档案管理规定(2014.3.13)

1、密级：普通保存期限：长期河北标准中兴汽车制造有限公司企业XZ.XXQs/ZX公司档案管理规定A第（批赵 制准审核编彦实施2013-*-* 发布 2013-*-*河北中兴汽车制造有限公司发布文件会签及文件修改记录表表签会件文日期/会签人会签部门日期/会签人 会签部门 日期/会签人 会签部门文表录记订修件修改日期修改人修改内容概述修订页次条款 序号配套类、人力资源类、财务类、增加行政类、归档2014.4.1赵彦类、影像IT法律事务类、宣传类、商标类、文件类别、2视频类档案文件分类电子文件4.1.8 2 2014.4.1赵彦 增加公司电脑上的文件的保密管理规定的管理增加绝密、机密、秘密、普通档案具体

2、划分32014.4.1赵彦 档案密级4.2标准规范查、借阅普通、秘密、机密、绝密档案*2014.4.1赵彦4.4.2 审批流程 5 2014.4.1赵彦增加档案 销毁清单F及附表4.7.1 62014.4.1赵彦 规范档案销毁流程4.7.2文件发放范围收文部门：公司各部门本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加 盖受控章则是非受控版本，仅作为参考页6共 页2第公司档案管理规定Qs/ZX XZ.02文件编号：总经理办公室：制订部门 A/0修改状态：/版号 适用 范围1凡是公司在开发、经营和管理活动中形成的、已经办理 完毕的、具有参考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像、磁盘、光盘

3、等不同形式和载体的文件材料，均应按规定归档。 归档文件类别2行政类2.1以公司名义发文的行政性公文；上 级政府、业务主管部门下发的重要文件；外来文件；公司名义 上报的申请、报告及上级机关的批复文件；公司年度工作总结、 计划，经营规划；董事会文件；公司股权类文件；公司设立、 变更等涉及的章程、决议、合同、协议及上级部门的批复；公 司行政印章、证照使用记录竞品公司竞品产品的资料。 及需保存的用印文件。产品、技术类2.2与产品相关的文件材料；技术标准，技术情报；产品设计协议书、任务书、设计方案、 评审验证、确认 a记录、实验报告、产品鉴定书、产品照片、 说明书和底图、蓝图等；产品制造工艺流程、工装、

4、操作规程、 工艺工装图纸、工时和材料定额等；技术改造文件和图纸；名、 优、特产品及获奖产品的有关文件；产品管理过程中（项目开发、技术改造）形成的文件。经审定发表的学术论文、著作，各种有参考价值的总结报告、研究成果、专利等。b财务类2.3财务报告、审计报告等。 会计凭证，会计帐簿，会计报 表， 人力资源类2.4劳动合同，劳动合同签订、解 鉴定、考 核、考察材料，学历、职称材料，奖惩材料，员工人事档案，除相关文件，员工保险文件，职称评定、绩效考核文件，员工 培训文件，员工工资，员工通过公司申报的社会职务等相关文件。 设备类2.5 购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、 安装调试、检查维修记录以及改

5、装、报废的文件。a 自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、使用 说明书及检查维修记录等。 b 设备台帐。c能源管理文件。d 生产类2.6 生产计划及其实施记录，生产管理文件。a工业卫生和环境保护方面形成的文件。b员工职业病档案，安全生产操作规程、事故报告及改进意见。c 质量类2.7 质量管理文件。质量记录、质检报告、质量事故分析、获奖证书等。a标准管理、计量管理等方面形成的文件。b物流管理类2.8移库转移仓单、商品车运输结算单等。a领料单。b 营销类2.9销售订单、发运单及经销商特殊报告单。a广宣样报、光盘；媒体刊例、折扣证明；重大活动或事件影像资料。b阶段性政策审批报告。c

6、公司档案管理规定Qs/ZX XZ.02文件编号：总经理办公室:制订部门 A/0修改状态：/版号各类培训档案。de中兴信贷协议、二方协议、销售协议等。渠道审验资料、渠道档案与协议。f 配套类2.10、商务合同资料。 供应商资料a价格审批资料。b模具资料。CD竞品价格信息。 工程类2.11基本建设及技改工程资料。合同类2.12 。）合同管理办法QS/ZXCW.08各职能部门业务范围内产生的合同文件（此类文件管理详见法律事务类2.13 公司法律诉讼文件。宣传类2.14;与公司、项目有公司剪报、广告；公司出版物、汇编资料；产品相关资 料（公司产品、项目介绍）关的报导。 商标类2.15 商标注册申请资料

7、，注册证，异议或争议过程资料，著名商标、驰 名商标及申请资料。类2.16 IT开发相关资料，系统开发及改进申请书；用户管控资料，用户权限管控表，开发项目管控表， 数据库备份文件，应用系统备份资料，企业邮箱备份资料等。影像视频类2.17 公司重大活动影像与视频及源文件。其他2.18各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件。职责3,实行总经理办公室统一领导 3.1各部门（系统、部、分公司）分级保管、分级查 阅的原则。总经理办公室设立专（兼）职公司档案管理员，负责公司档案总体管理工作，监督并指导各部门（系3.2 主动收集各部门产生的具有重要保存价值需公司统一管理的档案归档。的档案管理工作，分公司）

8、 部、统、职档案管理员，负责收集、管理本部门业务活动中产生的档案 材料，并提供档）兼（各部门均应指定专3.3 案的日常利用工作。3.4档案 管理员负责档案的归档、保管；执行档案借阅制度；负责办理档案借阅 手续；负责档案的催归；对档案借阅期限超期和档案丢失进行管理。管理内容4 档案的归档与编目4.1公司及各部门档案管理员对自己管理 范围内的归档文件材料进行收集和整理，填写文件归档登记4.1.1）归档，并科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利 用。A （见附表表档案归档要及时、准确，要做到不积压、不拖拉、不延时。4.1.2归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材 料应能耐

9、久保存。文件材料整理符合公司4.1.3 本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅 作为参考页6共页4第公司档案管理规定Qs/ZX XZ.02文件编号：总经理办公室:制订部门 A/0修改状态：/版号 行文 规范。归档的电子文件，如具有永久保存价值，必须制成纸质 文件或缩微品等一并归档保存。各部门在文件归档时需对文件 进行鉴别，4.1.4凡与公司总体经营活动有重大关联、或不适宜保存在 部门，双方签字确认后入档。）B （见附表填写文件移交登记表的 文件需向总经理办公室办理移交手续，公司级荣誉、认证证书 a需移交档案：公司购买的各类信息情报资料b绝密文件、绝密

10、协议cd其他重要、密级资料须向公司档案室备案的档案目录简明确切，各部 门对保存的档案要编制案卷目录等检索工具，为便于及时准确的查找使 用，4.1.5目录与档案对应统一，并建立电子目录，在微机上进行备份。各部门档案目录需提交总经理办公室进行备案，注明档案具体 保存地点，并以年度为单位进行定时4.1.6更新后提交总经理办公室；总经理办公室不定期根据各部门上报的档案目录对部门档案管理情况进行抽 查。QJ/ZXO1.50技术性文件管理办法 QJ/ZX01.30技术文 件的管理具体细则执行4.1.7开发系统科技档中相关条款。案管理规定电子文件的管理4.1.8为避免因电脑键盘损坏后数据丢失给公司及日常工作

11、带来的损失，对员工电脑上的电子文件 保存要求如下：公司建立备份服务器，进行公司内文件的备份管理工作，方法如下：4.181、以部门为单位，按照各部门工作性质的不同，由部门领导确定本部门备份的框架结构， 并设立密码，1由部门领导或领导指派专人管理，密码绝对保 密，文件夹中备份的文件可增加密码进行二次保护。a框架结构建议：一个工作组建立一个文件夹同类工作性质的建立一个文件夹B、当部门职能职责发生变化时，涉及到的相关人员，填写备份文件转移单，由信息科将文件转移至现部2门。进行备 V20131118.doc用户权限管控表-内信息表格中的应用系统0A、文件备份增加或调整时，通过3份文件夹申请或调整。、各部

12、门根据工作的进度进行文件的定期备份，保证本机硬盘损坏后在备份服务器中文件可用。4 、文件备份过程中根据类别管理，避免文件重复备份对服务器空间的浪费。 5 、企业文化科和销售公司广告策划部门，可以采用刻盘方式 备份。6文件备份范围4.182 、工作类的重要文件，丢失将 给公司造成损失的文件。1 、避免一切与工作无关的图片、音 频、视频文件的存在，否则信息科会定期扫描予以删除。23、已纳入信息系统的文件无需在备份服务器中重复备份，信息管理科会进行统一的备份管理。、备份文件夹中不能有危害国家安全，泄露国家机密，禁止发布、传播任何法律禁止的信息。4检查与考核4.183各部门领导负有监督各员工备份的职责

13、，如果硬盘损坏造成数据丢失，必须修复硬盘时，由战略规划部 落 实考核确认后，信息管理科予以修复。档案的密级4.2根据文件保密程度，档案可分为普通文件与保密文件，保密文 件又分为绝密、机密、秘密三类。：绝密文件a指最重要的公司 秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。财务分析报告，与产品相关的技术、成本；、1本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本， 仅作为参考页6共页5第公司档案管理规定Qs/ZX XZ.02文件编号：总经理办公室:制订部门 A/0修改状态：/版号 对高 层管理者的考核报告、评议等；、2对工资的分配方案及所属文件；、34涉及项目成

14、本、利润的报告或论证材料；如投资计 划与分析、项目可研报告等；、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；、5公司认为其他应列入绝密范畴内的文件资料。、6指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到较大损害的文件资料。:机密文件b公司注册及相关文件；、1、2立项报告、业务进度分析报告； 各种未正式批复或采取的计划、方案；、3涉及公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本，政府部门对公司的处罚决定等；、4公司认为其他应列入机密范畴内的文件 资料。如经济纠纷、产品招投标文件等。、5指一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。:秘密文件c 、1各种证明材料; 员工人事档案，

15、鉴定、考核、考察资料；、2关于合资合作的有关资料；、3业务方面的洽商往来文件等；、4公司其他 应列为秘密的文件资料，如给领导的涉及重要事项的函件等。5 普通文件：指可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。di各种规章制度、工作条例；、；一般业务工作来往文件（不涉及保密的文件）、2各类一般性的请示、通知、会议纪 要、简报、情况反映等；、3行政管理工作的计划、总结、报 告；、4有关干部任免、组织机构调整的文件。、5 根据以上对保密文件的划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降 低o档案的保存期限4.3公司目前档案，除特别要求外,年3短期为，年10长期为,种3长期和短期，档案的保存期限分为为永久均列

16、为永久保存。档案的利用4.4档案管理员要熟悉所保存的档案资料的情况，主动了解各 项工作对利用档案的需要，积极做好提供 4.4.1利用工作。查阅普通档，说明查、借阅目的，C （见附表查、借阅档案资料者，需填写档案 查、借阅申请单4.4.2案由部门负责人签字确认，查阅秘密档案 由部门经理签字确认；查阅机密档案由公司级主管领导审批； 查特殊情况需要借出时，不得带出室外。查阅者必须在阅览内 查阅档案资料，阅绝密档案由公司总经理批准。普通文件须经 总经办主任批准，密级文件须经公司总经理批准，并限期归还。档案资料的借出时间不得超 查、借阅完毕，档案工作人员要严格进行 清点、核对、办理 过十天，确需继续借阅

17、，必须办理续借手续。 退还手续。查、借阅文件只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围。443摘抄或复印档案材料的有关内容，需填写档案复印申请单444，审批程序同查、借阅档）D （见附表案，保密档案不得复印。借出档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成 的档案丢失、损坏4.4.5 或泄密的，要追究借阅人责任。本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受 控版本，仅作为参考页6共页6第公司档案管理规定Qs/ZX XZ.02文件编号：总经理办公室:制订部门 A/0修改状态：/版号 档案的保 管4.5 档案室是档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档

18、案管理 人员一律不得随意进入。4.5.1档案室必须采取防盗、防火、防高温、防 虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、4.5.2 安全。严格控制和保管档案室、档案柜的钥匙，不得随意转借他人。4.5.3档案室内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的 物品，定期打扫卫生、4.5.4保持档案室的整齐、清洁。要定期进行保存 档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要 及时修补和4.5.5复制，保存档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。档案管理员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手 续。4.5.6 绝密文件的管理4.6 确保绝密档案保管环境的安全。要设专 门保险柜并安装防盗器，绝密档案应与非绝密档案分幵保管。4.6.1绝密档案的管理人员有要较强的责任心、事业心和高度的保密意识。绝密档 案保险柜一般应由总经 462理办公室指定两人报总经理授权后进行管理， 其中一人管理绝密档案保险柜密码，另一人管理绝密档案