财务制度及报销规范

1、财务制度及报销规范第一节费用管理一、费用控制原则和体系在遵循预算、计划控制的基础上，建立各分支机构和部门费用总额控制、个 人限额控制的综合费用控制体系。建立费用预算、检查、调整制度。部门总额控制：各部门和各分支机构必须将本部门费用控制在年度预算范围 内，并将全年预算费用分解到各月，部门负责人对本部门总体费用控制负责。个人限额控制：公司根据不同部门、不同岗位的工作需要，制定相应的岗位 费用标准与控制办法。总经理室对公司总体费用控制负责； 财务部门负责审批费用单据，编制费用 预算。二、费用预算调整费用预算半年进行调整。年中要对各分支机构和部门费用使用情况进行分 析，并根据业务任务进展情况确定下半年

2、费用预算调整方案。在业务任务没有超 过预算计划的情况下，费用预算原则上不得突破年初的预算。三、费用预算管理每年一月份，财务部要根据去年经营情况，对来年的预算管理提出方案。报总经理室审批。预算管理要求：各分支机构要在每月月底之前，把本团队下月的收入及支 出预测发到北京公司财务部，以便北京总部做出计划和预算。财务部要将各部门、各分支机构费用独立建账，独立核算。四、费用审批原则1、公司费用审批实行分级审批管理的原则。由主管公司领导授权分支机构负责人、部门经理审核预算内、规定内、部门发生的日常费用和例行的费用 支出。超出规定的必须交由公司总经理室审批。部门经理和分支机构负责人审批权限：本团队员工200

3、0元以内借款；办公用品采购；预算内已审批的房租，物业费、水电费；取暖费；公司标准内 的电话费、手机费；1000以内的运杂费、劳务费；1000元以内业务招待费。主管副总经理审批权限：一次小于等于5000元的借款（累计借款小于10000 元）、差旅费、市内交通费、办公费、培训费、会议费、超额劳务费、超额 运杂费、汽油费、过桥费、停车费、当月无变化的福利费。一次小于等于 5000元的业务招待费。总经理审批权限：员工工资、固定资产新增和维护、库存商品及汽车配件采 购，一次大于5000元的借款，或累计大于10000元的借款；单笔大于5000 元的业务招待费。2、上级只能在其审批权限范围内对其管辖的下级进

4、行审批，不允许下级审 批上级报销事项。3、任何审批权人不得签批自己（或包含自己在内）的任何费用支出项目， 任何上级领导不得将自己的费用以下级员工的名义报销。4、如果由于业务工作安排发生跨部门报销情况，如遇某部门成员由于协助 另一个部门工作，因而产生的费用必须有双方团队负责人签字， 并注明费用由哪 个部门支出。5、费用审批原则上一对一审批，即某一下级只能由同一位上级审批，如果 由于审批人出差等原因不在公司的情况，可以授权其上级或平级人员负责审批事 项，并通知财务，严禁授权下属负责审批事项。6、公司总经理不定期抽查主管副总经理、部门经理和分支机构负责人审批 的各类费用，属于不合理的内容，予以纠正。

5、第二节财务管理制度一、 财务管理1、现金管理：每日盘点当日现金，登记好日记账。银行账户核对，支票开具时 要由领导审批，签字。每日的现金收入工作，由业务人员管理，下班之前交接到 财务。网银应由财务统一管理。2、财务部需进行补充二、报销制度、部门经理和分支机构负责人负责审核团队权限范围内的费用报销事宜； 负责审核超过权限范围的其它费用，并签字，再报总经理室审核或审批。2、借款2000元（含2000元）以下、由团队负责人签字即可，如遇部门负 责人出差，可直接由分管副总经理进行签字借款。超过2000元报分管副总经理审批。员工借款累计超过5000元，必须先清帐后再借款。如遇特殊情况要继续 借款的，须报分

6、管副总经理批准。一次性借款5000元以下、累计10000元以下, 报分管副总经理批准，一次性借款金额在 5000元以上，或累计10000以上，报 总经理审批。根据需要，分支机构可储备一定的备用金，金额根据业务量来确定， 填写备用金申请表，报总经理审批。3、为减轻财务工作量，每项费用尽量攒够50元以后再报销。每周二和周四 为费用报销日。4、分支机构的报帐事宜，统一由团队负责人负责审批。预算内的房租、物 业费、水电、天燃气、手机费、电话费、取暖费，单项2000元以下差旅费等，可由部门负责人签字报销。7、公司财务部要将总部各团队和各分支机构的费用单独记帐，以便进行成 本核算。每月15日前，财务部要将

7、上月、及各月累计的费用财务报表，报总经 理室审核。8、公司规定报销任何费用，都得提供发票，如差旅费中的住宿费及补助、 房租、交通费、通讯费等。房租发票尽量要开具正规房租发票，如果税点合适， 可到税务部门开具。如无法开具房租类发票，得单独写好情况说明，报分管总经 理签字再报销，冲抵发票的内容可以是：办公用品、日用品、交通费、充值卡、 会议费、培训费等。9、各分支机构超过权限的费用支出，如汽车配件、汽车保养、固定资产采 购，大宗办公用品采购、超额业务费等，必须先向总公司写申请报告，报总经理 室批准，方可实施，否则，不予报销。如涉及到保修或售后的，各分支机构务必 留存正式发票的复印件等。办公用品一律

8、到有小票和发票的地方购买，如无小票和发票，一律不给予 报销，建议尽量刷卡消费，这样可提供消费小票。10、分支机构业务费的支出，实施时必须填写业务招待费用申请表 ，报 部门负责人，经同意后方可进行。超过权限的业务费支出，必须再报告分管总经 理同意，方可报销，否则不予报销。业务费（如餐费、KTV酒类、礼品等）的支出需全部采用刷卡，报销时要 附上刷卡单和消费小票，金额要明确无误，酒类的也要注明清楚。发票必须对应 刷卡单和消费小票。如无小票或刷卡单，不予报销；如无小票和刷卡单，发票 丢失，原则上不预报销。各分支机构报销的费用都应由团队负责人在领款人处签字，行政助理或费用经办人员，在经手人处签字。报销的

9、费用金额汇给各分支机构备用金账户。三、报销发票要求1、报销的各种发票应是“真”发票，不能是“假”发票，特别是单张发票 金额在1000元以上的大额发票，收取如有疑问，可在当地地税、国税网上或通 过12366电话查询发票真假。2、手写或机打发票应填写单位全称，如“北京昌达物流有限公司”，或根据 公司财务要求，开具其他子公司的单位名称。不能没有单位名称，不能缩写“北 京昌达”。3、发票上的发票章要盖全，不能盖半个章或部分章，且发票章要清楚。4、发票内容及金额要写清楚。5、能开增值税专用发票的尽量开增值税专用发票。开票内容可写如下内容： 办公用品、汽油费、修理费、汽车保养、五金配件、电脑配件、服装、劳

10、保用品、 水电费；所有固定资产：如电脑、传真机、办公桌椅、电器等，开具增值税专用 发票。四、报帐要求1、差旅费报销单、费用报销单、支出凭单统一规格，可从总公司财务领用。 没有单据要及时与总公司联系邮寄事宜，浪费使用以上单据每次扣款20元。2、员工出差报销的车票中，必须是正规汽车站的机打车票，不能用手撕车票，如遇到特别情况，确实没有机打发票，要用其它车票替代，则必须在发票上 作详细说明，并标注车站的标准票价，公司将进行核对和落实。如车票丢失，原 则上不给报销；如遇特殊情况要用其它车票替代， 经部门经理同意，只按丢失车 票金额的80%艮销。4、各分支机构费用原则上每月报销一次，当月的各项费用在每月

11、15日前寄到北京总部，寄费用报销单时应附带费用报销单明细表。分支机构员工要统一 按公司要求，将各项票据贴好。原则上当月产生的费用，必须在次月内报销完， 做到一月一清、不隔月报销，否则过期将不再预以报销。邮寄时需上交各分支机 构费用明细，写清每个人每项费用的金额。根据国家税务部门的规定，只能报销发票，收据，白条不能报销， 各项费用产生是必须尽量提供发票，有的项目确实提供不了发票的时候，必须向 团队负责人报告，超过标准的，要向总经理室报告，否则不予报销，并且经办人 员和团队负责人，要尽量找其他发票来进行冲抵。费用报销单，差旅费报销单必须写清楚部门名称，项目名称，认真填写单据中各项内容。各种报销单、

12、借款单等都要用黑色签字笔或钢笔填写。财务部每月将费用明细表下发给各分支机构，各分支机构收到上述费用明细表以后，要进行核对，不清楚的，要及时与总公司沟通。第三节报销规范一、差旅费报销单1、填写内容按照差旅费报销单上的要求填写，不得涂改，否则一律不 予报销。2、粘贴注意事项：将各类车票按出差时间顺序分类粘贴，如有交通费和住 宿费等，另起一页附在车票下方。相关补助的冲抵发票，单独粘贴一页，并在粘 贴处注明各类面额票据的张数、金额和总共合计金额。要用胶水进行粘贴，不得 使用订书钉。3、报销差旅费时，住宿和餐补都得要有发票才能报帐（如用办公用品发票充抵差旅费，在填写报销单时必须写发票的实际分类即办公用品

13、， 在所附白纸上 注明抵消差旅费即可，可附多张白纸将车票，住宿票，市内车费分开粘贴，冲抵 补助的发票贴在最后并注明）。原则上要将冲抵的发票搜集全后，再寄回报帐。二、费用报销单1、费用报销单应严格按公司要求妥善贴好， 不符合标准，或填报单据不符、 金额不符、重复报销，一律扣负责人、行政助理每次10元。各项费用要在分类后按类粘贴，主要分为交通费，办公用品、差旅费等，每人每项费用只能做一份 报销单粘贴，每份报销单都由三部分组成，第一部分是需要填写的费用报销单， 第二部分是所有同类发票，第三部分是附在后面的白纸（上面可写备注说明），票据过大的要折叠整齐。填写内容按单据上的要求填写。不得涂改，否则一律不

14、 予报销。必须填写的内容包括：单位、日期（填报销单时间）、摘要、金额（大小 写）、附单据张数、审批人、经手人和领款人签章。2、任何发票都得写清楚用途，如招待费的报销发票背面需注明时间及招待 何人、人数；打车费须在发票上注明何时去何地办何事。3、报销各类办公用品，需要在后面附办公用品明细表及办公用品采购申请 单。快递费用需要在发票后面写上发给谁的及发件内容，附上快递单据。费用报销单摘要栏根据“发票上的内容”填写，不同类型的发票应单独 填写费用报销单，不能几种发票贴在一起，如：不能将物业费、水电费、邮寄费 等贴在一起，应单独贴，发票上写着物业费的。报销内容必须跟发票一致，如费 用报销单上写物业费，

15、发票则是邮寄费。替票应根据“发票内容”填写，然后在底单上写上真实报销内容或在正 面用铅笔注明真实内容。如：用交通费票代替房租费，费用报销单上写交通费， 在底单上写明XX年XX月XX日-XX年XX月XX日房租费，替票应附能反映真实 业务的收据或其它票据。费用报销金额一般交给或汇往在票据领款人处签字的领款人，如果费用 报销金额交给或汇往上述领款人以外的人，应在报销单上注明该领款人人名及账 号。发票金额大于实报金额，应按照实际发生的金额填写报销。各分支机构报销交通费时，每个人交通票单独贴一张白纸并写上发生的 交通费明细。如：12月20日王某去哪办什么事。差旅费报销票据中发生的交通费。如要注明：XX月

16、XX日 宾馆 车站,XX月XX日车站宾馆。三、费用明细对照表财务部费用归集项目名称公司总部及各分支机构发生的具体费用明细工资工资总额扣除社保、个人所得税社保每月报销的社保扣除工资中个人交的社保邮寄费托运费、邮寄费、快递费固定电话费固话宽带费、无线网卡、宽带初装费、移机费、固话安装费物业费物业管理费、搬家费、房屋清理费、垃圾费、拆装空调、米暖费、清 洁费水电费水电费、燃气费、桶装水办公用品碳粉、笔、本、纸、订书机、文件夹、办公家具、电脑、传真机、打 印机、微波炉（单价超过2000元计入固定资产）差旅费住宿费、差旅费交通费汽油费、交通费、出租车费、车辆维修、保养、车辆保险、洗车、高速费、停车费、租

17、车费业务费购物卡、食品、烟酒、礼品、水果、餐费、招待费、门票、联谊费、 送客户的各种物品、因客户而发生的会议费、住宿费、房费。房租房租、房租税、房屋中介费、中央空调费手机费手机费各项补助过节费、加班费、郊游费、奖金办公费日用品、工单、服务报告制作费、社保卡工本费、名片费、年检费、复印费、装订费、购锁、扫把、拖把、灯管、门牌、花木、刻字费、会费、配件费、证照费、有线电视费、存档费、招聘费、工作服、照片费、药品费、出入证、培训费、劳务费、信息咨询费、及其它四、费用报销单及差旅费报销单注意事项请各办行政人员结合费用报销要求及费用明细对照表审核填写每张单据，现将有可能出现的错误汇总如下，请大家注意！发票注意事项：（详见费用报销要求）.是否有公司名称，公司名称是否正确；.章是否清晰；.日期是否是今年的；.金额是否正确。费