制造企业采购与付款流程及关键内部控制点

1、 采购与付款流程财务制度2008年10月21日版 第 PAGE 20 页 共 NUMPAGES 20 页昂采购与付款流程爸财务制度目的：澳为加强规范公司昂采购与付款业务耙流程，加强采购啊相关业务的管理氨，保证公司资产懊的安全，特制定皑本制度。适用范围：板适用于公司的除盎费用坝现金报销霸外的所有付款，昂包括但不限于购伴买材料、低值易癌耗品、固定资产胺、费用和服务颁的所有采购与付颁款。业务流程说明：拜（一）皑业务把流程图：釆购报关IQC财务供应商请款人矮 白 扮 安 柏 板 扳 巴 蔼 奥 哀 库存资料料需求按 版 熬 格 靶 鞍 办 昂 供应商开发请购单奥 矮 昂 爱 岸 爱 爱 霸 罢 供应商

2、调查核准俺 袄 扮 埃 请购单询价拜 拌 澳 阿 比价、议价坝 摆 稗 吧 巴 n暗o PO或合同斑 碍 奥 拜 昂 核准岸 挨 蔼 绊 澳 办 把 芭 y霸 捌 皑 翱 白 巴 翱 跋 PO或合同PO或合同货物收货单收货单不合格单不合格单不合格单点收、检验凹 懊 挨 版 皑 隘 白 俺y报关单入库般 阿 瓣 捌 熬 班 报关单发票发票发票发票发票爱 八 啊 般 傲 请款单请款单请款单请款单肮 背 唉 耙 瓣 把 背 案 板 柏 熬 暗（二）爸业务流程矮分类说明：材料采购：俺第一步：下定单唉：釆购PO经部哀门经理批准后下背给供应商。霸第二步：收货：爱供应商将货物按伴时送到IQC，般IQC在二个

3、工白作日内完成点货百、检验。如合格邦收下货物，不合佰格由质量部在二懊个工作日内开M阿RB会义并取得矮不合格供应商处皑理单，并在ER芭P中出单据交财白务，并由釆购在白二个工作日内与伴供应商协商后退伴回供应商，并通唉知财务。败第三步：收发票耙：阿第四步：请款：爸国内采购业务I斑QC收齐所有单俺据后填写请款单瓣，经部门经理、霸财务经理批准，哎按规定要总经理摆批准的还要经总版经理批准。进口埃采购业务由报关巴完成以上请款。盎第五步：财务审拜核付款：半低值易耗品、固把定资产采购：碍第一步：请购：肮按公司规定走釆把购流程，部门经按理应控制是否超耙过预算。叭第二步：下定单般：同上袄第三步：收货验巴收：IQC收

4、货巴,请购人领货并挨验收并领货。隘第四步：收发票背：同上哀第五步：请款：拜釆购按(1)请胺款芭第六步：财务审盎核付款爸具体业务的票据昂操作指南：鞍材料采购：分为埃国内采购业务、挨进口采购业务。国内采购业务：颁要求单据：PO笆、收货单（对方埃送货单）、发票耙、请款单。邦要求请款单供应傲商名称或代码与盎发票和PO上的盎完全一致。罢要求发票上的每安个原料的数量与败送货单上的一致癌、且不得高于P霸O上的数量。肮（邦c唉）伴要求发票上的每芭个原料的单价与凹PO上的一致或巴低于PO单价。阿如果PO约定的肮付款条件和付款白方式请款单应与靶其一致、总金额埃与发票一致或低办于发票。请款人败认为以上有差异罢的应在

5、请款时说罢明,如不说明的碍视为同意。进口采购业务：岸要求单据：PO背、收货单（哎对方送货单跋）扮、发票、报关单瓣、请款单。皑具体要求适用国哎内采购业务要求懊，拆定单不得低版于报关单所列金败额，如高于报关跋单金额可以填二碍张请款单一张按柏报关单金额，另碍一张用于补付无背报关单等特殊情耙况的付款。固定资产采购：绊业务流程使用单埃据：使用单位必摆须提供请购单P哎R、CEAR（把二千美元及以上袄的）。背具体参见我司邦固定资产管理办笆法肮业务流程：请购扮、批准、采购下稗定单、收货、领熬货（验收）。耙要求与材料一致颁，对于单位物品爱含税价格在二千耙元以下的要求取爸得增值税发票（百在同等价格条件佰下）。般比

6、材料采购多二哀张单据。请购单巴，领货固定资产靶验收单：拌低值易耗品及费伴用：拔低值易耗品及有艾实物形态的费用岸：柏业务流程使用单哀据：使用单位必半须提供请购单P扮R、PO、发票肮、收货记录、领稗用及验收人签字伴。扳业务流程：请购肮、批准、采购下把定单、收货、领肮用及验收。颁要求与材料一致皑，对于单位物品般含税价格在二千拌元以下的要求取阿得增值税发票（埃在同等价格条件板下）。伴比材料采购多二澳张单据。请购单绊，领货单：百无实物形态的费蔼用或服务：捌流程特别要求：跋费用或服务使用挨单位在合同约定澳的供应商义务完拔成后，到IQC斑填写领货单，并柏在领货单填写供扒应商完成合同约艾定的服务的内容拌和时间

7、，并签字办后，IQC给予扒做收货记录并将懊ERP收货号填跋写上。啊对单据的要求：罢（对于不符合要熬求的单据将退回啊）PO：颁要求与ERP中阿的各项内容一致敖、项目齐全。编号不得重复。拜增加ERP供应阿商编码。肮要求请款时交给哎财务的PO是在扳ERP中最新的背，如手工PO有爱修改或增加请在疤修改处请采购经拔理签字批准。蔼收货单或对方送澳货单：要求原件芭，并写实收数量百、收货号（与E唉RP一致）有收班货人签名和日期霸。如有涂改主管柏签字确认。发票：碍(1)增值税专班用发票：拔釆购审核内容：案开票日期至请款挨日不得超过80把天；要求审核数矮量。财务审核内容：捌审核霸“霸购货单位名称碍”摆必须为本公司

8、名傲称全称、伴“罢地址、电话巴”颁、皑“巴税务登记号懊”案，扒“皑开户行及账号熬”肮等项目填写必须邦正确。耙应同时取得发票板联（第二联）及巴抵扣联（第三联背），并是否为运芭用防伪税控系统绊开具的专用发票按，各联均加盖销扮货单位发票专用鞍章或财务专用章氨，字轨号码一致八，字迹清楚，不伴得涂改，各项目疤填写齐全、正确败无误，票面金额笆与实际支付的金按额相符，两联的斑内容和金额一致板； 百不同商品或劳务八名称应分别填写斑，汇总金额开立碍的发票及抵扣凭安证应有柏“皑销货清单岸”阿作为发票附件，拔商品名称应与入佰库单相符；艾 扳“翱数量败”靶、肮“疤单价柏”跋、芭“唉金额伴”笆、板“般税率伴”氨、跋“靶

9、税额氨”敖、安“败合计巴”疤、把“斑价税合计摆”稗各栏计算是否正懊确，拔“绊价税合计捌”啊中的大小写金额唉是否相符；胺符合其他增值税傲专用发票的管理隘规定。埃 (2)普通袄发票：挨釆购审核内容：暗日期为实际发生啊日，注意是否遵隘照规定不跨年度阿使用；并审核发哀票的开具日期是般否超过该发票规氨定的使用时限；财务审核内容：扮发票应为发票联疤，套印有发票监扒制章、加盖销货鞍单位发票专用章板或财务专用章，把字迹清楚，不得跋涂改，各项目填巴写齐全、正确无把误，票面金额与扒实际支付的金额佰相符；班 不隘同商品或劳务名哀称应分别填写，伴汇总金额开立的隘发票及抵扣凭证斑应有阿“捌销货清单隘”哀作为发票附件，般

10、商品名称应与入蔼库单相符；半 绊“拜数量爱”埃、白“哎单价办”八、鞍“哎金额摆”吧、斑“啊合计柏”爱各栏计算是否正鞍确，大小写金额肮是否相符；胺取得的定额发票袄上应按发票项目颁将客户名称、日白期等填写齐全；蔼 （3）国鞍外发票：扳原则上要求原件袄，如啊复印件应经过财靶务经理霸批准。绊报关单：要求原盎件。扳请款单：要求所搬有项目填写齐全邦准确，不得涂改傲。经部门经理批板准，拌单张请款单傲金额熬超过授权限额1案6万元的经总经白理批准疤。斑业务流程请款单矮据资料看板： 蔼 案 伴 半 扒 矮 办 傲 耙 邦 PO安 盎 叭 隘 凹 跋 邦 伴 收货单（对伴方送货单）败 罢 翱 敖 傲 发巴票已到 板

11、发票敖 巴 埃 百 八 癌 颁 请款单稗 业务付阿款申请单（材料班采购） 笆 背 报关扮单（国外业务）芭 翱 败 唉 般 熬 奥 哎 靶 扒 捌 安 吧 昂 预付款懊请款单拜预 付 百 发票（国佰外业务）拌 稗 靶 颁 疤 板 肮 PO或傲合同扒 翱 搬 跋 皑 疤 敖 氨 啊 把 盎 摆 扒 班 疤PR请购单固定资产验收单PO肮 办 疤 俺 肮 跋 八 收货单肮（对方送货单）板 拌 柏 袄 拜 发胺票已到 艾发票摆 凹 拌 阿 般 案 按 报关单笆（国外业务）般 柏请款单瓣业务付款申请单背（固定资产）癌 袄 艾 熬 啊 巴 班 俺 傲 敖 八 胺 岸 阿 预付款疤请款单哎预 付 肮 发票（国

12、半外业务）拜 挨 扒 绊 半 坝 稗 PO或邦合同把 按 捌 扮 班 绊 案 PR请邦购单艾服务验收单（无败实物服务或费用碍）PO办 按 颁 敖 跋 背 把 收货单拌（对方送货单）坝 奥 傲 罢 把 发扒票已到 拜发票熬 昂 笆 跋 板 胺 氨 报关单颁（国外业务）搬 奥请款单业务付款申请单氨（低值易耗品及跋费用）斑 扒 暗 佰 胺 班 翱 笆 摆 哀 胺 隘 邦 澳 预付款袄请款单敖预 付 胺 发票（国胺外业务）胺 昂 挨 耙 按 翱 巴 PO或耙合同财务处理：耙供应商资料的新碍建和维护：背按采购部门提供板的经过批准供应稗商啊资料阿表新建和更新表板，在ERP中新隘建和更新供应商阿编码把并录入

13、相关隘信用期、信用额敖、开款信息、账佰号信息等相关资捌料艾。并及时将客户板编号发邮件给采坝购稗部门的相关人员稗。财务部门将表拔格打印后让相关俺人员签字后存档拔备查。确认应付账款：皑应付账款的确认挨的条件：隘应付账款哎确认原则：昂货物绊已奥经收到或劳务服按务已经完成隘商品所有权上的矮主要风险和报酬扳转移给购货方埃；安需要在约定时间扳内偿付给供应商爱;傲金额能够可靠地傲计量；翱 颁具体业务财务应懊付账款吧确认条件：哎采购定单、收敖货单（半我司有权收货澳人员签字）、发啊票（按合同条件疤确定的时点和条搬件开具）。案供应商吧发票昂入账阿的流程败:颁核对企业的采购袄定单或合同、存昂货固定资产低值俺易耗品收

14、货单（办验收报告）、供佰应商开具的发票搬，日常所称的“佰三项核对法”。跋主要核对数量和吧价格是否相符。艾(对于国外进口八还要核对报关单坝)靶会计处理：啊入账:对平盎正确扒后把及时芭按发票绊等相关单据鞍及时进行账务处澳理。付款及销账：案每月笆出纳在埃付澳款皑前安，懊由总账会计唉向供应商直接或捌通过相关部门给哀予付款佰计划哎明细，按发票对疤应付账款进行及俺时的核销。供应商对账：奥对于年未供应商蔼对账,供应商发耙邮件或寄信给我拜司相关人员后,搬财务将按我司账扮面情况做出回复哀。安3、跋月未结账对账：皑a)爱 月未制作PP叭V表 ,与成本跋会计进行核对,靶在结账前对平.凹b)罢 每季度进行M颁RB库存

15、盘点。澳IQC部门应每靶月对MRB库存案实物进行盘点，埃财会应定期稽核案，做到账实、账隘账相符，对差异扳情况应及时查明傲原因并报告相关胺领导。扳c)半每季组织IQC安采购开会对E啊RP中未入账的笆收货记录中的D罢MR进行清理.摆d)每周一对E斑RP及用友中的巴明细进行核对.扮月未在结账前总扮账将对总账和明伴细账进行核对.霸特殊业务的说明隘：版退回或折让、预百付款规定霸1、啊发生退回或折让拔是指应质量等问扮题要将产品退回芭给供应商或让供岸应商同意在其货皑款中扣除款项。绊销售退回与折让澳应经相关领导按扒权责指引审背批后办理。退回叭货物由质检部门摆检验和仓储部门暗清点(计量)后岸入库。财会部门搬依据

16、检验证明、艾退货接收报告以邦及退货方出具的案退货凭证等办理拔相应的退款事宜艾和账务处理。芭（1）对于增值昂税发票：分二种：鞍一种发票还没有岸交财务的，请退跋回让供应商重开拜。柏另一种是已交财背务认证，请通知岸财务，由财务到霸税务开具般进货退出或索取傲折让证明单捌由对方开具红癌字发票，将红字把发票联和抵扣联摆交财务。挨（2）普通发票哀国外发票：办财务未入账，可隘以退回让供应商熬重开。或可开具白红字发票。肮2、预付款：对唉于国外预付款，胺报关应在收到报奥关单的第一时间懊交财务核销，以耙保证后续货款的搬支付。对于国内蔼预付款，应按P傲O或合同的规定扮填写预付款请款傲单，原件应在请皑最后一笔款项时爸附

17、上。阿（1）背预付款请款必须翱本人填制完成请班款。暗（2）澳人民币氨预付款申请请在盎付款前二天完成霸。肮外币预付款申请斑请在付款前一周爱完成。鞍如未提前财务将奥按请款日后二天稗后付款。绊（3）哎对于到期未清销袄，财务将冻结所吧有预付款。（如拜交货日期延后，俺请修改原请款单阿）靶九斑 熬 爱内控流程图。罢 办步骤邦控制点稗控制点分值扮管理控制要件拜不相容岗位/职稗务巴管理控制权责氨检查提示鞍1.把采购计划、方案疤的编制与审定爸(15分)瓣1.1 采购计半划的编制与审定按。按需用单败位（或相关控制皑部门）根据生产昂经营需要，结合败预算（计划），白提出物料傲需用申请，经需搬用单位（或相关邦控制部门）

18、领导霸审定，报有关技扳术和管理部门审百核，仓储或有关扳部门平衡库存后暗由物资管理部门罢编制采购计划拜分管领导审定。罢 氨5哀物料岸需用申请，相关奥部门审核意见，巴库存平衡记录，颁采购计划版搬参见权责指引袄伴检查物资需用申斑请是否在计划内昂，并经相关部门般审核，仓储或有板关部门是否平库俺，相关审定是否瓣符合权责指引跋。办1.2 采购方班案的编制与审定爸。澳采购部门根据采矮购计划编制采购皑方案，经部门负拔责人签字后报相艾关领导按权责瓣指引审定。采熬购方案应明确采暗购的原则、采购把的渠道、供应商敖的选择方式和范柏围等内容。奥10爸采购方案及审定把意见搬方案编制与审核背分离按参见权责指引氨搬检查采购方

19、案是爱否经采购部门负版责人审核，是否袄明确采购物资的扳具体数量、质量奥要求、交货期、扳采购方式等，相败关审定是否符合邦权责指引。扳2.肮供应商的选择与背价格确定伴(20分)暗2.1 供应商笆资源及价格信息疤管理。扳企业物资采购部斑门应在总部供应把商网络基础上建百立健全本企业的爸供应商网络，定拔期考评列入名单吧的供应商资信及般履约情况，根据鞍考评结果调整供耙应商名单并报总叭部备案。供应商耙名单的确定与调啊整应经相关领导摆按权责指引懊审定。半 企业物隘资采购部门应建般立物资价格数据傲库，及时收集相伴关物资的价格信扳息，定期发布物爸资采购的指导价昂格和参考价格，版作为物资采购的八主要依据。傲5熬供应

20、商网络名单澳，定期考评记录安，相关批件，物岸资价格数据库邦八参见权责指引奥袄检查是否建立供班应商网络及价格班数据库，有无对袄供应商定期考评班记录，对供应商扮的确定与调整是爱否报相关领导按啊权责指引审胺定。败2.2 供应商摆的选择与价格确艾定。翱由企业自行组织班采购的，采购部拌门应根据审定的胺采购方案，通过稗招标、询比价等耙方式确定供应商爸与价格，原则上隘供应商应在总部盎或企业确定的供绊应商网络名单中氨选择，价格不得埃突破总部发布的敖采购指导价。邦 通过招百标方式采购的，拌应按照总部招标懊管理办法执行，碍对大宗、批量、袄重要及特殊物资胺的采购原则上应般采取招标方式采八购；岸 通过询搬比价等非招标

21、方艾式采购的，采购摆部门应坚持货比扒三家、比质比价唉的原则。需要谈耙判的，应组织相八关部门就价格、熬要求等进行谈判稗，经审核后报有搬关领导按权责白指引审定。版15靶物资采购实施方扳案，供应商网络坝名单，总部及企绊业采购指导价目碍录，招标或询比霸价资料，相关审板批件佰洽商谈判不得少岸于两人版参见权责指引爱柏检查供应商选择艾是否在总部或企芭业网络名单内，拌采购价格是否突板破总部或企业指办导价，采购是否颁经过询比价、有袄无询比价记录，懊通过招标方式采氨购的是否符合招傲标管理规定，对巴大宗、批量、重斑要及特殊物资的盎采购是否采取招傲标方式，应由总皑部集中采购的是拌否有违规自行采办购的现象，相关坝审定是

22、否符合叭权责指引。岸3.坝合同签订与管理疤(25分)矮3.1 合同审矮核与签订。斑大宗、批量或重阿要的物资采购必跋须签订采购合同柏。合同由采购部靶门拟订，经财会鞍、法律等部门审摆核后报相关领导啊按权责指引巴签署合同，同时暗送财会、法律等拔部门。昂5绊采购合同及审核百意见，授权委托啊书班鞍参见权责指引半蔼检查相关部门是拜否对合同进行审氨核，签订的合同霸是否送交财会、芭法律等部门。办3.2 采购及靶供应人员的变更靶备案与管理。傲采购人员变动时笆，企业采购部门霸应及时将人员变熬动情况向供应商熬备案或以书面形颁式通知供应商；盎采购部门应及时芭掌握供应商相关跋人员的变动情况班，并将供应商相白关人员的变动

23、情绊况及时通知相关爸部门。百5奥相关备案或书面把通知的备查资料靶百把检查企业有无对扮采购及对方供应隘人员变动情况的败备案管理资料，拌是否将有关变动疤情况及时通知有扳关部门。俺3.3 合同变挨更。版采购合同需要变班更时，采购部门挨应会同财会、法伴律等部门按原合班同审签程序办理澳。拌5芭审核意见，合同疤补充协议（或合背同变更单）等资扮料岸半参见权责指引拜凹检查合同变更有氨无补充协议变更巴单等资料，相关隘审签是否符合敖权责指引。埃3.败合同签订与管理俺(25分)拔3.4 合同管傲理。哎合同管理部门应斑将生效的合同统傲一连续编号，并颁将与合同相关的袄文件资料一并整碍理存档，妥善管斑理。百5傲合同管理台

24、账巴澳摆检查合同是否连靶续编号并存档。隘3.5 跟踪合扒同执行。坝物资采购、技术暗、设计部门和使扮用单位应对长周哎期的重要设备和安材料编制监造大岸纲，签订协议，爸落实责任，实行把过程监控。采购巴部门应按照采购疤合同确定的制造靶周期、交货时间哎、工程项目进度澳计划落实催交催艾运措施，监督合板同按期执行。 耙 搬 哎 敖 巴 笆 搬5扳监造大纲及协议蔼，催交催运记录拔绊芭检查是否落实了败对长周期重要设扒备和材料的监造氨责任，检查采购板部门是否有催交佰催运记录。邦4.霸物资验收入库埃(15分)挨4.1 物资验背收与入库。瓣所有采购物资（疤含直达现场物资熬）均应办理入库挨手续。采购物资哀到货后，物资管

25、凹理部门应组织采巴购、质检、仓储叭等部门对到货物鞍资进行检验清点澳，质检部门出具扮检验报告，仓储班部门依据检验合叭格的报告办理入按库手续，编制入搬库单(入库单应班连续编号，采购办、仓储等部门签阿字)，登记库存伴明细胀。对检验傲不合格的物资，瓣仓储部门应拒绝隘办理入库手续。扮10跋验收资料，库存袄明细账蔼采购、检验、仓颁储分离斑蔼检查物资入库验挨收资料是否齐全胺，验收入库是否埃符合不相容要求跋，库存明细账登癌记是否及时。案4.2 退货、哀索赔与折让。稗采购部门应对不盎合格物资要求供版应商及时更换或啊整改，或提出退翱货、索赔或折让笆方案，报经相关耙领导按权责指凹引审批后办理捌。罢5柏索赔或折让方案伴熬参见权责指引傲熬检查采购部门对耙不合格物资是否阿要求供应商及时敖更换或整改，对半无法更换或整改按所提出的索赔或懊折让方案，相关岸审批是否符合邦权责指引。