事业单位档案数字化管理现状与对策

1、事业单位档案数字化管理现状与对策 档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着网络技术和电子信息技术的开展成熟，档案数字化管理形式越来越多地被应用到事业单位的档案管理事务中，但是由于各种原因的影响，当前事业单位的档案数字化管理还存在一些问题。通过档案数字化管理的现状、问题分析，讨论相应的优化对策，为事业单位档案数字化管理工作提供一定的建议参考。1事业单位档案数字化管理的现状1.1缺乏科学有效的工作标准。尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比拟重视，但是就将这种数字化技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、档案数字化管理所要到达效果的详细表达等问

2、题都没有进展仔细的讨论，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进展详细量化，没有进展明确的要求和标准，这使得工作人员在把数字化技术应用到档案管理时陷入了一定的被动场面。因此，要想改善这种现状，就要建立统一的数字化标准，这样才能促进档案信息的有效共享，进步其利用价值。1.2档案管理的技术和设备相对落后。在进展数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种软硬件设施也存在老化和落后的现象，没有及时更新和采用新的

3、设备，不可以进展有效地利用，影响了档案工作的效率和准确性。1.3档案管理人员的素质有待进步。数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的缺乏，主要表如今很多档案管理人员对传统档案管理工作流程非常熟悉，但是对数字化技术理解地不够深化，对于档案数字化管理形式还无法做到完全掌握，这就会降低事业单位档案数字化管理的工作效率和工作质量，阻碍档案数字化管理的进步。2事业单位档案数字化管理的优化对策2.1建立健全档案数字化管理制度。事业单位假设要加强档案数字化管理，就要不断

4、完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的搜集、整理、归档、录入等环节操作标准，以严格的制度为根据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进展档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定档案数字化管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制可以方便档案管理，进步管理效率。注意加强对文件集成档案一体化建立，以信息资源平安为前提，有效发挥出软件和硬件的成效，进步办公效率，防止信息数据出现丧失、篡改等问题。同时单位还应明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的

5、职责。通过相关管理制度的建立健全，可为档案数字化管理提供有利条件。2.2加大资金投入，更新办公设备。档案数字化建立是一项系统性较强的工程，需要大量人力、物力、财力的支撑，加大对档案数字化的投入力度，确保档案数字化管理的有序进展。事业单位可根据自身开展需要，全面分析在数字化技术和设备方面存在的缺乏，编制出合理可行的施行方案，引入先进技术和设备，为档案数字化管理提供必要的保障。需要注意的是，档案数字化管理的专业设备又分为软件设备与硬件设备两个方面，软件方面应该加大对专业软件的研发，在应用软件的开发中，要充分考虑兼容性的问题;对于硬件设备，除了加大资金购置更新以外，对于现有的设备也要做好防护保养工作

6、，这样不但可以延长其使用的寿命，对于其进步工作效率也有很重大的影响。同时，单位应当对经费的使用进展科学合理的预算，根据实际情况进展适当的调整和投入，尽可能引进质量较高的设备，使资金能最大地发挥作用，以实现单位的可持续开展。2.3进步档案管理人员的素质。事业单位档案管理人员要转变传统的思想观念，树立档案数字化管理意识，积极学习新的知识和技能，保证自身知识构造与时俱进，尽快适应档案数字化管理节奏。在档案数字化建立中，事业单位还应重视档案管理人员综合素质和专业才能的提升。一方面，应加大对档案管理人员的培训力度，采用多样化的培训方式，确保培训内容的全面性和实用性。例如，用会议、视频、学习手册等方式普及

7、档案数字化管理理论、技巧及本卷须知等，并在培训中参加信息技术应用技能。通过不断的培训，让档案工作人员吸收最新的档案管理知识，进步自己的专业素质和技能。另一方面，应引入高素质的档案管理人才，强化档案数字化管理团队的文化程度。此外，事业单位应建立健全档案管理人员考核机制，通过考核的方法，评估档案管理人员的专业才能，借此来提升档案管理队伍的整体素质，以便更加高效地开展档案数字化管理工作。2.4完善档案管理平安保密制度。在事业单位档案数字化的应用给工作人员带来方便的同时，也要注意到档案数字化的平安工作。数字档案主要利用网络和计算机设备进展存储，因此，其平安必需要得到保证，否那么一旦遭到黑客、病毒的攻击

8、与入侵，就会给事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必需要结合实际情况，加强系统和网络入口的平安，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限;定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丧失。档案管理人员应具备档案保密意识和平安意识，只有在实在需要时才可以翻开所需要的信息，使用完毕应当及时关闭，防止信息外泄。事业单位还要定期对软硬件进展维护和检查，理解其是否存在问题，及时更新，进步档案的利用率与使用平安。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使档案数字化管理更有保障。3结语综上所述，事业单位档案数字化管理在重要资料保存、信息挑选查阅等方面发挥着宏大的作用。随着