 条件格式 ” 命令；3）设置条件，共可以添加三个条件；4）设置单元格格式；第18页，共61页。7.条件格式选中一组数值设置条件设置单元格格式完成效果第19页，共61页。8.数据透视表使用说明： 数据透视表是从数据库中生成的动态总结报表，用于将行和列中的数据以表格的形式进行显示。其

6、最大的特点是具有交互性，在创建完成的数据透视表中，可以按需要重新排列数据的信息，并可将数据按不同类别进行分组。选择数据区域第20页，共61页。8.数据透视表透视后 选择菜单栏中的数据数据透视表/图 透视中，将数据进行布局第21页，共61页。9.数据筛选-自动筛选及高级筛选自动筛选操作说明： 自动筛选是对数据清单进行简单条件的筛选，只需要单击菜单栏中的“数据筛选自动筛选”命令即可。“前10个”及“自定义”可以对数据进一步筛选第22页，共61页。9.数据筛选高级筛选操作说明:1) 选择数据区域;2) 选择筛选高级筛选， 即可对所选区域进行高 级筛选，去掉重复记录.第23页，共61页。9.分类汇总操

7、作说明：1) 在“数据”菜单上，单击“分 类汇总” ;2) 在“分类字段”框中，单击 要分类汇总的列;3) 在“汇总方式”框中，单击 所需的用于计算分类汇总 的汇总函数; 4) 在“选定汇总项”框中，选 中包含了要进行分类汇总 的数值的每一列的复选框。第24页，共61页。常见显示错误原因与解决方法错误显示1：#!解决方案：拖动鼠标指针更改列宽。原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。错误显示2：#NUM!解决方案：让数字类型和大小都符合要求。原因：顾名思义，公式中的数字出现问题类型错误，或者数字超出Excel 表示的有效范围。第25页，共61页。错误显示3：#REF!原因：公式引用

8、的单元格被删除或者被错误覆盖。解决方案：临时修改后及时“撤销”，恢复单元格原状。错误显示4：#VALUE!原因a：需要数字或逻辑值时输入了文本，原因b：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。解决方案a：确保公式引用的单元格中包含有效值。解决方案b：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。常见显示错误原因与解决方法第26页，共61页。错误显示5： #DIV/0! 原因：如果公式返回的错误值为“#DIV/0!”，这是因为在公式中有除数为零，或者有除数为空白的单元格解决方案：把除数改为非零的数值，或者用IF函数进行控制原因：如果公式返回的错误值为“#N/A”，这常常

9、是因为在公式使用查找功能的函数(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)时，找不到匹配的值。解决方案：检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列错误显示6： #N/A 常见显示错误原因与解决方法第27页，共61页。原因：因为在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，引用文本时没有加引号等。解决方案：根据具体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正错误显示7：#NAME?错误显示8： #NULL!原因：使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空解决方案：改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。常见显示错误原因与解决方法第28页，共61页。目

10、录 背景 Excel 基本操作Excel 函数Excel图表案例分析小结第29页，共61页。绝对地址与相对地址随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4的区别按一次F4按二次F4按三次F4按四次F4第30页，共61页。基础数学函数第31页，共61页。1.SUM公式 函数作用：计算某一单元格区域中所有数值之和。 函数公式： SUM(number1,number2, .)Number1,number2, .为 需要求和的参数。第32页，共61页。2.IF公式 函数作用： 判断一个条

11、件是否满足，如果满足返回一个值，不满足则返回另一个值。函数公式：IF(logical_test,value_if_t rue,value_if_false) logical_test为判断的条 件，当条件成立（为真）时 就取value_if_true值，反 之就取value_if_false。 第33页，共61页。3.VLOOKUP公式函数作用： 搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。函数公式： VLOOKUP(lookup_value,table_array,co l_index_num,range_lookup) lookup_valu

12、e为在查找范围内（数组） 第一列要查找的内容 table_array为查找的范围（数组） col_index_num为返回匹配值得列序 号 range_lookup为Ture时第一列必须按 照升序排序，否则会得到错误结 果，为False时则不需要排序。我们 在使用此公式时都用False。第34页，共61页。4.LEFT/MID/RIGHT公式函数作用： 返回文本字符串中从指定位置起返回指定长度的字符。函数公式： LEFT/MID/RIGHT(text,start_num,num_chars) 第35页，共61页。5.COUNT公式函数作用： 计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数。 函

13、数公式： COUNT(value1,value2,.) Value1, value2, . ：为包含或引用各种类型数据的参数（1到30个），但只有数字类型的数据才进行计数。第36页，共61页。6.Subtotal公式函数作用: 返回列表或数据库中的分类汇总。函数格式: SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .) function_num为1-11的数值,常用的如下: 1-平均值 3-计数 9-求和 平均值求 和计 数第37页，共61页。7.RANK公式函数作用: 返回某数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位。函数格式: RANK(number,ref,orde

14、r) Order:指定排位的方式。为0或忽略，降序；非0值，升序。 注：$C$1:$C$10 需要将一组数列固定，用$符号。第38页，共61页。目录 背景 Excel 基本操作Excel 函数Excel图表案例分析小结第39页，共61页。数据的图表化 数据图表化就是将工作表中数据以各种统计图表的形式显示出来，使得数据信息变得生动形象，做到层次分明、条理清楚、易于理解。当表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也会自动变化。 Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据

15、表分开打印。数据表格第40页，共61页。常用图表1. 柱形图2. 条形图3. 折线图4. 饼形图5. XY散点图第41页，共61页。创建步骤：选取数据插入图表嵌入式图表独立式图表编辑图表修饰图表建立图表（1）菜单法建立: “插入/图表” 进入“图表向导” （2）工具栏按钮: 单击(工具栏)“图表向导”按钮第42页，共61页。1、建立图表（在图表向导中）选择图表类型选取数据源指定图表元素图表标题X轴(类型)标题Y轴(数值)标题图表标记数据标签图例刻度线确定图表位置选“作为新工作表插入”，则为独立式图表第43页，共61页。例：创建“职工登记表”中“工资表”的各员工“基本工资”、“奖金”、“水电”、

16、“实发工资”的图表 1. 先选定要创建图表的数据区域“姓名”、“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”各列（要包括标题）2. 单击“插入 / 图表”命令，在“图表类型”中选定图表类型，如“柱形图”，并指定其子图表类型 3. 在“图表选项”对话框中可确定“标题”、“X轴”、“Y轴”的名称4. 最后选择图表所在位置：选“作为新工作表插入”钮，在文本框中键入新图表的名称，则创建独立式图表；选“作为其中的对象插入” 钮，并选择工作表，就创建嵌入到指定工作表中的图表。 如果工资表中数据有修改，图表会自动随之更新；反之，图表有所变化工作表中数据也会自动发生变化第44页，共61页。1. 柱形图，用于对

17、各项数据进行比较。如对一年来各种产品每月的销售情况进行分析比较。 各种图表类型使用对象略有不同 第45页，共61页。 各种图表类型使用对象略有不同 2. 折线图，用于表示一段时间内某种数值的变化。如分析各种产品一年来的销量走势。第46页，共61页。3. 条形图，用于比较不连续的无关对象的差别情况。如分析各种产品一年来每月总销量百分比情况 各种图表类型使用对象略有不同 第47页，共61页。2、图表的编辑 要修改和编辑图表，可使用“图表”工具栏1）“图表对象”下拉列表框：可以从下拉列表框选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用；2）“格式”按钮 ：可对在

18、“图表对象”中选定的对象进行格式（如边框、底纹、字体等）的设置；3）“图表类型”按钮：可以直接更换当前图表的类型；4）“图例”按钮 ：可以快速显示或隐藏图例；5）“数据表”按钮 ：可以选择是否要在图表上显示数据表格；6）“按行”按钮 和“按列”按钮 ：可以快速设置“系列产生在行”和“系列产生在列”；7）“顺时针斜排”按钮 和“逆时针斜排”按钮 ：可把分类轴上的文字改成不同方向的斜排样式。 第48页，共61页。 右击绘图区里的空白处，在快捷菜单中，会出现“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”等命令，正是“图表向导”里面的四个步骤。这样图表中的所有内容都可以修改 第49页，共61页。1、改变图表类型 右击图表 “图表类型” 选“子图表类型”第50页，共61页。2改变数据源区域 右击图表 “源数据” 重选数据源区域 3改变图表各选项 右击图表 “图表选