关于高校图书馆档案管理模式的思考

1、关于高校图书馆档案管理模式的思考【摘 要】在高校，图书馆档案为学校的科研、教学提供了相关的资源支持，因此针对图书馆档案的管理也是图书馆内工作的重要局部。笔者就现阶段高等院校图书馆内档案管理的模式、作用、存在的问题和解决方案等进行了简要的分析，力求对该类管理存在的问题有充分的认识，进而使高校图书馆工作者的档案意识得到强化。【论文关键词】高校；图书馆档案；管理；思考作为文献资源的一种，在高校，图书馆档案是重要的财富。图书馆档案种类繁多，如图书馆财产档案、经费档案、人事档案、文献采购档案、借阅档案、文件档案、文献典藏档案、读者档案、重点课题和学科跟踪档案、情报交流档案等。它是针对图书馆史的系统、真实

2、、全面的记录，其信息的传播功能和利用价值都很强。因此，管理好图书馆档案非常重要。1 图书馆档案管理的重要性与常见模式1.1 图书馆档案管理的重要性及意义在工作和活动的开展中，图书馆内的档案资料也在不断充实、丰富，而全面、完善的该类资料能够为领导提供足量的数据和信息。通过对资料进行细致分析，可以得出规律性结论，以便为图书馆领导利用信息决策提供充足的依据，进而使图书馆的开展方向更加明确。图书馆档案，囊括了下发的各类文件、单位内部的报告、请示、方案、总结、规划、藏品的目录、规章制度、统计报表、交流资源等，针对单位内每一阶段的重要活动能进行系统全面的记录，是领导考核图书馆工作状况的评估依据。图书馆内的

3、档案，因其特殊性，确保了对学生、教务工作人员等借阅图书和杂志的内容、层次、数量等方面的资料记载真实可靠，一定程度上能为科研的定位与决策和教师的教学工作开展提供参考。1.2 图书馆档案管理的常见模式对日常档案，如财产、经费、文件、经费档案等集中管控，安排专人负责；图书馆内的业务档案，由每个业务部门分散管理，如情报交流档案交给信息情报部门，文献典藏档案由典藏流通部进行管理等。纸质档案的管理，受条件影响大，对温度、防虫、通风等，都有一定要求。诸多现代化设备的采用，可以将纸质档案变成磁盘形式，这也克服了纸质档案管理的缺陷。但是，电子档案也有着诸多缺乏，其强烈的可变性，表达在通过计算机修改、复制档案不留

4、痕迹上，这会使得他人疑心档案的原始性。其次，档案管理系统容易被计算机病毒、电脑黑客等攻击。最后，计算机更新速度快，对管理人员的知识更新也有着较高的要求。传统档案管理，手工立卷容易出错且操作麻烦，难以满足现今时代的管理需求，计算机辅助模式便应运而生。该模式的主要方法是计算机操作，主要工作内容是档案信息的共享。网络技术的推广，使档案的管理由封闭变得开放，信息的共享化程度日益提高，也完成了诸多传统的管理模式下难以完成的工作任务。2 档案管理存在的问题2.1 档案意识薄弱由于针对档案管理方面的认识存在偏差，小学数学教学论文集很多图书馆工作者对图书馆档案管理的重要性认识缺乏，片面认为档案工作与自己关系不

5、大，是每个学院内档案室的任务，缺乏对档案资料搜集查找的积极性。2.2 制度不够健全由于图书馆工作者缺乏档案意识，很多图书馆未重视档案的管理，这使得该管理不标准，个别甚至出现了严重的混乱状况。有一局部档案，缺档、断档，还有一局部应该立卷的档案没有完成立卷，完整性和系统性缺乏。同时，很多档案没有进行标引、分类、排列、编目，档案资源难以成为体系，利用率低。2.3 人员缺乏很多图书馆内，专门负责档案管理的人员存在缺乏，往往由其他人员兼任档案管理职务。而这些人员，工作范围常常局限在保管、登记、收藏之类的简单管理工作，很少顾及档案的网络化等现代化管理。这使得档案的管理难以满足时代需求。而且，档案管理没有完

6、整而健全的组织机构，岗位职责范围不清晰、责任难以落实到位以及经常更换兼职档案工作者，使得档案工作处于被动状态。2.4 现代化进程缓慢现如今，高校的图书馆已经具备了很高的现代化程度，在馆内有自动化集成系统，有本校的局域网，并且连通了校园网，让图书馆网络资源得以有效利用。而档案管理方面，设备条件落后，根底设施缺乏，技术手段缺乏，这不利于图书馆内档案管理的现代化进程开展。3 图书馆档案管理模式的创新3.1 增强档案意识，创新档案管理制度图书馆工作人员，需要将图书馆的档案管理工作从思想上引起高度重视。与丰富的图书资料一样，图书馆档案本身即是珍贵的资源。同时，要结合该馆档案资源的实际情况，根据国家相关法

7、律法规，不断对档案管理的制度进行完善和创新。针对档案的整理、收集、保管、鉴定、编研、设计、检索、利用8个环节制定相关规定，是图书馆档案管理正常进行的根底。某图书馆针对档案管理非常重视，建立了三级管理体系。第一级，领导主抓档案体系的建设，在财力与物力方面给予支持。第二级，选派专职档案员，对全馆的档案进行系统管理。第三级，在图书馆内，每个部门分设独立的、兼职的档案工作人员，及时提交归档材料。三级管理体系的建立保证了档案管理工作的顺利进行。3.2 借助信息技术提高工作者业务水平如今，信息技术逐年开展，档案的管理也因此日趋现代化。图书馆内，在档案管理方面，原有的思想和体系势必会受到冲击。对此，管理人员

8、要明确，信息技术不能取代人工管理，恰恰相反，档案管理者在信息的导航方面作用更加重要。信息技术的逐年推广与应用，提高了档案管理的效率，也使资源更容易实现共享，档案管理变得更加方便快捷。某高校为了让图书档案的管理更加方便，在最新的图书档案整理入库时，根据其年份、作者及类别等信息，使用计算机辅助技术针对最新的图书档案进行详细的编目，再将数据进行打印，并制作相应RFID标签。然后，将打印好的数据写入RFID标签中，打印RFID标签，最后将标签贴在每一个图书档案上。这样便于读者阅读，同时，将整理好的数据导入数据库，以方便信息的检索及调用。还有一所高校，针对该校具体情况挑选了档案管理软件。该软件的信息储存与统计系统、信息备份功能等，方便了图书档案的储存与保管。只有将信息技术与传统方式有机结合，才能使提供的效劳更加优质。正因为此，在如今的网络环境下，档案管理人员要积极提升自己的工作技能，从而提高管理的效率。4 结语现如今，随着科学技术的开展，档案的管理模式也