OA系统需求说明书(第一部分)-倪

1、版权所有 南京农业大学、江苏金智教育信息技术有限公司，共同保留所有权利。第 PAGE * Arabic 17 页，共 SECTIONPAGES * Arabic 17 页南京农业大学办公自动动化系统需求说明书（第一部分）编制人员：杨红兵编制部门：金智教育审核确认金智教育南京农业大学签字：日期：签字：日期：目 录TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc 1引言 PAGEREF _Toc h 31。 HYPERLINK l _Toc 1.1编写目的 PAGEREF _Toc h 3y。 HYPERLINK l _Toc 1.2文档书写约定定 PAGEREF _Toc h 3

2、J。 HYPERLINK l _Toc 1.3术语定义 PAGEREF _Toc h 3e。 HYPERLINK l _Toc 2办公自动化系统功能需需求 PAGEREF _Toc h 3p。 HYPERLINK l _Toc 2.1系统总体目标标 PAGEREF _Toc h 3u。 HYPERLINK l _Toc 2.2系统框架 PAGEREF _Toc h 45。 HYPERLINK l _Toc 2.3公文处理 PAGEREF _Toc h 40。 HYPERLINK l _Toc 2.3.1发文管理理 PAGEREF _Toc h 45。 HYPERLINK l _Toc 2.3.

3、2收文管理理（校外来文） PAGEREF _Toc h 8Q。 HYPERLINK l _Toc 2.3.3请示报告告 PAGEREF _Toc h 119。 HYPERLINK l _Toc 2.4个人办公 PAGEREF _Toc h 12w。 HYPERLINK l _Toc 2.4.1待办事宜宜 PAGEREF _Toc h 12W。 HYPERLINK l _Toc 2.4.2常用意见见 PAGEREF _Toc h 13u。 HYPERLINK l _Toc 2.5非功能性需求求 PAGEREF _Toc h 13Y。 HYPERLINK l _Toc 2.5.1档案接口口 PAG

4、EREF _Toc h 13X。 HYPERLINK l _Toc 2.5.2与身份认认证系统的对接 PAGEREF _Toc h 13u。 HYPERLINK l _Toc 2.5.3与信息门门户系统的对接 PAGEREF _Toc h 13X。 HYPERLINK l _Toc 2.5.4性能 PAGEREF _Toc h 14A。 HYPERLINK l _Toc 2.5.5安全 PAGEREF _Toc h 14J。引言编写目的本功能说明书描述了南南京农业大学办公公自动化系统项目目第一部分的功能需需求。主要依据是是南京农业大学两办的公文管理业务需求求，主要目的是整整理用户的业务描描述并

5、使之确定化化，提供由南京农业大大学和金智教育信息技技术有限公司双方方共同确定的开发发系统的业务需求求目标，并对所实实现的软件功能做做全面的规格描述述，以便进行下一步的的设计工作。2。同时，在用户业务需求求的基础上，经过过需求分析和数据据整理，以向整个个开发期提供关于于南京农业大学办公公自动化系统的业业务和数据的技术术信息和整体描述述，成为软件开发发的技术基础，也也作为系统设计和和实现的目标及测测试、验收依据。F。本说明书将作为系统测测试的基本依据和和系统验收的基础础标准。本说明书同时提供给用用户和设计开发人人员及相关测试人人员，经双方协商商后定稿。l。文档书写约定OA为办公自动化系统统办公自动

6、化系统为南京京农业大学办公自自动化系统术语定义无办公自动化系统功能需需求系统总体目标建设一个面向全体教职职工、全面覆盖学学校日常行政办公公、有效整合学校校信息资源的网络络协同办公平台，不不断规范学校管理理，提高学校管理理水平，为学校决决策提供辅助支持持。E。系统框架通过对南京农业大学办办公环境和业务流流程的分析，我们们提出南京农业大大学办公自动化系系统第一部分的功能需求，主要包包含内容为：公文文管理（发文管理理、收文管理、校内请示和报告）；个人办公（待办办事宜、常用意见），下面分别详细描描述。u。公文处理发文管理实现发文的网上拟稿、部门领导审核、跨部门会签、审稿稿、签发、编号、成文、用印、校对

7、对、发布、归档等功功能，其中管理员员用户可以定制文文件流转过程，系系统按照预先定义义的工作流程进行行流转，系统提供供严密的授权管理理，保证文件不被被未授权人处理和和查看，实现对文文档传递过程中有有效的实时监控，保保证文件网上流转转准确。发文表单单的字段有：b。文件类别（可选目前可可选项为党委文件件、行政文件、部部门文件；其中要要求：选择“党委委文件”后发文单单题头显示为“中共南京京农业大学委员会会发文稿纸”、选选择“行政文件”后发文单题头显示为“南京农业业大学发文稿纸”、选择“部门文文件”后发文单题头显示为“发文稿纸”）、发文文编号、紧急程度（可选选目前可选项为一一般、紧急、加急急；其中一般为

8、默默认值）、秘密程程度（可选目前可可选项为空白、秘秘密、机密；其中中一般为默认值空空白）注：在待办办事宜中有显著提提醒、按缓急进行行排序，同时也适适用于收文。文件件标题、拟稿部门门、拟稿人、核稿人、办公室意意见、会核人、会会签人、拟稿日期期、主题词、主送送机关、抄送、成文文日期、签发人、印发份数、参考资资料（以附件的形形式资料）、备注注。X。发文表单的字段有：标标题、发文字号、缓急（一一般、紧急、加急急）、主送、抄送送、抄报、拟稿部门、拟稿人、拟稿日日期、标题、主题词、附件、文文件日期、签发人人等。Y。发文管理的功能组成如如下：痕迹保留：通过保留WORD文文档的修订痕迹来来实现区别不同人人员的

9、修改。D。发文拟稿：由拟稿人选选择公文流转类型型编写并填写相关关的文稿信息；同同时按照预先定义义的流程进行发送送。5。部门审核：审稿人员审审核并提出意见，修修改文稿并保留修修改痕迹。发文会签发文会核：由由部门秘书发给是是相关部门领导会签核并提出修改意见见，修改文稿并保保留修改痕迹。j。办公室审稿：审稿人员员审核并提出意见见，修改文稿并保保留修改痕迹。发文签发：校领导提出出签发意见，修改改文稿并保留修改改痕迹发文签发：拟稿部门秘秘书将文件送给会会签部门电子公文文秘书，再由相应应会签部门电子公公文秘书将文件送送给本部门领导审签。相关部部门领导填写部门门会签意见，修改文稿并保留留修改痕迹。b。文件发

10、送：将文件发送送到各部门相关人人员。意见查阅：只要流转过过程中用户都可以以查阅文件处理过过程中别人签署的的意见。j。版本保存及查阅：可以以保存及查阅发文文正文的各个历史史版本。文件查询：通过各种条条件组合，实现查查询。全文检索：通过模糊查查询的方法在发文文文档中（不包括括正文和附件）进进行全文检索。B。流程跟踪：自动跟踪并并显示文件的流转转过程，可以查看看流转的情况，文文件流转时间，经经手人，执行的操操作，将要执行的的操作。u。发文传阅：校级秘书可可以将文件传阅给给校领导或相关部部门电子公文秘书书，各部门电子公公文秘书可以将收收到的发文传阅给给本部门的相关人人员。Q。自动编号：文件每年度度按机

11、关代字的流流水自动进行编号号，其中机关代字字，系统提供可以维维护功能。各部门的机关代代字与各部门绑定定，发文编号在各各部门领导审批通通过后由各部门电电子公文秘书完成成，各部门只能按按自己部门的机关关代字进行编号。j。签署意见：各部门秘书书没有签署意见的的权限，校领导、办公室主任、各各部门负责人相关关环节有签署意见见的权限。X。电子签章：流程中有用用印权限的人员可可以在正文（Word）文文件加盖电子印章章的功能。加盖电电子印章的Word文文件不可再修改。如如实在要修改，需需要将文件撤消印印章后才可再修改改。修改完后再重重新加盖电子印章章。m。模板定义：管理员可自自定义各类公文的的红头模板，包括括

12、文件内容格式和和排版格式。模板板制作使用Word文档，方便易用。l。发文登记簿：对于办理理完成的文件，系系统提供发文登记记簿方便统计查询询。G。流程收回：供发送人收收回已经发送的发发文，避免由于接接收人外出或有事事的情况下延误发发文过程。收回功功能必须在提交的的下一步处理人未未将文件提交至下下一环节时才可以以使用。d。返回功能：可以通过返返回功能把该文返返回到文件已流转转的任意一个节点点。W。流程跟踪：自动跟踪并并显示文件的流转转过程，可以查看看流转的情况，文文件流转时间，经经手人，执行的操操作，将要执行的的操作。f。流程催办：流程管理员员可以查看到所有有在办的文件状态态，流程管理员可可以手工

13、对相关文文件进行催办。每每催办一次，当前前处理人会收到收收到一条待办事宜宜提醒，并且待办办事宜标题前会有有“催办”的字样样。q。文件转办：如果文件的的当前处理人由于于出差、休假等原原因，不能及时处处理待办公文（事事先未作授权），为为了保障整个流程程的流转畅通，流流程管理员可以文文件转给其他人处处理。D。流程定义：管理员可以以对流程进行定义义，可自己定义多个发文流程程，如行政发文、党委发文等。可定义单独每个个流程的发启权限限、流程的管理监监控权限、流程的的默认查看权限等等。4。学校发文流程图如下图图：（将图中的部部门会签改为部门门会核，图中的校校办两字去掉或者者改为两办）K。部门发文流程图如下图

14、图：工学院院办发文流程图图如下图：工学院党办发文流程图图如下图：工学院部门发文流程图图如下图：收文管理（校外来文）收文管理主要对学校收收到的外来文件进进行收文校办登记记、主任拟办、校校领导阅批、下发发、归档、查询等等功能。用户在登登记收文的时候，首首先需将纸质文件件扫描。用户流程程可以自行定义，文文件按系统设置好好的流程正常流转转。用户可以查看看、打印文件的流流转过程记录（包包括办文的通知时时间、办理时间、办理结果、意见见、以及领导批示示意见等）；并对对文档进行实时监监控；主办和协办办部门在网上的填填写意见；同时系系统对于文件的权权限有严格的限制制。a。收文管理的主要功能组组成如下：收文登记：

15、机要员进行行收文基本信息和和内容的录入。对对于接收到的文字字材料，可以通过过扫描仪先扫描成成电子格式（PDF格格式），然后通过过文件引入的方式式引入到系统中。登登记内容包括文件件标题、主题词、来文单位（可选）、来文字号、份数、收文类别（可选选）、收文号（格格式为：校收年份+流流水+号）、来文文日期、收文日期期、登记人、办理理期限、紧急程度度（可选：选项有有“一般”、“紧紧急”、“加急”）、来文原文、备注。其中收文文日期、登记人系系统自动生成登记记人员可以再进行行修改；缓急提供供选择功能，选择择项为一般、急件件、特急；S。收文编号：编号规则为为按收文类类别年度流流水、系统提供收收文自动编号功能能

16、；f。收文拟办：由拟办的负负责人填写或选择择拟办意见。，选择批示领导导、批阅领导、主主办和协办部门，并并可以自动生成拟拟办意见。g。收文分发：收文秘书可可以对经过主任拟拟办、校领导批阅阅的收文跟据两级级领导的意见分发发至主办和协办部部门。5。收文办理：供主办部门门和协办部门相关关人员填写办理意意见。主办部门由由校级秘书通过流流程“提交”操作作将文件送达，主主办部门必须反馈馈办理情况流程才才能继续下一环节节。协办部门由校校级秘书通过“传传阅”操作将文件件送达相关部门电电子公文秘书，部部门电子公文秘书书可将文件进行“二次传阅”，“二次传阅”只能能传阅给本部门内的用户户。协办部门也可可能填写意见或办

17、办理情况。k。收文登记簿：对于完成成收文登记的文件件，系统提供收文文登记簿方便统计计查询。B。文件转办：办理过程中中模块管理员有督督办和催办功能，并并可更改受理人；G。收文传阅：接收人可以以将收到的收文传传阅给本部门的相相关人员。文件查询：通过收文日日期、来文日期、原文文号、收文文字号、文件标题题、来文机关字段段、文件日期等各种种条件组合，检索索出符合条件的收收文。6。全文检索：通过模糊查查询的方法在收文文文档中（不包括括附件）进行全文文检索。O。流程收回：供发送人收收回已经发送的发发文，避免由于接接收人外出或有事事的情况下延误发发文过程。收回功功能必须在提交的的下一步处理人未未将文件提交至下

18、下一环节时才可以以使用。h。流程跟踪：自动跟踪并并显示文件的流转转过程，可以查看看流转的情况，文文件流转时间，经经手人，执行的操操作，将要执行的的操作。e。流程催办：流程管理员员可以查看到所有有在办的文件状态态，流程管理员可可以手工对相关文文件进行催办。每每催办一次，当前前处理人会收到收收到一条待办事宜宜提醒，并且待办办事宜标题前会有有“催办”的字样样。v。文件转办：如果文件的的当前处理人由于于出差、休假等原原因，不能及时处处理待办公文（事事先未作授权），为为了保障整个流程程的流转畅通，流流程管理员可以文文件转给其他人处处理。I。流程定义：管理员可以以对流程进行定义义，可定义流程的的发启权限、

19、流程程的管理监控权限限、流程的默认查查看权限等。目前前已定义了收文流流程。Z。收文流程如下图：（校校办改为两办）收文文件流程描述如下下：由两办负责全校的外收文件登登记工作。办公室室秘书收到纸质文文件的时候，通过过高速扫描仪将文文件扫描成电子文文件后上传到OA系系统中，同时手工工录入来文的其它它信息（如来文单单位、来文字号等等）。收文登记结结束以后，直接发发到办公室主任进进行拟办。主任选选择该文件的批示示领导、阅示领导导、主办、协办和和传阅单位，填写写办理意见以后，发发回给校办秘书。校校办秘书根据主任任的批示意见，选选择直接分发到各各个部门进行办理理或者发送给校领领导进行批阅。如如果发送给校领导

20、导进行传阅审批以以后，再由校办秘秘书发给各个部门门。部门在办理结结束以后，由学校校办公室的校办秘秘书进行办结以及及存档。1。工学院院外来文流程图图如下图：校内请示报告校内请示是学校内部各各部门向校办或向向领导请示工作的的一种方式。该系系统能实现校内请示的网上起起草、部门领导审审批、会签、校办办主任审核（拟办）、校领导批示、部门办理、归档、统计查询等功能能。用户可以定制制文件流转过程，系系统按照预先定义义的工作流程进行行流转；系统提供供严密的授权管理理，保证文件不被被未授权人处理和和查看，实现对文文档传递过程中有有效的实时监控，保保证文件网上流转转准确。4。校内请示表单的字段有有：标题、事由、申

21、请人、申请部门、拟文日日期、收文日期、联系方式、部门门编号、学校编号、主办部门、备注、附件等。P。校内请示流程如下图：（校办改为两办办）工学院院内请示流程图图如下图：发文传阅党委文件党委文件的来源主要有有两个部分通过发文管理模块流转转后自动按类别生成的；自自动生成发文表单单中的基本信息。发发文管理中流转中中意见信息在发文文传阅模块不可见见。c。通过党委文件模块管理理员直接登记的产产生的。党委文件模块的主要功功能是把学校内已已生成的党委文件分发给各各部门，接收人可可以收到的发文传传阅、转发给本部部门内其他人员。t。行政文件行政文件的来源主要有有两个部分通过发文管理模块流转转后自动按类别生成的；自

22、自动生成发文表单单中的基本信息。发发文管理中流转中中意见信息在发文文传阅模块不可见见。l。通过行政文件模块管理理员直接登记的产产生的。行政文件模块的主要功功能是把学校内已已生成的行政文件分发给各各部门，接收人可可以收到的发文传传阅、转发给本部部门内其他人员。K。部门文件部门文件的来源主要有有两个部分通过发文管理模块流转转后自动按类别生成的；自自动生成发文表单单中的基本信息。发发文管理中流转中中意见信息在发文文传阅模块不可见见。z。通过部门文件模块管理理员直接登记的产产生的。部门文件模块的主要功功能是把学校内已已生成的部门文件分发给各各部门，接收人可可以收到的发文传传阅、转发给本部部门内其他人员

23、。0。个人办公待办事宜用于集中管理个人所有有的待办工作。待待办事宜可作为公公文管理、日常事事务等子系统的统统一入口。对于有有明确流程的任务务，处理完后自动动从待办事宜中去去除，放到已办事事宜中，对于那些些没有流程的任务务，由用户自己确确定是否处理完毕毕。如果有新的待待办事宜，系统给给予文字、声音和和图标提示。o。传统的工作方式下，办办公人员在事务处处理过程中，很难难详细地掌握自己己应该处理的事务务的数量、内容、紧急程度和处理理情况，而作为整整个办公事务流程程的一个环节，如如果处理不及时或或不当，会直接影影响整个工作进程程和工作效率。因因此，每位办公人人员都非常希望有有一位“秘书”将将各种待办公文分分门别类地整理出出来，办公人员按按照文件内容、紧紧急程度、优先等等级阅读和处理文文件，处理完毕的的公文由“秘书”交下一部门或办办公人员处理，如如果在办公处理过过程中有新的办公公事务递交过来，“秘书”会马上给给予提示。g。办公人员日常事务处理理概括为两大类。一一类是自己主动开开始办理的事务，如如公文的起草、信信息查询，称为主主动办理类事